Vähennä inhimillisiä virheitä lisäämällä tarkkuutta
Toistuvien tehtävien, kuten manuaalisen tietojen syöttämisen, suorittaminen voi olla melko tylsää ja vaikuttaa tietojen laatuun, kun työntekijät väsyvät tai häiriintyvät ja unohtavat tai sekoittavat kaikki numerot ja sanat.
Lisäksi "pääsy- ja käyttöoikeudet" -tekijä on myös rajoitettu piiri, koska kaikilla yrityksesi työntekijöillä ei ole oikeutta nähdä yrityksesi tietoja ja tietoja.
Ohjelmistolle, joka sisältää automaattisen tekstintunnistuksen, ei koskaan ole vaikea pysyä keskittyneenä ja se voi tunnistaa tekstit, tarkastella herkkiä tietoja, erottaa ne ja järjestää tuotokset suurella tarkkuudella paljastamatta yrityksen salaisuuksia.
Kustannusten alentaminen ja toimistotilan maksimointi
Manuaalinen tietojen syöttäminen voi olla erittäin työlästä, ja mitä enemmän asiakirjoja sinun on käsiteltävä, sitä korkeammiksi henkilöstökustannukset nousevat. Lisäksi joitain lisäkustannuksia voi aiheutua tietojen epätarkkuudesta johtuvista inhimillisistä virheistä.
Automaattisella tietojen käsittelyllä ja luvulla tekoälyn (IA) avulla PaperOffice DMS -dokumentinhallintajärjestelmä voi auttaa sinua alentamaan näitä kustannuksia samalla kun vapautat toimistotilaa, koska sinun ei tarvitse palkata ylimääräistä henkilökuntaa manuaalisesti skannaamaan asiakirjoja tai säilyttämään pinoa asiakirjoja toimistossasi.
Säilytä tiedon eheys ja paranna tietoturvaa.
Vaikka sekä digitaaliset tiedostot että fyysiset paperidokumentit voivat kadota tai vahingoittua fyysisistä, ympäristöllisistä tai teknisistä vaaroista johtuen, useimmat yritykset edelleen käyttävät aikaa tallentaakseen kaiken fyysiseen arkistoon ja käyttävät paikallisia tallennuspaikkoja tai pilvitallennusta digitaalisiin asiakirjoihin.
Vihje
On muuten erityinen viesti tallentamisesta pilveen ja miksi emme suosittele tätä tallennusmenetelmää:
Kiitos PaperOffice, kaikki asiakirjasi tallennetaan suoraan oman palvelimesi tietokantaan, antaen sinulle täyden ja rajoittamattoman hallinnan kaikkiin tietoihin. Sinun ei myöskään tarvitse luoda palvelinta, koska PaperOffice hoitaa kaikki askeleet asennuksen jälkeen.
Tai voit käyttää Synology- tai QNAP-NAS-laitettasi ja hallita kaikkia asiakirjojasi omalla NAS-laitteellasi! Listoimme 7 toimenpidettä, joilla voit saada eniten irti Synology NAS -laitteestasi, täältä saat lisätietoja.
Tarkastelun luotettavuus on varmistettava
Lisäksi tietoturva ja käyttöoikeudenhallinta ovat helpompia, kun asiakirjat on digitaalisesti skannattu PaperOfficeen, koska tiedot tallennetaan korkean turvaluokituksen ja tarkistuksen jälkeen suojattuun tietokantaan, johon kukaan muu kuin sinä ei pääse käsiksi.
PaperOffice versionoi automaattisesti jokaisen muokatun asiakirjan, luo siitä varjokopion ja tallentaa sen erikseen, jotta voit avata haluamasi version milloin tahansa.
Kuvaamme, miten voit varmistaa versioinnin ja tarkistetuuden dokumenttien tallentamiselle.
Vihje
By Dokumentenmanagement PaperOffice - ohjelman tarkistetut ja GoBD-yhteensopivat versiot asiakirjojen versionhallinnasta täällä on myös YouTube-video, joka selittää tämän prosessin ymmärrettävästi:
Mitä haasteita liittyy kuittien digitaaliseen tallentamiseen OCR:llä?
Kun tiedot poimitaan OCR-tekstin tunnistuksella, tulee ottaa huomioon useita haasteita. Laskujen asettelut vaihtelevat suuresti, koska jokaisella yrityksellä on oma formaattinsa.
Jotta kuittisi voidaan lukea tarkasti, PaperOffice sisältää automaattisen asiakirjantunnistuksen, jolla on tekoäly (IA) nimeltään PIA.
Siksi PIA käyttää erityisiä algoritmeja ja tunnistustekniikoita.
PIA: lla on kattava integroitu sanakirja, joka tunnistaa automaattisesti väärin tunnistetut termit, vertailee niitä ja korvaa ne oikeilla. Voit aina olla varma, että oikea tekstin tunnistaminen on tallennettu asiakirjaasi.
