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프로 팁
문서의 버전 관리는 문서 관리에서 중요한 기능 중 하나입니다.버전 관리는 문서가 동시에 여러 직원에 의해 편집되지 않고, 자동 버전 관리 및 포괄적인 버전 제어를 가지도록 보장합니다.따라서 비즈니스 문서의 모든 변경 내용을 언제든지 빠르게 추적할 수 있습니다.버전 관리 기능은 많은 DMS 소프트웨어 사용자에게 중요한 역할을 합니다. 여기에서 이점에 대해 알아보십시오.
버전 관리라는 용어는 문서 관리 시스템(DMS) 내에서 낯선 용어가 아닙니다. GoBD(관리 원칙에 따른 전자 데이터 및 문서의 저장·저장 매체 대체 사용)와 호환되는 버전 제어 및 검증이 가능한 DMS를 사용하는 필요성은 점점 더 분명해집니다.
왜냐하면 모두가 다 아는 사례가 아닌가요?양도해야 할 계약을 다수 참여하여 편집할 때마다 수정 사항, 각주, 항목 맞춤, 금액 변경 및 최종 합의 등의 작업을 수행합니다. 결과적으로 각각의 변경 사항은 로컬 컴퓨터에 안전하게 저장되고 추가 검토를 위해 보내집니다.
이제 동료가 결석하거나 고객이 전월 버전에서 "XYZ" 작업을 묻는 전화를 할 때 모든 것이 멈추는 상황이 발생합니다.
버전 혼란과 중복성이 초래됩니다.
이 시점에서 한 번 문서의 버전 관리를 고려해보는 것이 가치가 있습니다.
PaperOffice DMS는 문서의 자동 버전 관리와 포괄적인 버전 제어를 제공합니다. PaperOffice로 페이지를 제거하거나 회전시키거나 영역을 블랙아웃하는 경우에도 GOBD에 따라 보안 검증 가능한 완벽한 파일로 버전이 관리됩니다.
DMS 소프트웨어의 중앙 집중성으로 인해 여러 가지 이점이 기업에 발생합니다. 예를 들어, 모든 직원이 동일하고 정확한 데이터를 사용하는 것이 보장됩니다.
또한 미디어 브레이크가 방지되어 워크플로우 내에서 완전한 정보 흐름이 가능해집니다.
이로 인해 중복 데이터 관리가 없어지므로 전송 오류도 방지됩니다. 이는 관리되는 데이터의 품질에 긍정적인 영향을 미칩니다.
많은 기업, 특히 중소기업들은 이를 데이터 보안의 장애물로 인식하고 PaperOffice와 같은 DMS(Dokumentenmanagement System, 문서 관리 시스템)의 도입을 지지합니다.
PaperOffice DMS와 통합된 VersionControl 모듈 덕분에 문서 및 해당 변경 사항을 언제든지 완벽하게 제어할 수 있습니다.
간단히 말해서, 버전 관리는 문서에 대한 모든 변경 사항을 추적 가능하게 만듭니다.
버전 관리라는 용어를 쉽게 설명하면, 대체로 문서 또는 파일의 변경 사항을 기록하는 방법입니다.
따라서 각 문서 변경은 새로운 문서 버전으로 쉐도우 복사본으로 감지되어 저장됩니다.
문서 변경 사항마다 해당 아카이브에 "새로운" 버전의 문서가 저장됩니다. 버전 기록을 통해 변경 사항이 투명하고 언제든지 추적 가능합니다.
이 시점에서 후속 사용자는 문서가 어떤 편집자에 의해 변경되었는지를 알 수 있습니다. 이렇게 하면 전체 문서 생애주기를 파악할 수 있습니다.
버전 관리는 자동으로 또는 수동으로 수행될 수 있습니다.
하지만 차이점은 무엇일까요? 이 및 PaperOffice DMS가 지원하는 모든 버전 관리 방법은 정확하게 Workshop 튜토리얼에서 설명됩니다.
자동 버전 관리는 PaperOffice가 문서가 변경되었음을 자동으로 감지하는 기능입니다. 이는 Word 문서이든 내장된 WorkBench 모듈 덕분에 PDF 문서에서 이루어질 수 있습니다.
변경된 문서의 최신 사본은 PaperOffice에서 자동으로 편집 후 "편집 중인 문서" 문서 풀에 저장됩니다. 버전은 "편집 완료"를 클릭할 때까지 업데이트되지 않습니다.
