物业管理和房地产管理的数字化

物业管理和物业管理的数字化

在房地产管理和物业管理中，需要管理大量不同的文档：

租赁合同，辅助成本报表，施工文件，活动，业务文档，通知等等。因此，物业经理和房地产公司是使用合适的文档管理软件而受益匪浅的人。

重要文件由房地产经理每天生成。这些必须全部分配给正确的住宅物业，租户，房东，物业。

PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

所有这些文档都需要数字化，如果它们以纸质形式到达，需要结构化的归档，任务和工作流程分配，并且需要立即按需提供。

此外，每个文档都根据其类型进行分类，并且可以分配给人员和对象，然后您甚至可以随时随地访问它们，而不管设备如何。您将有关所有建筑物，业务合作伙伴，租户等的所有信息和文档清楚地放在一个地方，即您的数据库。

遵守重要的最后期限并采取法律措施来存储文件非常重要。

为了解决物业管理中存在的诸多行政问题，应实施PaperOffice文件管理系统。

PaperOffice DMS为您的文档提供了清晰的结构，并帮助您应对大量信息。

PaperOffice 消除了所有耗时的瓶颈，并通过将来在 PaperOffice 中以数字方式管理重要文档（如合同或信函）来创建清晰的概览。

您还可以从数字管理任务中受益，并密切关注所有租赁和服务合同，官方信件，这些合同被重新提交或通过任务分配分配给员工。

自动化您的业务流程

欧盟没有哪个国家比德国拥有更多的居民，每平方公里有234人，除摩纳哥外，它的人口密度在欧洲排名第三，仅次于荷兰和比利时。大约3700万座建筑物分布在357，588平方公里的面积上。略多于一半的房产被用作生活空间，所有其他房产都用于商业或公共用途。估计有800万处房产由物业经理或房地产经理管理。

在令人印象深刻的800万个托管对象背后，有大量的维护工作，这不仅来自保持建筑物运行所需的活动，还来自几乎每年都新的条款，条例和法律。德国的房地产部分受州法律管辖，部分受联邦法律管辖。但是，作为房地产管理日常业务一部分的事项清单出奇地广泛，例如：

• 租赁
• 租赁
• 服务费报表
• 债务追讨
• 存款管理
• 租金收入管理
• 卖出/买入
• 翻新
• 翻新
• 维修
• 设施维护
• 物业维护
• 冬季服务
• 供暖/电力/水/废物
• 税法
• 保险
• 土地登记册

在此列表中的每个术语背后，通常都有大量非常不同的过程。当然，有些物业管理公司只限于一个领域，例如出租物业的独家管理或业主社区拥有的纯粹买卖或管理物业。但无论哪个部门，任务都非常多样化，以至于每个物业经理都需要 有效的文档管理。

这就是PaperOffice DMS，一个文档管理软件，可以做的不仅仅是管理文档。

但是，有效对物业经理意味着什么呢？

在上述管理的800万处房产中，最大的部分是出租公寓，其次是办公空间。这意味着，根据类型，必须按季度，每半年或每年支付固定成本。另一方面，收入通常是每月一次。根据管理的库存，这意味着维护数百到数千个帐户，所有这些帐户都有特定的截止日期，并且在发生特殊更改时需要额外的管理。此外，还有适当的收入和支出核算。

例如，非常事件包括拖欠租金。这里的要点是计算在付款之前发生的利息，但也要遵守诉讼时效并采取适当措施。

• 行政部门还可以包括显示地块面积规模的计划，并在必要时提供给建筑公司进行翻新或翻新。
• 证明存款资金的正确投资也需要始终正确的会计和演示。
• 及时修改租赁法或征用土地，为它们生效时做好准备。

