Jak przeprowadzić wersjonowanie dokumentów w sposób zgodny z prawem?

Działania, które należy wziąć pod uwagę!

Wersjonowanie dokumentów jest jedną z podstawowych funkcji zarządzania dokumentami. Wersjonowanie zapewnia, że dokument nie może być jednocześnie edytowany przez pracowników, dodatkowo ma automatyczne wersjonowanie dokumentów oraz rozbudowaną kontrolę wersji. Wszelkie zmiany w dokumentach firmowych mogą zostać łatwo i szybko śledzone.

Wersjonowanie: Poprawne przeprowadzenie archiwizacji dokumentów z zachowaniem rewizji.

Wskazówka dla profesjonalistów

Jaka jest rola wersjonowania w systemie zarządzania dokumentami DMS?

Funkcje z zakresu wersjonowania odgrywają ważną rolę dla wielu użytkowników oprogramowania DMS. Dowiedz się więcej o korzyściach tutaj.

Pojęcie wersjonowania nie jest obce w systemie zarządzania dokumentami (DMS). Konieczność korzystania z systemu zarządzania dokumentami, który ma zgodną z wymaganiami GoBD kontrolę wersji i wersjonowanie z zapewnieniem zgodności z zasadami prawa, staje się coraz bardziej oczywista.

Ponieważ kto z nas nie zna takiego przypadku? Umowa jest wielokrotnie edytowana - zmiana tutaj, dodanie uwagi tam, porównanie pozycji, zmiana sumy i porozumienie na koniec. Każda pojedyncza zmiana jest zapisywana lokalnie na komputerze i wysyłana do dalszej weryfikacji.

W przypadku, gdy kolega jest nieobecny, lub klient dzwoni i pyta o wersję z ostatniego miesiąca z edycji „XYZ”, wszystko się zatrzymuje.

Następstwem tego wszystkiego są chaotyczne wersje dokumentów i powtórzenia.

Najpóźniej w tym momencie warto przemyśleć kwestię wersjonowania i zarządzania wersjami dokumentów.

PaperOffice DMS oferuje automatyczne wersjonowanie dokumentów oraz kompleksową kontrolę wersji. Niezależnie od tego, czy usuwasz strony, obracasz je, czy cenzurujesz obszary w PaperOffice, wszystko jest wersjonowane zgodnie z zasadami GoBD, zapewniając doskonałe sortowanie.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Korzyści z oprogramowania DMS

Centralne ustawienie oprogramowania DMS przynosi wiele korzyści dla firmy. Na przykład zapewnia, że wszyscy pracownicy pracują na tych samych, poprawnych danych.

Poza tym unika się przerw w przekazywaniu informacji, co umożliwia płynny przepływ informacji w ramach procesów roboczych.

To również eliminuje konieczność podwójnej pielęgnacji danych, co umożliwia uniknięcie błędów przesyłania danych, co z kolei pozytywnie wpływa na jakość zarządzanych danych.

Wiele firm, zwłaszcza małe i średnie przedsiębiorstwa często uważa to za przeszkodę w dziedzinie bezpieczeństwa danych i dlatego popiera stosowanie systemu zarządzania dokumentami, skróconego do DMS, takiego jak PaperOffice.

Rozwiązanie

Dzięki PaperOffice DMS i zintegrowanemu modułowi zarządzania wersjami VersionControl masz zawsze pełną kontrolę nad swoimi dokumentami i ich zmianami.

Czym jest wersjonowanie?

W skrócie, wersjonowanie umożliwia śledzenie wszystkich zmian w dokumentach.

Pojęcie wersjonowania jest łatwe do wyjaśnienia: ogólnie rzecz biorąc, jest to sposób rejestrowania zmian w dokumentach lub plikach.

Każda zmiana w dokumencie jest rozpoznawana i zapisywana jako kopia cienia jako nowa wersja dokumentu.

Przy każdej zmianie w dokumencie, w odpowiednim archiwum przechowywana jest „nowsza” wersja dokumentu. Rejestracja zmian czyni je transparentnymi i łatwo dostępnymi w dowolnym momencie.

W ten sposób osoba, która ogląda dokument w danym momencie, wie, kiedy dokument został zmieniony przez którego użytkownika. Daje to pełen przegląd cyklu życia dokumentu.

Wersjonowanie może być automatyczne lub ręczne.

Ale jaka jest różnica? To oraz wszystkie metody wersjonowania obsługiwane przez PaperOffice DMS są dokładnie wyjaśnione w naszym Podręczniku warsztatowym.

