The PaperOffice sisäpiiri-uutiskirje
The PaperOffice sisäpiiri-uutiskirje
Haluamme tulla ystäviksi

Korkein mahdollinen alennustarjous

Yksinomainen sisäpiiritieto

Ilmaisia bonuksen päivityksiä

Korkein mahdollinen alennustarjous

Yksinomainen sisäpiiritieto

Ilmaisia bonuksen päivityksiä

Ystävyys luottamus Kunnia sana
Emme koskaan anna sähköpostiosoitettasi kenellekään muulle, ja jokaisessa sähköpostissa on yhden klikkauksen peruuta-tilauslinkki.

Suorita älykäs asiakirjankäsittely oikein


Vinkki

Älykkäät ratkaisut dokumenttien käsittelyyn auttavat yrityksiä automatisoimaan mahdollisimman paljon tietoja epästrukturoituneista, puolistrukturoituneista tai monimutkaisista asiakirjoista.
Lue lisää nykyisestä artikkelista, mitä älykäs dokumenttienhallinta tarkoittaa, miksi sinunkin pitäisi automatisoida asiakirjojesi käsittely ja miten aloitat parhaiten.

Alla olevassa artikkelissa näytämme sinulle, miten voit lisätä yrityksesi tehokkuutta, vähentää inhimillisiä virheitä korkeamman tarkkuuden avulla, alentaa nykyisiä kustannuksiasi, maksimoida toimistotilasi, säilyttää tietojen eheyden ja parantaa tietoturvaa.

Luettelemme PaperOffice Dokumentenmanagementsystemin edut, joiden avulla voit taata jopa 92%:n kustannussäästöt DMS:n käytön ansiosta.

Auf dem Tisch steht links ein Laptop mit PaperOffice und rechts Synology NAS
7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Selitämme myös, mitä säännölliset lausekkeet (Regex) ovat ja luetellaan tämän artikkelin toisessa osassa käytännön REGEX-sovellusesimerkit.

Saat tietää, miten nämä voivat auttaa sinua saamaan tarvittavat tiedot nopeasti, tehokkaasti ja ilman manuaalista syöttöä näistä tiedoista dokumenteistasi.

Tekniikka kolmen taikasanana - OCR

Mitä OCR tarkoittaa ja mitä siihen käytetään?

Optista tekstintunnistusta (OCR) käytetään nykyään usein tietojen eristämiseen erilaisista asiakirjoista, kuten kuiteista, fyysisten paperidokumenttien digitaalisointiin ja dokumenttienhallinnan työnkulun optimointiin.

OCR-tekstintunnistuksen käyttö antaa yrityksille merkittävän edun, koska se voi edistää asiakirjankäsittelyn automatisointia, prosessia, joka on merkittävä rooli kaikilla aloilla.

OCR lyhenne ilmaisusta "Optical Character Recognition" mahdollistaa ohjelmistotuotteen tunnistaa tekstin digitaalisesta kuvasta ja erottaa sen. Se on olennainen esimerkiksi skannattujen asiakirjojen lukemiseen ja analysointiin.

Vaikka kuittien OCR on kätevä, kun yritykset käsittelevät päivittäin viimeaikaisia kuitteja, yksi OCR-kuittiskanneri ei ole riittävä luotettaviin tuloksiin.

Tähän tarkoitukseen tulee käyttää dokumettienhallintajärjestelmää, jossa on laaja OCR-toiminnallisuus sisäänrakennettuna, kuten PaperOffice DMS.

PaperOffice suorittaa OCR-tekstintunnistuksen jokaiselle dokumentille, indeksoi koko tekstin ja tarjoaa integroidun edistyneen haun, joka on maailman tehokkain DMS-hakutyökalu. Ilman vaivaa!

PaperOffice Mitarbeiterin sitzt vor einem Notebook
Dank Verwendung eines DMS mit integrierter OCR Texterkennung erhalten Sie viele Vorteile

Digitalisoinnin edut

Melkein jokainen, joka on tutkinut kustannusten leikkaamista yrityksessä, on varmasti tutustunut käsitteeseen "digitalisointi".