이렇게 함으로써 네트워크에서 문서가 덮어씌워지지 않도록 보장됩니다. 문서를 편집하는 동안 해당 문서는 위에서 언급한 문서 풀에 있습니다.
"새로운 버전"의 문서가 점검되면 PaperOffice는 미리보기 이미지를 업데이트하고 문서의 텍스트 인식을 다시 수행합니다. 이전 버전은 여전히 사용 가능하며 검색할 수 있습니다.
수동 버전 관리는 인쇄된 문서를 서명한 후 새로운 버전으로 스캔해야하는 경우에 이상적입니다.
수동 버전 관리는 사용자가 버전화 프로세스를 수동으로 시작할 수 있도록 합니다.
팁
실제로 YouTube에 "Revisionssichere und GoBD konforme Versionierung der Dokumente mit Dokumentenmanagement PaperOffice"라는 주제의 동영상이 있으며, 이 과정을 이해하기 쉽게 설명합니다.
PaperOffice는 내장된 인공지능을 통해 해당 문서가 이미 존재하는 문서임을 인식하고, 새로 스캔한 문서를 기존 버전으로 추가로 보관하도록 제안합니다. 또는 외관이 다른 문서이고 인공지능에서 인식하지 못하는 경우 수동으로 새로운 버전을 기존 문서에 보관할 수 있습니다.
일관된 보관
PaperOffice에서 문서를 보관하면 내장된 버전 관리를 통해 여러 복사본을 별도의 파일로 저장하지 않고 서로 다른 버전이 하나의 파일에 저장됩니다.
"마침내, 우리는 주제에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문에 대답합니다." "문서의 버전 관리를 어떻게 안전하게 수행하나요?":
빠르고 간단한 대답은: 모든 기업에게 적합합니다. 무문서 사무실은 모든 기업 업종과 규모에 이익을 주며, 중소기업부터 스타트업, 대기업까지 모두에게 가치가 있습니다. 특히 소규모 및 중소기업에게 전환은 가치가 더 있습니다:처리 작업량과 비용을 줄이므로, 추가 성장 촉진을 위해 필요한 예산이 확보됩니다.
아니요. 2018년에 최종적으로 개인정보 보호법(DSGVO)이 효력을 갖기 시작한 이후로는 데이터 보호가 대화거리가 되었습니다. DMS 솔루션 및 DMS 소프트웨어는 종종 민감하고 개인적인 데이터가 포함 된 문서의 처리, 관리 및 저장에 사용됩니다. DSGVO에 위반하면 법률상 과태료가 부과됩니다.
디지털 작업을하고 오래된 문서를 새로운 시대로 가져 오는 것은 믿을 수없는 양의 시간, 돈 및 신경을 절약 할 수있는 최고의 주요 투자 일 것입니다.
디지털화의 모든 이점을 활용하기 위해 전용 IT 전문가가 필요하지 않습니다.
필요한 것은 정확히 필요한 것을 구체화 할 수있는 경험을 갖춘 올바른 협력 파트너입니다. 패닉 만드는 사람들을 피하고 실제로 시험하지 않은 깔끔한 PowerPoint 프레젠테이션보다는 테스트 설정을 선택하십시오.
대개 거의 모든 회사와 기업은 자신의 장치를 제대로 활용하지 않는 대형 복사기를 보유하고 있습니다. 이 장치는 대량 스캔을 좋아하며, 클립보드에 대한 허용 범위가 넓으며 스캐너 투자 없이 디지털 시작의 기초가 될 수 있습니다.
DMS/ECM 시스템과 함께 비용 함정을 피하십시오. 여기에 제조업체에 완전히 종속되어야합니다. 문서 자체 학습 및 설정 작업과 같은 고유한 관리 기능에 대한 어떠한 타협도 허용하지 마십시오. 도움이 필요하면 제조업체가 기꺼이 도와줍니다. 그러나 독립적이고 독립적으로 유지하십시오.
프로세스가 미래에는 완전히 동일하지만 자동화됩니다.
송장이 들어오면 워크 플로우가 시작되고 모든 것이 한 번 정의된 방식으로 진행됩니다.
1000 개의 파일 폴더를 검색합니다? 문제없이, 나만의 Google이 있습니다!
