Faktura digitalak behar bezala prozesatzea 10 urratsetan

Digitalizazio beharra alderdi garrantzitsua da orain guztiontzat.

Gure gidan, orain, enpresen inguruan digitalizazioa nola gauzatu behar den eta horrek zuretzat zenbat abantaila dakartzan azalduko duzu.

Baina gure bezeroen artean datozen ia 3 galderatik ia fakturak prozesatzeko inplementazio digitalarekin lotzen dira. Beraz, gai honi hurbilagotik begiratu genion.

Gaur egungo artikuluan, faktura digitalen prozesamenduari buruzko informazioan sakontzen dugu pixka bat gehiago. Fakturak digitalizatzearen abantailak. Dena nola inplementa dezakeen erakutsiko diogu, eta inplementazio arrakastatsu baten eragina deskribatuko dugu.

Benetako inplementaziora igaro baino lehen, galderari erantzuten diogu:

Zergatik da beharrezkoa enpresetan fakturak eta dokumentuak digitalizatzea?

Gero eta enpresa gehiagok egiten duten galdera da hau: "Egia esan, nire kontabilitatea digitalizatu behar dut"? Erantzuna bai, egin behar duzu. Besteak beste, legegileak hala eskatzen duelako. Gero eta gehiago dira prozesuaren dokumentazioa bete behar duten enpresak.

Zer behar dute lege-arauek?

Lege-arauek frogarako garrantzitsuak diren dokumentu guztiak jaso, prozesatu eta artxibatzearekin lotutako betekizunak bete behar dituzte.

Gure oraingo artikuluan adibide praktiko pare bat erakusten dugu. Nola konpon dezakezu digitalizazioa PaperOffice DMSri esker. Baina lehenik eta behin, fakturen prozesatze digitalaren abantaila orokorretara iritsi ginen.

Zein dira digitalizazioaren abantailak?

Etxeko bulegoaren eta hedabide digitalen gaur egungo munduan, oraindik ohikoa da apaletan eta mahaietan pilatutako paperezko txartelak ikustea.

Papera erabiltzeko arrazoi nagusiak dira langileei zaila egiten zaiela digitalizazioa onartzea edo horrekin hastea. Aldaketarekin eta digitalizazioarekin borrokatzeko erronketan datza.

Dokumentuaren kopia fisikoa, digitalizazioa gorabehera

Pertsona askori gustatzen zaie lan egiten duten dokumentuen kopia fisiko bat mantentzea. Baina urteetan entseatu den paperaren erabilera-prozesuak ere paper garrantzitsua jokatzen du hemen.

Paperik gabeko konbertsioaren gaiari buruz artikulu zehatz bat idatzi dugu. Hemen esplizituki jorratzen dugu kontabilitate digitalaren gaia.

Faktura eskuz sartzeak denbora asko ez ezik, ezkutuko kostu handiak ere esan nahi du. Ondo egiteak denbora eta diru asko aurreztu dezake.

Funtsezko etekinek honako hauek barne hartzen dituzte:

• Edozein faktura aurki dezakezu segundotan / denbora aurreztu

  Izan ere, zure dokumentuen digitalizazioari esker, PaperOffice-n gordetako faktura guztiak aurkituko dituzu segundo gutxiren buruan. Ez du karpeta lodiei nekez begiratu behar. Zure enpresaren faktura guztiak digitalizatzean, klik gutxi batzuk baino ez dituzu behar sisteman aurkitzeko.

  Horrek ere bigarren puntura garamatza:

• Lana optimizatuta / papera aurrezten duzu

  Dagoeneko ez du karpeta fisikoetarako lekurik behar. Hemendik aurrera, PaperOffice-n bere fakturak artxiba ditzake. Paperaren kontsumoa murrizteak bulego garbi eta ordenatuetara eramaten du.

• Sinplifikatu kontabilitate-prozesuak / Adibidez, lan-fluxuekin

  Fakturak digitalki kudeatzean, denbora eta esfortzua aurrezten ditu. Baita sorrera, entrega eta tramitazio kostuak ere. Ez egin kopiarik lan aurreratuetarako, lan-fluxuetarako eta birbidalketarako. Guztiak digitalki funtzionatzen du eta gardena eta ulergarria da.

  Zure fakturen digitalizazioari esker, ez dituzu deskontu epe baliotsuak galduko.

• Pultsadorearekin sartzeko baimena ezartzea

  Banakako dokumentu eta karpetak eskuratzeko eskubide indibidualek segurtasun argia bermatzen dute. Norbanako edo sail osoei sarbidea eman diezaiekezu. Kontabilitatea bezala.

• Kontaktuak automatikoki detektatzea

  PaperOfficek modu adimendunean onartzen ditu dokumentuaren edukian helbideen datuak. Jarraian, dokumentua bere kontaktuekin lotzen du. Horrek, besteak beste, dokumentu guztiak klik gutxi batzuekin kontaktu espezifiko bat ikusteko aukera ematen du.

• Hitz gako automatizatuak

  PaperOfficek IAren ezagutza adimendunarekin eta hitz gakoen sorkuntzarekin laguntzen dio. Horrela, dokumentuaren daturik garrantzitsuenak bilatzen dira fakturan.

  KI PIAk modu adimendunean irakurtzen ditu dokumentuaren datuak. Ondoren, dokumentua artxibatu, hitz gako osoekin. Probarekin edo automatikoki bigarren mailan egin behar bada.

• Inkrustazio funtzioa / esportazioa zerga-aholkularientzat

  Fakturak erraz eman ditzakezu. Kontuak eta hitz gakoak esleituta. Bilaketa aurreratuari esker, esportaziorako behar duzun guztia duzu. Joan den hilabeteko faktura guztiak bezala, adibidez.

