Mennonīti
Bīlefeldes brāļu baznīca
Aleksandrs Staruks, Mennonītu brālības Bielefeld e. finanšu direktors. V.
Izaicinājums
Mennonītu brālība Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) ir protestantu brīva baznīca, kuras saknes meklējamas tālu pagātnē. Šī Bielefeld Mennonite brālība tika dibināta Cīrihē reformācijas kustības laikā 16. gadsimtā. Šodienas Mennonītu brālība Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), kurā ietilpst vairāk nekā 1000 kopienas locekļu.
PapīruOffice DMS pašvaldība izmanto, lai atbalstītu brīvprātīgos locekļus, jo īpaši dokumentu arhivēšanā, darbplūsmu piešķiršanā un grāmatvedībā mājas birojā.
Sākuma pozīcija
Asociācijā, kurā ietilpst Mennonītu brālība Bielefeld e. V., ir diezgan plaši administratīvie uzdevumi, kurus visi locekļi veic brīvprātīgi.
Tas ietekmē gan vairāk nekā 1000 biedru kontu pārvaldību , gan dažādu pašvaldības būvprojektu pārskatu revīziju vai ienākošo ziedojumu apstrādi.
Esošais jautājums
Līdz PaperOffice DMS izmantošanai izvēlētajiem locekļiem tika uzticēti dažādi administratīvie uzdevumi, kas lielā mērā tika atstāti pašu attiecīgo locekļu ziņā, kā un kādā laika posmā darbs tiek veikts.
Netika izmantots digitālais tīkls un visaptveroša programmatūra. Tā vietā tirgotāju rēķini, kas bija jāpārbauda, tika nogādāti mājās, lai tos pārbaudītu manuāli. Gadījās arī, ka nevienam nebija laika, un tad likumprojekts sākotnēji tika atstāts uz galda.
Digitalizācijas gaitā kopienas tagad saskaras ar neskaitāmiem dokumentiem, e-pastiem un citām bažām pa e-pastu. Tomēr šos e-pasta ziņojumu plūdus diez vai var pārvaldīt manuāli.
Sekas bija ilgs apstrādes laiks un neefektivitāte nepieciešamās dokumentācijas apstrādē, izgūšanā un nosūtīšanā . Līdz ar to pašvaldība devās digitālo dokumentu pārvaldības meklējumos.
Tā rezultātā atkārtoti aizkavējās nesamaksāto summu pārskaitīšana uzņēmumiem, kas bija pasūtīti. Tika izsniegti atgādinājumi ar papildu izmaksām, un piešķirtās atlaides nevarēja izmantot. Ir saprotams, ka tā rezultātā cieta kopienas reputācija.
Aleksandrs Staruks, Mennonītu brālības Bielefeld e. finanšu direktors. V., meklēja problēmas risinājumu, kurā tika apsvērta arī visu pašvaldības administratīvo uzdevumu digitalizēšana, kas iepriekš bija lielā mērā analoga.
Kāpēc Mennonītu brālība izvēlējās PaperOffice DMS
Staruk kungs vispirms pārbaudīja dažādus programmatūras piedāvājumus saistībā ar dokumentu pārvaldību un galu galā nolēma pārbaudīt PaperOffice DMS sešus mēnešus.
PaperOffice DMS piedāvā tieši tās prasības , kuras Staruk kungs meklēja. Tas ietver:
- Pieejamība: centrāla un ērta piekļuve visai šai atbilstošajai dokumentācijai un iespēja vairākām pusēm sadarboties, strādājot ar vienu un to pašu dokumentu.
Iekšēja, centrāla krātuve, kurai var piekļūt arī visi dalībnieki ar administratīviem uzdevumiem no mājām. Datus nedrīkst glabāt trešās puses mākonī vai viena lietotāja datorā.
- Administratīvo uzdevumu veiklība un automatizācija: Programmatūrai ir jānodrošina iespēja uzdevumus sadalīt tīklā, kā arī tos apstrādāt attiecīgajam kluba biedram.
- Izguvamība un laika ietaupījums: Tika meklēts vienkāršāks veids, kā digitalizēt analogos dokumentus un vajadzības gadījumā padarīt tos viegli izgūstamus.
- Praktisks un saprotams: Programmatūrai vajadzētu prasīt pēc iespējas mazāk apmācību un tajā pašā laikā būt gatavai nākotnei.
Risinājums: Sinoloģija kopienas centrā izveidoja NAS, tīklam pievienotu krātuvi, kurā visi dati, kas attiecas uz asociāciju un tās locekļiem, tiek glabāti, izmantojot PaperOffice DMS.
Aleksandrs Starks jau agri saprata, ka nav iespējams digitalizēt savu kopienu:
"Mēs tikko virzījām darbu uz priekšu, un tagad mums ir sākums."
Risinājums: PaperOffice DMS ir visaptveroša darbplūsmas funkcija, kas ļauj uzņēmumam piešķirt un apstrādāt sarežģītus procesus un efektīvi kontrolēt dokumentu informāciju un uzdevumus.
Iekļauta digitālā lietotāja autorizācija un paroles apstiprināšana.
