공공 기관
시청사
Carrión de los Condes
페이퍼오피스 경험 / 참고 자료 / 실습 보고서
산업
공공 기관
부위
팔렌시아 주, 스페인
부서
본사
시 행정
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팔렌시아 주, 스페인
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본사
시 행정
디지털 타운 홀로가는 길 - 행정부의 디지털화
카를로스 A. 가르시아 씨 마케팅 및 커뮤니케이션 관리자
시작 위치
공공 기관의 권위자로서, Carrión de los Condes시의 시청은 문서, 신청서, 신분증, 등록 증명서뿐만 아니라 건설 파일 및 비즈니스 문서, 서신 등 많은 중요한 문서를 관리해야합니다.
불행히도, 타운 홀은 아직 적절한 해결책이 발견되지 않았기 때문에 적절한 문서 관리 소프트웨어의 사용으로 인해 지금까지 큰 이익을 얻지 못했습니다.
검색을보다 쉽고 효율적으로 수행하기 위해 도시 아카이브는 문서를 디지털화하고 콘텐츠를 내부 아카이브 데이터베이스에 통합 할 계획이었습니다.
수동 처리는 너무 많은 시간이 소요되었을 것이므로 자동 정보 추출이 요구되었습니다.
시 행정의 목적은 기존 종이 문서를 디지털화하고, 모든 들어오고 나가는 문서에 대한 프로세스 최적화 및 워크 플로우 제어를 가져오고, 백그라운드에서 프로세스의 상당 부분을 자동화하여 재산 관리 프로세스를 최적화하는 것이 었습니다.
기존 문제
과거에는 전체 정부 시스템이 종이를 기반으로했습니다. 시민들이 제출 한 신청서는 등록 사무소에서 파일로 분류되어 시청으로 전달되어 추가 서류가 추가되었습니다.
그런 다음 문서는 사무실 벽 전체를 덮고 수년간 거기에 보관 된 미터 길이의 선반 벽으로 옮겨졌습니다.
그러나 기존 및 매일 들어오는 문서로 인해 Carrión de los Condes 시청의 수동 시스템은 한계에 도달했습니다 : 개별 영수증은 종종 잘못 제출되었거나 이전에 동료에 의해 제거되었지만 아직 다시 넣지 않았습니다. 예를 들어 시청이나 전문가가 응용 프로그램을 평가하기 위해 액세스해야하는 경우와 같이 외부 기관의 참여도 어려웠습니다.
"우리는 폴더에 문서를 제출함으로써 저장 비용을 피할 수있었습니다. 또한 문서 검색에는 시간이 많이 걸렸으며 종종 아카이브 방문이 필요했습니다.",
Carlos A. Garcia 마케팅 및 커뮤니케이션 매니저를 회상합니다.
그 결과 처리 시간이 길어지고 처리, 검색 및 필요한 문서를 전달하는 데 비효율성이 발생했습니다.
그러나 가장 큰 문제는 문서의 나이가 부서지기 때문에 부서지기 때문이었습니다. 이에 따라 당국은 디지털 문서 관리를 모색했다.
PaperOffice 문서 관리 시스템과 함께 수행 된 사례 연구는 모든 행정 기관에서 흔히 볼 수있는 것처럼 수많은 종이 기록 및 파일을 유지하고 저장, 분류 및 구성 할 수있는 물리적 공간과 직원 (임계 상태의 일부)을 확보하는 것에 대한 우려를 기반으로합니다.
예산 여유에도 불구하고, Carrión de los Condes의 지방 자치 단체는이 구식 시스템을 최신의 현대적이고 현대적인 디지털 시스템으로 대체해야한다는 결론에 도달했습니다. 이런 식으로 공공 기관은 문서를 검색하는 대신 도시 행정의 실제 임무 인 시민에 전념 할 수 있습니다.
"우리는 방금 작업을 진행했으며 이제 우리는 선두를 달리고 있습니다."
Carrión de los Condes 행정부의 마케팅 및 커뮤니케이션 관리자 인 Carlos A. García는 모든 공공 기관이 직면 한 모든 문제를 디지털화 할 수있는 솔루션을 찾고있었습니다. 또한 이전에는 크게 유사했던 지방 자치 단체의 모든 행정 업무를 디지털화하는 것이 계획되었습니다.
