Nola burutatu galdera honek documentoak seguruen bertsio-berritzea?

Honoratu hartu beharreko neurriak!

Dokumentuen bertsioaketa dokumentuen kudeaketa bideetako funtzio nagusienetako bat da.
Bertsioaketa bermatzen du dokumentu bat ezin dela aldi berean aldatu langileen eskuraunean, baina, gainera, dokumentuen bertsioaketa automatikoa eta bertsio-kontrola zabala du.
Beraz, negozio-dokumentuen aldaketak betikoa eta azkar segu daitezke.

Bertsio noberketa: Agiritegiratze segurtasuna egiten den dokumentu-igarotzea ongi burutu

Bazkidea emateko

Zein papera taulak Dokumentu kudeaketa sistema DMSean?

Funtzioak, batez ere baina DMS software erabiltzaileenak, papera taulak, funtzionatu duten eredua erabat garrantzitsua da. Hemen aurkitzen dituzun abantailak jakin nahi dituzu.

Papera taulak terminoak ez dira DMS (Dokumentu Kudeaketa Sistema) barruan ezezagunak. GoBD konformearen bertsio-kontrola eta bertsio segurtasunak zein DMS erabiltzearen beharra betidanik argiagoa da.

Horren artean ez dugu arazo hau ezagutzen? Kontraktoa aldatu egiten da hainbat aldiz – aldaketa bat hemen, oharrak badira, posizio batasunak, zenbaki-aldaketa eta azken hitzarmena. Beraz, aldaketa bakoitza segurokiko gorde erabiltzen den ordenagailuan eta egokitzeko bidaltzen da

Orduan, lagunak ez badago edo bezeroak dei egiten badio eta aurreko hilabeteko bertsioari “XYZ” aldaketa ondoren galdera egiten badio, denak gelditzen da.

Bertsio-kaoz eta errepikaketa da erreperkusioa.

Bertan-behera gelditzen da daramatik erdizka, dokumentu batezioak kudeatu behar duzun bertsioari buruz pentsatzeko.

PaperOffice DMSk bertsio automatikoko dokumentazioa eta bertsio kontrol maila handi bat dauka. Ederki papel dokumentuak ikasgabea egiten ari bazara, lehengaia alda dezakezu, buelta itzaz dezazun edo entrenagarriak atalak islatu dezakezu- dena bertsio segurtasunetik bertsioarazten da GOBDarentzat apaindu perfektoa.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

DMS Softwarearen abantailak

DMS softwarearen zentralizazioari esker, enpresetan aritzen diren arazo anitzak sortzen dira. Adibidez, bermatzen da langile guztiek datuak berdinak eta zuzenak dituztela.

Gainera, media salbuespenak saihesten dira, beraz, informatzio-fluxu iraunkorra bermatzeko workflowen barnean.

Hori dela-eta, datuen zaintza bikoitzak ere obsoletu egiten dira, hau da, hutsune-aberreurak saihesten dira, eta, berriro, kudeatutako datuen kalitatean positiboki eragina izaten dute.

Enpresa askok, batez ere erabilgarritasun-datu galarria ikusten dute eta, hortaz, PaperOffice-ren antzekoa dute, hain zuzen.

Konponbideak

PaperOffice DMS eta bertsio-kontrola bezala integratutako Moduluarekin, VersionControl, beti kontrola duzu zure dokumentuen eta aldaketaren gainean.

Zerrendatzeko zer da bertsioztatzea?

Labortan esanda: Bertsioztatzea dokumentu aldaketak argi ikustarazten ditu.

Bertsioztatze terminoa oso erraz azal daiteke: Orokorrean esan daiteke dokumentuen edota fitxategien aldaketak jasotzeko erabiltzen den metodoa izatea.

Hori dela-eta, dokumentu aldaketak ikusten dira eta lehenagoko bertsioaren argazki bat bezala gordetzen da dokumentu berri gisa.

Dokumentua aldatzen den bakoitzean, lehengo bertsioa gordetzen da dokumentu hori gordetzeko artxiboan. Bertan aldaketak nahigabeak eta beti aztertu daitezke.

Orduan, jarraituko den ikusleak jakin ahal izango du dokumentua norengatik aldatu zen eta nork egindako. Horrela, dokumentuaren bizitzaren informazio orokorra jaso daiteke.

Bertsioztapenak automatikoki edo eskuz egin daitezke.

