메노나이트
빌레펠트 형제 교회
페이퍼오피스 경험 / 참고 자료 / 실습 보고서
산업
교회
부위
빌레펠트, 독일
부서
재무, 회계
산업
교회
부위
빌레펠트, 독일
부서
재무, 회계
PaperOffice DMS를 통한 워크플로 최적화
Alexander Staruk, Mennonite Brotherhood Bielefeld e의 최고 재무 책임자. V.
도전 과제
메노나이트 형제단 빌레펠트 e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche)는 개신교의 자유 교회로 뿌리가 과거로 거슬러 올라갑니다. 이 빌레펠트 메노나이트 형제단은 16세기 종교 개혁 운동 기간 동안 취리히에서 설립되었다. 오늘날의 메노나이트 형제단 비엘레펠트 e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche)는 1000 명이 넘는 지역 사회 구성원을 포함합니다.
PaperOffice DMS는 지방 자치 단체가 자원 봉사자, 특히 문서 보관, 워크 플로우 할당 및 홈 오피스에서 회계 업무를 지원하는 데 사용됩니다.
시작 위치
메노나이트 형제단 빌레펠트 e를 포함하는 협회에서. V., 회원들이 자발적으로 수행하는 매우 광범위한 행정 업무가 있습니다.
이것은 1000 명 이상의 회원의 계정 관리 와 지방 자치 단체의 다양한 건설 프로젝트에 대한 계정 감사 또는 들어오는 기부금 처리에 모두 영향을 미칩니다.
기존 문제
PaperOffice DMS를 사용할 때까지 선정 된 회원은 다양한 관리 업무를 위임 받았으며, 이로 인해 각 구성원 자신에게 작업이 어떻게 그리고 어떤 시간대에 수행되는지에 크게 맡겨졌습니다.
디지털 네트워크와 중요한 소프트웨어는 사용되지 않았습니다. 대신, 확인이 필요한 상인 송장은 수동으로 확인하기 위해 집으로 가져갔습니다. 또한 아무도 시간이 없었고 그 다음 법안이 처음에는 테이블에 남겨졌습니다.
디지털화 과정에서 커뮤니티는 이제 이메일을 통해 수많은 문서, 이메일 및 기타 우려에 직면 해 있습니다. 그러나 이러한 전자 메일의 홍수는 수동으로 관리 할 수 없습니다.
그 결과 처리 시간이 길어지고 처리, 검색 및 필요한 문서를 전달하는 비효율성이 발생했습니다. 이에 따라 지자체는 디지털 문서 관리를 모색했다.
그 결과, 미지급 금액을 위탁 된 회사로 이전하는 데 반복적 인 지연이있었습니다. 알림은 추가 비용으로 발행되었으며 부여 된 할인은 사용할 수 없습니다. 결과적으로 커뮤니티의 명성이 훼손되었다는 것은 이해할 수 있습니다.
Alexander Staruk, Mennonite Brotherhood Bielefeld e의 최고 재무 책임자. V.는 문제에 대한 해결책을 찾고 있었고, 이전에는 크게 유사했던 지방 자치 단체의 모든 행정 업무를 디지털화하는 데에도 고려 되었습니다.
메노나이트 형제단이 페이퍼오피스 DMS를 선택한 이유
Staruk은 문서 관리와 관련하여 다양한 소프트웨어 제공을 처음 조사했으며 궁극적으로 여섯 달 동안 PaperOffice DMS를 테스트하기로 결정했습니다.
PaperOffice DMS는 Staruk 씨가 찾고 있던 요구 사항을 정확하게 제공합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 가용성: 이 모든 관련 문서에 대한 중앙에서 쉽게 액세스할 수 있으며 여러 당사자가 동일한 문서에서 공동 작업을 수행할 수 있습니다.
관리 작업이 있는 모든 구성원이 집에서 액세스할 수 있는 내부 중앙 저장소입니다. 데이터는 타사 클라우드 또는 단일 사용자 컴퓨터에 저장해서는 안 됩니다.
- 관리 업무의 민첩성 및 자동화: 소프트웨어는 작업을 네트워크를 통해 배포하고 각 클럽 회원이 처리할 수 있도록 해야 합니다.
- 검색 가능성 및 시간 절약: 아날로그 문서를 디지털화하고 필요한 경우 쉽게 검색할 수 있도록 하는 간단한 방법을 모색했습니다.
- 실용적이고 이해할 수있는 : 소프트웨어는 가능한 한 적은 교육을 필요로하며 동시에 미래에 대비해야합니다.
해결책 : Synology는 커뮤니티 센터에 네트워크 연결 스토리지인 NAS를 설치하고, 이 스토리지에 협회 및 그 회원과 관련된 모든 데이터는 PaperOffice DMS를 사용하여 저장됩니다.
Alexander Staruk은 일찍부터 자신의 커뮤니티를 디지털화 할 방법이 없다는 것을 깨달았습니다.
"우리는 방금 작업을 진행했으며 이제 우리는 선두를 달리고 있습니다."
해결책 : PaperOffice DMS에는 복잡한 프로세스의 할당 및 처리와 회사에서 문서 정보 및 작업을 효율적으로 제어 할 수있는 포괄적 인 워크 플로우 기능이 있습니다.
디지털 사용자 권한 부여 및 암호 확인이 포함됩니다.
동시에 관련 모든 회원에게 처리 상태에 대한 정보가 제공됩니다. 버전 저장소 를 사용하면 어떤 처리 단계가 언제 누구에 의해 수행되었는지 추적할 수 있습니다.
해결책 : 그것은 페이퍼 오피스 DMS의 핵심 세그먼트, 아날로그 문서의 디지털화입니다. 필요한 것은 컴퓨터와 PaperOffice DMS에 대한 인터페이스가있는 스캐너뿐입니다. 문서는 단지 스캔되지 않습니다. 필요한 경우 통합 OCR 소프트웨어에 의해 편집 가능한 텍스트로 변환되고 자동으로 올바르게 저장됩니다.
인공 지능 PIA에 의해 설정된 키워드 인덱스는 사용자가 문서에 대해 거의 알지 못하더라도 내부 검색 엔진을 통해 모든 문서를 찾을 수 있도록합니다.
해결책 : PaperOffice DMS의 사용은 무료 교육 비디오 및 자습서를 사용하여 배울 수 있습니다.
현장에 외부적이고 값 비싼 "컨설턴트"가 없으며 아무도 교육을 위해 아무데도 여행 할 필요가 없습니다. 누구나 필요에 따라 메뉴 탐색을 직접 학습하기 위한 기간을 정의할 수 있으며, 향후 PaperOffice DMS는 모듈식 구조 덕분에 좋은 위치에 있습니다.
PaperOffice DMS는 필요한 모든 기준을 충족했습니다.
메노나이트 형제단이 페이퍼오피스 DMS를 선택한 이유
Staruk은 문서 관리와 관련하여 다양한 소프트웨어 제공을 처음 조사했으며 궁극적으로 여섯 달 동안 PaperOffice DMS를 테스트하기로 결정했습니다.
PaperOffice DMS는 Staruk 씨가 찾고 있던 요구 사항을 정확하게 제공합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 가용성: 이 모든 관련 문서에 대한 중앙에서 쉽게 액세스할 수 있으며 여러 당사자가 동일한 문서에서 공동 작업을 수행할 수 있습니다.
관리 작업이 있는 모든 구성원이 집에서 액세스할 수 있는 내부 중앙 저장소입니다. 데이터는 타사 클라우드 또는 단일 사용자 컴퓨터에 저장해서는 안 됩니다.
- 관리 업무의 민첩성 및 자동화: 소프트웨어는 작업을 네트워크를 통해 배포하고 각 클럽 회원이 처리할 수 있도록 해야 합니다.
- 검색 가능성 및 시간 절약: 아날로그 문서를 디지털화하고 필요한 경우 쉽게 검색할 수 있도록 하는 간단한 방법을 모색했습니다.
- 실용적이고 이해할 수있는 : 소프트웨어는 가능한 한 적은 교육을 필요로하며 동시에 미래에 대비해야합니다.
