Systemen voor documentbeheer, documentmanagement, ook wel DMS genoemd, ondersteunen uw organisatie bij de elektronische en gestructureerde organisatie van zakelijke documenten. Een DMS is dus een belangrijke stap naar een papierloos kantoor.
In combinatie met uw ASUSTOR NAS vormen ze het ideale duo om analoge opslag te digitaliseren en de efficiëntie van zoek- en archiveringsprocessen te verhogen.
Het documentbeheer PaperOffice is het enige wereldwijd officieel door ASUSTOR goedgekeurde DMS-systeem voor uw ASUSTOR-apparaten.
Wat is een NAS?
Onder de naam „ASUSTOR NAS“ verkoopt het Taiwanese bedrijf ASUSTOR verschillende Network-Attached-Storage-apparaten (NAS-apparaten). Deze apparaten stellen zowel bedrijven als particulieren in staat om hun gegevens efficiënt te beschermen en individueel te organiseren en te gebruiken.
Een NAS is een bestandserver met een eigen besturingssysteem, die zijn opslagruimte via het netwerk beschikbaar stelt.
In het volgende artikel laten we u zien hoe u het maximale uit uw ASUSTOR NAS voor uw bedrijf kunt halen en hoe het documentbeheer eenvoudig en zonder Docker kan werken.
Waarom een NAS gebruiken in plaats van de cloud?
Er zijn verschillende redenen waarom u een NAS (Network Attached Storage) oplossing zou moeten gebruiken in plaats van een cloud-gebaseerde oplossing, hier geven we een paar voorbeelden:
- 1. Controle en veiligheid: Een NAS bevindt zich onder de fysieke controle van het bedrijf, wat betekent dat u als bedrijf volledige controle heeft over uw eigen gegevens en ervoor kunt zorgen dat deze gegevens veilig en beschermd zijn.
In een cloudomgeving worden uw gegevens echter naar een externe aanbieder overgebracht en vallen deze niet onder dezelfde veiligheidsstandaarden als het bedrijf zelf.
- 2. Gegevensbescherming: Bedrijven moeten bij het opslaan van persoonlijke gegevens voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie. Daarom moeten bedrijven bij het kiezen van opslagtechnologieën en -diensten ervoor zorgen dat ze voldoen aan de gegevensbeschermingsvoorschriften.
Een NAS (Network Attached Storage) is de geschiktere keuze dan een cloud-oplossing als het gaat om naleving van de AVG-regelgeving.
Aangezien het eigendom blijft van het bedrijf, kunnen de gegevens direct door het bedrijf worden beheerd en beschermd. Een NAS biedt ook een hoge mate van flexibiliteit, omdat de gegevens niet in een extern datacenter hoeven te worden opgeslagen. Daarnaast kunnen bedrijven de gegevens op de NAS versleutelen om ze te beschermen tegen onbevoegde toegang. - 3. Internetverbinding: Een NAS kan worden gebruikt, ongeacht een internetverbinding, wat het ideaal maakt voor bedrijven die werken in landelijke gebieden of gebieden met instabiele internetverbindingen.
- 4. Kosten: Kosten zijn een belangrijk voordeel dat een NAS biedt ten opzichte van cloudopslag. Een NAS is bij aanschaf goedkoper dan een clouddienst, omdat je er maar één keer voor hoeft te betalen en het helemaal van jou is.
Daarnaast zijn de maandelijkse kosten voor een NAS aanzienlijk lager dan voor een clouddienst. Bij een NAS hoeven er namelijk geen maandelijkse abonnementskosten betaald te worden. Ook zijn er bij een NAS geen extra bandbreedtekosten, wat bij een clouddienst wel het geval kan zijn.
- 5. Flexibiliteit: Een NAS biedt bedrijven meer flexibiliteit bij de keuze van hardware en opslagcapaciteit. Het stelt ook de uitbreiding van de opslagruimte mogelijk om te voldoen aan de groeiende vereisten van het bedrijf.
Een ASUSTOR NAS in combinatie met PaperOffice DMS biedt uw bedrijf een eenvoudige en betrouwbare oplossing voor het beheren van uw documenten.
PaperOffice DMS is een gebruiksvriendelijke software waarmee bedrijven hun documenten kunnen organiseren, opslaan, categoriseren en beheren, zodat ze altijd en overal gemakkelijk toegankelijk zijn.
Hoe moeilijk is de database-installatie en configuratie?
De installatie en configuratie van de database op uw ASUSTOR NAS zijn helemaal niet moeilijk en vereisen geen IT-specialist.
De configuratie met behulp van PaperOffice YouTube-video’s kan zelfs door een leek binnen enkele minuten worden uitgevoerd.
Tip
Over het onderwerp "ASUSTOR NAS ADM 5 PaperOffice DMS Database Installatie & Configuratie & MariaDB 10 Configuratie" is er een video op YouTube die deze procedure eenvoudig en begrijpelijk uitlegt:
