Menonici
Kościół Braci Bielefeld
Alexander Staruk, dyrektor finansowy w Bractwie Menonickim Bielefeld e. V.
Wyzwanie
Bractwo Menonitów Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) jest wolnym kościołem protestanckim, którego korzenie sięgają daleko w przeszłość. To Bielefeld Mennonite Brotherhood zostało założone w Zurychu podczas ruchu reformacyjnego w 16 wieku. Dzisiejsze Bractwo Menonitów Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), które obejmuje ponad 1000 członków społeczności.
PaperOffice DMS jest wykorzystywany przez gminę do wspierania członków wolontariuszy, szczególnie w archiwizacji dokumentów, przydzielaniu przepływów pracy i księgowości w biurze domowym.
Pozycja wyjściowa
W stowarzyszeniu, które obejmuje Bractwo Menonickie Bielefeld e. V., istnieją dość rozległe zadania administracyjne, które są wykonywane przez członków na zasadzie dobrowolności.
Wpływa to zarówno na zarządzanie kontem ponad 1000 członków, jak i na audyt rachunków dla różnych projektów budowlanych gminy lub przetwarzanie przychodzących darowizn.
Istniejący problem
Do czasu korzystania z PaperOffice DMS wybranym członkom powierzano różne zadania administracyjne, przy czym w dużej mierze pozostawiono samym członkom, w jaki sposób i w jakich ramach czasowych praca jest wykonywana.
Nie używano sieci cyfrowej i nadrzędnego oprogramowania. Zamiast tego faktury handlowców, które musiały zostać sprawdzone, zostały zabrane do domu w celu sprawdzenia ręcznie. Zdarzało się też, że nikt nie miał czasu, a potem rachunek początkowo pozostawiono na stole.
W trakcie cyfryzacji społeczności mają teraz do czynienia z niezliczonymi dokumentami, e-mailami i innymi problemami za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jednak ten zalew e-maili nie może być zarządzany ręcznie.
Konsekwencją były długie czasy przetwarzania i nieefektywność przetwarzania, pobierania i przekazywania niezbędnej dokumentacji. W związku z tym gmina udała się w poszukiwaniu cyfrowego zarządzania dokumentami.
W rezultacie powtarzały się opóźnienia w przekazywaniu zaległych kwot do zleconych firm. Przypomnienia były wydawane z dodatkowymi kosztami, a przyznane rabaty nie mogły zostać wykorzystane. Zrozumiałe jest, że reputacja społeczności ucierpiała w wyniku tego.
Alexander Staruk, dyrektor finansowy w Bractwie Menonickim Bielefeld e. V. szukał rozwiązania problemu, w którym rozważano również cyfryzację wszystkich zadań administracyjnych gminy, które wcześniej były w dużej mierze analogiczne.
Dlaczego Bractwo Menonitów wybrało PaperOffice DMS
Pan Staruk najpierw przeanalizował różne oferty oprogramowania w odniesieniu do zarządzania dokumentami i ostatecznie zdecydował się przetestować PaperOffice DMS przez sześć miesięcy.
PaperOffice DMS oferuje dokładnie takie wymagania , jakich szukał pan Staruk. Obejmuje to:
- Dostępność: Centralny i łatwy dostęp do całej tej istotnej dokumentacji oraz możliwość współpracy wielu stron nad tym samym dokumentem.
Wewnętrzna, centralna pamięć masowa, do której wszyscy członkowie z zadaniami administracyjnymi mogą również uzyskać dostęp z domu. Dane nie powinny być przechowywane w chmurze innej firmy ani na komputerze z jednym użytkownikiem.
- Zwinność i automatyzacja zadań administracyjnych: Oprogramowanie musi umożliwiać dystrybucję zadań w sieci, a także ich przetwarzanie przez odpowiedniego członka klubu.
- Możliwość wyszukiwania i oszczędność czasu: Poszukiwano prostszego sposobu digitalizacji dokumentów analogowych i w razie potrzeby ułatwienia ich odzyskania.
- Praktyczne i zrozumiałe: Oprogramowanie powinno wymagać jak najmniej szkoleń, a jednocześnie być przygotowane na przyszłość.
Rozwiązanie: Firma Synology skonfigurowała serwer NAS, sieciową pamięć masową, w centrum społeczności, na którym wszystkie dane dotyczące stowarzyszenia i jego członków są przechowywane za pomocą PaperOffice DMS.
Pan Alexander Staruk wcześnie zdał sobie sprawę, że nie ma sposobu na digitalizację jego społeczności:
"Właśnie przesunęliśmy prace do przodu i teraz mamy przewagę".
Rozwiązanie: PaperOffice DMS posiada kompleksową funkcję workflow, która umożliwia przydzielanie i przetwarzanie złożonych procesów oraz sprawną kontrolę informacji o dokumentach i zadaniach przez firmę.
Cyfrowa autoryzacja użytkownika i potwierdzenie hasła w zestawie.
Jednocześnie wszyscy zainteresowani członkowie są informowani o statusie przetwarzania. Przechowywanie wersji umożliwia śledzenie, które etapy przetwarzania zostały przeprowadzone kiedy i przez kogo.
