ASUSTOR ドキュメント管理 DMS for NAS

文書管理システム（DMS）は、ビジネス文書の電子的で構造化された管理を支援し、組織にとって重要なステップとなります。DMSはペーパーレスオフィスへの重要な一歩です。

お使いのASUSTOR NASと組み合わせることで、アナログな保存物をデジタル化し、検索とアーカイブの効率を向上させる理想的なデュオを形成します。

PaperOfficeの文書管理は、ASUSTOR機器用に世界で唯一公式に承認されたDMSシステムです。

NASとは？

「ASUSTOR NAS」とは、台湾の企業ASUSTORが販売する様々なネットワーク・アタッチド・ストレージ（NAS）デバイスです。これらのデバイスは、企業と個人ユーザーの両方にデータの保護、整理、利用を効率的に行うことを可能にします。

NASは、独自のオペレーティングシステムを持ち、ネットワークを介してストレージスペースを提供するファイルサーバーです。

ASUSTOR NASは、特に中小企業にとって、企業データを迅速かつ簡単に保存するのに最適な条件を提供します。

次の記事では、ASUSTOR NASをビジネスで最大限に活用する方法と、文書管理を簡単にDockerなしで行う方法を紹介します。

クラウドではなくNASを利用する理由は？

NAS（ネットワーク・アタッチド・ストレージ）ソリューションを利用する理由はいくつかありますが、以下にその例を挙げます：

• 1. コントロールとセキュリティ： NASは企業の物理的コントロール下にあるため、企業は自社データを完全に管理し、データの安全性を確保できます。
  クラウド環境では、データが外部プロバイダーに転送され、自社と同じセキュリティ基準には従いません。


• 2. データ保護： 個人データの保存については、企業は欧州連合の一般データ保護規則（GDPR）を遵守しなければなりません。そのため、保存技術やサービスを選ぶ際にはデータ保護規定に準拠することを確認する必要があります。
  NAS（ネットワーク・アタッチド・ストレージ）は、GDPR規定を遵守するためにはクラウドソリューションよりも適しています。
  企業が所有しているため、データは企業によって直接管理され、保護されることが保証されます。NASは外部データセンターにデータを保存する必要がないため、高度な柔軟性を提供します。企業はNAS上のデータを暗号化して、不正アクセスから保護することもできます。
• 3. インターネット接続： NASはインターネット接続なしでも使用できるため、田舎やインターネット接続が不安定な地域で働く企業にとって理想的です。


• 4. コスト： NASはクラウドストレージに比べてコスト面で有利です。NASの購入費用は一度だけで済み、完全に自社のものとなります。
  さらに、NASの月額費用はクラウドサービスよりも大幅に低く、月額料金は不要です。クラウドサービスでは発生する可能性のある追加の帯域幅料金も、NASではかかりません。


• 5. 柔軟性： NASはハードウェアとストレージ容量の選択において、企業により多くの柔軟性を提供します。成長する企業のニーズに応じて、ストレージ容量を拡張することも可能です。

ASUSTOR NASとPaperOffice DMSの組み合わせは、企業の文書管理を簡単で信頼性のあるものにします。

PaperOffice DMSは、企業が文書を整理し、保存し、分類し、管理する使いやすいソフトウェアであり、いつでもどこからでも簡単にアクセスできます。

NASとPaperOffice DMSの効果的な管理を組み合わせることで、企業の生産性を向上させ、文書が迅速かつ確実に取得できるようになります。また、データがNAS上に保存され、ローカルコンピュータや外部クラウドに保存されないため、データの保護も強化されます。

データベースのインストールと設定の手間は？

ASUSTOR NASでのデータベースインストールおよび設定は非常に簡単で、ITスペシャリストは不要です。

PaperOffice YouTubeビデオを使用した設定は、初心者でも数分で完了できます。

どのようにしてデータをASUSTOR NASに移行しますか?