타운 홀이 PaperOffice DMS를 선택한 이유
가장 중요한 선택 기준은 개인 문서 또는 신청자의 재정 상황과 같이 관리되는 문서가 기밀이기 때문에 신뢰성과 보안이었습니다.
개인 데이터 GDPR 및 장기 투자 보안을 보장 할 수 없기 때문에 공공 기관의 데이터 보호 규정으로 인해 다양한 클라우드 제공 업체 또는 오픈 소스 솔루션이 고려되지 않았습니다.
PaperOffice DMS는 클라우드 응용 프로그램이 아니며 시청에 위치한 중앙 데이터베이스에 모든 데이터를 저장하므로 궁극적으로 테스트를 통해 필요한 시나리오를 테스트하기로 결정했습니다.
"이미 PaperOffice와의 첫 번째 약속에서 문서 관리 분야에서 20 년의 PaperOffice 경험을 알 수 있습니다."
PaperOffice는 모든 문서 표준 및 법적 지침을 능가하며, 특히 클라우드가 아닌 시청에 직접 고도로 암호화 된 문서 저장소가 있기 때문에 특히 그렇습니다.
규정 준수 버전 제어 및 감사 증명 버전 관리를 갖춘 문서 관리 시스템을 사용해야 할 필요성이 그 어느 때보다 명확해졌습니다.
결정의 엄청난 이유는 과거에 다른 제공 업체와 매우 나쁜 경험이 있었기 때문에 지원의 접근성 이었기 때문에 시청의 정지로 이어졌습니다.
특히 신뢰성을 보장하고 실제 문제를 시뮬레이션하기 위해 PaperOffice 지원에 여러 번 연락하여 마감 기한이 충족되었는지 여부와 지원 품질이 무엇인지 평가했습니다.
PaperOffice는 다른 모든 제조업체보다 앞서 있습니다.PaperOffice는 목표와 타이밍이라는 도전을 받아들였습니다.
기존의 모든 종이 문서를 디지털 아카이브로 디지털화하기로 결정했습니다.
특히 디지털 전환을 위해 "디지털 아카이브 생성"이라는 제목의 혼합 교육 및 고용 프로그램 조직이 Carrión de los Condes시의회에 의해 설립되었습니다. 이 조직은 PaperOffice 전문가와 함께 현재 여덟 명의 학생과 두 명의 교수를 교육하고 있습니다.
그 안에서, 획득 한 지식은 시간을 최적화하고 1820 년대로 거슬러 올라가는 역사 아카이브의 디지털화 솔루션을 시작하는 데 도움이되는 정확한 워크 플로우와 함께 실제 실습에 적용됩니다.
"문서를 수동으로 처리하는 데 많은 시간이 소요되었을 것입니다. PaperOffice DMS의 자동화 솔루션을 사용하면 수동 작업을 크게 줄일 수 있으며 동시에 미래 지향적 기술에 투자할 수 있습니다."
지능형 AI 문서 처리 분야의 전문가로서 PaperOffice DMS는 기존 문서를 디지털화하도록 의뢰받았습니다.
기존 종이 문서는 시청 직원이 신중하게 스캔하여 PaperOffice DMS에 보관했습니다. 그런 다음 문서 관리 시스템은 스캔한 모든 문서의 축소판을 만들고 상세한 텍스트 인식을 수행합니다. 즉, PaperOffice에 통합 된 검색 엔진을 사용하여 모든 문서의 텍스트 내용을 몇 초 안에 찾을 수 있습니다.
PaperOffice를 통한 디지털화를 통한 이점
PaperOffice의 디지털화 구현 덕분에 Carrión de los Condes의 도시 아카이브는 이미 다음을 수행 할 수있었습니다.
- 시간과 자원 절약
- 쉬운 문서 액세스
- 승인된 각 직원에 대한 문서 가용성
- 명확한 제출 서류 제출
이제 데이터 및 문서의 더 쉽고 빠른 가용성은 타운 홀의 프로세스를 근본적으로 영구적으로 변화시키고 있습니다. 행정 지식은 이제 투명하게 조직되고 적시에 사용할 수 있습니다.
