Kā es varu veikt dokumentu versiju kontrolētu pārvaldību, ievērojot juridiskās prasības?

Kāda loma ir versiju pārvaldībai dokumentu pārvaldības sistēmā (DMS)?

Funkcijas, kas saistītas ar versiju pārvaldību, ir svarīga daudziem DMS programmatūras lietotājiem. Vairāk par priekšrocībām var uzzināt šeit.

Versiju pārvaldības jēdziens nav svešs dokumentu pārvaldības sistēmās (DMS). Arvien vairāk tiek uzsvērta nepieciešamība pēc dokumentu pārvaldības sistēmas, kas atbilst GoBD prasībām, ieskaitot saderīgu versijas kontrolēšanu un revīzijai noturīgu versiju saglabāšanu.

Tieši šajā brīdī mēs nesaprotam to, kas beidzas ar vairākām rediģēšanu reizēm - izmaiņas šeit, piezīme tur, pozīciju sinhronizēšana, summas maiņa un vienošanās beigās. Viena un katra izmaiņa tiek saglabāta vietējā datorā, lai turpmāk pārbaudītu.

Tagad, ja kolēģis ir prom vai klientam ir jautājumi par pēdējā mēneša versiju pēc atbildes "XYZ", visam tiek konstatēts pietiekami daudz kavēšanās.

Tā rezultātā rodas versiju haoss un dublikāti.

Vismaz šajā posmā ir vērts padomāt par dokumentu versiju pārvaldību.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

DMS programmatūras priekšrocības

No DMS programmatūras centrālās orientācijas izriet dažādas priekšrocības uzņēmumam. Piemēram, tas nodrošina, ka visi darbinieki strādā ar tādiem pašiem un pareiziem datiem.

Turklāt tas novērš informācijas pārrāvumus un nodrošina nepārtrauktu informācijas plūsmu darbplūsmu ietvaros.

Tā rezultātā dublēta datu kopšana kļūst nevajadzīga un tiek novērstas pārraides kļūdas, kas pozitīvi ietekmē vadītu datu kvalitāti.

Tāpēc daudzas uzņēmuma, īpaši mazās un vidējās uzņēmumu vienības (MVU), redz šo funkcionālo daļu kā šķērsli datu drošībai un tāpēc atbalsta dokumentu pārvaldības sistēmas (DMS), piemēram, PaperOffice, ieviešanu.

Kas ir versiju vadība?

Versiju vadība ir process, kas palīdz sekot līdzi visiem dokumentu izmaiņām.

Terminu "versiju vadība" ir viegli izskaidrot: tā ir metode, kas tiek izmantota, lai reģistrētu izmaiņas dokumentos vai failos.

Katrā dokumenta izmaiņā tiek izveidota jauna "ārējā" dokumenta versija, kas tiek saglabāta kā ēna kopija.

Katra dokumenta izmaiņa tiek saglabāta atbilstošā arhīva "jaunākajā" dokumenta versijā. Izmaiņu žurnālošana nodrošina transparentību un atbilstību jebkurā brīdī.

Tādējādi vērojamais lietotājs zina, kad un kas veica izmaiņas dokumentā. Tas dod iespēju iegūt pārskatu par dokumenta dzīves ciklu.

Versiju vadību var veikt gan automātiski, gan manuāli.

Taču kas ir starpība? Tas, kā arī visas versiju vadības metodes, ko atbalsta PaperOffice DMS, ir detalizēti aprakstītas mūsu darbnīcas pamācībā.

Kādi ir versiju vadības veidi?

Automātiska versiju vadība

PaperOffice automātiski atpazīst, ka dokuments ir mainīts, veicot automātisku versiju vadību. Tas var attiekties gan uz Word dokumentiem, gan arī uz PDF dokumentiem, izmantojot iebūvēto WorkBench moduli.
Pēc dokumenta rediģēšanas PaperOffice automātiski veido aktuālu kopiju mainītā dokumenta un saglabā to "rediģēšanas dokumentu" krātuvē. Versija tiek atjaunināta tikai tad, kad noklikšķināt uz "Pabeigt rediģēšanu".
Tas nodrošina, ka tīkla dokumenti netiks pārrakstīti. Kamēr strādājat pie dokumenta, tas atrodas minētajā "rediģēšanas dokumentu" krātuvē.