Yleensä kaikki kuittit säilytetään yhdessä paikassa yrityksessä. Vasta päivien kuluttua aloitetaan asiakirjojen käsittely. Niitä on etsittävä manuaalisesti, merkittävä taulukkoon, tarkistettava, ovatko syötetyt tiedot oikein, jotta voidaan siirtyä seuraaviin, kunnes lopulta olet digitoitua kuitinipun ja muita asiakirjoja.

Saatat joutua tekemään vielä ylimääräisen vaiheen lähettääksesi taulukon eri järjestelmiin liiketoiminta- tai kirjanpidollisilla tarkoituksilla.

Kuulostaa kamalalta, eikö vain?

Dokumenttienhallintajärjestelmän avulla, jossa on ennalta rakennettu automaattinen tekstintunnistus, voit lyhentää prosessin tunteja tai jopa päiviä muutamaan minuuttiin.

Kun malli ja halutut määritellyt tietokentät on määritetty, tiedot eristetään yksittäisistä asiakirjoista tai asiakirjanippuista.

Laajat kuittitiedot tallennetaan sen mukaisesti, asiakirja indeksoidaan ja se voi automaattisesti, tarvittaessa, yhdistyä määriteltyyn yhteystietoon luettujen tietojen perusteella.

Kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on digitalisoida tiedostot skannaamalla tai vastaanottaa ne alun perin digitaalisessa muodossa, kuten sähköpostin kautta, ja tallentaa ne PaperOfficeen.

Dokumenttienhallintajärjestelmä tekee loput puolestasi.

Vihje

AIheesta "Paperisten asiakirjojen digitalisoinnin 10 tärkeintä etua" löytyy erityinen artikkeli:

PaperOffice Mitarbeiterin freut sich alle Unterlagen bisher in Papier zu digitalisieren und hebt die Hände hoch vor Freude
Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Papierdokumenten: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Sisältö

Vähennä inhimillisiä virheitä lisäämällä tarkkuutta

Toistuvien tehtävien, kuten manuaalisen tietojen syöttämisen, suorittaminen voi olla melko tylsää ja vaikuttaa tietojen laatuun, kun työntekijät väsyvät tai häiriintyvät ja unohtavat tai sekoittavat kaikki numerot ja sanat.

Lisäksi "pääsy- ja käyttöoikeudet" -tekijä on myös rajoitettu piiri, koska kaikilla yrityksesi työntekijöillä ei ole oikeutta nähdä yrityksesi tietoja ja tietoja.

Ohjelmistolle, joka sisältää automaattisen tekstintunnistuksen, ei koskaan ole vaikea pysyä keskittyneenä ja se voi tunnistaa tekstit, tarkastella herkkiä tietoja, erottaa ne ja järjestää tuotokset suurella tarkkuudella paljastamatta yrityksen salaisuuksia.

Erityisen vaikeina aikoina on hyvin tärkeää, että kaikki yritykset vahvistavat yrityksen kilpailukyvyn digitalisoimalla tai digitoimalla sen ja mahdollistavat työntekijöiden joustavan etätyönmahdollisuuden kotona. Loppujen lopuksi yrityksen on pysyttävä digitaalisessa ajassa ja toteutettava siirtymä paperittomaan toimistoon .

Kustannusten alentaminen ja toimistotilan maksimointi

Manuaalinen tietojen syöttäminen voi olla erittäin työlästä, ja mitä enemmän asiakirjoja sinun on käsiteltävä, sitä korkeammiksi henkilöstökustannukset nousevat. Lisäksi joitain lisäkustannuksia voi aiheutua tietojen epätarkkuudesta johtuvista inhimillisistä virheistä.

Automaattisella tietojen käsittelyllä ja luvulla tekoälyn (IA) avulla PaperOffice DMS -dokumentinhallintajärjestelmä voi auttaa sinua alentamaan näitä kustannuksia samalla kun vapautat toimistotilaa, koska sinun ei tarvitse palkata ylimääräistä henkilökuntaa manuaalisesti skannaamaan asiakirjoja tai säilyttämään pinoa asiakirjoja toimistossasi.

Säilytä tiedon eheys ja paranna tietoturvaa.

Vaikka sekä digitaaliset tiedostot että fyysiset paperidokumentit voivat kadota tai vahingoittua fyysisistä, ympäristöllisistä tai teknisistä vaaroista johtuen, useimmat yritykset edelleen käyttävät aikaa tallentaakseen kaiken fyysiseen arkistoon ja käyttävät paikallisia tallennuspaikkoja tai pilvitallennusta digitaalisiin asiakirjoihin.

