PaperOfficeインサイダーニュースレター
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請求書の自動処理


デジタル請求書処理は、文書管理システム(DMS)と組み合わせることで、会社の効率性と成功、そしてペーパーレスオフィスに大きく貢献します。デジタル請求書処理の必要性は、今や誰にとっても重要な側面です。

プロのヒント

この記事では、デジタル請求書処理を正しく実装する方法、実装の利点をリストアップする方法、および実装を成功させる効果について説明します。

デジタル化の必要性は、今や誰にとっても重要な側面です。

私たちのガイドでは、デジタル化が企業の周りでどのように行われるべきか、そしてこれがあなたにどれだけ多くの利点をもたらすかについてのいくつかのレポートを見つけることができます。

しかし、お客様から寄せられる3つの質問のほとんどすべてが、請求書処理のデジタル実装に関連しています。そこで、このトピックを詳しく調べることにしました。

PaperOffice employee sits over the bills
Automated processing of invoices brings advantages for companies and increases efficiency

この記事では、デジタル請求書処理に関する情報をもう少し詳しく見ていきます。請求書をデジタル化する利点。すべてを実装する方法を示し、実装が成功した場合の影響について説明します。

実際の実装に目を向ける前に、質問に答えましょう:

なぜ企業の請求書や書類をデジタル化する必要があるのか?

これはますます多くの企業が求めている質問です:「私は本当に私の会計をデジタル化しなければならないのですか?答えは「はい」です。とりわけ、立法府がそうであることを要求しているからです。ますます多くの企業がプロセス文書を遵守しなければならないことに直面しています。

法的規制には何が必要ですか?

法的規制では、テストに関連するすべての受信文書の受領、処理、およびアーカイブに関する要件の遵守が義務付けられています。

現在の記事では、いくつかの実用的な例を示します。PaperOffice DMSのおかげでデジタル化を簡単に解決する方法。しかし、最初に請求書のデジタル処理の一般的な利点にたどり着きます。

デジタル化の利点は何ですか?

ホームオフィスやデジタルメディアの今日の世界では、紙の請求書が棚やテーブルに積み重なっているのを見るのが一般的です。

紙を使用する主な理由は、従業員がデジタル化を受け入れたり、デジタル化から始めるのが難しいと感じることです。それは、変化とデジタル化に対処するという課題にあります。

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

デジタル化にもかかわらず物理的な文書のコピー

多くの人々は、作業するドキュメントの物理的なコピーを保持することを好みます。しかし、何年もリハーサルされてきた紙の取り扱いプロセスもここで重要な役割を果たしています。

ペーパーレス変換のテーマについては、すでに詳細な記事を書いています。ここでは、デジタル会計のトピックに明示的に対処します。

請求書を手動で入力することは、多くの時間を意味するだけでなく、隠れた高いコストも意味します。それを正しくすることで、多くの時間とお金を節約できます。

主な利点は次のとおりです。

  • あなたは秒/時間の節約で任意の請求書を見つけることができます

    ドキュメントのデジタル化のおかげで、PaperOfficeに保存されているすべての請求書を数秒で見つけることができます。あなたはもはや苦労して厚いフォルダをリーフする必要はありません。社内のすべての請求書をデジタル化することで、数回クリックするだけでシステム内で請求書を見つけることができます。

    これはまた、2番目のポイントに私たちを導きます:

  • 最適化された作業/紙の節約の恩恵を受ける

    物理フォルダ用のスペースは不要になりました。これからは、PaperOfficeで請求書をアーカイブできます。紙の消費量を減らすことで、清潔で整頓されたオフィスにつながります。

  • 会計プロセスの簡素化 / ワークフローなど

    請求書をデジタルで管理することで、時間と労力を節約できます。作成、配送、処理のコストも。高度なタスク、ワークフロー、および転送用のコピーを作成しないでください。すべてがデジタルで実行され、透明で理解しやすいです。

    請求書のデジタル化により、貴重な割引期限を逃すことはありません。

  • プッシュボタンアクセスの権限を設定する

    個々のドキュメントおよびフォルダへの個別のアクセス権により、明確なセキュリティが保証されます。個人または部門全体にアクセス権を付与できます。会計など。

  • 連絡先を自動的に検出する

    PaperOfficeは、ドキュメントコンテンツ内の住所データをインテリジェントに認識します。次に、ドキュメントを既存の連絡先に論理的にリンクします。これにより、とりわけ、数回クリックするだけで特定の連絡先のすべてのドキュメントを表示できます。