Baina zein da alda daitekeena? Horrela, eta PaperOffice DMS-k onartzen dituen bertsioztapen metodo guztiak, guztiz azaltzen dira gure Lan hasiera ikastaroan.

Zeintzuk dira bertsioztapen mota desberdinak?

Bertsioztapen automatikoa

Bertsioztapen automatiko batean, PaperOffice-k bereziki konturatzen da dokumentua aldatu den. Hau Word dokumentuetan, WorkBench integrazio-moduluari esker PDF dokumentuetan gertatzen daiteke.
Dokumentu aldatuaren azken kopia argitaratzen da berez PaperOffice-k, eta dokumentuen biltegian ("Lan bidean dauden dokumentuak") gordeko da. Bertsioa eguneratuko da sakontasun botoian klik egin ondoren bakarrik.
Horrela, dokumentuak ezin dira sarean gainidetzen. Dokumentu batekin lanean ari zaren bitartean, dokumentu horrek aipatutako dokumentuen biltegian dago.

«Bertsio berriagoa» dokumentua sartu eta PaperOffice-k aurrenen aurreko irudia eguneratzen du eta dokumentuaren testuaren aurrekontuaharra ere berriz egiten du. Lehenagoko bertsioa beti eskuragarri geratzen da eta deitzeko aukera izan dezakezu.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Bertsioztapen eskuzkoa

Eskuzko bertsioztapena ideala da dokumentuak azaleratuta eta adibidez eskuz sinatuta egin ondoren bertsio berri bezala eskaneatu behar badira.

Bertan, bertsioztapen prozesua erabiltzaileak eskuz martxan jar dezake.

Iradokizuna

Kontutan izan:PaperOfficeren dokumentuen bertsioztapena egindako batzarrean azaltzen duten bideo bat dago YouTube-ko zerbitzuan:

Iazkuntza Integratuaren bidez PaperOffce-k konturatzen du dokumentu hau dagoela jada existitzen baina ezta KIk konturatuak ere ez. Hau bertsio berri gisa artxibatu behar balitz geiago baliokideko beste dokumentu modu ezberdinean.

DMSaren erabilerako bertsioaren kudeaketako abantailak

Berberak artxibaketak

Dokumentuak PaperOfficen artxibatzean, bertsioztapen integrazioak ziur egiten du fitxategi desberdinak gordetzearen ordez dokumentu bera dagoen fitxategi batean daudela.

Errevisionaren segurtasunarekin eta GoBD-konformitatearekin bat egitea

Dokumentuen bertsioak errevisionaren segurtasuna eta GoBD-konformitatea betetzea bermatzen du.

Errevisionaren segurtasuna bermatzeko, dokumentuen eta fitxategien aldaketaren xehetasun guztiak argi eta garbi erabilgarri egon behar dira. Horretarako, soilik baimendutako langileek aldaketak egiteko aukera izan dezatela bermatuta egon behar da. Baina, urteak pasa ondoren, garrantzitsua da jakitea zeintzuk aldatu eta noiz aldatu duten langileek.

Sarrera partekatuen egituraketa

PaperOffice ez da soilik dokumentu-kudeaketa sistema bat, baina aplikazio ekoizpen sakon bat bezala erabil daiteke. Beraz, ez dira ez baliabide sakonak, zigiluak eta lan- tresnen tresnak ematen, dokumentuen arteko lankidetza errazteko.

Bertsio-kontrolarekin, erabiltzaile bakoitza ezagutuko du noiz eta nola aldatu den dokumentua eta norrek aldatu duen. Erabiltzaile batek dokumentua editatzeko hartu duenean, beste erabiltzaileentzat blokeatzen da eta aldi berean aldatzea ezin da.

Azken puntura begiratuta,chein lan egiteko Check-out eta Check-In deitzen diren erregelak kudeatzen dituen dokumentuaren lankidetza errazten du eta sarrera-eskubideak koordinatzen ditu. Erabiltzaileak dokumentua Check-out funtzioaren bitartez blokeatzen du behin-behineko blokeoan.

Hurrengo Check-In-ek lehen tratamendari dokumentu aldatua bertsio berri gisa bezala sortzen du. Aurreko uregela kenduta egongo da.

Segurtasuna eta arauen askoren eta konpliantziaren betetzea

Bertsioaren garapenean garrantzitsua dela da argi, baina hauexekin argi daude arauen legal guztiak eta beti garrantzitsuagoak diren konpliantzia-bermeak frogatu daitezela. Izan ere, dokumentuaren aldatze guztiak onartzen dira- erabiltzailea erreza izango baita ukatu duenaren ostean ere.