Jakie są rodzaje wersjonowania?

Automatyczne wersjonowanie

W przypadku automatycznego wersjonowania PaperOffice samodzielnie wykrywa, że dokument został zmieniony. Może to dotyczyć zarówno dokumentu programu Word, jak i dokumentu PDF dzięki zintegrowanemu modułowi WorkBench.
Aktualna kopia zmienionego dokumentu jest automatycznie tworzona przez PaperOffice po edycji i przechowywana w pulpicie dokumentów „Dokumenty w trakcie edycji”. Wersja zostaje zaktualizowana dopiero po kliknięciu przycisku „Zakończ edycję”.
Dzięki temu w sieci dokumenty nie mogą być nadpisywane. Dopóki pracujesz nad dokumentem, znajduje się on w pulpicie dokumentów, o którym już wspomnieliśmy.

Po zatwierdzeniu „nowszej wersji” dokumentu PaperOffice aktualizuje podgląd i ponownie przeprowadza rozpoznawanie tekstu dokumentu. Poprzednia wersja pozostaje nadal dostępna i można ją przeglądać.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Ręczne wersjonowanie

Ręczne wersjonowanie jest idealne, gdy dokumenty są drukowane, a następnie podpisane ręcznie i zeskanowane jako nowa wersja.

W przypadku ręcznego wersjonowania proces wersjonowania jest uruchamiany ręcznie przez użytkownika.

Wskazówka

W filmie na YouTube „Sposób wersjonowania dokumentów z pomocą PaperOffice – zgodność z przepisami dotyczącymi archiwizacji wersji i GoBD” jest opisany ten proces:

Wówczas PaperOffice rozpoznaje dzięki zintegrowanej sztucznej inteligencji, że ten dokument jest już istniejący i proponuje zarchiwizować nowo zeskanowany jako wersję istniejącego dokumentu. Lub jeśli dokument różni się wyglądem i nie jest rozpoznawany przez sztuczną inteligencję - można go ręcznie zarchiwizować jako nową wersję istniejącego dokumentu.

Korzyści z użycia DMS do zarządzania wersjami

Jednolite archiwizowanie

Po zarchiwizowaniu dokumentów w PaperOffice, wersjonowanie zapewnia, że nie jest przechowywanych wielu kopii jako oddzielnych plików. Zamiast tego różne wersje dokumentu znajdują się w jednym pliku.

Dostosowanie do wymagań przewidzianych przez przepisy dotyczące wersjonowania, jak również zgodność z zasadami GoBD

Wersjonowanie dokumentów zapewnia przestrzeganie wymagań dotyczących wersjonowania, jak również zgodność z zasadami GoBD.

Aby zagwarantować przestrzeganie wymagań dotyczących wersjonowania, wszystkie szczegóły zmian w dokumentach i plikach muszą być jasno śledzone. Musi być również zapewniona możliwość wprowadzania takich zmian jedynie przez upoważnionych pracowników. Równie ważne jest jednak to, aby móc dowiedzieć się, jakich zmian dokonali pracownicy po latach.

Strukturyzacja wspólnego dostępu

PaperOffice to nie tylko system zarządzania dokumentami, ale również obszerna aplikacja do współpracy. Zapewnia narzędzia nie tylko do obsługi rozbudowanych workflowów, pieczątek i zadań, ale również ułatwia współpracę nad dokumentami w ramach workflowów.

Dzięki kontrolowaniu wersji każdy użytkownik wie, kiedy, jak i przez kogo został zmieniony dokument. Jeśli użytkownik rozpoczyna edycję dokumentu, jest on zablokowany dla innych użytkowników i nie ma możliwości jednoczesnej edycji.

Podnoszenie tzw. blokady i układanie wiele dokumentów to sposób na zwiększenie prostoty współpracy przy jednym dokumencie i regulację praw dostępu. Blokada jest ustanawiana przez użytkownika, który chce dowolnie edytować dokument.

Po zakończeniu edycji pierwszy użytkownik tworzy nową wersję zmienionego dokumentu. Poprzednia blokada edycji zostaje zniesiona.

Bezpieczeństwo i przestrzeganie wielu przepisów prawnych oraz zasad zgodności

Najważniejszym celem wersjonowania dokumentów jest oczywiście zapewnienie zgodności z wszystkimi wymaganymi przepisami prawymi i coraz ważniejszymi aspektami zgodności zasad. Każda zmiana w dokumencie musi być jasno śledzona – również pod względem użytkownika, który ją wprowadził.

