保险公司业务流程自动化
用于保险的 PaperOffice DMS 由于业务流程的数字化和自动化，实现了信息的顺畅流动。
专业提示
由于数字化，书面文件，合同，草稿，发票，交货单等正在被电子文档所取代，从而最大限度地优化了所有工作流程。集成的AI使业务流程在很大程度上实现自动化，从而加速您的流程并提高成功率和满意度。
保险公司和机构的数字化
可能没有其他行业像保险公司和机构那样受到法律规定和要求的约束。
同时，该领域的公司必须能够为客户提供各种不同的优惠，才能具有竞争力。
在理想情况下，这些优惠是根据客户的具体情况精确定制的。只有保险机构或投资咨询公司的个别员工才能保持控制，而不会在关税和投资的丛林中意外越过边界，或者在经过深思熟虑的软件的帮助下提供不充分的建议。
仅在财产和意外伤害保险领域，就有10个不同的细分市场，每个细分市场都有自己的关税。
最终有数百个单独的关税，根据私人和商业客户的个人期望量身定制。不应忘记，保险公司和机构是紧密相连的。
保险公司在法律上有义务同时安全、有利地投资客户的供款。这意味着保险公司正在间接成为经济中非常重要的投资者。
为什么文档管理软件是完美的解决方案？
保险或投资顾问通常会咨询各种来源，以便为各自的客户找到合适的关税和投资优惠。由于这可能是一件非常繁琐的事情，因此有时会使用一般标准作为基础，从而简化搜索但几乎无法描述理想的报价。
PaperOffice DMS允许从外部和内部来源创建具有各种规范的库。为此目的创建的数据库可以自动填充并自动评估。
这是通过PaperOffice数据管理中的AI实现的，该AI在传入文档中搜索预定义的关键字并分配它们。通过这种方式，最终可以快速向下或向上搜索，以找到理想的关税或理想的投资形式。
它可以比风险评估的法律要求更精确地进行调整。
PaperOffice DMS可以为此目的使用公共数据库以及内部文档，当然要考虑到数据保护要求。
在 PaperOffice 中管理客户群同样简单，管理的客户数量不受限制。当然，所有数据都可以从带有Windows操作系统的PC以及智能手机或平板电脑进行访问和编辑。对现场工作人员非常有用。
如何实现无纸化？
PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，节省了成本，例如消除了纸质文档， 并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理 重要文档（如收据、合同、交货单或其他信函）来创建清晰的概览。
使用PaperOffice捕获，处理，共享，搜索和跟踪您的文档变得非常容易。
得益于 受控访问、详细的任务列表以及使用工作流和可靠电子邮件通知的审批，员工可以高效地完成分配的任务，授权人员可以轻松批准或拒绝批准。
使用 PaperOffice DMS 软件解决方案，不会再丢失文档。无论您身在何处，都可以在几秒钟内访问重要文档。
当然，您始终使用符合法律的文档管理系统并完全防审计。
收据、对账单和类似文件不再需要通过邮寄方式发送。内部邮件也可以通过这种方式以数字方式发送。这节省了纸张、额外数据存储成本和存档费用。文档可以提供关键字（编辑器，主题，状态，日期等），然后更容易找到。
面向流程的文档管理
面向流程的文档管理可确保这些文档保持最新状态，无需花费任何精力。 PaperOffice通过广泛的任务和工作流程模块为您提供支持。
通过这种方式，可以创建某些流程链，并且可以在电子文档上定义现有的操作流程并自动部分执行。
这代表了无差错的流程优化，因为任务不仅可以分配给具有特定用户权限和完成期的员工，需要数字批准，还可以自动触发进一步的操作，例如电子邮件通知或文档状态更改。
通过这种方式，可以映射所有文档进程。
无论您是否需要在管理合同、发票、诉状和电子邮件通信方面提供帮助，PaperOffice 都不会区分文档的类型：借助 PaperOffice 文档管理系统，您之前的流程将转变为回收和废物处理行业，从而实现数字化，使其更加高效、透明且更加灵活。
因为无论文档以何种形式到达公司，无论是纸质文档，PDF文件，电子邮件还是照片，它们都会自动存档并存储在安全的数据库中。
因此，重要的合同可以及时得到承认和终止，或者重新谈判。使用数字签名和电子邮件通知发布文档，而不是缓慢的纸质邮件，不安全的电子邮件有助于提高客户忠诚度。
解决方案：久经考验的专业知识
立即在实践中使用管理软件难道没有意义吗？这不仅满足所有要求，而且易于学习且价格低廉？
PaperOffice DMS 是久经考验的数字化工作完整解决方案，拥有 20 多年的市场经验，是首批 DMS 先驱之一。
为重要事项节省时间，通过消除纸质存档来节省成本，通过快速提供信息以及文档卷的审核和数字存档的能力来改善您的服务 - 这是由 PaperOffice DMS 保证的。
PaperOffice DMS是正确的软件，因为它附带了保险公司和机构所需的一切，例如：
- 根据 GDPR 的原则存储所有数字格式的文档
- 提交和重新提交需要采取行动的迟交文件的功能
- 具有标记和内部搜索引擎的自学习数据存储功能
- 自动将新添加的文档分配到正确的文件夹
- 简单的数据库创建和数据库连接，包括可单独定制的掩码
- 针对重复性流程和操作的自动模板创建
当然，PaperOffice DMS允许从现有软件解决方案迁移和集成现有数字数据。同时，PaperOffice DMS是模拟和数字之间的接口。使用其扫描功能，该软件可以将模拟文档，计划和照片读取到系统中，并使用扫描仪将其数字化，还可以使用移动电话的记录进行数字化，从而使用OCR将文本转换为书写，并且可以在Office程序中进行更改。时间戳和版本控制可确保数字文档与模拟原件相对应。