Bertsioaren kudeatzeko DMS-Software erreaktzioa aukeratu

Lauki-batean adierazten da DMS-araututako bertsio-kudeaketa multzo asko dituela.

Baina bertsioaren hoberena da: enpresa-aldagai garrantzitsuak automatizatuta eraldatzea, berrikustea eta zabaldua ingeniaritzen da.

Dokumentu-kudeaketa PaperOffices enpresek botere segurtasuna lortzen dute. Horretarako, garrantzitsua da enpresa-dokumentuen aldaketak beti eta azkar errekurtibatzea.

Hasi oso erraza dela sinesteko.

Oraindik zalantzarik dituzu? Honekin lotu zeren PaperOffice-n gure bezeroek egindako kasu-praktikeak irakurtzen dituen gauzaz eta zalantzarik ez duzulako ziurtatu zaitez, PaperOfficerako instalazio frogatu bat eskaitez.

FAQs

Azkenik, gaiarekin lotutako galdera askoren erantzunak ematen ditugu "Nola burutatu galdera honek documentoak seguruen bertsio-berritzea?":

Norberentzako zuzendua?

Galdera honi erantzutea erraz da: enpresa bakoitzentzat egokia da. Norberentzako paperezko bulegokorako gainontzeko eremu guztietan, enpresa mota eta tamaina guztietan, KMUetatik hasita hasiberrietara eta enpresa handietara ere baliotsia da. Baina bereziki balio handia du trantsizio hori enpresa txiki eta ertainentzat: konponbide-lanak eta kostuak gutxitzeari esker, hasierako hazkundea sustatzeko behar diren diru-ak erabiltzeko aukera izango dute.

Enpresako paperezko bulegoarentzako Cloud dagozkion DMS hornitzailea erabili dezaket?

Ez. 2018ko DSGVO aldarrikatze-final arte, azken batez ere, gogora dezakeen beste faktore bat da pribatutasuna. DMS-ebazpenak eta DMS softwarea dokumentuak prozesatzeko, kudeatzeko eta biltegiratzeko erabiltzen dira, datu pertsonal garrantzitsutsuak dutelako gertatzen daitezkeenak. DSGVOaren aurka baimendutako sahiestek altueko administrazio-bidelagunak joko dituzte.

Ondorioa

Abantailak ausikorra eta kostuak justifikatzen dituzte
Dokumentu zaharrak garapen berriaren garapenetara eramatea, denbora, dirua eta nortasun gehiegizkoak aurreztea izango da inbertsio nagusia.
Badutzu gai horretan aditua den norbait behar
Digitalizazioaren abantailak aprobetxatzeko, ez duzu konpontzeko IT aditua behar.
Zurekin lan egiten duten partaide zuzena da beharrezkoa, zure beharrezkoena beteko duenak bere esperientziarekin.
Panikarik egoten ez ziote eragin eta egiaztatu funtzionamendua PowerPoint aurkezpen atsegina galdetan testatzeko.
Hungaroa jadanik existitzen da hardware gehienetan
Azken urte hauetan, behin-behineko negozio edo enpresa batek kopilagailu handi bat izan ohi du, zerrenda horiek erabilteko aukera ez baitu erabiltzen. Ekipo horiek maletak toleratzen dituzte eta digitalatzeko hasierarako oinarri izan daitezke, eskaneamendu-inbertsioa gabe.
Aspaldi espero baino merkeagoa egungo DMS egungoekin
DMS / ECM sistemekoa kostuak saihesteko, izozarpenik gabe erabiltzailea ukatzen dituzten fabrikatzaileei auskartzen dizkiotenekin. Zure administrazio gaitasun propioak lantzen dituzten ardurak ezaugarri nagusietako bat baitira, adibidez dokumentua lasai ikastea eta ezarpenak egitea. Laguntza behar baduzu, fabrikatzaileak lagunduko dizu, baina mantendu zaitez autonomoa eta independentea.
Digitala automatikoa etorkizuna da
Prozedurak etorkizutean oso antzekoak izango dira, baina automatizatuta bete.
Faktura sartzen da? Lan-flow-ak martxan jartzen du eta guztia bere definioko bideari heldu egiten zaio.
1000 fitxategi-karpeta bilatu behar? Ez da arazorik, zure Google propioa duzu!