Pēc "jauna versijas" dokumenta ielasīšanas PaperOffice atjaunina priekšskatījuma attēlu un atkārtoti pārveido dokumenta tekstu. Iepriekšējā versija joprojām ir pieejama un to var atsaukt.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Manuāla versiju vadība

Manuālā versiju vadība ir izdevīga, ja dokumenti tiek izdrukāti un piemēram, parakstīti ar roku, pēc tam skenēti un arī saglabāti kā jauna versija.

Tādējādi lietotājs manuāli aktivizē versiju vadības procesu.

PaperOffice ar iebūvēto AI atpazīst, ka šis dokuments ir jau esošs un piedāvā saglabāt jauno ielasīto versiju esošajam dokumentam. Ja tas ir vizuāli atšķirīgs dokuments, ko AI nav atpazījis, to var arī manuāli saglabāt kā jaunu versiju esošajam.

DMS izmantošanas priekšrocības versiju vadībā

Vienota arhivēšana

Kad dokumenti ir arhivēti PaperOffice, iekļautā versiju vadība nodrošina, ka netiek saglabātas vairākas kopijas kā atsevišķi faili. Tā vietā dažādu dokumenta versiju atrodas vienā failā.

Atbilstība revīzijas drošībai un GoBD saderībai

Dokumentu versiju kontrole nodrošina atbilstību revīzijas drošībai un GoBD saderībai.

Lai nodrošinātu revīzijas drošību, visiem dokumentu un datu izmaiņu detalizācijām jābūt skaidri saprotamam. Ņemot vērā, ka tikai tieši pilnvaroti darbinieki var veikt šādas izmaiņas. Tomēr tikpat svarīgi ir zināt, kas un kad veica izmaiņas, pat pēc vairākiem gadiem.

Kopīgas piekļuves strukturēšana

PaperOffice nav tikai dokumentu pārvaldības sistēma, bet arī plaša sadarbības rīka piemērošana. Pauliņa un uzdevumu rīki tiek nodrošināti ne tikai apjomīgiem darbplūsmas procesiem. >Šī integrētā palīdz atvieglot darbu ar dokumentiem darbplūsmas ietvaros. Izmantojot versiju pārvaldību, katram lietotājam ir zināms, kad un kāls izmaiņas darbs ar dokumentu veica. Ja viens lietotājs sāk labot dokumentu, tam tiek bloķēta pieeja citiem lietotājiem un vienlaicīga rediģēšana nav iespējama.

Ņemot vērā iepriekšminēto, tā sauktā pārbaudes izņemšana un ielikšana reglamentē bezļāpekļu sadarbību attiecībā uz vienu dokumentu un koordinē piekļuves tiesības. Izmantojot Pārbaudes funkciju, redaktors īslaicīgi bloķē dokumentu.

Pārbaudes izņemšanas laikā pirmā redaktora ģenerētais jaunais dokuments tiek izveidots kā jauna versija. Iepriekš noteiktie rediģēšanas aizliegumi tiek atcelti.

Drošība un atbilstība daudziem juridiskām normām un zādzības kontroles atbilstībai

Versiju pārvaldības pamatā ir protams nepieciešams saglabāt visus tiesiskos noteikumus un arvien svarīgākos atbilstības aspektus pēc iespējas konsekventus. Jo katru dokumenta izmaiņu var izsekot - līdz lietotājam, kurš veica šīs izmaiņas.

Pareiza dokumentu pārvaldes programmatūras izvēle versijas pārvaldībai

Kopsavilkumā kļūst skaidrs, ka dokumentu pārvaldes programmatūra nodrošina daudzus priekšrocības.

Ta, kas ir vislabākais versiju kontroles ziņā: uzņēmumi ir spējīgi automatizēti pārvaldīt svarīgu uzņēmuma dokumentu izveidi, pārstrādi un nodošanu.

PaperOffice dokumentu pārvaldība ļauj daudziem uzņēmumiem iegūt revīzijas drošību. Šajā sakarā ir svarīgi, lai uzņēmumi varētu vienmēr un ātri izsekot visām izmaiņām uzņēmuma dokumentos.

Sākt ir vienkāršāk, nekā Jūs domājat.

Vai Jums joprojām ir šaubas, ka Jums tas neizdosies? Izlasiet inovatīvās klientu lietas pētījumus par PaperOffice iekļaušanu Jūsu biznesa dzīvē un pārliecinieties pats par vienkāršību vai vienkārši pieprasiet demonstrācijas instalāciju.