Jak przeprowadzić wersjonowanie dokumentów w sposób zgodny z prawem?
Jaka jest rola wersjonowania w systemie zarządzania dokumentami DMS?
Funkcje z zakresu wersjonowania odgrywają ważną rolę dla wielu użytkowników oprogramowania DMS. Dowiedz się więcej o korzyściach tutaj.
Pojęcie wersjonowania nie jest obce w systemie zarządzania dokumentami (DMS). Konieczność korzystania z systemu zarządzania dokumentami, który ma zgodną z wymaganiami GoBD kontrolę wersji i wersjonowanie z zapewnieniem zgodności z zasadami prawa, staje się coraz bardziej oczywista.
Ponieważ kto z nas nie zna takiego przypadku? Umowa jest wielokrotnie edytowana - zmiana tutaj, dodanie uwagi tam, porównanie pozycji, zmiana sumy i porozumienie na koniec. Każda pojedyncza zmiana jest zapisywana lokalnie na komputerze i wysyłana do dalszej weryfikacji.
W przypadku, gdy kolega jest nieobecny, lub klient dzwoni i pyta o wersję z ostatniego miesiąca z edycji „XYZ”, wszystko się zatrzymuje.
Następstwem tego wszystkiego są chaotyczne wersje dokumentów i powtórzenia.
Najpóźniej w tym momencie warto przemyśleć kwestię wersjonowania i zarządzania wersjami dokumentów.
PaperOffice DMS oferuje automatyczne wersjonowanie dokumentów oraz kompleksową kontrolę wersji. Niezależnie od tego, czy usuwasz strony, obracasz je, czy cenzurujesz obszary w PaperOffice, wszystko jest wersjonowane zgodnie z zasadami GoBD, zapewniając doskonałe sortowanie.
Korzyści z oprogramowania DMS
Centralne ustawienie oprogramowania DMS przynosi wiele korzyści dla firmy. Na przykład zapewnia, że wszyscy pracownicy pracują na tych samych, poprawnych danych.
Poza tym unika się przerw w przekazywaniu informacji, co umożliwia płynny przepływ informacji w ramach procesów roboczych.
To również eliminuje konieczność podwójnej pielęgnacji danych, co umożliwia uniknięcie błędów przesyłania danych, co z kolei pozytywnie wpływa na jakość zarządzanych danych.
Wiele firm, zwłaszcza małe i średnie przedsiębiorstwa często uważa to za przeszkodę w dziedzinie bezpieczeństwa danych i dlatego popiera stosowanie systemu zarządzania dokumentami, skróconego do DMS, takiego jak PaperOffice.
Rozwiązanie
Dzięki PaperOffice DMS i zintegrowanemu modułowi zarządzania wersjami VersionControl masz zawsze pełną kontrolę nad swoimi dokumentami i ich zmianami.
Czym jest wersjonowanie?
W skrócie, wersjonowanie umożliwia śledzenie wszystkich zmian w dokumentach.
Pojęcie wersjonowania jest łatwe do wyjaśnienia: ogólnie rzecz biorąc, jest to sposób rejestrowania zmian w dokumentach lub plikach.
Każda zmiana w dokumencie jest rozpoznawana i zapisywana jako kopia cienia jako nowa wersja dokumentu.
Przy każdej zmianie w dokumencie, w odpowiednim archiwum przechowywana jest „nowsza” wersja dokumentu. Rejestracja zmian czyni je transparentnymi i łatwo dostępnymi w dowolnym momencie.
W ten sposób osoba, która ogląda dokument w danym momencie, wie, kiedy dokument został zmieniony przez którego użytkownika. Daje to pełen przegląd cyklu życia dokumentu.
Wersjonowanie może być automatyczne lub ręczne.
Ale jaka jest różnica? To oraz wszystkie metody wersjonowania obsługiwane przez PaperOffice DMS są dokładnie wyjaśnione w naszym Podręczniku warsztatowym.
Jakie są rodzaje wersjonowania?
Automatyczne wersjonowanie
W przypadku automatycznego wersjonowania PaperOffice samodzielnie wykrywa, że dokument został zmieniony. Może to dotyczyć zarówno dokumentu programu Word, jak i dokumentu PDF dzięki zintegrowanemu modułowi WorkBench.
Aktualna kopia zmienionego dokumentu jest automatycznie tworzona przez PaperOffice po edycji i przechowywana w pulpicie dokumentów „Dokumenty w trakcie edycji”. Wersja zostaje zaktualizowana dopiero po kliknięciu przycisku „Zakończ edycję”.
Dzięki temu w sieci dokumenty nie mogą być nadpisywane. Dopóki pracujesz nad dokumentem, znajduje się on w pulpicie dokumentów, o którym już wspomnieliśmy.
