公的機関
市役所
カリオン・デ・ロス・コンデス
ペーパーオフィス体験/参考/実践レポート
産業
公的機関
地域
パレンシア州, スペイン
部門
本社
市政
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市政
デジタル市庁舎への道 - 行政のデジタル化
カルロス・A・ガルシア氏 マーケティングおよびコミュニケーションマネージャー
開始位置
公的機関の権威として、カリオンデロスコンデス市の市庁舎は、文書、申請書、IDカード、登録証明書だけでなく、建設ファイルやビジネス文書、通信など、多数の重要な文書を管理しなければなりません。
残念なことに、市役所はこれまでのところ、適切な文書管理ソフトウェアの使用から大きな恩恵を受けておらず、適切な解決策はまだ見つかっていません。
検索をより簡単かつ効率的にするために、市のアーカイブは文書をデジタル化し、その内容を内部アーカイブデータベースに組み込むことを計画しました。
手作業による処理には時間がかかりすぎるため、自動情報抽出が求められていました。
市政の目的は、既存の紙の文書をデジタル化し、すべての入出庫文書に対するプロセスの最適化とワークフロー制御を導入し、バックグラウンドでプロセスの大部分を自動化し、不動産管理プロセスを最適化することでした。
既存の問題
過去には、政府システム全体が紙に基づいていました。市民から提出された申請書は、登録事務所によってファイルに分類され、市役所に転送され、そこで追加の文書が追加された。
その後、文書はオフィスの壁全体を覆う長さのメートルの棚の壁に移動し、何年もそこに保管されていました。
しかし、既存の書類と毎日入ってくる書類により、Carrión de los Condesの市庁舎の手動システムは限界に達しました:個々の領収書はしばしば誤って提出されたり、同僚によって以前に削除されたりして、まだ元に戻されていませんでした。外部機関の関与も困難であり、例えば、市役所や専門家が申請書を評価するためにアクセスを必要とする場合などであった。
「ドキュメントをフォルダにファイリングすることで、ストレージコストを回避できました。さらに、ドキュメントの検索には時間がかかり、多くの場合、アーカイブへの訪問が必要でした。
カルロス・A・ガルシア氏のマーケティング&コミュニケーションマネージャーを思い出します。
その結果、処理時間が長くなり、必要なドキュメントの処理、取得、転送が非効率になりました。
しかし、最大の問題は、文書が脆くなったため、文書の古さでした。したがって、当局はデジタル文書管理を探しに行きました。
PaperOffice文書管理システムとともに実施されたケーススタディは、あらゆる行政機関に共通しているように、多数の紙の記録とファイルを維持し、保存、分類、整理するための物理的なスペースとスタッフ(重大な状態にあるもの)を利用できるようにするという懸念に基づいていました。
予算上の余裕にもかかわらず、Carrión de los Condesの地方自治体は、この昔ながらのシステムを最新の最新のデジタルシステムに置き換えなければならないという結論に達しました。 このようにして、公的機関は文書を検索する代わりに、市政の実際の仕事である市民に専念することができます。
「私たちは仕事を前進させたばかりで、今、私たちは前向きなスタートを切っています。
カリオン・デ・ロス・コンデス政権のマーケティング・コミュニケーション・マネージャーであるカルロス・A・ガルシア氏は、すべての公的機関が直面するすべての問題をデジタル化するソリューションを探していました。また、以前はほぼ類似していた自治体のすべての行政業務をデジタル化することも想定されていました 。
市役所がペーパーオフィスDMSを選んだ理由
最も重要な選択基準は、管理された文書が個人文書や申請者の財政状況などの機密であるため、信頼性とセキュリティでした。
個人データのセキュリティGDPRと長期的な投資セキュリティを保証できなかったため、公的機関のデータ保護規制により、さまざまなクラウドプロバイダーやオープンソースソリューションは考慮されませんでした。
PaperOffice DMSはクラウドアプリケーションではなく、市役所にある中央データベースにすべてのデータを格納するため、最終的に必要なシナリオをテストでテストすることにしました。
「PaperOfficeとの最初の任命時にすでに、ドキュメント管理の分野で20年にわたるPaperOfficeの経験に気づいています。
PaperOfficeは、特に高度に暗号化されたドキュメントがクラウドではなく市庁舎に直接保存されるため、すべてのドキュメント標準と法的ガイドラインを上回っています。
準拠したバージョン管理と監査証明済みのバージョン管理を備えたドキュメント管理システムを使用する必要性は、これまで以上に明確になっています。
決定の大きな理由は、過去に他のプロバイダーと非常に悪い経験がなされたため、サポートのアクセシビリティであり、市庁舎の停止にもつながりました。
特に、信頼性を確保し、実際の問題をシミュレートするために、PaperOfficeサポートに数回連絡し、期限が守られたかどうか、およびサポートの品質を評価しました。
PaperOfficeは、ここの他のすべてのメーカーよりも優れています。PaperOfficeは課題を受け入れました - 目的とタイミング
既存のすべての紙の文書をデジタルアーカイブにデジタル化することが決定されました。
