Biuletyn PaperOffice Insider
Biuletyn PaperOffice Insider
Chcemy być przyjaciółmi

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Najwyższe możliwe oferty rabatowe

Ekskluzywne wiadomości poufne

Darmowe bonusowe ulepszenia

Przyjaźń Zaufaj Słowo Honoru
Nigdy nie podamy Twojego adresu e-mail nikomu innemu, a każdy e-mail zawiera link do rezygnacji z subskrypcji jednym kliknięciem.


Wskazówka Pro

Co to jest serwer NAS?

Tajwańska firma Synology sprzedaje różne sieciowe urządzenia pamięci masowej (urządzenia NAS) pod nazwą "Synology NAS". Urządzenia te pozwalają zarówno firmom, jak i użytkownikom prywatnym skutecznie chronić swoje dane oraz organizować i wykorzystywać je indywidualnie.

NAS to serwer plików z własnym systemem operacyjnym, który udostępnia swoją przestrzeń dyskową w sieci.

Serwer Synology NAS zapewnia idealne warunki dla wszystkich firm, a zwłaszcza małych i średnich firm, do szybkiego i łatwego przechowywania danych firmowych.

W poniższym artykule pokażemy, w jaki sposób można w pełni wykorzystać możliwości serwera Synology NAS dla swojej firmy oraz jak zarządzanie dokumentami może działać łatwo i bez platformy Docker.

Synology DMS NAS devices stand next to a laptop
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size

Dlaczego warto używać NAS zamiast chmury?

Niemal każdy, kto zajmował się tematem przechowywania dokumentów w firmie z pewnością zadał to pytanie.

Istnieją różni dostawcy przestrzeni dyskowej w chmurze w Internecie. Korzystanie z tego ma zalety, ale także wady. Największą wadą jest niewątpliwie przekazanie danych osobom trzecim. Nawet jeśli obiecuje się, że przechowywane dokumenty są całkowicie bezpieczne, żadna firma na świecie nie może zagwarantować tego w 100%.

Nie tylko ataki hakerskie mogą zagrozić bezpieczeństwu danych, w zależności od tego, gdzie znajduje się dostawca usług w chmurze, odpowiednie przepisy krajowe mogą umożliwić odpowiednim organom i firmom całkowicie legalny dostęp do treści. Niestety, Stany Zjednoczone są złym przykładem. Już w kwietniu 2017 r. znany magazyn komputerowy "c't" ostrzegał przed chmurami w USA, ponieważ eksperci ocenili ich ochronę danych jako bardzo niską. Ale wyciek danych jest również możliwy w dowolnym momencie w UE lub w Niemczech, czy to z powodu niechlujstwa ze strony operatora danej chmury, czy też z powodu tajnych uprawnień europejskich tajnych służb.

Wiele firm, zwłaszcza MŚP, postrzega to jako przeszkodę dla bezpieczeństwa danych i dlatego zaleca korzystanie z własnego serwera, takiego jak Synology NAS.

Tajwańska firma Synology jest światowym liderem w produkcji sieciowych pamięci masowych. Zamiast niezabezpieczonej chmury zewnętrznego dostawcy istnieje sieć wewnętrzna, której pojemność pamięci masowej można dostosować do wymagań.

Rozsądnym rozwiązaniem dla firm jest zatem stworzenie intranetu ze wspólnym serwerem dla wszystkich podłączonych terminali. NAS stanowi serce sprzętu, centralną pamięć masową danych.

Cloud Lösung gegen Synology NAS Lösung
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen

Zawartość

Co to jest cyfrowe zarządzanie dokumentami?

Z biegiem czasu wiele ważnych dokumentów gromadzi się w gospodarstwie domowym - a jeszcze bardziej w firmie. Sprawne zarządzanie tymi dokumentami jest niezbędne dla sukcesu ekonomicznego i prostego przeglądu polis ubezpieczeniowych, umów, dokumentów itp.

Dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej w folderach. Zajmują one jednak wtedy dużo miejsca, a przede wszystkim są trudne do przeszukania.

W tym miejscu cyfrowe zarządzanie dokumentami pokazuje swoje zalety: archiwizacja wymaga niewiele miejsca, dane mogą być również archiwizowane w innym miejscu i wielka zaleta: istnieje wyszukiwanie pełnotekstowe, które przeszukuje dokumenty i szybko znajduje wszystkie dokumenty, które chcesz znaleźć.

Po wyjaśnieniu jednej z najważniejszych zalet korzystania z serwera NAS, którą jest pełna kontrola i racjonalizacja kosztów, nadszedł czas, aby zrozumieć, w jaki sposób należy zarządzać dokumentami na serwerze Synology NAS i jak działa Synology DMS.

Cyfrowe zarządzanie dokumentami, znane również jako system zarządzania dokumentami, służy do przechowywania, zarządzania i kontrolowania przepływu dokumentów i informacji w organizacji. Ponadto najważniejszą funkcją DMS jest służenie jako połączenie między serwerem Synology NAS a danymi.

Bazy danych służą do komunikacji między komputerami podłączonymi do sieci a serwerem NAS.

PaperOffice DMS database is on your Synology NAS
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS

Centralnym celem systemu zarządzania danymi, takiego jak PaperOffice DMS, są logicznie ustrukturyzowane bazy danych, których struktura pozwala na najwyższe możliwe bezpieczeństwo, ale także błyskawiczny dostęp do dokumentów.

PaperOffice DMS wybiera bezpieczną drogę, ponieważ wszystkie dane są przechowywane w wysoce zaszyfrowanej formie w bazie danych, która znajduje się na serwerze Synology NAS. W ten sposób na serwerze NAS, tzw. Synology DMS, tworzone jest zarządzanie dokumentami.

Oznacza to, że zawsze masz dostęp i kontrolę nad swoimi danymi.

W ten sposób wszystkie dokumenty firmy są zawsze dostępne, a nie tylko wtedy, gdy dany współpracownik ma uruchomiony komputer i umożliwia dostęp do danych. Oczywiście na serwerze NAS możliwe są również poziomy hierarchiczne, czyli konfigurowanie różnych, chronionych hasłem poziomów dostępu.

Jak skomplikowana jest instalacja i konfiguracja bazy danych?

Instalacja i konfiguracja bazy danych na serwerze Synology NAS nie jest wcale skomplikowana i nie wymaga specjalisty IT.

Szczególnie dlatego, że działanie kontenerów Docker jest znane jako niestabilne i zawodne rozwiązanie integracyjne, PaperOffice postanowił dostarczyć sprawdzone i niezawodne rozwiązanie do przechowywania danych poprzez bezpośrednie, natywne wykorzystanie MariaDB.

W przeciwieństwie do instalacji Docker, konfiguracja za pomocą PaperOffice YouTube Videos odbywa się w ciągu kilku minut, nawet dla laika.

Jakie są zalety nieużywania kontenerów platformy Docker?

Lepsza decyzja PaperOffice o obejściu się bez Dockera ma ogromne zalety, że można korzystać z dowolnego serwera Synology NAS, a nie drogiej serii Plus.

Co ma pozytywny wpływ na Twój portfel i jest łatwe dla budżetu.

W jaki sposób dane trafiają na serwer Synology NAS?

Skanowanie dokumentów

Proces jest prosty: jeśli dane nie są jeszcze dostępne w formie cyfrowej, dokumenty papierowe muszą najpierw zostać zeskanowane lub sfotografowane.

Male hand scans a paper document along with Synology DMS
Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Za pomocą skanera lub innego urządzenia do digitalizacji dokument jest nie tylko konwertowany na obraz, ale jego zawartość można również "odczytać" elektronicznie. Funkcja skanera zintegrowana z PaperOffice DMS łączy się ze skanerem i w ten sposób przenosi nośnik cyfrowy do oprogramowania do zarządzania dokumentami.

