Profesionāla padoma
Kas ir NAS?
Taivānas uzņēmums Synology pārdod dažādas tīklam pievienotas atmiņas ierīces (NAS ierīces) ar nosaukumu "Synology NAS". Šīs ierīces ļauj gan uzņēmumiem, gan privātiem lietotājiem efektīvi aizsargāt savus datus, kā arī organizēt un izmantot tos atsevišķi.
NAS ir failu serveris ar savu operētājsistēmu, kas padara tā uzglabāšanas vietu pieejamu tīklā.
Synology NAS nodrošina ideālus apstākļus visiem uzņēmumiem, bet jo īpaši MVU, lai ātri un viegli uzglabātu korporatīvos datus.
Nākamajā rakstā mēs parādīsim, kā jūs varat maksimāli izmantot savu Synology NAS savam uzņēmumam un kā dokumentu pārvaldība var darboties viegli un bez Docker.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Kāpēc mākoņa vietā izmantot NAS?
Gandrīz visi, kas ir nodarbojušies ar dokumentu glabāšanas tēmu uzņēmumā, noteikti ir uzdevuši šo jautājumu.
Interneta mākonī ir dažādi krātuves vietas nodrošinātāji. Izmantojot to, ir priekšrocības, bet arī trūkumi. Lielākais trūkums neapšaubāmi ir datu nodošana trešām personām. Pat ja tiek solīts, ka glabātie dokumenti ir pilnīgi droši, neviens uzņēmums pasaulē nevar garantēt šos 100%.
Ne tikai hakeru uzbrukumi var apdraudēt datu drošību, atkarībā no tā, kur atrodas mākoņpakalpojumu sniedzējs, attiecīgie valsts tiesību akti var ļaut attiecīgajām iestādēm un uzņēmumiem piekļūt saturam pilnīgi likumīgi. Diemžēl Amerikas Savienotās Valstis ir slikts piemērs. Jau 2017. gada aprīlī pazīstamais datoržurnāls "c't" brīdināja par ASV mākoņiem, jo eksperti viņu datu aizsardzību novērtēja kā ļoti zemu. Taču datu noplūdes ir iespējamas arī jebkurā laikā ES vai Vācijā, vai nu tāpēc, ka attiecīgā mākoņa operators ir paviršs, vai eiropas slepeno dienestu slepenu pilnvaru dēļ.
Daudzi uzņēmumi, jo īpaši MVU, to uzskata par šķērsli datu drošībai un tāpēc atbalsta sava servera, piemēram, Synology NAS, izmantošanu.
Taivānas uzņēmums Synology ir pasaules līderis tīklam pievienotās uzglabāšanas ražošanā. Trešās puses pakalpojumu sniedzēja nedrošā mākoņa vietā ir iekšējais tīkls, kura krātuves ietilpību var pielāgot prasībām.
Tāpēc saprātīgs risinājums uzņēmumiem ir izveidot iekštīklu ar kopēju serveri visiem savienotajiem termināļiem. NAS veido aparatūras sirdi, centrālo datu krātuvi.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Kas ir digitālā dokumentu pārvaldība?
Laika gaitā daudzi svarīgi dokumenti uzkrājas mājsaimniecībā - un vēl jo vairāk uzņēmumā. Šo dokumentu efektīva pārvaldība ir būtiska, lai gūtu ekonomiskus panākumus un vienkāršu pārskatu par apdrošināšanas polisēm, līgumiem, dokumentiem utt.
Dokumentus var glabāt papīra formā mapēs. Tomēr pēc tam tie aizņem daudz vietas, un, galvenais, tos ir grūti meklēt.
Šeit digitālā dokumentu pārvaldība parāda savas priekšrocības: arhivēšanai ir nepieciešams maz vietas, datus var dublēt arī citā atrašanās vietā, un tā ir liela priekšrocība: ir pilnteksta meklēšana, kas meklē dokumentos un ātri atrod visus vajadzīgos dokumentus.
Noskaidrojot vienu no svarīgākajām NAS izmantošanas priekšrocībām, kas ir pilnīga izmaksu kontrole un racionalizācija, ir pienācis laiks saprast, kā jāveic sinoloģijas NAS dokumentu pārvaldība un kā darbojas Sinoloģijas DMS.
Digitālo dokumentu pārvaldība, kas pazīstama arī kā dokumentu pārvaldības sistēma, tiek izmantota, lai saglabātu, pārvaldītu un kontrolētu dokumentu un informācijas plūsmu organizācijā. Turklāt vissvarīgākā DMS funkcija ir kalpot kā saiknei starp jūsu Synology NAS un jūsu datiem.
Datu bāzes tiek izmantotas saziņai starp datoriem, kas savienoti ar tīklu, un NAS.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Tādas datu pārvaldības sistēmas kā PaperOffice DMS centrālais fokuss ir loģiski strukturētas datubāzes, kuru struktūra nodrošina visaugstāko iespējamo drošību, bet arī zibens ātru piekļuvi dokumentiem.