特にデジタルトランスフォーメーションのために、カリオン・デ・ロス・コンデス市議会によって「デジタルアーカイブの作成」と題された混合訓練と雇用プログラムの組織が設立されました。この組織は、PaperOfficeの専門家とともに、現在8人の学生と2人の教授を訓練しています。
その中で、獲得した知識は、時間を最適化し、1820年代にさかのぼる歴史的アーカイブのデジタル化ソリューションを開始するのに役立つ正確なワークフローで、実際の実践に適用されます。
「ドキュメントを手動で処理するには、多くの時間がかかりました。PaperOffice DMSの自動化ソリューションにより、手作業を大幅に削減できると同時に、未来志向のテクノロジーに投資することもできます。
インテリジェントAI文書処理の分野の専門家として、PaperOffice DMSは既存の文書をデジタル化するよう依頼されました。
既存の紙の文書は、市役所の職員によって慎重にスキャンされ、PaperOffice DMSにアーカイブされました。次に、文書管理システムは、スキャンされたすべての文書のサムネイルを作成し、詳細なテキスト認識を実行します。つまり、PaperOfficeに統合された検索エンジンを使用して、すべてのドキュメントのテキストコンテンツを数秒で見つけることができます。
PaperOfficeによるデジタル化によるメリット
PaperOfficeのデジタル化実装のおかげで、Carrión de los Condesの都市アーカイブはすでに次のことができました。
- 時間とリソースを節約
- ドキュメントへの容易なアクセス
- 権限のある各従業員のドキュメントの可用性
- 明確な提出を提供する
データとドキュメントの可用性がますます容易になり、より速くなったことで、市役所のプロセスは根本的に永久に変化しています。管理知識は透過的に整理され、適切なタイミングで利用可能になりました。
「データセキュリティ、自動化されたワークフロー、ドキュメントのデジタル化、PaperOfficeの行政環境への容易な統合により、紙の消費量を削減し、紙のプロセスを最小限に抑え、脆弱なドキュメントをアーカイブし、長期間保存してスペースを確保し、コストを削減するために、この市当局が必要とするものを提供しました。
この意味で、行政におけるすべての文書ベースのプロセスのデジタル化の基礎は、PaperOffice DMSによって築かれています。
一般的なアーカイブ・プロセスに加えて、以下のことを行います。
- リビジョンプルーフアーカイブ
- 組織プロセスの最適化
- ドキュメントのより良い組織化
- ドキュメント検索の高速化
- コミュニケーションとタスク解決の簡素化
折り紙付き。
最終結果
市議会は、以前は紙ベースのデータの問題を排除し、アーカイブから発信されたすべての壊れやすい文書は慎重にスキャンされ、アーカイブされています。PaperOfficeはすべての受信データに対してOCRテキスト認識を実行するため、市役所の職員はドキュメントを取り出す必要がなくなり、PaperOffice内でドキュメントを検索するだけで済みます。
市政は、ワークフロー対応の中央ドキュメント管理システムを使用するようになりました。
市役所は、ケースファイル、およびケース番号とそれに関連付けられた名前、場所、日付を数秒で検索できるようになりました。したがって、アーカイブは市民をより速く、より正確に助けることができますが、オリジナルはそのまま残ります。
カリオン・デ・ロス・コンデス市庁舎について
面積:63.37キロ²。人口:2,096人(2018年)
州:パレンシア。カスティーリャ・イ・レオン共同体
市長:ホセ・マヌエル・オテロ・サンス
人口密集地: カリオン・デ・ロス・コンデス;
2,000人以上の住民のこの都市は、パレンシア州の中心部に位置しています。考古学的発見によると、村の起源はローマ時代以前にさかのぼります。
今日、街はセントジェームズの道にあり、巡礼者のホステルを持っているので、街はセントジェームズの道を歩くすべての巡礼者のために知られています。
FAQs
終了時には、よくある質問についても回答します。 "公的機関
市役所
カリオン・デ・ロス・コンデス":
将来のPaperOfficeユーザーにどのようなヒントを提供しますか?
デジタル化のトピックに対処するのに早すぎたり遅すぎたりすることはありません。
最も重要なことは、ソフトウェアだけでなく、会社自体のアイデアを得ることです。ソフトウェアを購入したり、サービスやサポートパッケージにサインアップしたりすることを余儀なくされないことが重要です。
PaperOffice DMSを買収する前から、私たちは会社のすべての部門と話をし、ひどく扱われたと感じたことはありませんでした。それどころか、PaperOfficeには素敵で丁寧で有能なチームがあります。
公的機関である私たちにとって、このプロセスはますます複雑になり、多くの官僚主義を伴います。したがって、システムとソフトウェアへの信頼は非常に重要です。もちろん、ソフトウェアが分かりやすいこともとても重要でした。
あなたは誰にペーパーオフィスをお勧めしますか?
PaperOfficeは、デジタル化と自動化を希望する他のすべての行政機関や公的機関に推奨されます。
PaperOfficeの何が特に気に入っていますか?
私たちはすべてに非常に満足しています。
結論
PaperOfficeは軽量でありながら強力なドキュメント管理システムです。
ドキュメントコンテンツの自動読み取りなど、最初は無意味に思える機能は、長期間にわたって見逃したくない最も重要な機能であることが判明しました。