Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi
Ekskluzīvas iekšējās ziņas
Bezmaksas bonusa atjauninājumi
Vislielākā iespējamā atlaidi piedāvājumi
Ekskluzīvas iekšējās ziņas
Bezmaksas bonusa atjauninājumi
Draudzība Uzticība Godaprāts
Mēs nekad neparedzam nodot jūsu e-pasta adresi citiem un katrā e-pastā ir viena klikšķa at abonēšanas saites.
Papīra dokumentu digitalizācija vai digitālā transformācija ir jūsu uzņēmuma efektivitātes un panākumu priekšnoteikums. Digitalizācijas nepieciešamība tagad ir svarīgs aspekts ikvienam.
Profesionāla padoma
Pašreizējā rakstā mēs izskaidrojam svarīgākās digitalizācijas priekšrocības, uzskaitām funkcijas un aprakstām veiksmīgas ieviešanas ietekmi.Tā kā visa pasaule kļūst "digitālāka", arvien vairāk uzņēmumu, jo īpaši MVU, ir vajadzīgs "grūdiens", lai sāktu darbu. Jo daudzi jau ir šausmās tikai par domu veltīt sevi tēmai vai nodarboties ar to.
Pašreizējā rakstā mēs jums parādīsim, ka pāreja no papīra dokumentiem uz digitāliem dokumentiem ir daudz vieglāka, nekā šķiet jūsu murgos. Sekojiet mūsu padomam, ka tas atmaksāsies jūsu biznesam.
Zināmā mērā analogais arhīvs joprojām ir nepieciešamība pat šodien. Tomēr 99% laika ar to nav jāstrādā.
Gluži pretēji, drukāts papīrs ir anahronisms, kas tiek uzturēts vai nu ieraduma dēļ, vai tīri tehniski, jo daži dokumenti ir jāsaglabā tādā formā, kādā tie ir sagatavoti, piemēram, akti vai līgumi. Bet tos var arī skenēt, lai strādātu ar attiecīgo saturu datorā.
Faktiskais ceļojums uz arhīvu, meklēšana plauktos vai kartotēkās, dokumenta izņemšana, darbs ar to un tā atvešana atpakaļ un sakārtošana arhīvā. Tikai šī procesa aprakstīšana un lasīšana aizņem daudz laika. No otras puses, digitālā arhīva izsaukšana prasa dažus klikšķus un neko vairāk.
Pirms mēs nonākam pie ieguvumiem, atbildēsim uz šādu jautājumu:
Elastīgs darbs, neatkarīgi no tā, kur atrodaties
Visu darbplūsmu optimizācija
Digitālā saņemšana un nosūtīšana
Izmaksu samazināšana visās jomās
Vienkāršota termiņu ievērošana
Ātrāka iekšējā un ārējā komunikācija
Integrācija biroja programmatūrā
Satura meklēšana, izmantojot atslēgvārdus
Darba laika taupīšana
Ilgtermiņa arhivēšana PDF/A formātā
Lai gan lielie uzņēmumi jau sen ir iecēluši digitalizācijas amatpersonas, kas nodarbojas ar analogo dokumentu pilna laika konvertēšanas tēmu, maziem un vidējiem uzņēmumiem parasti trūkst cilvēkresursu, jo īpaši tāpēc, ka ir nepieciešama atbilstoša profesionālā kvalifikācija.
Tomēr tā ir izplatīta kļūda un noved pie sliktiem ieguldījumiem, jo daudzi ražotāji izmanto šo nezināšanu.
Jums nav nepieciešams IT speciālists vai apmācīts bibliotekārs!
Viss, kas jums patiešām nepieciešams, ir
Dažreiz aparatūra bieži jau ir tur, tai ir lielāks potenciāls nekā iepriekš, un to var izmantot nekavējoties.
Padoms
Starp citu, ir īpašs raksts par "digitālo rēķinu apstrādes" tēmu, kurā ziņots par digitalizācijas vai digitālo rēķinu apstrādes priekšrocībām:
Vienkārši sakot, tas ir process, kurā fiziska dokumenta papīra nozīmē tiek aizstāts ar digitālo formātu.
Lielākajai daļai cilvēku vajadzētu būt pazīstamiem ar šo procesu, vismaz rudimentārā veidā. Dokuments tiek skenēts vai fotografēts, kuram parasti tiek izmantoti skeneri. Tomēr tas ir atkarīgs no attiecīgās saskarnes. Dokumentu var arī digitalizēt, izmantojot mobilā tālruņa kameru.
