Biuletyn PaperOffice Insider
Biuletyn PaperOffice Insider
Chcemy być przyjaciółmi

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Przyjaźń Zaufaj Słowo Honoru
Nigdy nie podamy Twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem.

Optymalizacja przepływów pracy dzięki PaperOffice DMS


Alexander Staruk, dyrektor finansowy w Bractwie Menonickim Bielefeld e. V.

Wskazówka Pro

Przemysł
Kościół

Region
Bielefeld, Niemcy

Działów
Finanse, Księgowość

Wyzwanie

Bractwo Menonitów Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) jest wolnym kościołem protestanckim, którego korzenie sięgają daleko w przeszłość. To Bielefeld Mennonite Brotherhood zostało założone w Zurychu podczas ruchu reformacyjnego w 16 wieku. Dzisiejsze Bractwo Menonitów Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), które obejmuje ponad 1000 członków społeczności.

PaperOffice DMS jest wykorzystywany przez gminę do wspierania członków wolontariuszy, szczególnie w archiwizacji dokumentów, przydzielaniu przepływów pracy i księgowości w biurze domowym.

Pozycja wyjściowa

W stowarzyszeniu, które obejmuje Bractwo Menonickie Bielefeld e. V., istnieją dość rozległe zadania administracyjne, które są wykonywane przez członków na zasadzie dobrowolności.

Wpływa to zarówno na zarządzanie kontem ponad 1000 członków, jak i na audyt rachunków dla różnych projektów budowlanych gminy lub przetwarzanie przychodzących darowizn.

Brethren Church in Brake Bielefeld
Digitizing documents saves time and money

Istniejący problem

Do czasu korzystania z PaperOffice DMS wybranym członkom powierzano różne zadania administracyjne, przy czym w dużej mierze pozostawiono samym członkom, w jaki sposób i w jakich ramach czasowych praca jest wykonywana.

Nie używano sieci cyfrowej i nadrzędnego oprogramowania. Zamiast tego faktury handlowców, które musiały zostać sprawdzone, zostały zabrane do domu w celu sprawdzenia ręcznie. Zdarzało się też, że nikt nie miał czasu, a potem rachunek początkowo pozostawiono na stole.

W trakcie cyfryzacji społeczności mają teraz do czynienia z niezliczonymi dokumentami, e-mailami i innymi problemami za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jednak ten zalew e-maili nie może być zarządzany ręcznie.

Konsekwencją były długie czasy przetwarzania i nieefektywność przetwarzania, pobierania i przekazywania niezbędnej dokumentacji. W związku z tym gmina udała się w poszukiwaniu cyfrowego zarządzania dokumentami.

W rezultacie powtarzały się opóźnienia w przekazywaniu zaległych kwot do zleconych firm. Przypomnienia były wydawane z dodatkowymi kosztami, a przyznane rabaty nie mogły zostać wykorzystane. Zrozumiałe jest, że reputacja społeczności ucierpiała w wyniku tego.

Alexander Staruk, dyrektor finansowy w Bractwie Menonickim Bielefeld e. V. szukał rozwiązania problemu, w którym rozważano również cyfryzację wszystkich zadań administracyjnych gminy, które wcześniej były w dużej mierze analogiczne.

Zawartość

Dlaczego Bractwo Menonitów wybrało PaperOffice DMS

Pan Staruk najpierw przeanalizował różne oferty oprogramowania w odniesieniu do zarządzania dokumentami i ostatecznie zdecydował się przetestować PaperOffice DMS przez sześć miesięcy.

PaperOffice DMS oferuje dokładnie takie wymagania , jakich szukał pan Staruk. Obejmuje to:

  • Dostępność: Centralny i łatwy dostęp do całej tej istotnej dokumentacji oraz możliwość współpracy wielu stron nad tym samym dokumentem.

    Wewnętrzna, centralna pamięć masowa, do której wszyscy członkowie z zadaniami administracyjnymi mogą również uzyskać dostęp z domu. Dane nie powinny być przechowywane w chmurze innej firmy ani na komputerze z jednym użytkownikiem.

  • Rozwiązanie: Firma Synology skonfigurowała serwer NAS, sieciową pamięć masową, w centrum społeczności, na którym wszystkie dane dotyczące stowarzyszenia i jego członków są przechowywane za pomocą PaperOffice DMS.