해결책 : Synology는 커뮤니티 센터에 네트워크 연결 스토리지인 NAS를 설치하고, 이 스토리지에 협회 및 그 회원과 관련된 모든 데이터는 PaperOffice DMS를 사용하여 저장됩니다.
Alexander Staruk은 일찍부터 자신의 커뮤니티를 디지털화 할 방법이 없다는 것을 깨달았습니다.
"우리는 방금 작업을 진행했으며 이제 우리는 선두를 달리고 있습니다."
해결책 : PaperOffice DMS에는 복잡한 프로세스의 할당 및 처리와 회사에서 문서 정보 및 작업을 효율적으로 제어 할 수있는 포괄적 인 워크 플로우 기능이 있습니다.
디지털 사용자 권한 부여 및 암호 확인이 포함됩니다.
동시에 관련 모든 회원에게 처리 상태에 대한 정보가 제공됩니다. 버전 저장소 를 사용하면 어떤 처리 단계가 언제 누구에 의해 수행되었는지 추적할 수 있습니다.
해결책 : 그것은 페이퍼 오피스 DMS의 핵심 세그먼트, 아날로그 문서의 디지털화입니다. 필요한 것은 컴퓨터와 PaperOffice DMS에 대한 인터페이스가있는 스캐너뿐입니다. 문서는 단지 스캔되지 않습니다. 필요한 경우 통합 OCR 소프트웨어에 의해 편집 가능한 텍스트로 변환되고 자동으로 올바르게 저장됩니다.
인공 지능 PIA에 의해 설정된 키워드 인덱스는 사용자가 문서에 대해 거의 알지 못하더라도 내부 검색 엔진을 통해 모든 문서를 찾을 수 있도록합니다.
해결책 : PaperOffice DMS의 사용은 무료 교육 비디오 및 자습서를 사용하여 배울 수 있습니다.
현장에 외부적이고 값 비싼 "컨설턴트"가 없으며 아무도 교육을 위해 아무데도 여행 할 필요가 없습니다. 누구나 필요에 따라 메뉴 탐색을 직접 학습하기 위한 기간을 정의할 수 있으며, 향후 PaperOffice DMS는 모듈식 구조 덕분에 좋은 위치에 있습니다.
PaperOffice DMS는 필요한 모든 기준을 충족했습니다.
여섯 달간의 시험 단계 이후, 메노나이트 형제단 빌레펠트 e. V. 우리의 PaperOffice DMS는 그녀가 교회의 다른 회중에게 소프트웨어를 추천하는 것에 너무 만족합니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "메노나이트
빌레펠트 형제 교회":
미래의 PaperOffice 사용자에게 어떤 팁을 제공하시겠습니까?
디지털화의 주제를 다루기에는 너무 이르거나 너무 늦지 않았습니다.
가장 중요한 것은 소프트웨어뿐만 아니라 회사 자체에 대한 아이디어를 얻는 것입니다. 소프트웨어를 구입하거나 서비스 및 지원 패키지에 가입하도록 강요받지 않는 것이 중요했습니다.
PaperOffice DMS를 인수하기 전에도 우리는 회사의 모든 부서와 이야기를 나눴으며 결코 심하게 대우받지 못했습니다. 반대로 : PaperOffice에는 친절하고 정중하며 유능한 팀이 있습니다.
교회로서 우리에게는 소프트웨어가 이해하기 쉽지만 포괄적이라는 것이 매우 중요했습니다.
PaperOffice를 누구에게 추천하시겠습니까?
우리는 교회의 형제들에게 PaperOffice를 추천 할 것입니다. 그러나 디지털화하고 자동화하려는 다른 모든 커뮤니티와 회사에게도 마찬가지입니다.
PaperOffice에 대해 특히 좋아하는 점은 무엇입니까?
우리는 모든 것에 매우 만족합니다.
결론
PaperOffice는 가볍지만 강력한 문서 관리 시스템입니다.
문서 내용의 자동 읽기와 같이 처음에는 무의미한 것처럼 보이는 기능은 더 오랜 기간 동안 더 이상 놓치고 싶지 않은 가장 중요한 기능으로 판명되었습니다.