データをASUSTOR NAS（ネットワークアタッチドストレージ）で稼働しているPaperOffice文書管理システム（DMS）に転送するためには、いくつかの方法があります。以下にいくつかの例を示します。

書類をスキャンする

手順は簡単です：データがまだデジタル形式で存在しない場合、紙の書類をまずスキャンするか写真撮影する必要があります。

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

スキャナーや他のデジタル化装置を使用すると、書類が画像に変換されるだけでなく、内容も電子的に「読み取る」ことができます。そのためにPaperOffice DMSに統合されたスキャナ機能は、スキャナーと接続してデジタルメディアを文書管理ソフトウェアに転送します。

スキャナーを統合して書類をデジタル化する方法については、別の記事で詳しく説明しています。

デジタル書類の保存

デジタル形式のデータ（Eメールやデジタルファイルなど）は、簡単にドラッグ＆ドロップでPaperOfficeのインターフェースに移すことができます。複数の書類を手動の手間なく一括でアーカイブしたい場合は、PaperOfficeに統合されたフォルダ監視機能が適しています。これにより、バックグラウンドでスムーズにアーカイブを行うことができます。

既存データの移行

PaperOfficeの文書管理システムは、ユーザーがこれまでノートパソコンやデスクトップPCのハードディスクに保存していた既存のデジタルデータを共有データストレージ、つまりASUSTOR NASに簡単に移行できるようにします。

これにより、すべての既存データをワンクリックで文書管理システムにインポートできます。

ASUSTOR NASとPaperOffice DMSのメリットと価値

ASUSTOR NAS（ネットワーク接続ストレージ）を文書管理システム（DMS）PaperOfficeと組み合わせて使用することには、いくつかの利点があります。それは以下の通りです:

• 1. 集中化されたデータ管理: DMSは、すべての文書やファイルを一箇所に保存し、整理することを可能にし、協力とデータアクセスを容易にします。各従業員が必要なファイルにアクセスするためにUSBスティックにコピーする必要がありません。
  これにより時間を節約し、手動転送によるエラーを防ぐことができます。


• 2. 強化されたセキュリティ: NASは、データ損失や不正アクセスから保護するために暗号化や冗長性などの追加セキュリティ機能を提供します。また、さまざまなバックアップオプションを通じて高いデータセキュリティを確保します。
  重要なファイルが失われた場合や不意に削除された場合に備えて、自動バックアップを作成することができます。さらに、データを暗号化して、機密データが不正アクセスから保護されるようにすることも可能です。


• 3. アクセス速度の向上: NASは、データに迅速にアクセスして編集できるようにし、生産性を向上させます。


• 4. 簡易なメンテナンスと更新: DMSとNASは独立しており、それぞれを独立してメンテナンスおよび更新することができ、保守が容易になります。


• 5. 柔軟性の向上: ASUSTOR NASとPaperOffice DMSの組み合わせは、企業の要件を満たすために様々な構成とカスタマイズが可能です。


• 6. ストレージの拡張性の向上: 企業はしばしば成長し、さらなるストレージスペースを必要とするため、ASUSTOR NASは簡単に拡張でき、成長するニーズを満たすことができます。これは、外付けハードドライブやクラウドソリューションのような他のストレージソリューションと比較して、コスト効率が高く、実現が容易です。


• 7. 移動アクセスとリモートワークのサポート: ASUSTOR NASとPaperOffice DMSを使用すると、どこからでもデータにアクセスして編集でき、リモートワークとモバイル協力の可能性が拡大します。


• 8. 効率の向上: PaperOffice DMSとASUSTOR NASの使用により、データの検索、整理、プロセスの自動化が迅速に行え、効率が向上します。


• 9. 詳細なユーザー管理機能: 複数のユーザーアカウントを作成および管理する機能を含みます。
  これにより企業は、異なる従業員や部門に対して異なるアクセス権を設定することができます。例えば、経理部の従業員は財務文書にアクセスでき、マーケティング担当者はマーケティング文書にのみアクセスできるなどです。

DMSは企業が文書やファイルを集中して保存し管理することを可能にします。これにより、従業員がどこからでも必要なファイルにアクセスできるようになり、検索と協力を容易にします。また、ドキュメントワークフローを自動化して時間とリソースを節約することもできます。

文書管理（DMS）とASUSTOR NAS（ネットワーク接続ストレージ）を組み合わせた文書管理とストレージの強力で信頼性の高いソリューションは、企業にとって文書やファイルへのアクセスを提供します。