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プロのヒント
建設現場からオフィスの組織まで - 文書管理の課題に取り組む。建設業界では、多くの人々がさまざまな業務、部門、時には企業全体でデータ、文書、情報の多様な内容に共同で取り組んでいます。
特に図面、契約書、プロジェクト計画などのビジネスクリティカルな内容の組織化と管理に関しては、すべてのプロセスが効率的かつ迅速に進行することが非常に重要です。
しかし、文書や情報の管理が非効率である場合、いくつかのデメリットが生じる可能性があります。
たとえば、従業員が古いバージョンに基づいて作業すると混乱が生じます。その結果、見通しの欠如による誤解が発生し、二重および非効率な作業による運営費の増加という悪循環に陥ります。何よりも、発生する混乱を解決するために費やされる時間もあります。
要約：文書や情報が構造化されておらず、明確に管理されていない場合、企業の誰もが日常的な賢い決定を下すことができず、その結果、企業の成功は保障されません。
この記事では、建設業界における文書管理の課題だけでなく、PaperOfficeを使用したデータ、文書、情報の効率的で構造化された管理方法についても考察します。デジタル化とペーパーレス作業における豊富な専門知識があるため、それぞれの課題に対する解決策ももちろんご用意しています。
PaperOfficeは2022年にいくつかの建設会社に対してデータ、文書および情報の管理における最大の障害について調査し、成功したケーススタディからのいくつかの企業情報を考慮しました。以下の洞察が得られました:
回答した企業のうち82％が、混乱を招くファイル名や不適切な分類のためにフォルダ構造内で文書を見つけるのが難しいと答えました。
一方で、時間不足のために分類が不可能であり、自動実行のみが考えられる場合もあります。
物理的なフォルダやサーバー上のデジタルフォルダ構造に関係なく、文書のファイル名は通常、その内容に関する情報を提供するべきです。
多くの場合、人々はコンピュータの検索機能で重要なキーワードを検索し、そのキーワードが探している文書のファイル名に含まれていることを期待します。
このような検索では、一貫した構造がないためにファイルが常に目指しているキーワードを含んでいるとは限らず、混乱がすぐに生じます。
これは、物理的なフォルダが間違った棚に置かれる、他の部屋に置かれる、またはラベルが読めない、あるいは間違っている場合に似ています。
このような場合、「ハングするエクスプローラー」を経験したことがある人もいるでしょう。5000のファイルを検索すると完全に停止し、通常の簡単な検索のためにPCを再起動する必要があります。文書管理ソリューション PaperOfficeのような包括的なエンタープライズコンテンツ管理システム（ECM）を使用すると、混乱したファイルの保存や時間のかかる検索は過去のものになります。
ECMでは、文書は単に任意に命名されて任意の場所に保存されるのではなく、自動的に読み取り、タグ付けされ、「プロジェクト」や「企業」によって論理的に整理され、関連情報とリンクされます。これにより、インテリジェントな検索機能を使用して迅速かつ簡単に見つけることができます。例えば、プロジェクトの種類、プロジェクト自体、顧客またはサブ会社、文書作成者、または文書のステータスによって検索することができます。
TIP:建設会社IDC Construccion S.L. Las PalmasでのPaperOfficeの成功した統合に関するケーススタディをご覧ください。
今すぐ詳細を読む そしてインスピレーションを得てください。
文書の最新かつ正しいバージョンに関する不明確さは、企業にとって重要な課題です。
建設会社は、ある文書または情報のどのバージョンが最新かつ正しいのかを把握していないと回答しました。
複数の人々が場所や時間に依存せずに同じ文書に取り組むことができる現代においては、明確なコミュニケーションが非常に重要です。
誤解を避けるためには、アクセス、変更、およびアーカイブをすべて記録することが重要です。これにより、後で文書がどのように作成されたかを追跡できます。 「_2」や「_new 1.2」FINAL」、「FINAL 2」、「DRAFT 2.0」のようにファイル名を補足するだけでは、どのバージョンが実際の文書か明確ではありません。これにより、検索時の混乱が増え、異なる保存場所で重複が増えることがよくあります。
ソリューション:PaperOfficeを使用すると、バージョン管理と変更の追跡の両方の問題を優雅に解決できます。PaperOfficeでは、各アクセスおよび変更が透明かつ追跡可能に記録されます。文書には常に最新かつ正しいバージョンがあり、誤解を避けることができ、文書を問題なく見つけることができます。
文書が現在編集中の場合、その文書は一時的に「ロック」され、解放されるまでネットワーク上のユーザーはその文書にアクセスできません。
建設会社は多くの場合、異なる場所や建設現場で作業し、重要な文書や情報へのアクセスが課題となります。
従来の紙ベースのシステムは、特定の場所に物理的に保存されている場合、必要なデータへのアクセスを困難にし、意思決定の遅れ、非効率なコミュニケーションおよび潜在的なエラーを引き起こす可能性があります。
ソリューション:デジタル文書管理システムは、文書を中央に保存し、アクセス可能にすることができます。これにより、チームメンバーは常にどこからでも関連データにアクセスできます。
モバイルアプリケーションの導入により、社員は現場から直接文書や情報にアクセスできるようになります。これにより効率が向上し、コミュニケーションの改善と場所に関係なくリアルタイムでのコラボレーションが可能になります。