  • 自動キーワード化

    PaperOfficeは、インテリジェントなAI認識とキーワードであなたをサポートします。このようにして、請求書で最も重要な伝票データが検索されます。

    KI PIA は、ドキュメントからデータをインテリジェントに読み取ります。次に、完全なキーワードでドキュメントを提出します。必要に応じて、テストで、またはバックグラウンドで自動的に。

  • 税務コンサルタントのための埋め込み/エクスポート機能

    請求書を簡単に引き渡すことができます。勘定割当とキーワード付き。高度な検索のおかげで、エクスポートに必要なものがすべて揃っています。たとえば、先月のすべての請求書のように。

    フォルダ構造、PDFファイル、すべての情報を含むExcelファイルを含む。その結果、会計士または会計士は文書を簡単にインポートできます。

  • 高速編集オプション

    会計は将来迅速に実装することができます。すべてのドキュメントをすぐに見つけることができるだけでなく、たとえば、それらを直接編集/分類することもできます。監査証明によるアーカイブにより、すべての法的要件が満たされます。したがって、チェックと承認は子供の遊びです。

    請求書の電子化は、いくつかの理由から避けられません。多くの企業も、請求書のデジタル化が未来であると確信しています。これは今日も今も受け入れられなければなりません。

    それにもかかわらず、多くの人がこのステップが長いプロジェクトに関連することを恐れています。それは困難で、高価で、危険で、不安定になります。良いニュースは、最終的に、PaperOfficeのおかげで、これはもはや当てはまらないということです!

請求書をデジタル化する前に考慮する必要があることは何ですか?

まず第一に、デジタル化を請求書の受信スキャンに混同したり、縮小したりしないことが重要です。これにより、検証、支払い、アーカイブのワークフロープロセスに簡単かつ迅速に移行できます。デジタル化はそれだけではありません。

OCRテキスト認識の利点:OCRテキスト認識のおかげで、多くのことを自動化することができます。たとえば、人工知能(AI)です。このようにして、学習関数はますます強力で信頼性の高い検出アルゴリズムになりつつあります。

請求書に表示される項目はすぐに識別され、ドキュメントから抽出できます。伝票が提出され、会計システムまたは ERP システムで使用可能にすることができます。

たとえば、デジタル化により、金融サービスプロバイダーは請求書の受領時にリアルタイムで信頼できる情報の恩恵を受けることができます。

私たちはこの記事の本当の質問にたどり着いています:

請求書処理を実装するにはどうすればよいですか?

PaperOfficeで請求書を管理する場合、請求書の受信処理は完全に電子的です。請求書の受信は、電子メールまたはスキャンによって、デジタルで既に受信されます。これは違いはありません。

DropMailで請求書の受信をデジタル化するには、どうすればよいですか?

請求書の受信をデジタル形式で既に受け取っている場合は、PaperOffice に統合された DropMail モジュールをお勧めします。これにより、PaperOfficeで個人のDropMailメールアドレスを作成できます。請求書は、そのユーザーにのみ送信します。

電子メールの添付ファイルとしてDropMailアドレスに送信されるすべての請求書は、自動的にPaperOfficeにアーカイブされます。定義可能なファイリングルールと作業なし。

先端

「DropMail - 外出先でドキュメントを自動的にアーカイブする」というトピックでは、このプロセスをシンプルでわかりやすい方法で説明するビデオがYouTubeにも掲載されています。

PaperOfficeは請求書を認識し、関連するデータを読み取ります。その後、ソフトウェアは請求書を適切なフォルダに提出します。インテリジェントなAIのおかげで、さらなる承認プロセス、タスク、ワークフローがオプションで開始されます。

プロセスに関与するすべての従業員に通知されます。請求書ワークフローは自動的に実行されます。

ステップバイステップのデジタル請求書処理:

Digital invoice processing with DropMail
Digital invoice processing with DropMail shown step by step

請求書受領

「meine_rechnungen@paperoffice.com」の形式で目的のアドレスを作成し、ストレージマスクを指定するか、PIAを有効にするだけで完了です!