Tajā pašā laikā visi attiecīgie locekļi ir informēti par apstrādes statusu. Versiju glabāšana ļauj izsekot, kuras apstrādes darbības tika veiktas, kad un kas to darīja.
Risinājums: Tas ir PaperOffice DMS galvenais segments, analogo dokumentu digitalizācija. Viss, kas Jums nepieciešams, ir skeneris ar saskarni ar datoru un PaperOffice DMS. Dokumenti netiek tikai skenēti. Ja nepieciešams, tie tiek pārvērsti rediģējamā tekstā, izmantojot integrētu OCR programmatūru, un automātiski tiek pareizi saglabāti.
Mākslīgā intelekta PIA iestatītais atslēgvārdu indekss nodrošina, ka katru dokumentu var atrast, izmantojot iekšējo meklētājprogrammu, pat ja lietotājs gandrīz neko nezina par dokumentu.
Risinājums: PaperOffice DMS izmantošanu var uzzināt, izmantojot bezmaksas apmācības video un apmācības.
Nav ārēju un dārgu "konsultantu" uz vietas, un nevienam nav jābrauc nekur uz apmācību. Ikviens var noteikt laika grafiku, lai pats apgūtu izvēlnes navigāciju pēc vajadzības, un nākotnes ziņā PaperOffice DMS ir labi novietots, pateicoties tā modulārajai struktūrai.
PaperOffice DMS atbilst visiem nepieciešamajiem kritērijiem.
Kāpēc Mennonītu brālība izvēlējās PaperOffice DMS
Staruk kungs vispirms pārbaudīja dažādus programmatūras piedāvājumus saistībā ar dokumentu pārvaldību un galu galā nolēma pārbaudīt PaperOffice DMS sešus mēnešus.
PaperOffice DMS piedāvā tieši tās prasības , kuras Staruk kungs meklēja. Tas ietver:
- Pieejamība: centrāla un ērta piekļuve visai šai atbilstošajai dokumentācijai un iespēja vairākām pusēm sadarboties, strādājot ar vienu un to pašu dokumentu.
Iekšēja, centrāla krātuve, kurai var piekļūt arī visi dalībnieki ar administratīviem uzdevumiem no mājām. Datus nedrīkst glabāt trešās puses mākonī vai viena lietotāja datorā.
- Administratīvo uzdevumu veiklība un automatizācija: Programmatūrai ir jānodrošina iespēja uzdevumus sadalīt tīklā, kā arī tos apstrādāt attiecīgajam kluba biedram.
- Izguvamība un laika ietaupījums: Tika meklēts vienkāršāks veids, kā digitalizēt analogos dokumentus un vajadzības gadījumā padarīt tos viegli izgūstamus.
- Praktisks un saprotams: Programmatūrai vajadzētu prasīt pēc iespējas mazāk apmācību un tajā pašā laikā būt gatavai nākotnei.
Risinājums: Sinoloģija kopienas centrā izveidoja NAS, tīklam pievienotu krātuvi, kurā visi dati, kas attiecas uz asociāciju un tās locekļiem, tiek glabāti, izmantojot PaperOffice DMS.
Aleksandrs Starks jau agri saprata, ka nav iespējams digitalizēt savu kopienu:
"Mēs tikko virzījām darbu uz priekšu, un tagad mums ir sākums."
Risinājums: PaperOffice DMS ir visaptveroša darbplūsmas funkcija, kas ļauj uzņēmumam piešķirt un apstrādāt sarežģītus procesus un efektīvi kontrolēt dokumentu informāciju un uzdevumus.
Iekļauta digitālā lietotāja autorizācija un paroles apstiprināšana.
Tajā pašā laikā visi attiecīgie locekļi ir informēti par apstrādes statusu. Versiju glabāšana ļauj izsekot, kuras apstrādes darbības tika veiktas, kad un kas to darīja.
Risinājums: Tas ir PaperOffice DMS galvenais segments, analogo dokumentu digitalizācija. Viss, kas Jums nepieciešams, ir skeneris ar saskarni ar datoru un PaperOffice DMS. Dokumenti netiek tikai skenēti. Ja nepieciešams, tie tiek pārvērsti rediģējamā tekstā, izmantojot integrētu OCR programmatūru, un automātiski tiek pareizi saglabāti.
Mākslīgā intelekta PIA iestatītais atslēgvārdu indekss nodrošina, ka katru dokumentu var atrast, izmantojot iekšējo meklētājprogrammu, pat ja lietotājs gandrīz neko nezina par dokumentu.
Risinājums: PaperOffice DMS izmantošanu var uzzināt, izmantojot bezmaksas apmācības video un apmācības.
Nav ārēju un dārgu "konsultantu" uz vietas, un nevienam nav jābrauc nekur uz apmācību. Ikviens var noteikt laika grafiku, lai pats apgūtu izvēlnes navigāciju pēc vajadzības, un nākotnes ziņā PaperOffice DMS ir labi novietots, pateicoties tā modulārajai struktūrai.
PaperOffice DMS atbilst visiem nepieciešamajiem kritērijiem.
Pēc sešu mēnešu testa fāzes Mennonītu brālība Bielefeld e. V. mūsu PaperOffice DMS un ir tik apmierināta, ka viņa iesaka programmatūru citām draudzēm savā baznīcā.