Daudziem uzņēmumiem pāreja no papīra un mapēm uz elektroniskiem formātiem ir viens no svarīgākajiem un arī nozīmīgākajiem pasākumiem digitalizācijas procesā.
Izmantojot PaperOffice, viss, kas jums jādara, ir skenēt dokumentu ar skeneri (PaperOffice darbojas ar visiem), un PaperOffice izveido digitālo versiju.
Padoms
Par tēmu "Papīra dokumentu automatizēta arhivēšana" vietnē YouTube ir video, kas saprotamā veidā izskaidro šo procesu:
Skenēšanas dokumenti tiek pievienoti, izmantojot integrēto skenera moduli ScanConnect, kas, cita starpā, ļauj iegūt dokumentus no visiem skeneriem, daudzfunkcionālām ierīcēm, mobilajām lietotnēm un arī lieliem kopētājiem, piemēram, uzņēmuma Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox un citiem.
Tiek ņemta vērā esošo dokumentu automātiskā versiju izveide, un skenēšanas metode, pateicoties atdalītāja lapām, tiek atbalstīta dokumentu steku masveida skenēšanai un pēc tam sadalīšanai atsevišķos dokumentos.
Ja skenējat daudz dokumentu, PaperOffice ir īpaši noderīgs, jo tas atpazīst atdalītāju lapas un atdala dokumentus arhivēšanai. Lieliska funkcija, kas ir īpaši noderīga, ja jūsu uzņēmums regulāri strādā ar sarežģīta formāta dokumentiem, ir tā, ka PaperOffice izmanto AI, lai atpazītu jūsu dokumentu saturu, piemēram: kopsummas, dokumentu veidus, datumus, kontaktinformāciju utt.
Tagad dokumenta tekstam jābūt ne tikai lasāmam, bet arī pieejamam tā, lai jūs varētu viegli meklēt teksta fragmentu.
Tiklīdz dokumenti tiek ievietoti PaperOffice, PIA rūpējas par visu, kas citādi jūs tur.
Neatkarīgi no tā un neatkarīgi no tā, no kura skenera avota!
Tas nozīmē, ka PIA nodrošina jums savu jaudīgo meklētājprogrammu visai jūsu informācijai, kas var meklēt un atrast uz tekstu balstītu, piemēram, klasiskās meklētājprogrammas, piemēram, Google, bet var arī darīt visu lietu vizuāli, t.i. salīdzināt un atpazīt dokumentu vizuāli var.
PaperOffice automātiski atpazīs visus dokumentus, kurus pia ir mācījusi no šī brīža, kas savukārt var izraisīt automātiskus noteikumus un masku iesniegšanu.
Lai automātiski saglabātu jūsu dokumentus un kvītis, dokuments vispirms tiek mācīts PaperOffice. PaperOffice kartotēkas rūpējas par indeksēšanas un iesniegšanas vietu.
Tiklīdz ir atpazīta mācītā dokumenta veidne, automātiski tiek aktivizēta krātuves maska, kas ir atbildīga par automātisko atslēgvārdu veidošanu un uzglabāšanas vietu.
Uzglabāšanas maskas var ne tikai automātiski aktivizēt ar mācītām dokumentu veidnēm - tās var arī manuāli atlasīt PIA dialoglodziņā.
PIA kļūst pilnīgi autonoma, bez jebkādas lietotāju mijiedarbības un neierobežotam dokumentu skaitam saskaņā ar definētajām uzglabāšanas maskām:
Viens no svarīgākajiem aspektiem, uzglabājot dokumentus, izmantojot dokumentu pārvaldības sistēmu, ir atbilstība tiesību aktiem vai GoBD prasībām.
Saīsinājums GoBD apzīmē "Principus grāmatu, ierakstu un dokumentu pareizai pārvaldībai un glabāšanai elektroniskā formā un piekļuvei datiem".
Jo īpaši, pateicoties audita drošai, ļoti šifrētai dokumentu glabāšanai tieši centrālajā SQL datu bāzē PaperOffice atbilst visām prasībām attiecībā uz dokumentu standartiem un juridiskajām vadlīnijām vai pasaulē augstāko Vācijas standartu GOBD.
Termins "versiju veidošana" nav svešvārds dokumentu pārvaldības sistēmā (DMS). Nepieciešamība izmantot dokumentu pārvaldības sistēmu, kurai ir ar GoBD saderīga versiju kontrole un audita droša versiju izveide, ir skaidrāka nekā jebkad agrāk.