    Pan Alexander Staruk wcześnie zdał sobie sprawę, że nie ma sposobu na digitalizację jego społeczności:

    "Właśnie przesunęliśmy prace do przodu i teraz mamy przewagę".

  • Zwinność i automatyzacja zadań administracyjnych: Oprogramowanie musi umożliwiać dystrybucję zadań w sieci, a także ich przetwarzanie przez odpowiedniego członka klubu.
  • Rozwiązanie: PaperOffice DMS posiada kompleksową funkcję workflow, która umożliwia przydzielanie i przetwarzanie złożonych procesów oraz sprawną kontrolę informacji o dokumentach i zadaniach przez firmę.

    Cyfrowa autoryzacja użytkownika i potwierdzenie hasła w zestawie.

    Jednocześnie wszyscy zainteresowani członkowie są informowani o statusie przetwarzania. Przechowywanie wersji umożliwia śledzenie, które etapy przetwarzania zostały przeprowadzone kiedy i przez kogo.

  • Możliwość wyszukiwania i oszczędność czasu: Poszukiwano prostszego sposobu digitalizacji dokumentów analogowych i w razie potrzeby ułatwienia ich odzyskania.
  • Rozwiązanie: Jest to podstawowy segment PaperOffice DMS, digitalizacja dokumentów analogowych. Wystarczy skaner z interfejsem do komputera i PaperOffice DMS. Dokumenty nie są tylko skanowane. W razie potrzeby są one konwertowane na edytowalny tekst przez zintegrowane oprogramowanie OCR i automatycznie zapisywane poprawnie.

    Indeks słów kluczowych skonfigurowany przez sztuczną inteligencję PIA zapewnia, że każdy dokument można znaleźć za pośrednictwem wewnętrznej wyszukiwarki, nawet jeśli użytkownik prawie nic nie wie o dokumencie.

  • Praktyczne i zrozumiałe: Oprogramowanie powinno wymagać jak najmniej szkoleń, a jednocześnie być przygotowane na przyszłość.
  • Rozwiązanie: Korzystania z PaperOffice DMS można nauczyć się za pomocą bezpłatnych filmów szkoleniowych i samouczków.

    Żadnych zewnętrznych i drogich "konsultantów" na miejscu i nikt nie musi nigdzie podróżować na szkolenie. Każdy może samodzielnie zdefiniować ramy czasowe nauki nawigacji po menu, a jeśli chodzi o przyszłość, PaperOffice DMS jest dobrze usytuowany dzięki swojej modułowej strukturze.

PaperOffice DMS spełniał wszystkie wymagane kryteria.

Dlaczego Bractwo Menonitów wybrało PaperOffice DMS

Pan Staruk najpierw przeanalizował różne oferty oprogramowania w odniesieniu do zarządzania dokumentami i ostatecznie zdecydował się przetestować PaperOffice DMS przez sześć miesięcy.

PaperOffice DMS oferuje dokładnie takie wymagania , jakich szukał pan Staruk. Obejmuje to:

  • Dostępność: Centralny i łatwy dostęp do całej tej istotnej dokumentacji oraz możliwość współpracy wielu stron nad tym samym dokumentem.

    Wewnętrzna, centralna pamięć masowa, do której wszyscy członkowie z zadaniami administracyjnymi mogą również uzyskać dostęp z domu. Dane nie powinny być przechowywane w chmurze innej firmy ani na komputerze z jednym użytkownikiem.

  • Rozwiązanie: Firma Synology skonfigurowała serwer NAS, sieciową pamięć masową, w centrum społeczności, na którym wszystkie dane dotyczące stowarzyszenia i jego członków są przechowywane za pomocą PaperOffice DMS.

    Pan Alexander Staruk wcześnie zdał sobie sprawę, że nie ma sposobu na digitalizację jego społeczności:

    "Właśnie przesunęliśmy prace do przodu i teraz mamy przewagę".

  • Zwinność i automatyzacja zadań administracyjnych: Oprogramowanie musi umożliwiać dystrybucję zadań w sieci, a także ich przetwarzanie przez odpowiedniego członka klubu.
  • Rozwiązanie: PaperOffice DMS posiada kompleksową funkcję workflow, która umożliwia przydzielanie i przetwarzanie złożonych procesów oraz sprawną kontrolę informacji o dokumentach i zadaniach przez firmę.

    Cyfrowa autoryzacja użytkownika i potwierdzenie hasła w zestawie.