这些只是一个好的文档管理系统可以做什么的四个例子，例如PaperOffice DMS。

因为无论文档以何种形式到达公司，无论是纸质文档，PDF文件，电子邮件还是照片，它们都会自动存档并存储在安全的数据库中。

因此，重要的合同可以及时得到承认和终止，或者重新谈判。使用数字签名和电子邮件通知发布文档，而不是缓慢的纸质邮件，不安全的电子邮件有助于提高客户忠诚度。

Paperless work through digital processes

物业管理、房地产数字化转型的基本框架

借助集成的AI，可以触发自动规则。该AI自动将文档分类到“发票”和“交货单”等文件夹中，存储适当的关键字并触发为相应文档类型存储的数字工作流程。

PaperOffice 符合 最高安全标准 ，例如授权管理或授予访问授权。 用户完全按照运行的方式定义各个工作步骤，例如发票的“记录”，“检查”，“发布”和“预订”。

责任不仅可以分配给个人，还可以分配给“会计”或“生产”等用户组，以便在员工缺勤时同事可以立即介入。

OCR 技术不仅可以识别文档内容，还可以识别所有与税务相关的数据字段，例如文档编号、日期、净值、税金和总金额。导入的数据可用于控制评估、付款交易记录和财务会计。这节省了繁琐的输入工作，并减少了发布错误。

只需单击一下鼠标，包括存档位置在内的数据就可以导出给您的客户、税务顾问，反之亦然。

Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

工作流程解决方案和 AI 完整性 - 采用 PaperOffice DMS 的一体化解决方案

物业管理公司和房地产经理必须在所有商业交易中处理文件。商业模式的不断进一步发展不断带来新的挑战。他们需要的是一个好的文档管理系统。

PaperOffice DMS是正确的软件，因为它拥有家具和制造业所需的一切，例如：

• 根据 GDPR/li 的原则以所有数字格式存储文档>
• 提交和重新提交需要采取行动的迟交文件的功能
• 具有标记和内部搜索引擎的自学习数据存储功能
• 自动将新添加的文档分配到正确的文件夹
• 简单的数据库创建和数据库连接，包括可单独定制的掩码
• 针对重复性流程和操作的自动模板创建

符合修订要求且安全的归档：PaperOffice DMS 在技术上符合 GoBD、GDPdU 和 DSGVO 的法律要求

Access to the necessary information at any time

PaperOffice 工作流功能简化了沟通。面向流程的文档管理可确保这些文档保持最新状态，无需花费任何精力。PaperOffice DMS 允许您轻松地将适用的 保留和删除期限 考虑在内。数字工作流被集成到 业务流程中，从而确保符合基本流程步骤，从而符合要求。

PaperOffice通过广泛的任务和工作流程模块来支持这一点。

通过这种方式，可以创建某些流程链，并且可以在电子文档上定义现有的操作流程并自动部分执行。

这代表了无差错的流程优化，因为任务不仅可以分配给具有特定用户权限和完成期的员工，需要数字发布，还可以自动触发进一步的操作，例如电子邮件通知或文档状态更改。

通过这种方式，相关元数据也可以在文档存档过程之后进行存储。除了文档类型之外，还可以指定存档期和关联的客户信息。

家具行业和生产行业受益于数字文档管理

文档管理系统允许为每个单独的区域单独创建数据库，并且可以同时创建链接。模拟文档（例如提交的工匠发票）使用 PaperOffice DMS 进行扫描，并使用 OCR 软件保存为照片和转换后的文本。所有现有数据（例如租户上的数据）都可以清晰明确地显示，这就是为什么在内部约会中不必携带任何文件的原因。AI 控制的数据库管理根据需要从主数据或统计上可用的列表创建模板。

同时，通过分层密码管理和1024位加密来维护必要的数据保护。

由于使用了 PaperOffice DMS，与纸质工作相比，将您的工作时间优化高达 7.5%。

节省查找、传送和共享文档的时间。

使用 数字印章，文档可以补充其他信息，甚至可以控制详细的 工作流程。反过来，任务和工作流功能可确保满足并完成最后期限。

PaperOffice DMS出色的性价比，以及在现有微软操作系统中的简单实施和直观的可学习性，使该软件在短时间内成为每个房屋或房地产管理中不可或缺的助手，无论要管理的库存有多大。