Terminu versiju izveide var izskaidrot ļoti viegli: kopumā runa ir par funkcionalitāti, ko izmanto, lai reģistrētu izmaiņas dokumentos vai failos. Dokumenta izmaiņas var noteikt un saglabāt kā ēnkopiju kā jaunu dokumenta versiju.
Katra dokumenta maiņa ievieto "jaunāku" dokumenta versiju atbilstošā arhīvā. Mežizstrāde padara izmaiņas pārredzamas un vienmēr izsekojamas. Šajā brīdī nākamais skatītājs zina, kad un ar kuru redaktoru tika veiktas izmaiņas dokumentā. Tas sniedz pārskatu par visu dokumenta dzīves ciklu. Versiju izveidi var veikt automātiski vai manuāli.
Lai nodrošinātu pārskatīšanas drošību, visai informācijai par izmaiņām dokumentos un datnēs jābūt skaidri izsekojamai. Jānodrošina, lai šādas izmaiņas varētu veikt tikai pilnvaroti darbinieki. Bet tikpat svarīgi ir pēc gadiem zināt, kuri darbinieki ko un kad mainīja.
Ir skaidri pierādīts fakts, ka analogo dokumentu digitalizācijai ir priekšrocības.
Dārgāks digitalizācijas variants ir pasūtīt uzņēmumu, kas specializējas šajā jomā. Atkarībā no apstākļiem faili un mapes no arhīva tiek nosūtīti uzņēmumam kā krava, kur tie tiek digitalizēti un nosūtīti atpakaļ. Iepriekš tika noteikts digitalizējamo datu formāts. Bet sniegt svarīgus uzņēmuma datus? Lai gan visi uzņēmumi, kas nodarbojas ar digitālo arhivēšanu, nodrošina visaugstāko konfidencialitātes līmeni, garantiju nav.
Pēc pieprasījuma uzņēmumi var arī atvest kravas automašīnu ar bungu skeneriem un digitalizēt tieši uz vietas, sava uzņēmuma telpu autostāvvietā. Tomēr tas ārkārtīgi palielina likumprojektu. Par dārgo ārpusstundu pakalpojumu, kas var ilgt vairākas dienas atkarībā no arhīva lieluma, ir jāmaksā atsevišķi.
Par laimi visiem uzņēmumiem, lai gan arhīviem ir jābūt arhīviem, tajos ietvertajai informācijai, neatkarīgi no tā, vai tā ir analoga vai digitāla, nav jābūt pieejamai vienlaikus. Tas ļauj uzņēmumiem digitalizēt arhīvus soli pa solim, saskaņā ar loģistikas principu " last in <> first out". Vispirms digitalizējiet nesen saņemtos analogos dokumentus.
Mūsdienu dokumenti parasti ir nepieciešami daudz vairāk nekā laika ziņā attālināti dokumenti ikdienas darbplūsmā. Tāpēc vispirms jums vajadzētu digitalizēt šos savlaicīgos dokumentus, kas paātrina darba procesu, pateicoties jūsu labākai pieejamībai. Labākajā gadījumā ir līdzsvars starp centieniem, kas saistīti ar digitalizāciju (arhīva noņemšana, skenēšana, digitāla saglabāšana, analogā dokumenta atgriešana) un procesa paātrināšanu, kas tagad ir pieejama, jo nav nepieciešams doties uz arhīvu un jūs varat veikt visus procesus datorā.
Vēl viena pozitīva šīs pieejas ietekme ir tāda, ka glabāšanas periodus var optimāli izmantot, lai samazinātu analogo arhīva krājumu un digitalizētu failus, kuru glabāšanas periodi beidzas sešus mēnešus vēlāk.
Administratīvo darbinieku skaits uzņēmumā vai VDU darba vietu skaits, kas tiek apšaubīts, dažreiz ievērojami atšķiras, tāpēc nav iespējams pateikt, cik daudz darbinieku jums vajadzētu pasūtīt ar digitalizāciju attiecībā pret uzņēmuma lielumu.
Vismaz katram darbiniekam vajadzētu būt piekļuvei ierīcei ar skenera funkciju, vēlams dokumentu skenerim, kas ļauj skenēt vairākas plūsmas, kā arī dažādus formātus.
Katras digitalizācijas apjoms ir tikpat sarežģīts kā digitalizācijā iesaistīto cilvēku skaits, jo ar šo sistēmu digitalizācija ir gandrīz nejauša. To var īstenot, piemēram, tādā formā, ka darbinieks Z apstrādā procesu saistībā ar uzņēmumu XYZ. Tajā pašā laikā tas varētu būt trigeris, lai digitalizētu visu analogo arhivēto failu uzņēmumā XYZ.