PaperOffice DMS veic drošu ceļu, jo visi dati tiek glabāti ļoti šifrētā veidā datu bāzē, kas atrodas jūsu Synology NAS. Tādā veidā dokumentu pārvaldība tiek izveidota jūsu NAS, tā sauktajā Sinoloģijas DMS.
Tas nozīmē, ka jums vienmēr ir piekļuve saviem datiem un kontrole pār tiem.
Tādā veidā visi uzņēmuma dokumenti vienmēr ir pieejami, un ne tikai tad, ja attiecīgajam kolēģim ir dators, kas darbojas un ļauj piekļūt datiem. Protams, NAS ir iespējami arī hierarhiski līmeņi, t.i., izveidojot dažādus, ar paroli aizsargātus piekļuves līmeņus.
Cik sarežģīta ir datu bāzes instalēšana un iestatīšana?
Datu bāzes instalēšana un iestatīšana jūsu Synology NAS vispār nav sarežģīta, un tai nav nepieciešams IT speciālists.
Jo īpaši tāpēc, ka ir zināms, ka Docker konteineru darbība ir nestabils un neuzticams integrācijas risinājums, PaperOffice ir nolēmis nodrošināt pārbaudītu un uzticamu risinājumu datu glabāšanai, izmantojot tiešu, vietējo MariaDB izmantošanu.
Atšķirībā no Docker instalācijas, iestatīšana ar PaperOffice YouTube video palīdzību tiek veikta dažu minūšu laikā, pat nespeciālistam.
Kādas ir Docker konteineru neizmantošanas priekšrocības?
Labākam PaperOffice lēmumam iztikt bez Docker ir milzīgas priekšrocības, ka jūs varat izmantot jebkuru Synology NAS, nevis dārgo Plus sēriju.
Kas pozitīvi ietekmē jūsu maku un ir viegli uz budžetu.
Kā dati nonāk Sinoloģijas NAS?
Skenēt dokumentus
Process ir vienkāršs: ja dati vēl nav pieejami digitālā formā, papīra dokumenti vispirms ir jāskenē vai jānofotografē.
Izmantojot skeneri vai citu digitalizējošu ierīci, dokuments tiek ne tikai pārvērsts attēlā, bet tā saturu var arī "nolasīt" elektroniski. Skenera funkcija, kas integrēta PaperOffice DMS, izveido savienojumu ar jūsu skeneri un tādējādi pārsūta digitālo datu nesēju uz dokumentu pārvaldības programmatūru.
Par to, kā vislabāk integrēt savu skeneri, digitalizēt dokumentus, mēs jau esam aprakstījuši citā rakstā.
Digitālā dokumentu glabāšana
Datus digitālā formātā, piemēram, e-pastus vai digitālos failus, var viegli vilkt un nomest PaperOffice interfeisā. Ja vēlaties arhivēt vairākus dokumentus bez manuālas piepūles, tam ir piemērota mapju uzraudzība, kas integrēta PaperOffice. Tas nodrošina vienmērīgu arhivēšanu fonā.
Esošie dati
PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēma arī ļauj lietotājiem viegli pārvietot digitālos datus, kas iepriekš atradās klēpjdatoru vai galddatoru cietajos diskos, uz koplietojamu datu glabāšanas ierīci Synology NAS.
Visus esošos datus var importēt dokumentu pārvaldības sistēmā tikai ar vienu klikšķi.
Ir arī daudz citu veidu, kā iegūt datus dokumentu pārvaldības sistēmā, kas jau ir integrēti PaperOffice DMS standarta versijā.
Pievienotā vērtība un ieguvumi
Šeit ir daži no izcilākajiem dokumentu pārvaldības ieguvumiem jūsu sinoloģijas NAS:
- Minimālais ieguldījums ar maksimālu labumu atsevišķām darbstacijām un komandām
- Kontrolējiet savus datus
- Visas mākoņa priekšrocības, bet bez turpmākajām izmaksām un nenoteiktības
- Vienkārša datu dublēšana Jūsu datu dublēšanas funkcija
- Ietaupiet laiku, meklējot dokumentāciju un izmaksas, pārvaldot un glabājot to
- Palieliniet produktivitāti, izmantojot sadarbības rīkus
- Neaizmirstiet pozitīvo "blakusparādību", ko rada augstāka iekšējā un ārējā klientu apmierinātība
Ietaupiet sev milzīgas iegādes izmaksas dārgiem serveriem vai mākoņpakalpojumiem - integrējiet Synology NAS savā tīklā un savienojiet PaperOffice ar NAS: Gatavs!
PaperOffice arhitektūras dēļ kombinācija ar Synology NAS ir ideāls risinājums pilnīgai dokumentu pārvaldībai digitālajā birojā.