デジタル請求書処理

PaperOfficeが自動的に請求書をキャプチャし、処理を開始します

定義されたファイリング規則が実行されます。監査防止アーカイブは、計画に従ってバックグラウンドで自動的に実行されます。

請求書を確認し、承認し、ワークフローを実行できます。

フォワード

関連情報とともに、請求書を税理士またはサードパーティシステムにエクスポートします。

コンテンツ

請求書のデジタル化の未来はどのようなものになるのでしょうか。旅はどこへ行くのか?

まず第一に、請求書のデジタル化は生産性の大幅な即時の向上をもたらします。デジタル化は、従業員が時間のかかる高密度の運用タスクから解放されるだけではありません。また、手動エラーによる遅延や紛争の問題も解決されます。

重要な紙の文書を保管、検索、紛失するための固有のコストが大幅に削減されます。さらに、買掛金勘定プロセス全体における検証および制御プロセスの合理化と自動化。

購入依頼から支払いまで、これらのメリットをさらに倍増させましょう。

利点は何ですか?

全体として、ドキュメント処理のサイクル タイムを 5 つ短縮できます。管理コストは 80%削減

これらの数値により、請求書のデジタル化の緊急性がすぐにわかります。結局のところ、考慮すべきのはこれらの数字だけではありません。

デジタル化によって企業は何を成し遂げるのか?

デジタル化を通じて、同社は重要な人的資源と財源を解放することに成功しています。一定の資源で活動の成長を吸収すること。または、変革プロジェクトにチームを動員します。 従業員にとって、請求書のデジタル化は敵ではありません。それどころか、味方。これらは彼らの仕事をより面白くし、会社の財務管理に付加価値を生み出します。

Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

デジタル化後の紙は破壊できますか?

まず第一に、文書のデジタルアーカイブの要因を守らなければならないことに注意することは非常に重要です。GoBDによると、紙の文書は破壊される可能性があります。外国の税または税法に従って原本に保管する必要がない限り。

これには、貸借対照表の開設や建築法文書などが含まれます。 GoBDはまた、紙の文書はさらなる処理から取り下げられるべきであると述べています。また、スキャン処理後にファイルを変更することはできません。

GoBD準拠のバージョン管理によるリビジョンプルーフ

これは、PaperOfficeのバージョン管理のおかげでいつでも与えられます。ドキュメントは、保存期間中、アクセス可能で、評価可能である必要があります。

したがって、PaperOfficeは、GOBDに従ってすべてのソフトウェア要件の認定とテストを通じて、必要なすべての基準を満たしています。

保存期間

保存期間の問題は、お客様に対して何度も何度も浮かび上がってきます。元の請求書をどのように保管すべきか、また保管すべきかどうかについての明確な指示がないためです。まず第一に、あなたはあなたの責任ある税務当局、すなわち責任ある監査人に連絡するべきです。

どのような書類が受け入れられますか?

契約など、法的に関連する文書は、引き続きオリジナルに保持する必要があります。

究極の5ステップガイド

先端

ペーパーレス化とダウンロード可能なドキュメントとしてのビジネスのデジタル化のための究極の5ステップガイドを作成し、各5つのステップとそれにかかる時間を詳述しました。

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

要点をつかむには:

税務署では電子領収書を受け付けています。紛争の場合の裁判所は、唯一のオリジナル。

これは、署名が元の文書の真正性についてのみチェックできるという事実と関係しています。オリジナルを捨てないことをお勧めします。

請求書の受領を正常に処理するには、いくつかの側面を考慮する必要があることが判明しました。

要約しましょう:

プロセスから紙を完全に排除するには、すべての請求書の受信を継続的にデジタル化する必要があります。改善は、プロセスを可能な限り自動化することによってもたらされます。

このようなデジタル文書には、同社にとって多くの利点があります。オーダーメイドのソフトウェアは、会社の生産性を大幅に向上させます。

したがって、請求書のデジタル化は、ビジネスをペーパーレスオフィスに変えるための重要なステップです。時間と労力を節約します。作業結果の品質を向上させます。

ペーパーレスオフィスのすべての利点を使用してください。

このエラーは避けてください

大企業は長い間、アナログ文書の変換をフルタイムで扱うデジタル化担当者を任命してきましたが、中小企業は通常、特に適切な専門資格が必要なため、人材が不足しています。
しかし、これは一般的な間違いであり、多くのメーカーがこの無知を利用しているため、悪い投資につながります。

中間結論

ITスペシャリストや訓練を受けた司書は必要ありません!

