公共行政和当局业务流程的自动化
面向公共机构和当局的 PaperOffice DMS 能够有效处理任何类型的文档以及快速处理查询，并且是管理部门提高效率和成功的先决条件。
专业提示
由于数字化，书面文件，合同，草案，研究，专家意见等被电子文档所取代，从而最大限度地优化了所有工作流程。在文档管理解决方案的帮助下，您可以以防审计的方式在中央平台上保存和归档所有信息。
公共行政和当局的数字化
从税务局到KITA，地方政府，当局或公共交通到道路维护部门。
官方和公共机构正在连接并稳定市镇，城市，地区和联邦州的结构，直到德意志联邦共和国作为一个政治共同体。
文档和数据是在管理局的许多不同部门中创建的。这就是每天生成重要文档的方式：
著作，合同，草案，研究，专家意见等等。这些文件不仅通过邮寄方式到达，许多文件也通过电子邮件到达。
所有这些文档都需要数字化，如果它们以纸质形式到达，需要结构化的归档，任务和工作流程分配，并且需要立即按需提供。
此外，每个文档都根据其类型进行分类，并且可以分配给人员和对象，然后您甚至可以随时随地访问它们，而不管设备如何。因此，您将有关所有信息的所有信息和文档清楚地放在一个地方，即您的数据库。
在文档管理解决方案的帮助下，您可以以防审计的方式在中央平台上保存和归档所有信息。
为了解决物业管理中存在的诸多行政问题，应实施PaperOffice文件管理系统。
通过这种方式，可以在数字化的帮助下简化，优化和改进日常工作。PaperOffice DMS为您的文档提供了清晰的结构，并帮助您应对大量信息。
PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理重要文档（如合同或信函）来创建清晰的概览。
您还可以从数字管理任务中受益，并密切关注重新提交或通过任务分配分配给员工的官方通信。
所有信息立即可用
好的文档管理软件不能做出政治决策，但它可以在公共行政的许多领域在各种过程中有很大的帮助，因为绝大多数所谓的行政文件都没有主权优先权。
除此之外，数字文档不必替换原始文件，但它们使工作更容易。
使用PaperOffice DMS，文档可以在许多当局和公共机构中数字化并集中存档，以便可以从任何计算机进行访问，而无需转到存档或首先调查哪个/您的同事当前正在处理该文件。
PaperOffice DMS不仅将模拟文档数字化，文档管理软件还按时间顺序保存文档的每次更改。 原件不受影响。 例如，工作流功能可用于在项目工作期间分配某些活动，并且每个员工都保留当前状态的概述。
同时，可以提交想法或建议，而不必每次都召开会议。存档的文档可以通过关键字搜索，或者日期或参考号以及自动化模板可以由AI在PaperOffice DMS中创建。
PaperOffice DMS的可能用途是各级官方和公共行政管理的结果，例如：
- 学校
- 幼儿园
- 图书馆
- 大学
- 医院
- 市政当局
- 税务局
- 疗养院
当然，由于具有1024位加密的复杂数据存储以及特殊的内部格式化和防火墙，因此可以保持符合GDPR的安全性。PaperOffice DMS还以其易于学习，能够设置多达800个链接终端以及非常好的性价比而令人印象深刻。
这就是PaperOffice DMS，一个文档管理软件，可以做的不仅仅是管理文档。
无论您是否需要帮助管理合同，诉状和电子邮件通信，PaperOffice都不会区分文档类型：借助PaperOffice文档管理系统，您以前在公共机构和当局中的流程已数字化，使其更加高效，透明且更加灵活。
因为无论文档以何种形式到达公司，无论是纸质文档，PDF文件，电子邮件还是照片，它们都会自动存档并存储在安全的数据库中。
因此，重要的合同可以及时得到承认和终止，或者重新谈判。使用数字签名和电子邮件通知发布文档，而不是缓慢的纸质邮件，不安全的电子邮件有助于提高客户忠诚度。
通过 PaperOffice DMS 优化业务流程
借助集成的AI，可以触发自动规则。该AI自动将文档分类到“发票”和“合同”等文件夹中，存储相应的关键字并触发为相应文档类型存储的数字工作流程。
PaperOffice 符合 最高安全标准 ，例如授权管理或授予访问授权。 用户完全按照运行的方式定义各个工作步骤，例如发票的“记录”，“检查”，“发布”和“预订”。
责任不仅可以分配给个人，还可以分配给“会计”或“生产”等用户组，以便在员工缺勤时同事可以立即介入。
OCR技术不仅可以识别文档内容，还可以识别所有与税收相关的数据字段，例如文档编号，日期，净值，税金和总金额。导入的数据可用于控制评估、付款交易记录和财务会计。这节省了繁琐的输入工作，并减少了发布错误。