O tym, jak najlepiej zintegrować skaner, zdigitalizować dokumenty, opisaliśmy już w innym artykule.

Cyfrowe przechowywanie dokumentów

Dane w formie cyfrowej, takie jak wiadomości e-mail lub pliki cyfrowe, można łatwo przeciągać i upuszczać do interfejsu PaperOffice. Jeśli chcesz zarchiwizować kilka dokumentów bez ręcznego wysiłku, monitorowanie folderów zintegrowane z PaperOffice jest do tego odpowiednie. Umożliwia to płynną archiwizację w tle.

Istniejące dane

System zarządzania dokumentami PaperOffice ułatwia również użytkownikom przenoszenie danych cyfrowych, które wcześniej znajdowały się na dyskach twardych laptopów lub komputerów stacjonarnych, na współdzielone urządzenie do przechowywania danych, Synology NAS.

Wszystkie istniejące dane można zaimportować do systemu zarządzania dokumentami za pomocą jednego kliknięcia.

Istnieje również wiele innych sposobów na wprowadzenie danych do systemu zarządzania dokumentami, które są już zintegrowane z PaperOffice DMS w wersji standardowej.

Wartość dodana i korzyści

Oto niektóre z najważniejszych zalet zarządzania dokumentami na serwerze Synology NAS:

  • Minimalna inwestycja z maksymalnymi korzyściami dla poszczególnych stacji roboczych i zespołów
  • Oszczędź sobie ogromnych kosztów nabycia drogich serwerów lub usług w chmurze - zintegruj Serwer Synology NAS ze swoją siecią i podłącz PaperOffice do NAS: Gotowe!

  • Zachowaj kontrolę nad swoimi danymi
  • Ze względu na architekturę PaperOffice połączenie z serwerem Synology NAS jest idealnym rozwiązaniem do pełnego zarządzania dokumentami w cyfrowym biurze.

    Synology to wygodne rozwiązanie przeznaczone do pracy 24/7. Synology obsługuje PaperOffice, dostarczając wszystkie dokumenty i powiązane informacje wszystkim użytkownikom sieci i technologii OwnCloud w podróży.

    Dzięki łatwej instalacji bazy danych i brakowi kontenerów Docker firma Synology oferuje szeroką gamę modeli NAS, które bezproblemowo współpracują z PaperOffice. Tak więc nie tylko duże firmy mogą skorzystać na cyfryzacji.

  • Wszystkie zalety chmury, ale bez dalszych kosztów i niepewności
  • Synology oferuje nie tylko modele NAS wyposażone w wydajne procesory, ale także możliwość tworzenia wielu grup RAID oraz buforowania i warstwowania. Wdrażaj technologie, które umożliwiają tworzenie hybrydowego rozwiązania pamięci masowej, które zapewnia ogromną pojemność pamięci masowej, przełomową wydajność i wydatki uwzględniające budżet.

    Inwestujesz tylko raz w zakup serwera NAS i systemu zarządzania dokumentami, masz pełną kontrolę nad swoimi danymi i nie ponosisz żadnych kosztów następczych.

  • Łatwe tworzenie kopii zapasowych danych Funkcja tworzenia kopii zapasowych danych
  • Dzięki pakietowi Synology Hyper Backup możesz automatycznie tworzyć kopie zapasowe bazy danych. Dzięki warsztatom PaperOffice na YouTube ustawienie odbywa się w ciągu kilku minut.

  • Oszczędzaj czas na wyszukiwaniu dokumentacji i kosztach zarządzania nią i jej przechowywania
  • Zwiększ produktywność dzięki narzędziom do współpracy
  • Zwinność i automatyzacja zadań administracyjnych dzięki tworzeniu przepływów pracy, które umożliwiają integrację dokumentów i procesów biznesowych w kontrolowanym środowisku oraz jasno zdefiniowane i monitorowane działania

  • Nie zapominaj o pozytywnym "efekcie ubocznym" wyższej wewnętrznej i zewnętrznej satysfakcji klienta

Rozpoczęcie pracy jest łatwiejsze niż myślisz.

Czy nadal martwisz się, że ci się nie uda? Przeczytaj studia przypadków naszych klientów dotyczące integracji Synology i PaperOffice DMS w różnych branżach i przekonaj się o prostocie.

FAQs

Na koniec odpowiadamy na kilka częściej zadawanych pytań na ten temat "":

Dla kogo nadaje się biuro bez papieru?

Szybka i łatwa odpowiedź na to pytanie brzmi: dla każdej firmy. Wszystkie sektory i rozmiary przedsiębiorstw korzystają z biura bez papieru, od MŚP i start-upów po duże firmy. Jednak konwersja jest szczególnie cenna dla małych i średnich firm: Zmniejszenie nakładu pracy i kosztów przetwarzania uwalnia budżet wymagany do dalszego stymulowania wzrostu.

Czy mogę korzystać z dostawcy DMS opartego na chmurze w moim biurze bez papieru?

Nie. Kolejnym czynnikiem, który jest na ustach wszystkich od czasu wejścia w życie RODO najpóźniej w 2018 r., Jest ochrona danych. Zalecamy korzystanie z serwera Synology NAS.

Konkluzja

  • Korzyści uzasadniają wysiłek i koszty

    Praca cyfrowa i wprowadzanie starych dokumentów w nową erę będzie najlepszą kluczową inwestycją, aby zaoszczędzić niesamowitą ilość czasu, pieniędzy i nerwów w przyszłości.

  • Potrzebujesz kogoś, kto wie

    Nie potrzebujesz własnego specjalisty IT, aby skorzystać ze wszystkich zalet cyfryzacji.
    To, czego potrzebujesz, to odpowiedni partner u Twojego boku, który dzięki swojemu doświadczeniu może wdrożyć dokładnie to, czego potrzebujesz. Unikaj paniki i wybieraj pozycje testowe zamiast fantazyjnych prezentacji PowerPoint bez prawdziwego przetestowania.

  • Sprzęt jest zwykle już dostępny

    Doświadczenie pokazało, że niemal każda operacja, firma i firma posiada dużą kopiarkę, która nie wykorzystuje swojego potencjału. Urządzenia te uwielbiają masowe skany, są tolerancyjne na spinacze i mogą być podstawą do cyfrowego startu bez inwestycji w skaner.

  • Tańsze niż oczekiwano dzięki odpowiedniemu DMS

    Unikaj pułapek kosztowych dzięki systemom DMS / ECM, w których jesteś bezlitośnie na łasce producentów. Nie idź na żadne kompromisy, jeśli chodzi o własne opcje administracyjne, takie jak nauczanie dokumentów i samodzielne wprowadzanie ustawień. Jeśli potrzebujesz pomocy, producent chętnie Ci pomoże, ale pozostanie niezależny.

  • Automatyzacja cyfrowa to przyszłość

    Procedury będą całkowicie identyczne w przyszłości, ale w pełni zautomatyzowane.
    Przychodzi faktura? Przepływ pracy jest wyzwalany i wszystko idzie w swoją zdefiniowaną stronę.
    Przeszukaj wszystkie 1000 folderów? Nie ma problemu, ponieważ masz własne Google!

Tak mówią nasi klienci

Studium

Minimalizacja kosztów dzięki transformacji cyfrowej

15 powodów, dla których warto korzystać z zarządzania dokumentami za pomocą skanera

Digitalizacja lub cyfrowa transformacja dokumentów papierowych jest warunkiem wstępnym wydajności i sukcesu Twojej firmy. Potrzeba cyfryzacji jest obecnie ważnym aspektem dla wszystkich.