    Jednocześnie wszyscy zainteresowani członkowie są informowani o statusie przetwarzania. Przechowywanie wersji umożliwia śledzenie, które etapy przetwarzania zostały przeprowadzone kiedy i przez kogo.

  • Możliwość wyszukiwania i oszczędność czasu: Poszukiwano prostszego sposobu digitalizacji dokumentów analogowych i w razie potrzeby ułatwienia ich odzyskania.
  • Rozwiązanie: Jest to podstawowy segment PaperOffice DMS, digitalizacja dokumentów analogowych. Wystarczy skaner z interfejsem do komputera i PaperOffice DMS. Dokumenty nie są tylko skanowane. W razie potrzeby są one konwertowane na edytowalny tekst przez zintegrowane oprogramowanie OCR i automatycznie zapisywane poprawnie.

    Indeks słów kluczowych skonfigurowany przez sztuczną inteligencję PIA zapewnia, że każdy dokument można znaleźć za pośrednictwem wewnętrznej wyszukiwarki, nawet jeśli użytkownik prawie nic nie wie o dokumencie.

  • Praktyczne i zrozumiałe: Oprogramowanie powinno wymagać jak najmniej szkoleń, a jednocześnie być przygotowane na przyszłość.
  • Rozwiązanie: Korzystania z PaperOffice DMS można nauczyć się za pomocą bezpłatnych filmów szkoleniowych i samouczków.

    Żadnych zewnętrznych i drogich "konsultantów" na miejscu i nikt nie musi nigdzie podróżować na szkolenie. Każdy może samodzielnie zdefiniować ramy czasowe nauki nawigacji po menu, a jeśli chodzi o przyszłość, PaperOffice DMS jest dobrze usytuowany dzięki swojej modułowej strukturze.

PaperOffice DMS spełniał wszystkie wymagane kryteria.

Po sześciomiesięcznej fazie testów Bractwo Menonitów Bielefeld e. V. nasz PaperOffice DMS i jest tak zadowolony, że poleca oprogramowanie innym kongregacjom w swoim kościele.

FAQs

Na koniec odpowiadamy na kilka częściej zadawanych pytań na ten temat "Menonici
Kościół Braci Bielefeld":

Jakich wskazówek udzieliłbyś przyszłym użytkownikom PaperOffice?

Nigdy nie jest za wcześnie ani za późno na zajęcie się tematem cyfryzacji.

Najważniejszą rzeczą jest zorientowanie się w oprogramowaniu, ale także w samej firmie. Ważne było to, że nie czuliśmy się zmuszeni do zakupu oprogramowania ani zapisania się na żadne pakiety usług i wsparcia.

Jeszcze przed przejęciem PaperOffice DMS rozmawialiśmy ze wszystkimi działami firmy i nigdy nie czuliśmy się źle traktowani. Wręcz przeciwnie: PaperOffice ma miły, uprzejmy i kompetentny zespół.

Dla nas jako kościoła bardzo ważne było, aby oprogramowanie było łatwe do zrozumienia, ale wszechstronne.

Komu poleciłbyś PaperOffice?

Będziemy polecać PaperOffice naszym braciom w kościele. Ale także do wszystkich innych społeczności i firm, które chciałyby zdigitalizować i zautomatyzować.

Co szczególnie lubisz w PaperOffice?

Jesteśmy bardzo zadowoleni ze wszystkiego.

Konkluzja

PaperOffice to lekki, ale wydajny system zarządzania dokumentami.

Funkcje, które na pierwszy rzut oka wydają się bez znaczenia, takie jak automatyczne odczytywanie zawartości dokumentu, okazują się najważniejszymi funkcjami, których nie chcesz już przegapić w dłuższym okresie czasu.

"Cieszę się, że wybrałem PaperOffice, ponieważ w końcu dostałem optymalny system, którym możemy nie tylko administrować sami, ale także za ułamek tego, co pobierają inni producenci."

Tak mówią nasi klienci

Studium

Cyfrowa zmiana w branży krat - skuteczne zarządzanie dokumentami

"W branży krat temat cyfryzacji staje się coraz bardziej zauważalny. Dotyczy to na przykład naszych dowodów dostawy, list części lub naszych planów, rysunków i konfiguratorów. Po wprowadzeniu PaperOffice DMS można było zmniejszyć wysiłek ręczny. Jesteśmy teraz pionierami jako producent krat cyfrowych".

Stephan Reichel
Dyrektor Zarządzający K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG