ASUSTOR documentbeheer DMS voor NAS

Systemen voor documentbeheer, documentmanagement, ook wel DMS genoemd, ondersteunen uw organisatie bij de elektronische en gestructureerde organisatie van zakelijke documenten. Een DMS is dus een belangrijke stap naar een papierloos kantoor.

In combinatie met uw ASUSTOR NAS vormen ze het ideale duo om analoge opslag te digitaliseren en de efficiëntie van zoek- en archiveringsprocessen te verhogen.

Het documentbeheer PaperOffice is het enige wereldwijd officieel door ASUSTOR goedgekeurde DMS-systeem voor uw ASUSTOR-apparaten.

Wat is een NAS?

Onder de naam „ASUSTOR NAS“ verkoopt het Taiwanese bedrijf ASUSTOR verschillende Network-Attached-Storage-apparaten (NAS-apparaten). Deze apparaten stellen zowel bedrijven als particulieren in staat om hun gegevens efficiënt te beschermen en individueel te organiseren en te gebruiken.

Een NAS is een bestandserver met een eigen besturingssysteem, die zijn opslagruimte via het netwerk beschikbaar stelt.

ASUSTOR NAS biedt de ideale oplossing voor alle bedrijven, maar vooral voor mkb-bedrijven, voor het snel en eenvoudig opslaan van bedrijfsgegevens.

In het volgende artikel laten we u zien hoe u het maximale uit uw ASUSTOR NAS voor uw bedrijf kunt halen en hoe het documentbeheer eenvoudig en zonder Docker kan werken.

Waarom een NAS gebruiken in plaats van de cloud?

Er zijn verschillende redenen waarom u een NAS (Network Attached Storage) oplossing zou moeten gebruiken in plaats van een cloud-gebaseerde oplossing, hier geven we een paar voorbeelden:

• 1. Controle en veiligheid: Een NAS bevindt zich onder de fysieke controle van het bedrijf, wat betekent dat u als bedrijf volledige controle heeft over uw eigen gegevens en ervoor kunt zorgen dat deze gegevens veilig en beschermd zijn.
  In een cloudomgeving worden uw gegevens echter naar een externe aanbieder overgebracht en vallen deze niet onder dezelfde veiligheidsstandaarden als het bedrijf zelf.


• 2. Gegevensbescherming: Bedrijven moeten bij het opslaan van persoonlijke gegevens voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie. Daarom moeten bedrijven bij het kiezen van opslagtechnologieën en -diensten ervoor zorgen dat ze voldoen aan de gegevensbeschermingsvoorschriften.
  Een NAS (Network Attached Storage) is de geschiktere keuze dan een cloud-oplossing als het gaat om naleving van de AVG-regelgeving.
  Aangezien het eigendom blijft van het bedrijf, kunnen de gegevens direct door het bedrijf worden beheerd en beschermd. Een NAS biedt ook een hoge mate van flexibiliteit, omdat de gegevens niet in een extern datacenter hoeven te worden opgeslagen. Daarnaast kunnen bedrijven de gegevens op de NAS versleutelen om ze te beschermen tegen onbevoegde toegang.
• 3. Internetverbinding: Een NAS kan worden gebruikt, ongeacht een internetverbinding, wat het ideaal maakt voor bedrijven die werken in landelijke gebieden of gebieden met instabiele internetverbindingen.


• 4. Kosten: Kosten zijn een belangrijk voordeel dat een NAS biedt ten opzichte van cloudopslag. Een NAS is bij aanschaf goedkoper dan een clouddienst, omdat je er maar één keer voor hoeft te betalen en het helemaal van jou is.
  Daarnaast zijn de maandelijkse kosten voor een NAS aanzienlijk lager dan voor een clouddienst. Bij een NAS hoeven er namelijk geen maandelijkse abonnementskosten betaald te worden. Ook zijn er bij een NAS geen extra bandbreedtekosten, wat bij een clouddienst wel het geval kan zijn.


• 5. Flexibiliteit: Een NAS biedt bedrijven meer flexibiliteit bij de keuze van hardware en opslagcapaciteit. Het stelt ook de uitbreiding van de opslagruimte mogelijk om te voldoen aan de groeiende vereisten van het bedrijf.

Een ASUSTOR NAS in combinatie met PaperOffice DMS biedt uw bedrijf een eenvoudige en betrouwbare oplossing voor het beheren van uw documenten.

PaperOffice DMS is een gebruiksvriendelijke software waarmee bedrijven hun documenten kunnen organiseren, opslaan, categoriseren en beheren, zodat ze altijd en overal gemakkelijk toegankelijk zijn.

Door de combinatie van NAS en het effectieve beheer van PaperOffice DMS kunt u de productiviteit van uw bedrijf verhogen door ervoor te zorgen dat documenten snel en betrouwbaar kunnen worden gevonden. Het biedt ook extra bescherming voor de gegevens, aangezien deze op de NAS worden opgeslagen en niet op lokale computers of een externe cloud.

Hoe moeilijk is de database-installatie en configuratie?

De installatie en configuratie van de database op uw ASUSTOR NAS zijn helemaal niet moeilijk en vereisen geen IT-specialist.

De configuratie met behulp van PaperOffice YouTube-video’s kan zelfs door een leek binnen enkele minuten worden uitgevoerd.

Hoe komen uw gegevens op de ASUSTOR NAS?

Er zijn meerdere manieren om gegevens over te dragen naar het PaperOffice documentmanagementsysteem (DMS) dat op een ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) wordt uitgevoerd. Hier zijn enkele voorbeelden:

Documenten scannen

Het proces is eenvoudig: Als de gegevens nog niet digitaal beschikbaar zijn, moeten documenten die in papieren vorm aanwezig zijn eerst worden ingescand of gefotografeerd.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Met uw scanner of een ander digitaliseringsapparaat wordt het document niet alleen omgezet in een afbeelding, maar kunnen de inhoud ervan ook elektronisch "uitgelezen" worden. De hiervoor in PaperOffice DMS geïntegreerde scannerfunctie verbindt zich met uw scanner en zet het digitale medium zodoende over in de documentbeheer software.

Over hoe u uw scanner het beste kunt integreren om de documenten te digitaliseren, hebben we eerder in een ander artikel beschreven.

Digitale documentenopslag

Digitale gegevens, zoals e-mails of digitale bestanden, kunnen eenvoudig per drag&drop in de PaperOffice interface worden getrokken. Als u meerdere documenten zonder handmatige inspanning wilt archiveren, is de in PaperOffice geïntegreerde mappenbewaking daarvoor geschikt. Dit stelt een naadloze archivering op de achtergrond mogelijk.

Bestaande gegevens

Het documentmanagementsysteem van PaperOffice maakt het daarnaast gemakkelijk voor gebruikers om de al digitaal aanwezige gegevens, die tot nu toe op harde schijven van laptops of desktop-pc's stonden, naar een gemeenschappelijk gedeelde databron, de ASUSTOR NAS, te verplaatsen.

Zo kunnen alle bestaande gegevens met slechts één muisklik in het documentmanagementsysteem worden geïmporteerd.

Meerwaarde en voordelen van ASUSTOR NAS in combinatie met PaperOffice DMS

Het gebruik van een ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) in combinatie met het documentbeheersysteem (DMS) PaperOffice biedt een reeks voordelen, sommige daarvan zijn:

• 1. Gecentraliseerd gegevensbeheer: Het DMS maakt het mogelijk om alle documenten en bestanden op één centrale locatie op te slaan en te organiseren, wat samenwerking en toegang tot de gegevens vergemakkelijkt, aangezien elke medewerker toegang kan hebben tot de benodigde bestanden zonder ze op een USB-stick te hoeven kopiëren.
  Dit bespaart tijd en voorkomt fouten die kunnen ontstaan door handmatige overdracht.


• 2. Verhoogde veiligheid: De NAS biedt extra beveiligingsfuncties zoals encryptie en redundantie om de gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang. Evenals een hoge gegevensbeveiliging door verschillende back-upopties.
  Er kunnen automatische back-ups worden gemaakt om belangrijke bestanden te kunnen herstellen in geval van een storing of per ongeluk verwijdering. Er is ook de mogelijkheid om gegevens te versleutelen om ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens beschermd zijn tegen onbevoegde toegang.


• 3. Verhoogde toegangssnelheid: De NAS maakt het mogelijk om sneller toegang te krijgen tot en gegevens te bewerken, wat de productiviteit verhoogt.


• 4. Eenvoudig onderhoud en updates: Het DMS en de NAS zijn onafhankelijk van elkaar en kunnen onafhankelijk van elkaar worden onderhouden en bijgewerkt, wat het onderhoud vergemakkelijkt.


• 5. Verhoogde flexibiliteit: De combinatie van ASUSTOR NAS en PaperOffice DMS biedt een verscheidenheid aan configuratie- en aanpassingsmogelijkheden om aan de eisen van het bedrijf te voldoen.


• 6. Gemakkelijke uitbreiding van opslagruimte: Aangezien bedrijven vaak groeien en meer opslagruimte nodig hebben, kan een ASUSTOR NAS eenvoudig worden uitgebreid om aan de groeiende eisen te voldoen. Dit is in vergelijking met andere opslagoplossingen, zoals bijvoorbeeld externe harde schijven of cloudoplossingen, kostenefficiënter en eenvoudiger te implementeren.


• 7. Ondersteuning van mobiele toegang en werken op afstand: Door het gebruik van ASUSTOR NAS en PaperOffice DMS kan men overal toegang hebben tot en werken met de gegevens, wat de mogelijkheden van werken op afstand en mobiele samenwerking vergroot.


• 8. Verhoogde efficiëntie: Het gebruik van PaperOffice DMS en ASUSTOR NAS maakt het mogelijk om gegevens sneller te vinden, te organiseren en processen te automatiseren, wat de efficiëntie verhoogt.


• 9. Uitgebreid gebruikersbeheer: Onder andere de mogelijkheid om meerdere gebruikersaccounts aan te maken en te beheren.
  Dit zorgt ervoor dat bedrijven verschillende toegangsrechten kunnen instellen voor verschillende medewerkers of afdelingen. Bijvoorbeeld, een medewerker in de financiële administratie kan toegang hebben tot financiële documenten, terwijl een medewerker in marketing alleen toegang heeft tot marketingdocumenten.

Een DMS stelt bedrijven in staat hun documenten en bestanden centraal op te slaan en te beheren. Het vergemakkelijkt het zoeken en de samenwerking, aangezien medewerkers overal toegang kunnen hebben tot de benodigde bestanden. Het biedt ook de mogelijkheid om documentworkflows te automatiseren, om tijd en middelen te besparen.

Een documentbeheersysteem (DMS) in combinatie met een ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) biedt bedrijven een krachtige en betrouwbare oplossing voor documentbeheer en -opslag in bedrijven, evenals toegang tot hun documenten en bestanden.