Wybór odpowiedniego oprogramowania DMS do wersjonowania

Podsumowując, widać, że wersjonowanie oparte na systemie DMS ma wiele zalet.

Co najważniejsze, firmy mogą zarządzać robić automatycznie tworzenia, przeglądania i dystrybucji ważnych dokumentów biznesowych.

Zarządzanie dokumentami PaperOffice umożliwia osiągnięcie bezpieczeństwa rewizji wielu firmom. Ważne jest, aby miały one możliwość szybkiego śledzenia wszelkich zmian w dokumentach biznesowych.

Zaczęcie jest prostsze, niż myślisz.

Czy nadal boisz się, że nie dasz rady? Przeczytaj studia przypadków naszych klientów o wdrożeniu PaperOffice w ich codziennej pracy i przekonaj się sam, jak łatwo to zrobić, lub po prostu zainstaluj darmową wersję testową.

FAQs

W końcu odpowiemy na kilka innych najczęściej zadawanych pytań na ten temat. "Jak przeprowadzić wersjonowanie dokumentów w sposób zgodny z prawem?":

Dla kogo nadaje się biuro bez papieru?

Szybka i łatwa odpowiedź na to pytanie brzmi: dla każdej firmy. Przejście na biuro bez papieru przynosi korzyści wszystkim branżom i wielkościom przedsiębiorstw, od małych i średnich przedsiębiorstw po start-upy i duże korporacje. Osobliwie wartościowa jest ta zmiana dla małych i średnich przedsiębiorstw: przez zredukowanie czasochłonnego przetwarzania i kosztów, budżet potrzebny do dalszego wzrostu jest uwolniony.

Czy mogę użyć dostawcy DMS opartego na chmurze dla mojego biura bez papieru w firmie?

Nie. Kolejny czynnik, który jest omawiany, zwłaszcza od pełnego wejścia w życie RODO w 2018 roku, to ochrona danych. Rozwiązania DMS i oprogramowanie DMS są wykorzystywane do przetwarzania, zarządzania i przechowywania dokumentów, które często zawierają poufne dane osobowe. W przypadku naruszenia RODO, ustawodawca przewiduje wysokie grzywny.

Podsumowanie

Korzyści przewyższają wysiłek i koszty
Praca w trybie cyfrowym i przekształcenie starych dokumentów w nowoczesne czasy będzie najlepszą inwestycją, dzięki której zaoszczędzisz ogromną ilość czasu, pieniędzy i nerwów w przyszłości.
Potrzebujesz kogoś, kto w tym się orientuje
Nie musisz mieć własnego specjalisty ds. IT, aby korzystać ze wszystkich korzyści związanych z digitalizacją.
To, czego potrzebujesz, to odpowiedni partner, który dzięki swojemu doświadczeniu może dokładnie zrealizować to, czego potrzebujesz. Unikaj panikarzy i wybieraj testowanie rozwiązań zamiast oglądania ładnych prezentacji PowerPoint bez wcześniejszego przetestowania.
Sprzęt jest najczęściej już dostępny
Według doświadczeń, niemalże każda działalność, firma i przedsiębiorstwo ma duży kopiarkę, która nie jest w pełni wykorzystywana. Urządzenia te uwielbiają skanowanie dużej ilości dokumentów, są tolerancyjne wobec spinaczy i mogą stanowić podstawę dla rozpoczęcia pracy cyfrowej bez konieczności inwestowania w skaner.
Tańsze niż się spodziewasz dzięki odpowiedniemu DMS
Unikaj nierealistycznych kosztów związanych z DMS / systemami ECM, w których jesteś bezwzględnie uzależniony od producentów. Nie podejmuj żadnych kompromisów jeśli chodzi o możliwości administracyjne, takie jak samodzielne wprowadzanie dokumentów i konfiguracje. Jeśli potrzebujesz pomocy, producent z pewnością ci pomoże, ale pozostań niezależny i samodzielny.
Automatyzacja cyfrowa to przyszłość
Procesy będą się odbywać w sposób całkowicie identyczny, ale w pełni zautomatyzowany.
Przychodzi faktura? Uruchamia się przepływ pracy, a wszystko idzie swoją z góry ustalonym ścieżką.
Czy musisz przeszukać tysiące segregatorów? Nie ma problemu, ponieważ masz swoje własne Google!