牙科技术 / 牙科实验室 ViaCreative
Zahntechnik GmbH
纸质办公室经验/参考/实践报告
工业
牙科技术/牙科实验室/牙科行业
地区
德国 莱比锡
部门
办公室， 会计
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德国 莱比锡
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牙科技术行业的数字化 - 牙科行业成功的文档管理
Lars R. Ludewig，ViaCreative Zahntechnik GmbH的所有者和董事总经理
起始位置
牙科实验室ViaCreative是Lars-R先生的第二代。Ludewig在莱比锡经营的公司。在实验室中，牙齿更换产品主要是代表牙医制造的。
该公司的服务范围非常广泛，其特点是使用 现代工艺和技术。例如，CAD-CAM生产，过敏症患者假牙或植入物上部结构的生产。
PaperOffice DMS在莱比锡的ViaCreative主要用于 数据存储，文档搜索和准备文件 以传输到税务局。
Digitization brings many advantages
现有问题和任务
在实验室中，几位牙科技术人员在不同装备的工作站上工作，执行不同的任务。这里的一个共同核心部分是精确记录所有工作，以及使用的工艺和材料。
由于这项工作几乎完全由牙医为患者委托进行，因此完整的文档与有时敏感数据的安全存储同样重要。
在决定使用PaperOffice DMS之前，日常工作中生成的数据大多手动记录在模拟文件中，在正在进行的过程中保存在办公室的悬挂文件中，并在工作完成后保存在单独的存档室中。为了创建和发送税务单据，数据由员工从模拟文件传输到电子DATEV表单。
这种形式的行政工作所需的时间一方面非常高，另一方面非常容易出错。同时，法律要求的数据安全性仅在有限的程度上给予。
该公司的目标是将现有纸质文档数字化，对所有传入和传出文档进行流程优化和工作流程控制，在后台实现大部分流程的自动化，从而优化流程。
为什么ViaCreative选择PaperOffice DMS
拉尔斯先生由于现有的挑战，Ludewig正在寻找一种文档管理系统，该系统将能够实现安全和适应性强的数据存储，以及使用简单的软件轻松集成房屋中的所有工作场所。
同时，软件应具有良好的成本效益比。除了PaperOffice DMS之外，Ludewig先生还测试了其他系统公司的其他四种软件产品，并初步研究了与文档管理相关的各种软件产品。
PaperOffice最终被用作Via Creative的文档管理，这一事实的决定原因如下：
1. 数据存储和可用性。 集中、轻松地访问所有相关文档，以及多方协作处理同一文档的可能性。
所有员工都可以访问的内部中央存储。数据不应存储在第三方云或单用户计算机上。
解决方案：
Synology 在 NAS 上設立了一個資料庫，即網路連結儲存，實踐中。该数据库已集成到PaperOffice DMS中，所有数据均由Via Creative保存。
这完全满足了数据备份的法律要求。Ludewig先生对没有外部云的解决方案非常满意，因此没有第三方提供商，这可能会受到政府的干预并增加黑客攻击的风险。
具有适当用户权限的所有员工都可以访问的中央存储。
拉尔斯先生Ludewig很早就意识到，在他的实践中，数字化是没有办法的。
“不得不手动搜索和查找文件夹，发票，交货单，合同状态和其他重要文件，这是非常耗时的，非常精确的搜索功能在PaperOffice中终于成为过去的事情......”
2.物有所值。 该软件应具有良好的性价比。
解决方案： PaperOffice DMS以不同的价格模型提供，允许用户采取最有利的形式。
通过这种方式，ViaCreative能够避免过多的资本投入，并且仍然拥有相应的大量预算来购买必要的材料和技术，这些材料和技术非常昂贵，特别是在牙科技术方面。
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3.易于处理。 该软件需要尽可能少的培训，同时为未来做好准备。
解决方案：基本上，PaperOffice DMS非常结构化，并且具有一个图形界面，可以逐步指导用户。此外，还有针对所有功能的额外教程和视频，可以直接调用这些功能以获取支持。
通过这种方式，可以避免外部顾问。当然，如果需要，PaperOffice DMS还为模块提供单独的培训。 然而，根据ViaCreative员工的经验，PaperOffice在很大程度上是不言自明的。
现场没有外部和昂贵的“顾问”，也没有人必须去任何地方接受培训。每个人都可以根据需要定义学习菜单导航的时间框架，并且就未来而言，PaperOffice DMS由于其模块化结构而处于有利地位。
“PaperOffice不仅以其图形给我们留下了深刻的印象，而且还因为它为各个主题提供了非常好的视频教程。通过这种方式，我们能够在需要时独立训练自己。
4.可检索性和节省时间。 寻求一种更简单的方法来数字化模拟文档，并在需要时轻松再次找到它们。
解决方案： PaperOffice DMS的核心部分是模拟文档的数字化。您所需要的只是一个带有计算机和PaperOffice DMS接口的扫描仪。文档不只是扫描。它们通过集成的OCR软件转换为可编辑的文本，并自动正确保存。
由于集成的AI功能，可以教授每个文档，可以有针对性地提取所有所需的内容，并以完全自动化的方式使用关键字进行存储。
借助正则表达式（REGEX），文档内容可以自动读取并存储为文档信息。
“为了超快速地获得年度财务报表和库存的时间顺序结果，以确定每个项目最便宜的购买价格。过去需要几天才能完成的事情现在可以在几个小时内完成！
PaperOffice DMS解决的主要问题排行榜
- 持续搜索和浏览特定文档
- 不再需要订书机和成堆的纸张
- 不再需要物理存档
- 降低人工和存储成本
- 每年一月不再迁移到新的活页夹和存档
- 冗余三重数据备份
拉尔斯先生Ludewig解释说：
“任何参与整个DMS主题的人都将获得丰厚的回报，从而节省大量时间。热情，向后倾斜，知道一切对每个人都是安全和轻松的。
顶级程序员出色地实现了请求，有时甚至以创纪录的速度实现它们，并通过更新来实现它们。你自动热情地推荐...”