PaperOfficeは、NASデバイスとシームレスに統合されており、特にリーディングブランドであるQNAPとSynologyの両方のNASデバイスと統合されています。
すでにSynology NAS上の文書管理に関する記事を公開しており、NASの潜在能力を最大限に引き出すための7つの重要な措置を含んでいます。その記事はこちらで読むことができます。
また、QNAPの独占パートナーとして、PaperOfficeはQNAPデバイスの理想的な接続オプションを提供し、企業が文書管理およびデータストレージをさらに効率的に行うことを可能にします。
PaperOfficeとQNAPの独占的なパートナーシップおよび企業に提供される利点についてさらに知るには、こちらをクリックしてください。
PaperOfficeは、文書を整理、保存および共有するのに役立つ包括的な文書管理システムです。文書をスキャンしてデジタル形式に変換し、文書をアーカイブして取得し、タスクやワークフローを作成することで、ユーザー間のコラボレーションを改善する機能を多数備えています。
建設会社は、計画、図面、契約、許可および報告書など、さまざまな文書を管理しています。さらに、Outlookからのメールも、建設会社にとって重要な情報を含んでいます。
多くの場合、これらの文書は無秩序で、さまざまな形式およびファイルタイプで存在します。これにより、一貫した構造または分類がない場合には、関連情報の編成およびアクセスが困難になります。
ソリューション:PaperOfficeのような効果的な文書管理ソリューションは、文書を構造化および分類する機能を提供します。フォルダ、ユーザー定義メタデータおよびキーワードの作成により、文書はプロジェクト、カテゴリまたは他の関連基準に基づいて編成されます。これにより、文書を迅速かつ簡単に特定でき、管理が大幅に改善されます。
建設会社はしばしばチームで作業し、プロジェクトを成功裏に完了するために効果的に協力する必要があります。課題の一つは、複数の人が同時にドキュメントに取り組み、変更を行う必要があることです。従来の方法では、メールの送信や変更を手動で統合することは、遅延やデータの損失、非効率性を引き起こす可能性があります。
解決策： 統合されたコラボレーション機能を備えた文書管理ソリューションにより、複数のユーザーが同時に文書に取り組むことができます。変更は自動的に追跡され、衝突を避け、協力を促進します。
リアルタイムのコメントとチャット機能は、チームメンバー間のシームレスなコミュニケーションを可能にし、質問を明確にし、意思決定を行います。
建設会社は特にデータ保護や機密情報のセキュリティに関して、特定の規則や基準を遵守する必要があります。法的要件に従って文書を管理し保護することは、特に機密情報が危険にさらされたり失われたりした場合には課題となります。
解決策：信頼できる文書管理ソリューションは、機密データの保護と規則遵守のための機能を提供します。これには、暗号化されたストレージ、アクセス制御、ユーザー権限、および監査証跡機能が含まれます。
堅牢なセキュリティ対策を実施することで、建設会社は文書が保護され、適用される規則に準拠していることを確認できます。
建設会社は、特定のタスクや建設プロジェクトのフェーズに合わせて開発されたさまざまなシステムやツールを使用することがよくあります。
課題は、これらの異なるシステムをシームレスに統合し、すべての関連文書や情報が中央の場所でアクセス可能であることを保証することにあります。
さらに、既存の物理文書や他のシステムからのデータを新しい文書管理ソリューションに移行することも困難です。
解決策： PaperOfficeは、既存のシステムやツールにシームレスに統合するための統合オプションを提供します。これには、API、データ変換ツール、インポート/エクスポート機能が含まれることがあります。異なるシステムを統合することで、建設会社は既存のデータや文書を効率的に活用し、同時にアクセスと管理を中央集約化できます。
データ移行では、専門のサービスやツールが、物理文書のデジタル化や他のシステムから新しい文書管理システムへのデータの移行を支援します。
建設会社の文書管理には、効率的で円滑な業務プロセスを確保するために克服すべき一連の課題があります。
強力で包括的な文書管理ソリューションを使用することで、これらの課題は効果的に管理できます。PaperOfficeの効果的なソリューションは、構造化された文書管理、迅速なアクセス、シームレスなコラボレーション、規則遵守とセキュリティ、バージョン管理および変更追跡、多様なシステムとの統合を提供します。
建設会社がこれらの課題に取り組むことで、生産性を高め、効率を向上させ、成功したプロジェクト管理の基盤を築くことができます。
終了時には、よくある質問についても回答します。 "建設業界での成功のための効果的な文書管理":
この質問に対する簡単で明確な答えは：すべての企業です。ペーパーレスオフィスからは、KMUやスタートアップ、大企業まで、すべての企業業種と規模が利益を得ます。しかし、特に小規模から中規模の企業にとっては、処理作業とコストの削減によってさらなる成長促進のための予算が解放されるため、非常に貴重です。
いいえ。2018年に最終的に施行されたGDPR以降、特に注目される要因の一つがデータ保護です。DMSソリューションおよびDMSソフトウェアは、しばしば機密性の高い個人データを含む文書の処理、管理、保存に使用されます。GDPR違反には高額な罰金が科せられます。
総合的に見て、NASソリューションはPaperOfficeのような効果的な文書管理ソフトウェアと組み合わせることで、企業や組織にとって安全で効率的かつスケーラブルな解決策を提供します。
NASデバイスとPaperOfficeの利用により、企業は効率を向上させ、データの安全性を強化し、文書管理を最適化することができます。