Tomēr, piemēram, ilgtermiņa biznesa attiecības var izpausties diezgan daudzos failos. Vēl viens variants būtu digitalizēt tikai noteiktus biznesa attiecību segmentus, tieši tos, uz kuriem attiecas visbiežākā apstrāde. Piemēram, rēķinu izrakstīšana vai piegādes piezīmes. Izmantojot pareizo programmatūru, procesam pievienoto digitalizāciju var īstenot bez jebkādām problēmām.
Padoms
Mēs esam izveidojuši galīgo 5 soļu ceļvedi, lai bez papīra un digitalizētu jūsu biznesu, sīki aprakstot katru 5 soļu un to, cik ilgs laiks tam nepieciešams:
Ikviens, kurš kā uzņēmējs vai atbildīga persona vēlas padarīt dzīvi patiešām sarežģītu sev un saviem darbiniekiem digitalizācijas ziņā, izveido programmatūru:
Programma, lai apkopotu datus no skenēšanas procesa.
OCR programmatūra teksta atpazīšanai.
Datu bāzes programma.
Meklēšanas programmatūra un tā tālāk.
Galu galā viss nonāk kādā mākonī.
Īsumā: Jaunieši pēta bez atskaņām vai iemesla.
Daudzu uzņēmumu programmatūras sastāvs atgādina viņu uzņēmuma vēsturi - struktūru, kas ir augusi lēni. Tas ir tik sarežģīti, ka to saprot tikai daži ilggadēji darbinieki.
Labāks risinājums ir programmatūra, kas veic visus procesus no skenēšanas līdz nodrošināšanai līdz arhivēšanai un tajā pašā laikā piedāvā saskarnes, lai savienotu citu programmatūru. Programmatūra ar pašsaprotamu izvēlnes navigāciju, kas galu galā nodrošina uzņēmuma digitālajiem dokumentiem mājas, kas atbilst arī visām prasībām attiecībā uz datu apstrādi un apstrādi, kā arī drošību.
Tieši tā, bet kaut kas vienkāršs un funkcionējošs patoss ir labāks par IT tehniskā žargona straumi, kas liek darbiniekiem izlauzties sviedros.
PaperOffice ir lieliski piemērots dokumentu digitalizēšanai.
DMS apzīmē dokumentu pārvaldības programmatūru un ir paredzēts dokumentu, īpaši digitālo dokumentu, pārvaldībai, kas ietver konvertēšanu no analogās uz digitālo. PaperOffice DMS ir šāda programmatūra. Tā funkciju klāsts ir tikpat ievērojams kā intuitīvi izstrādātā izvēlnes navigācija, kas prasa tikai nelielu apmācību. Jums nav nepieciešami dārgi konsultanti uz vietas. Labi izskaidrotas video pamācības par PaperOffice DMS to var izdarīt tikpat labi un daudz lētāk, bez maksas.
Skenēšana, OCR, arhivēšana ar automātisku atslēgvārdu lietošanu, AI kontrolēta dokumentu sapludināšana, integrēta meklētājprogramma, darbplūsmas funkcija, šifrēšana ar 1024Mbit, tieša integrācija MS Office, aizsardzība pret izspiedējvīrusu, automatizēta veidņu izveide, zīmoga funkcija, uzdevumu un piezīmju pārvaldība.
Šīs ir pāris svarīgākās PaperOffice DMS funkcijas, un, kā jau es teicu, ne jums, ne jūsu darbiniekiem nav jāpabeidz IT grāds.
Mēs iesakām saviem klientiem arhivēt digitalizētos datus vai nu datu bāzē, kas atrodas NAS ierīcē, piemēram, Synology vai QNAP, vai īpašā serverī. Izmantojot savu ārējo (veltīto) PaperOffice serveri, jūs iegūstat visas mākoņa priekšrocības ar perfektu datu aizsardzību un katru mēnesi ietaupāt naudu un daudz darba.
Ar PaperOffice serveri jums ir visas mākoņa risinājuma priekšrocības tikai ar vienu milzīgu atšķirību: Tas ir jūsu pašu īpašs datu bāzes serveris, un neviens tam nepiekļūst, izņemot jūs.
Vai nevēlaties izmantot serveri? Nav problēmu.
NAS, tīklam pievienota krātuve, vācu valodā atmiņas ierīce ar tīkla savienojumu, kā arī saderīga programmatūra PaperOffice DMS un iekšējais mākonis ir gatavs. Pilnīgi drošs no valsts un nevalstiskas ziņkārības un, pateicoties rezerves funkcijai, drošs arī no cietā diska avārijas.