数据安全是一个非常重要的话题，特别是在保险和代理领域。这就是为什么PaperOffice DMS使用1024位加密代码的原因，但不仅如此。
所有数据都转换为独立于操作系统的自己的格式。结果，黑客和勒索者首先必须破解操作系统的防火墙，然后是加密，最后是外国格式，到目前为止还没有发生。PaperOffice DMS具有非常有效的密码管理系统，因此最终被视为每台计算机最大弱点的人不会造成任何损害。
所有数字数据在PaperOffice DMS中以1024位加密，并转换格式。这给黑客和间谍带来了如此巨大的障碍，以至于到目前为止，他们都在PaperOffice DMS上失败了。同时，分层密码管理系统可防止每个人都可以访问所有内容。
将 PaperOffice DMS 纳入预算计划的重要论据。最后，PaperOffice DMS也相信，可持续性和环境保护是被考虑在内。从模拟文件到数字形式的完全转换迟早会发生，然后已经使用PaperOffice DMS的公共机构将做好充分的准备。
数字发票处理对许多保险公司和机构也是有利的。借助 PaperOffice DMS，收到的发票可以自动发送，并转发给负责的员工。通过数字释放的控制和释放过程也可以通过系统迅速有效地处理。
只需单击一下鼠标，包括存档位置在内的数据就可以导出到您的税务顾问，反之亦然。
符合修订要求且安全的归档：PaperOffice DMS 在技术上符合 GoBD、GDPdU 和 DSGVO 的法律要求
PaperOffice DMS支持连接其他软件，例如ERP，当然还有通过适当的界面从Microsoft Office传输文档。PaperOffice DMS 加快了通信速度。
监控截止日期和约会，并根据所需的设置自动触发操作。订单流程可以自动化，甚至可以以在所需时间生效的方式输入为未来计划的更改。
由于其广泛的功能，PaperOffice DMS绝对可以归类为企业内容管理（ECM）的更高部分。
ECM 包括对组织中所有内容的总体管理，具有相应的访问层次结构。PaperOffice DMS能够以数字形式保存任何内容，更改其内容和格式并使其可用。
PaperOffice DMS具有ECM的所有功能，具有出色的性价比以及直观可学习的操作形式，无需昂贵的外部或内部培训。相反，可以使用免费视频教程来习惯不同的菜单。PaperOffice DMS可以成为每个公司的组织中心，这几乎是以光速实现的。
保险业公司受益于数字文档管理
在所有接受调查的公司中，有38%根本没有时间将其流程数字化。我们建议从基本过程开始，即在处理模拟文档的同时扫描模拟文档。通过这种方式，每天使用复印机的一组人也可以被指示尽可能地逐个扫描存档。
由于自动识别具有一致特征的文档，PaperOffice DMS始终可以将所有扫描的文档分配到数字存储器中的正确存储位置。开始扫描包含最新条目的存档是有意义的，以便在保留期到期时进一步减小模拟存档的大小。此外，借助扫描仪，我们还有许多关于如何实现无纸化办公的指南。
PaperOffice DMS是模拟和数字之间的接口。使用其扫描功能，该软件可以通过扫描仪将模拟文档，计划和照片读取到系统中并对其进行数字化，从而使用OCR将文本转换为字体，可以在Office程序中进行更改。时间戳和版本控制可确保数字文档与模拟原件相对应。
由于使用了 PaperOffice DMS，与纸质工作相比，将您的工作时间优化高达 7.5%。
节省查找、传送和共享文档的时间。
使用 数字印章，文档可以补充其他信息，甚至可以控制详细的 工作流程。反过来，任务和工作流功能可确保满足并完成最后期限。
可用的评估机制由PaperOffice DMS中集成的AI控制，允许对公司中发生的物料流进行评估和统计调查。
PaperOffice DMS及其众多管理工具是保险机构和投资顾问的理想软件，可以安全，闪电般地访问最佳客户建议所需的所有数据。同时，PaperOffice DMS可用于管理业务运营中出现的所有事项。
为了使文档管理和数据保护不仅种类繁多，PaperOffice DMS建议使用具有备份功能的内部网络存储（NAS），这将完全丢失的可能性降至最低，同时代表内部云，与外部提供商的云相比，它确实可以防止政府或非政府机构进行不必要的访问。
FAQs
最后，我们回答关于该主题的一些常见问题 "保险公司和机构的数字化":
员工如何访问 PaperOffice？
由于分散和现代的程序架构，PaperOffice几乎可以在任何设备上使用 - 从经典PC到智能手机/平板电脑再到电视。
如果 PaperOffice 不存在，数据会发生什么变化？
不会发生，但为了让您放心：您可以随时导出数据，因为PaperOffice基于开放的数据库结构，因此您可以随时访问您的数据。
数据保护主题：所有文档都存储在哪里？
PaperOffice将使用高级加密在内部存储所有文档，例如，使其免受数据盗窃的影响，并超过所有GDPR和GOBD要求。
避免错误：永远不要将数据保存在第三方云中！
PaperOffice可以完全适应规格吗？
是的，PaperOffice可以100%适应预期用途，以确保无缝集成到现有流程和系统中。甚至程序界面也可以完全设计和自由调整。
结论
PaperOffice DMS支持保险，并提供与其他软件，API连接的相应接口，并可根据您的意愿随时扩展。该软件易于学习，可以轻松集成到日常实践中，而不会导致因培训目的而缺席。
PaperOffice DMS建议使用具有备份功能的NAS（网络支持的数据存储），以便在第三方云中不会丢失或监视重要数据。
最终，PaperOffice DMS通过20多年的实践经验，以非常好的性价比和丰富的专业知识给人留下了深刻的印象。