Rozwiązanie: Jest to podstawowy segment PaperOffice DMS, digitalizacja dokumentów analogowych. Wystarczy skaner z interfejsem do komputera i PaperOffice DMS. Dokumenty nie są tylko skanowane. W razie potrzeby są one konwertowane na edytowalny tekst przez zintegrowane oprogramowanie OCR i automatycznie zapisywane poprawnie.
Indeks słów kluczowych skonfigurowany przez sztuczną inteligencję PIA zapewnia, że każdy dokument można znaleźć za pośrednictwem wewnętrznej wyszukiwarki, nawet jeśli użytkownik prawie nic nie wie o dokumencie.
Rozwiązanie: Korzystania z PaperOffice DMS można nauczyć się za pomocą bezpłatnych filmów szkoleniowych i samouczków.
Żadnych zewnętrznych i drogich "konsultantów" na miejscu i nikt nie musi nigdzie podróżować na szkolenie. Każdy może samodzielnie zdefiniować ramy czasowe nauki nawigacji po menu, a jeśli chodzi o przyszłość, PaperOffice DMS jest dobrze usytuowany dzięki swojej modułowej strukturze.
PaperOffice DMS spełniał wszystkie wymagane kryteria.
Dlaczego Bractwo Menonitów wybrało PaperOffice DMS
Pan Staruk najpierw przeanalizował różne oferty oprogramowania w odniesieniu do zarządzania dokumentami i ostatecznie zdecydował się przetestować PaperOffice DMS przez sześć miesięcy.
PaperOffice DMS oferuje dokładnie takie wymagania , jakich szukał pan Staruk. Obejmuje to:
- Dostępność: Centralny i łatwy dostęp do całej tej istotnej dokumentacji oraz możliwość współpracy wielu stron nad tym samym dokumentem.
Wewnętrzna, centralna pamięć masowa, do której wszyscy członkowie z zadaniami administracyjnymi mogą również uzyskać dostęp z domu. Dane nie powinny być przechowywane w chmurze innej firmy ani na komputerze z jednym użytkownikiem.
- Zwinność i automatyzacja zadań administracyjnych: Oprogramowanie musi umożliwiać dystrybucję zadań w sieci, a także ich przetwarzanie przez odpowiedniego członka klubu.
- Możliwość wyszukiwania i oszczędność czasu: Poszukiwano prostszego sposobu digitalizacji dokumentów analogowych i w razie potrzeby ułatwienia ich odzyskania.
- Praktyczne i zrozumiałe: Oprogramowanie powinno wymagać jak najmniej szkoleń, a jednocześnie być przygotowane na przyszłość.
Rozwiązanie: Firma Synology skonfigurowała serwer NAS, sieciową pamięć masową, w centrum społeczności, na którym wszystkie dane dotyczące stowarzyszenia i jego członków są przechowywane za pomocą PaperOffice DMS.
Pan Alexander Staruk wcześnie zdał sobie sprawę, że nie ma sposobu na digitalizację jego społeczności:
"Właśnie przesunęliśmy prace do przodu i teraz mamy przewagę".
Rozwiązanie: PaperOffice DMS posiada kompleksową funkcję workflow, która umożliwia przydzielanie i przetwarzanie złożonych procesów oraz sprawną kontrolę informacji o dokumentach i zadaniach przez firmę.
Cyfrowa autoryzacja użytkownika i potwierdzenie hasła w zestawie.
Jednocześnie wszyscy zainteresowani członkowie są informowani o statusie przetwarzania. Przechowywanie wersji umożliwia śledzenie, które etapy przetwarzania zostały przeprowadzone kiedy i przez kogo.
Rozwiązanie: Jest to podstawowy segment PaperOffice DMS, digitalizacja dokumentów analogowych. Wystarczy skaner z interfejsem do komputera i PaperOffice DMS. Dokumenty nie są tylko skanowane. W razie potrzeby są one konwertowane na edytowalny tekst przez zintegrowane oprogramowanie OCR i automatycznie zapisywane poprawnie.
Indeks słów kluczowych skonfigurowany przez sztuczną inteligencję PIA zapewnia, że każdy dokument można znaleźć za pośrednictwem wewnętrznej wyszukiwarki, nawet jeśli użytkownik prawie nic nie wie o dokumencie.
Rozwiązanie: Korzystania z PaperOffice DMS można nauczyć się za pomocą bezpłatnych filmów szkoleniowych i samouczków.
Żadnych zewnętrznych i drogich "konsultantów" na miejscu i nikt nie musi nigdzie podróżować na szkolenie. Każdy może samodzielnie zdefiniować ramy czasowe nauki nawigacji po menu, a jeśli chodzi o przyszłość, PaperOffice DMS jest dobrze usytuowany dzięki swojej modułowej strukturze.
PaperOffice DMS spełniał wszystkie wymagane kryteria.
Po sześciomiesięcznej fazie testów Bractwo Menonitów Bielefeld e. V. nasz PaperOffice DMS i jest tak zadowolony, że poleca oprogramowanie innym kongregacjom w swoim kościele.