Vihje

On muuten erityinen viesti tallentamisesta pilveen ja miksi emme suosittele tätä tallennusmenetelmää:

Auf dem Tisch steht links ein Laptop mit PaperOffice und rechts Synology NAS
7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Kiitos PaperOffice, kaikki asiakirjasi tallennetaan suoraan oman palvelimesi tietokantaan, antaen sinulle täyden ja rajoittamattoman hallinnan kaikkiin tietoihin. Sinun ei myöskään tarvitse luoda palvelinta, koska PaperOffice hoitaa kaikki askeleet asennuksen jälkeen.

Tai voit käyttää Synology- tai QNAP-NAS-laitettasi ja hallita kaikkia asiakirjojasi omalla NAS-laitteellasi! Listoimme 7 toimenpidettä, joilla voit saada eniten irti Synology NAS -laitteestasi, täältä saat lisätietoja.

Tarkastelun luotettavuus on varmistettava

Lisäksi tietoturva ja käyttöoikeudenhallinta ovat helpompia, kun asiakirjat on digitaalisesti skannattu PaperOfficeen, koska tiedot tallennetaan korkean turvaluokituksen ja tarkistuksen jälkeen suojattuun tietokantaan, johon kukaan muu kuin sinä ei pääse käsiksi.

PaperOffice versionoi automaattisesti jokaisen muokatun asiakirjan, luo siitä varjokopion ja tallentaa sen erikseen, jotta voit avata haluamasi version milloin tahansa.

Kuvaamme, miten voit varmistaa versioinnin ja tarkistetuuden dokumenttien tallentamiselle.

Schreibtisch mit PaperOffice und verschiedenen Dokumentenversionen
Versionierung: Revisionssichere Dokumentenarchivierung richtig durchführen

Hier geht es zum Ratgeber

Vihje

By Dokumentenmanagement PaperOffice - ohjelman tarkistetut ja GoBD-yhteensopivat versiot asiakirjojen versionhallinnasta täällä on myös YouTube-video, joka selittää tämän prosessin ymmärrettävästi:

Mitä haasteita liittyy kuittien digitaaliseen tallentamiseen OCR:llä?

Kun tiedot poimitaan OCR-tekstin tunnistuksella, tulee ottaa huomioon useita haasteita. Laskujen asettelut vaihtelevat suuresti, koska jokaisella yrityksellä on oma formaattinsa.

Jotta kuittisi voidaan lukea tarkasti, PaperOffice sisältää automaattisen asiakirjantunnistuksen, jolla on tekoäly (IA) nimeltään PIA.

Siksi PIA käyttää erityisiä algoritmeja ja tunnistustekniikoita.

PIA: lla on kattava integroitu sanakirja, joka tunnistaa automaattisesti väärin tunnistetut termit, vertailee niitä ja korvaa ne oikeilla. Voit aina olla varma, että oikea tekstin tunnistaminen on tallennettu asiakirjaasi.

Tärkeiden asiakirjatietojen lukeminen

Tärkeitä asiakirjasisältöjä, kuten päivämääriä, määriä, asiakirjatyyppejä, avainsanoja ja tositetietoja havaitaan älykkäästi ja niitä käytetään indeksointiin. Lisäksi etsitään tositenäytön asiakirjatietoja, kuten netto- ja bruttosummaa, arvonlisäverokantaa sekä asiakirjavaluuttaa, ja ne sitten poimitaan irti. Tämä älykäs tietojen tunnistaminen tapahtuu PaperOffice-tuotteessa täysin automaattisesti.

PaperOffice auf Notebook mit Regex auslesen

Valitettavasti paperisten asiakirjojen skannaamisen aikana esiintyy monia tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa kuvan laatuun, kuten suuntaus, taitokset, kirjasinkoot, kirkkaus, käsinkirjoitettu teksti jne. Tämä vaikuttaa tekstintunnistuksen ja poimittujen tietojen laatuun. Näin ollen voidaan tapahtua, että jo opetettuja asiakirjamalleja ei tunnisteta tai asiakirjan sisältö ei tallennu oikein.

Tässä tulevat mukaan säännölliset lausekkeet.