Po zatwierdzeniu „nowszej wersji” dokumentu PaperOffice aktualizuje podgląd i ponownie przeprowadza rozpoznawanie tekstu dokumentu. Poprzednia wersja pozostaje nadal dostępna i można ją przeglądać.
Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit
Ręczne wersjonowanie
Ręczne wersjonowanie jest idealne, gdy dokumenty są drukowane, a następnie podpisane ręcznie i zeskanowane jako nowa wersja.
W przypadku ręcznego wersjonowania proces wersjonowania jest uruchamiany ręcznie przez użytkownika.
Wskazówka
W filmie na YouTube „Sposób wersjonowania dokumentów z pomocą PaperOffice – zgodność z przepisami dotyczącymi archiwizacji wersji i GoBD” jest opisany ten proces:
Wówczas PaperOffice rozpoznaje dzięki zintegrowanej sztucznej inteligencji, że ten dokument jest już istniejący i proponuje zarchiwizować nowo zeskanowany jako wersję istniejącego dokumentu. Lub jeśli dokument różni się wyglądem i nie jest rozpoznawany przez sztuczną inteligencję - można go ręcznie zarchiwizować jako nową wersję istniejącego dokumentu.
Korzyści z użycia DMS do zarządzania wersjami
Jednolite archiwizowanie
Po zarchiwizowaniu dokumentów w PaperOffice, wersjonowanie zapewnia, że nie jest przechowywanych wielu kopii jako oddzielnych plików. Zamiast tego różne wersje dokumentu znajdują się w jednym pliku.
Dostosowanie do wymagań przewidzianych przez przepisy dotyczące wersjonowania, jak również zgodność z zasadami GoBD
Wersjonowanie dokumentów zapewnia przestrzeganie wymagań dotyczących wersjonowania, jak również zgodność z zasadami GoBD.
Aby zagwarantować przestrzeganie wymagań dotyczących wersjonowania, wszystkie szczegóły zmian w dokumentach i plikach muszą być jasno śledzone. Musi być również zapewniona możliwość wprowadzania takich zmian jedynie przez upoważnionych pracowników. Równie ważne jest jednak to, aby móc dowiedzieć się, jakich zmian dokonali pracownicy po latach.
Strukturyzacja wspólnego dostępu
PaperOffice to nie tylko system zarządzania dokumentami, ale również obszerna aplikacja do współpracy. Zapewnia narzędzia nie tylko do obsługi rozbudowanych workflowów, pieczątek i zadań, ale również ułatwia współpracę nad dokumentami w ramach workflowów.
Dzięki kontrolowaniu wersji każdy użytkownik wie, kiedy, jak i przez kogo został zmieniony dokument. Jeśli użytkownik rozpoczyna edycję dokumentu, jest on zablokowany dla innych użytkowników i nie ma możliwości jednoczesnej edycji.
Podnoszenie tzw. blokady i układanie wiele dokumentów to sposób na zwiększenie prostoty współpracy przy jednym dokumencie i regulację praw dostępu. Blokada jest ustanawiana przez użytkownika, który chce dowolnie edytować dokument.
Po zakończeniu edycji pierwszy użytkownik tworzy nową wersję zmienionego dokumentu. Poprzednia blokada edycji zostaje zniesiona.
Bezpieczeństwo i przestrzeganie wielu przepisów prawnych oraz zasad zgodności
Najważniejszym celem wersjonowania dokumentów jest oczywiście zapewnienie zgodności z wszystkimi wymaganymi przepisami prawymi i coraz ważniejszymi aspektami zgodności zasad. Każda zmiana w dokumencie musi być jasno śledzona – również pod względem użytkownika, który ją wprowadził.
Wybór odpowiedniego oprogramowania DMS do wersjonowania
Podsumowując, widać, że wersjonowanie oparte na systemie DMS ma wiele zalet.
Co najważniejsze, firmy mogą zarządzać robić automatycznie tworzenia, przeglądania i dystrybucji ważnych dokumentów biznesowych.
Zarządzanie dokumentami PaperOffice umożliwia osiągnięcie bezpieczeństwa rewizji wielu firmom. Ważne jest, aby miały one możliwość szybkiego śledzenia wszelkich zmian w dokumentach biznesowych.
Zaczęcie jest prostsze, niż myślisz.
Czy nadal boisz się, że nie dasz rady? Przeczytaj studia przypadków naszych klientów o wdrożeniu PaperOffice w ich codziennej pracy i przekonaj się sam, jak łatwo to zrobić, lub po prostu zainstaluj darmową wersję testową.