本当に必要なのは

  • 適切なソフトウェア
  • 信頼できるITパートナー
  • 対応するハードウェア
ハードウェアが既に存在し、以前よりも多くの可能性を秘めており、すぐに使用できる場合があります。

先端

ところで、「デジタル請求書処理」をテーマにした特別な記事があり、デジタル化またはデジタル請求書処理の利点について報告されています。

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

終了時には、よくある質問についても回答します。 "デジタル請求書処理を10ステップで正しく実装":

デジタル化後の紙は破壊できますか?

まず第一に、文書のデジタルアーカイブの要因を守らなければならないことに注意することは非常に重要です。GoBDによると、紙の文書は破壊される可能性があります。外国の税または税法に従って原本に保管する必要がない限り。

これには、貸借対照表の開設や建築法文書などが含まれます。

請求書処理をデジタル化するためだけに、ドキュメント管理ソフトウェアを使用する価値があるのはいつですか?

請求書をデジタル化するために、あらゆる規模の企業にDMSを使用する価値があります。法的規制に従って伝票をアーカイブできるだけでなく、ワークフローなどを通じて会計処理の広範なプロセスを簡素化することもできます。

請求書のデジタル化の未来はどのようなものになるのでしょうか。旅はどこへ行くのか?

まず第一に、請求書のデジタル化は生産性の大幅な即時の向上をもたらします。デジタル化は、従業員が時間のかかる高密度の運用タスクから解放されるだけではありません。また、手動エラーによる遅延や紛争の問題も解決されます。

重要な紙の文書を保管、検索、紛失するための固有のコストが大幅に削減されます。さらに、買掛金勘定プロセス全体における検証および制御プロセスの合理化と自動化。

購入依頼から支払いまで、これらのメリットをさらに倍増させましょう。

結論

  • メリットは労力とコストを正当化する

    デジタルで作業し、古い文書を新しい時代に持ち込むことは、将来信じられないほどの時間、お金、神経を節約するための最良の重要な投資です。

  • あなたは知っている人が必要です

    デジタル化のすべての利点を活用するために、独自の IT スペシャリストは必要ありません。
    あなたが必要とするのは、彼の経験のおかげで、あなたが必要とするものを正確に実装できるあなたの側の適切なパートナーです。怖がらせを避け、実際にテストすることなく、プレゼンテーションを派手にPowerPointるのではなく、テストポジションを選択してください。

  • ハードウェアは通常すでに利用可能です

    経験上、ほぼすべての事業、企業、企業は、その可能性を利用しない大型複写機を持っています。これらのデバイスはマススキャンが大好きで、ペーパークリップに耐性があり、スキャナへの投資なしでデジタルスタートの基礎となります。

  • 適切なDMSで予想よりも安い

    あなたがメーカーの慈悲に容赦なくされているDMS / ECMシステムでコストトラップを避けてください。ドキュメントを教えたり、自分で設定したりするなど、独自の管理オプションに関しては、妥協しないでください。あなたが助けを必要とするならば、製造業者はあなたを助けて喜んでいるでしょう、しかし独立したままです。

  • デジタルオートメーションは未来

    手順は将来完全に同一になりますが、完全に自動化されます。
    請求書が届きますか?ワークフローがトリガーされ、すべてが定義された方法で実行されます。
    1000フォルダをすべて検索しますか?あなたはあなた自身のグーグルを持っているので、問題ありません!

PaperOfficeはどんな問題でも解決します:保証付き。

ケーススタディ

ペーパーオフィスDMSによるワークフローの最適化

「PaperOfficeとの最初の任命時にすでに、ドキュメント管理の分野で20年にわたるPaperOfficeの経験に気づいています。

アレクサンダー・スターク、メノナイト同胞団ビーレフェルトeの最高財務責任者V.