Säännölliset lausekkeet (Regex) ovat fantastinen tapa etsiä tarkkoja arvoja tekstistä.

Selitämme tarkasti, kuinka säännöllisiä lausekkeita käytetään nimenomaisten esimerkkien avulla artikkelin toisessa osassa.

Aloittaminen on helpompaa kuin luulet.

Mietitkö edelleen, pystytkö siihen? Tutustu asiakkaidemme tapaustutkimuksiin PaperOffice-integraatiosta liiketoimintaanne ja vakuutu itse helppoudesta tai pyydä yksinkertaisesti testiasennusta.

FAQs

Lopuksi, vastaamme muutamaan usein kysyttyyn kysymykseen aiheesta "Älykäs dokumenttien käsittely oikein toteutettuna: OCR, AI ja REGEX":

Kenelle paperiton toimisto on sopiva?

Nopea ja helppo vastaus kysymykseen on: kaikille yrityksille. Jokaisella yritystoimialalla ja -koolla, pienistä ja keskisuurista yrityksistä start-upeihin ja suuriin yrityksiin, on hyötyä paperittomasta toimistosta. Erityisen arvokas muutos on kuitenkin pienille ja keskisuurille yrityksille: Käsiteltävien tehtävien ja kustannusten vähentämisen ansiosta tarvittava budjetti vapautuu lisälisäyksen mahdollistamiseksi.

Voinko käyttää pilvipohjaista DMS-palveluntarjoajaa paperittomalle toimistolle yrityksessäni?

Ei. Toisen tekijän, joka on ollut keskustelunaiheena viimeistään vuonna 2018 voimaansaastumisen jälkeen, on tietosuoja. DMS-ratkaisuja ja DMS-ohjelmistoja käytetään usein arkaluonteisten henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyyn, hallintaan ja säilyttämiseen. Rikkomustapauksissa tietosuojavaltuutettu voi määrätä suuria sakkoja.

Johtopäätös

  • Hyödyt oikeuttavat vaivaa ja kustannuksia

    Työskentele digitaalisesti ja tuo vanhat asiakirjat uudelle aikakaudelle - tämä on paras avaininvestointi, joka säästää valtavasti aikaa, rahaa ja hermoja tulevaisuudessa.

  • Tarvitset asiantuntevan avustajan

    Sinun ei tarvitse palkata omaa IT-asiantuntijaa hyödyntääksesi digitalisoinnin etuja.
    Tarvitset oikean kumppanin rinnallesi, joka voi toteuttaa tarvitsemasi kokemuksensa avulla. Vältä paniikin lietsojia ja valitse testiasennukset sen sijaan, että luottaisit pelkkään hienoon PowerPoint-esitykseen, jota ei todella ole testattu.

  • Laitteet ovat usein jo olemassa

    Kokemuksemme perusteella lähes jokaisella yrityksellä ja organisaatiolla on suurkopiokone, jota se ei hyödynnä täysimääräisesti. Tämä laite rakastaa massa-skannauksia, se sietää paperiliittimiä ja se voi olla digitaalisen aloituksen perusta ilman skanneri-investointeja.

  • Edullisempaa kuin odotat oikean DMS: n kanssa

    Vältä kustannusten ansat DMS / ECM -järjestelmien kanssa, joissa olet armottomasti valmistajien armoilla. Älä tee kompromisseja, mitä omiin hallintomahdollisuuksiin tulee, kuten dokumentin omaksumista ja asetusten tekemistä. Jos tarvitset apua, valmistaja auttaa mielellään, mutta pysy itsenäisenä ja riippumattomana.

  • Digitaalinen automatisointi on tulevaisuutta

    Tapahtumat etenevät tulevaisuudessa täysin samalla tavalla, mutta täysin automatisoituna.
    Lasku tulee sisään? Työnkulku käynnistyy ja kaikki etenee kerran määriteltyä polkua pitkin.
    Tarvitsetko kaivoa läpi 1000 arkistokansiota? Ei ongelmaa, koska sinulla on oma Google-hakusi!

PaperOffice ratkaisee jokaisen ongelman: Taattu.

Tapauskertomus

Kuinka IDC Construccion mullistaa dokumentinhallinnan rakennusalalla PaperOffice DMS: n avulla.