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
使PaperOffice DMS优于所有其他功能的主要功能列表
- 通过更新快速适应客户的个性化需求
- 直接与开发人员联系
- 轻量级 NAS 完整性，用于在您自己的现场服务器上存储数据。由用户决定实现的范围
- 搜索关键字、特定部分、单词等，快速获取相关数据
拉尔斯先生Ludewig强调：
“在许多没有ERP系统的文件夹中，对于复杂的会计或库存，某些物品的价格确定或订单号在一定时间内确定总金额，您再也不想没有PaperOffice了。
PaperOffice DMS是如何集成的？
Ludewig先生还对PaperOffice DMS团队在实施ViaCreative管理要求调整方面的承诺充满热情。
他和他的团队对PaperOffice DMS的图形界面同样满意。这证明PaperOffice的发展考虑到了人们的正常感知，它优先考虑图片和颜色，而不会显得俏皮。这同样适用于PaperOffice为文档管理软件的某些部分创建的教程和视频。
“不得不手动搜索和查找文件夹，发票，交货单，合同状态和其他重要文件，这是非常耗时的，非常精确的搜索功能在PaperOffice中终于成为过去了......”
在转换过程中，ViaCreative的模拟存档已经并正在逐渐通过PaperOffice DMS中集成的OCR软件直接进行扫描和读取。由于使用了由PaperOffice员工生成的正则表达式，因此所有传入的模拟文档都可以以客户特定的方式轻松读取。
所有数据格式的所有信息都可以通过内部搜索引擎和自动索引在几分之一秒内调用。
拉尔斯先生在引言的开头，Ludewig建议：
“缓慢的方法，先进行实验，没有硬性过渡到截止日期，找出适合我们的文件夹结构。建立基本结构，首次提交，根据提交和标记的内容制定类别，所有这些都和平地到达团队中。
总体体验总结
PaperOffice DMS已满足所有必要的标准，并在实践中映射了完整的数字文档流。
目前，所有发票文件都用高性能扫描仪记录，Paper-Office自动识别联系人数据，并将文档相应地存储在电子存档中。
然后，员工可以通过简单的用户界面访问文档并输入各种搜索词 - 还可以进行全文搜索。
由于持续使用DMS，ViaCreative能够显着减少发票所需的处理时间，同时未结账款的数量也大大减少。
《簿记与会计》的Denis K.先生强调：
“排序，详细搜索，与税务顾问合作的数据包汇编不再与过去的可比性， 非常复杂的手动工作，需要大量的纸张和文件夹。一切都可以随时快速组合在一个地方。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "牙科技术 / 牙科实验室 ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
你会给未来的PaperOffice用户什么提示？
处理数字化主题永远不会太早或太晚。
最重要的是了解软件，以及公司本身。重要的是，我们不要被迫购买软件或注册任何服务和支持包。
甚至在我们收购PaperOffice DMS之前，我们就与公司的所有部门进行了交谈，从未感到受到过恶劣的对待。相反：PaperOffice拥有一支优秀，礼貌和称职的团队。
对于我们作为一家工业公司来说，流程变得越来越复杂，涉及大量的官僚主义。因此，对系统和软件的信任非常重要。当然，软件易于理解也非常重要。
你会向谁推荐PaperOffice？
我们将向所有其他想要数字化和自动化的公司推荐PaperOffice。任何想要轻松的人，都不需要一个完整的解决方案，包括自动记账，收银机等，谁也不想要更多的订书机和不断的搜索。
你特别喜欢PaperOffice的哪些方面？
我们对一切都非常满意。
结论
PaperOffice是一个轻量级但功能强大的文档管理系统。
起初看起来毫无意义的功能，例如自动读取文档内容，后来变成了您不想错过的最重要的功能。