2. Nav nevienas piemērotas DMS programmatūras. Katram DMS ir savs pamatojums, un galu galā produktam ir jāatbilst mērķim.
3. Neatkarīgi no tā, vai tas ir jūsu pašu serveris, PaperOffice veltīts serveris Strato AG datu centrā Berlīnē (Vācija) vai NAS - saglabājiet savu NEKAD dokumentu trešās puses mākoņkrātuvē, kas a) netiek izmantots uz īpaša pamata un b) neatrodas drošā valstī c) jūs nevarat eksportēt ar vienu klikšķiPadoms
Ja ievērojat ieteikumus un izmantosit NAS iekšējai drošai dokumentu glabāšanai - PaperOffice ir ne tikai ideāli piemērots šim nolūkam, bet ir pat vienīgais oficiālais DMS lielākajam NAS ražotājam pasaulē - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "10 svarīgākās papīra dokumentu digitalizēšanas priekšrocības":
Lai skenētu saistītus dokumentus, ieteicams izmantot skeneri ar vismaz 300dpi. Skeneris vēlējās, lai tam būtu skenēšanas-fodlera funkcija un papildu WIA/TWAIN draiveri. Mums ir bijusi laba pieredze ar Fujitsu Scansnap, kas darbojas ļoti droši.
Papīra dokumenti parasti ir jāskenē PDF/A formātā un pēc tam jāsaglabā DMS dokumentu pārvaldības programmatūrā - vai tieši, ja programmatūra to atbalsta vai automatizē, piemēram, veicot uzraudzību.
Ja izmantojat pienācīgu programmatūru, kas tiek regulāri atjaunināta un kurai ir datu dublēšanas stratēģija, atbilde ir JĀ nekritiskiem dokumentiem. Viss, kas juridiski varētu prasīt oriģinālu, arī jāglabā oriģinālā. Piemēram, PaperOffice DMS ir iespēja dokumenta rekvizītos saglabāt sākotnējo krātuves vietu.
Darbs digitāli un veco dokumentu ieviešana jaunajā laikmetā būs labākais galvenais ieguldījums, lai nākotnē ietaupītu neticami daudz laika, naudas un nervu.
Jums nav nepieciešams savs IT speciālists, lai izmantotu visas digitalizācijas priekšrocības.
Tas, kas jums nepieciešams, ir pareizais partneris jūsu pusē, kurš, pateicoties savai pieredzei, var īstenot tieši to, kas jums nepieciešams. Izvairieties no iebiedēšanas un izvēlieties testa pozīcijas, nevis izdomātas PowerPoint prezentācijas, to īsti nepārbaudot.
Pieredze rāda, ka gandrīz katrai darbībai, uzņēmumam un uzņēmumam ir liels kopētājs, kas neizmanto savu potenciālu. Šīs ierīces mīl masveida skenēšanu, ir iecietīgas pret saspraudēm un var būt pamats digitālam sākumam bez skenera ieguldījumiem.
Izvairieties no izmaksu slazdiem ar DMS / ECM sistēmām, kur jūs nežēlīgi esat ražotāju žēlastībā. Nepieļaujiet nekādus kompromisus, kad runa ir par savām administrācijas iespējām, piemēram, dokumentu mācīšanu un iestatījumu veikšanu pats. Ja jums nepieciešama palīdzība, ražotājs ar prieku jums palīdzēs, bet paliks neatkarīgs.
Procedūras nākotnē būs pilnīgi identiskas, bet pilnībā automatizētas.
Rēķins ienāk? Darbplūsma tiek aktivizēta, un viss iet savu noteikto ceļu.
Vai meklējat visās 1000 mapēs? Nekādu problēmu, jo jums ir savs Google!
Izmantojot pareizo stratēģiju, konvertēšana no analogā uz digitālajiem arhīviem nebūs dārgs process. Katram uzņēmējam ir jāsaprot, ka šis solis ir jāsper kādā brīdī, labāk šodien nekā rīt.
Kā parādīts šeit, izmantojot pareizos instrumentus, izmaiņas var izraisīt strauju ieguldījumu amortizāciju un ievērojami samazināt izmaksas un laiku, kas nepieciešams turpmākajiem procesiem.
Pārmaiņām vienkārši ir jānotiek.
PaperOffice komanda ar prieku dalās ar 20 gadu pieredzi un pasargā jūs no kļūdām!