Sinoloģija ir ērts risinājums, kas paredzēts 24/7 darbībai. Synology atbalsta jūsu PaperOffice, lai piegādātu visus dokumentus un saistīto informāciju visiem tīkla lietotājiem un OwnCloud tehnoloģijai, atrodoties ceļā.
Pateicoties vieglai datu bāzes instalēšanai un Docker konteineru trūkumam, Synology piedāvā plašu NAS modeļu klāstu, kas nevainojami darbojas ar PaperOffice. Tātad ne tikai lielie uzņēmumi var gūt labumu no digitalizācijas.
Synology piedāvā ne tikai NAS modeļus, kas aprīkoti ar jaudīgiem CPU, bet arī piedāvā iespēju izveidot vairākas RAID grupas un kešatmiņu un līmeņu veidošanu. Ieviesiet tehnoloģijas, kas ļauj jums izveidot hibrīda krātuves risinājumu, kas nodrošina milzīgu krātuves ietilpību, revolucionāru veiktspēju un izdevumus, kas apzinās budžetu.
Jūs ieguldāt tikai vienu reizi, lai iegādātos savu NAS un dokumentu pārvaldības sistēmu, pilnībā kontrolējat savus datus un jums nav papildu izmaksu.
Pateicoties Synology Hyper Backup pakotnei, varat automātiski izveidot savas datu bāzes dublējumus. Pateicoties PaperOffice semināriem vietnē YouTube, iestatījums tiek veikts dažu minūšu laikā.
Administratīvo uzdevumu veiklība un automatizācija, izveidojot darbplūsmas, kas ļauj integrēt dokumentus un biznesa procesus kontrolētā vidē un skaidri definētas un uzraudzītas darbības
Darba sākšana ir vieglāka, nekā jūs domājat.
Vai jūs joprojām uztraucaties par to, ka to nedarīsit? Izlasiet mūsu klientu gadījumu izpēti par Synology un PaperOffice DMS integrāciju dažādās nozarēs un redziet vienkāršību sev.
FAQs
Beidzot, mēs atbildam uz vēl dažiem bieži uzdotiem jautājumiem par šo tematu. "":
Kam ir piemērots birojs bez papīra?
Ātra un vienkārša atbilde uz jautājumu ir: katram uzņēmumam. Visas uzņēmējdarbības nozares un lielums gūst labumu no bezpapīra biroja, sākot no MVU un jaunuzņēmumiem līdz lieliem uzņēmumiem. Tomēr pārveide ir īpaši vērtīga maziem un vidējiem uzņēmumiem: Apstrādes piepūles un izmaksu samazinājums atbrīvo budžetu, kas nepieciešams turpmākiem izaugsmes veicinātājiem.
Vai es varu izmantot mākoņa arhitektūras DMS pakalpojumu sniedzēju savam bezpapīra birojam?
Nē. Vēl viens faktors, kas ir bijis ikvienam uz lūpām vēlākais kopš VDAR stāšanās spēkā 2018. gadā, ir datu aizsardzība. Mēs iesakām izmantot savu Synology NAS.
Secinājums
-
Ieguvumi attaisno pūles un izmaksas
Darbs digitāli un veco dokumentu ieviešana jaunajā laikmetā būs labākais galvenais ieguldījums, lai nākotnē ietaupītu neticami daudz laika, naudas un nervu.
-
Jums ir nepieciešams kāds, kurš zina
Jums nav nepieciešams savs IT speciālists, lai izmantotu visas digitalizācijas priekšrocības.
Tas, kas jums nepieciešams, ir pareizais partneris jūsu pusē, kurš, pateicoties savai pieredzei, var īstenot tieši to, kas jums nepieciešams. Izvairieties no iebiedēšanas un izvēlieties testa pozīcijas, nevis izdomātas PowerPoint prezentācijas, to īsti nepārbaudot. -
Aparatūra parasti jau ir pieejama
Pieredze rāda, ka gandrīz katrai darbībai, uzņēmumam un uzņēmumam ir liels kopētājs, kas neizmanto savu potenciālu. Šīs ierīces mīl masveida skenēšanu, ir iecietīgas pret saspraudēm un var būt pamats digitālam sākumam bez skenera ieguldījumiem.
-
Lētāk, nekā gaidīts, ar pareizo DMS
Izvairieties no izmaksu slazdiem ar DMS / ECM sistēmām, kur jūs nežēlīgi esat ražotāju žēlastībā. Nepieļaujiet nekādus kompromisus, kad runa ir par savām administrācijas iespējām, piemēram, dokumentu mācīšanu un iestatījumu veikšanu pats. Ja jums nepieciešama palīdzība, ražotājs ar prieku jums palīdzēs, bet paliks neatkarīgs.
-
Digitālā automatizācija ir nākotne
Procedūras nākotnē būs pilnīgi identiskas, bet pilnībā automatizētas.
Rēķins ienāk? Darbplūsma tiek aktivizēta, un viss iet savu noteikto ceļu.
Vai meklējat visās 1000 mapēs? Nekādu problēmu, jo jums ir savs Google!