将 PaperOffice DMS 纳入预算计划的重要论据。最后，PaperOffice DMS也相信，可持续性和环境保护是被考虑在内。从模拟文件到数字形式的完全转换迟早会发生，然后已经使用PaperOffice DMS的公共机构将做好充分的准备。
只需单击一下鼠标，包括存档位置在内的数据就可以导出给您的客户、税务顾问，反之亦然。
当然，PaperOffice DMS允许从现有软件解决方案迁移和集成现有数字数据。同时，PaperOffice DMS是模拟和数字之间的接口。使用其扫描功能，该软件可以将模拟文档，计划和照片读取到系统中，并使用扫描仪将其数字化，还可以使用移动电话的记录进行数字化，从而使用OCR将文本转换为书写，并且可以在Office程序中进行更改。时间戳和版本控制可确保数字文档与模拟原件相对应。
解决方案：久经考验的专业知识
立即在实践中使用管理软件难道没有意义吗？这不仅满足所有要求，而且易于学习且价格低廉？
PaperOffice DMS 是久经考验的数字化工作完整解决方案，拥有 20 多年的市场经验，是首批 DMS 先驱之一。
数字化处理是未来确保市政服务高质量服务的重要基础
公共机构和当局必须处理所有商业交易的文件。商业模式的不断进一步发展不断带来新的挑战。他们需要的是一个好的文档管理系统。
PaperOffice DMS是正确的软件，因为它附带了当局和公共机构所需的一切，例如：
- 根据 GDPR/li 的原则以所有数字格式存储文档>
- 提交和重新提交需要采取行动的迟交文件的功能
- 具有标记和内部搜索引擎的自学习数据存储功能
- 自动将新添加的文档分配到正确的文件夹
- 简单的数据库创建和数据库连接，包括可单独定制的掩码
- 针对重复性流程和操作的自动模板创建
符合修订要求且安全的归档：PaperOffice DMS 在技术上符合 GoBD、GDPdU 和 DSGVO 的法律要求
PaperOffice广泛的工作流程功能对于当局和公共管理部门来说非常有趣。项目会议的内容被记录下来，并可以随时由参与者补充，所有这些都在屏幕上和来自不同的位置。始终保证防审计存档，并优化组织流程。
PaperOffice通过广泛的任务和工作流程模块来支持这一点。
公共机构和当局受益于数字文档管理
文档管理系统允许为每个单独的区域单独创建数据库，并且可以同时创建链接。模拟文档（例如提交的工匠发票）使用 PaperOffice DMS 进行扫描，并使用 OCR 软件保存为照片和转换后的文本。所有现有数据（例如租户上的数据）都可以清晰明确地显示，这就是为什么在内部约会中不必携带任何文件的原因。AI 控制的数据库管理根据需要从主数据或统计上可用的列表创建模板。
同时，通过分层密码管理和1024位加密来维护必要的数据保护。
由于使用了 PaperOffice DMS，与纸质工作相比，将您的工作时间优化高达 7.5%。
节省查找、传送和共享文档的时间。
使用 数字印章，文档可以补充其他信息，甚至可以控制详细的 工作流程。反过来，任务和工作流功能可确保满足并完成最后期限。
PaperOffice DMS不仅功能广泛，而且易于学习，由视频教程指导，如果需要，还可以通过个人建议和培训。所有这些都以非常好的性价比实现。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "公共行政和当局的数字化":
员工如何访问 PaperOffice？
由于分散和现代的程序架构，PaperOffice几乎可以在任何设备上使用 - 从经典PC到智能手机/平板电脑再到电视。
如果 PaperOffice 不存在，数据会发生什么变化？
不会发生，但为了让您放心：您可以随时导出数据，因为PaperOffice基于开放的数据库结构，因此您可以随时访问您的数据。
数据保护主题：所有文档都存储在哪里？
PaperOffice将使用高级加密在内部存储所有文档，例如，使其免受数据盗窃的影响，并超过所有GDPR和GOBD要求。
避免错误：永远不要将数据保存在第三方云中！
PaperOffice可以完全适应规格吗？
是的，PaperOffice可以100%适应预期用途，以确保无缝集成到现有流程和系统中。甚至程序界面也可以完全设计和自由调整。
结论
PaperOffice DMS支持当局和公共管理部门，并提供与其他软件，API连接的适当接口，并可根据您的意愿随时扩展。该软件易于学习，可以轻松集成到日常实践中，而不会导致因培训目的而缺席。
PaperOffice DMS建议使用具有备份功能的NAS（网络支持的数据存储），以便在第三方云中不会丢失或监视重要数据。
最终，PaperOffice DMS通过20多年的实践经验，以非常好的性价比和丰富的专业知识给人留下了深刻的印象。