"데이터 보안, 자동화 된 워크 플로우, 문서의 디지털화 및 PaperOffice를 관리 환경으로 쉽게 통합 하여이 도시 행정부가 종이 소비를 줄이면 종이 프로세스를 최소화하고 깨지기 쉬운 문서를 보관하고 장기간 보존하고 공간을 확보하여 비용을 절감하는 데 필요한 것을 제공했습니다."
이러한 의미에서 공공 행정에서 모든 문서 기반 프로세스의 디지털화를위한 기초는 PaperOffice DMS와 함께 마련됩니다.
일반적인 보관 프로세스 외에도 :
- 개정 방지 보관
- 조직 프로세스의 최적화
- 더 나은 문서 구성
- 더 빠른 문서 검색
- 간소화된 통신 및 작업 해결
보장.
최종 결과
시의회는 이전에 종이 기반 데이터의 문제를 제거했으며, 아카이브에서 유래 한 모든 깨지기 쉬운 문서를주의 깊게 스캔하여 보관했습니다. PaperOffice는 들어오는 모든 데이터에 대해 OCR 텍스트 인식을 실행하므로 시청 직원은 더 이상 문서를 가져올 필요가 없지만 PaperOffice 내에서 간단히 검색 할 수 있습니다.
시 행정부는 이제 중앙 워크플로 지원 문서 관리 시스템을 사용합니다.
시청은 이제 몇 초 만에 케이스 파일과 관련 이름, 위치 및 날짜가 포함된 케이스 번호를 찾을 수 있습니다. 따라서 아카이브는 시민들을 더 빠르고 정확하게 도울 수 있지만 원본은 그대로 유지됩니다.
Carrión de los Condes의 시청에 대하여
면적: ² 63.37 킬로미터. 인구: 2,096 (2018)
주: 팔렌시아. 카스티야와 레온의 공동체
시장: 호세 마누엘 오테로 산츠.
인구 센터: Carrión de los Condes;
2,000 명 이상의 주민이있는이 도시는 팔렌시아 지방의 중심부에 위치하고 있습니다. 고고학 발견에 따르면, 마을의 기원은 로마 이전 시대로 거슬러 올라갑니다.
오늘날 도시는 세인트 제임스의 길을 걷는 모든 순례자들에게 알려져 있습니다.이 도시는 세인트 제임스의 길에 있으며 순례자 호스텔이 있기 때문입니다.
FAQs
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "공공 기관
시청사
Carrión de los Condes":
미래의 PaperOffice 사용자에게 어떤 팁을 제공하시겠습니까?
디지털화의 주제를 다루기에는 너무 이르거나 너무 늦지 않았습니다.
가장 중요한 것은 소프트웨어뿐만 아니라 회사 자체에 대한 아이디어를 얻는 것입니다. 소프트웨어를 구입하거나 서비스 및 지원 패키지에 가입하도록 강요받지 않는 것이 중요했습니다.
PaperOffice DMS를 인수하기 전에도 우리는 회사의 모든 부서와 이야기를 나눴으며 결코 심하게 대우받지 못했습니다. 반대로 : PaperOffice에는 친절하고 정중하며 유능한 팀이 있습니다.
공공 기관으로서 우리에게는 그 과정이 점점 더 복잡해지고 있으며 많은 관료주의가 수반됩니다. 따라서 시스템과 소프트웨어에 대한 신뢰는 매우 중요했습니다. 물론 소프트웨어를 쉽게 이해할 수 있다는 것도 매우 중요했습니다.
PaperOffice를 누구에게 추천하시겠습니까?
우리는 디지털화하고 자동화하고자하는 다른 모든 행정 및 공공 기관에 PaperOffice를 추천 할 것입니다.
PaperOffice에 대해 특히 좋아하는 점은 무엇입니까?
우리는 모든 것에 매우 만족합니다.
결론
PaperOffice는 가볍지만 강력한 문서 관리 시스템입니다.
문서 내용의 자동 읽기와 같이 처음에는 무의미한 것처럼 보이는 기능은 더 오랜 기간 동안 더 이상 놓치고 싶지 않은 가장 중요한 기능으로 판명되었습니다.