  Karpeta-egitura, PDF artxiboa, Excel artxiboa informazio guztiarekin. Ondorioz, zure kontagailuak edo kontagailuak erraz inporta dezake dokumentazioa.

• Edizio azkarreko aukerak

  Kontabilitatea azkar inplementa daiteke etorkizunean. Dokumentu guztiak berehala aurkitzeaz gain, zuzenean editatu / zuzenean sailkatu ere egin ditzake, adibidez. Legezko baldintza guztiak auditoretza-frogak artxibatzeari esker betetzen dira. Egiaztatzea eta onartzea, beraz, umeen jolasa da.

  Fakturen digitalizazioa saihestezina da hainbat arrazoirengatik. Enpresa asko ere ziur daude fakturen digitalizazioa etorkizuna dela. Hori ere onartu egin behar da gaur eta orain.

  Hala ere, urrats hori proiektu luze batekin lotzearen beldur dira asko. Eta hori zaila, garestia, arriskutsua eta ezegonkorra izango da. Berri ona da, azken finean, PaperOfficeri esker, hau ez dela kasua!

Zer hartu behar da kontuan fakturak digitalizatu aurretik?

Lehenik eta behin, garrantzitsua da digitalizazioa eta sartzen diren fakturen eskaneatzea ez nahastea edo murriztea. Gero, lan-fluxuaren prozesuan sartu ahal izateko, balidaziorako, ordainketarako eta artxiborako, errazago eta azkarrago. Digitalizazioa askoz gehiago da.

OCR testu-aitorpenaren abantailak: OCR testua aitortzeari esker, gauza asko automatiza daitezke. Adibidez, adimen artifizialarekin (IA). Horrela, ikaskuntza-funtzioak gero eta indartsuagoak eta fidagarriagoak dira detektatzeko algoritmoak.

Fakturan agertzen diren artikuluak dokumentutik berehala identifikatu eta atera daitezke. Dokumentua artxibatu egiten da eta kontabilitate-sistemaren edo ERPren esku jar daiteke.

Adibidez, digitalizazioarekin, finantza-zerbitzuen hornitzaileak denbora errealean fidagarria den informazioa jasotzen du faktura jasotzen denean.

Artikulu honetako benetako galderara iristen ari gara:

Nola inplementatzen dut fakturak prozesatzea?

PaperOfficerekin fakturak kudeatzen baditu, sartzen diren fakturen prozesamendua erabat elektronikoa da. Dagoeneko digitalki jasoko du faktura, hau da, posta elektronikoz edo eskaneatuz. Horrek ez du inolako alderik egiten.

DropMailekin sartzen diren fakturak digitalizatzen ditu, ¿nola?

Formatu digitalean sartzen diren fakturak jasotzen badituzu, PaperOffice-n integratutako DropMail modulua gomendatuko dizugu. Horri esker, PaperOffice-n DropMail-en helbide elektroniko pertsonal bat sortu ahal izango duzu. Fakturak bakarrik bidaltzen dizkie.

DropMail-eko helbidera posta elektronikoko datu erantsi gisa bidaltzen diren faktura guztiak automatikoki artxibatzen dira PaperOffice-n. Aurkezpen-arau definigarriekin eta lanik gabe.

PaperOfficek faktura onartu eta datu garrantzitsuak irakurtzen ditu. Ondoren, softwareak dagokion karpetan artxibatzen du faktura. IA adimendunari esker, aukeran beste onarpen-prozesu batzuk, zereginak eta lan-fluxuak hasten dira.

Prozesuan parte hartuko duten langile guztiei jakinarazi diete. Fakturen lan-fluxua automatikoki gauzatzen da.

Faktura digitalak pausoz pauso prozesatzea:

Fakturaren ordainagiria

"meine_rechnungen@paperoffice.com" formatuan nahi duen helbidea sinesten du, biltegiratzeko maskara bat edo PIA aktibatzea, eta ¡eso es todo!

Fakturen prozesatze digitala

PaperOfficek faktura automatikoki harrapatu eta prozesatzen hasi da

Zehaztutako aurkezpen-arauak betearazten dira. Auditoretza-probaren bidez artxibatutakoa automatikoki bigarren mailan egiten da, planaren arabera.

Faktura egiaztatu, onartu eta lan-fluxuak egin ditzakezu.

Aurrera

Fakturak zerga-aholkulariari edo informazio garrantzitsua duten hirugarrenen sistemetara esportatzea.

Nolakoa da fakturen digitalizazioaren etorkizuna? Nora doa bidaia?

Lehenik eta behin, fakturen digitalizazioak produktibitatearen hazkunde esanguratsuak eta berehalakoak dakartza. Digitalizazioak ez ditu langileak lan operatibo landitik bakarrik askatzen, eta denbora asko kontsumitzen du. Gainera, eskuzko akats baten ondorioz, atzerapen eta eztabaida arazoak konponduko dira.

Paperean dokumentu garrantzitsuak bildu, bilatu eta galtzeko berezkoak diren kostuak nabarmen murrizten dira. Gainera, ordaindu beharreko kontu-prozesu osoan baliozkotze- eta kontrol-prozesuak arrazionalizatzea eta automatizatzea.

Erosketa-eskaeratik ordainketara arte, are gehiago biderka ditzala onura horiek.

Zer lortzen du enpresa batek digitalizazioari esker?

Digitalizazioaren bidez, enpresak giza eta finantza baliabide garrantzitsuak askatzea lortzen du. Bai jardueraren hazkundea baliabide konstanteekin xurgatzeko. Edo zure taldeak eraldatze-proiektuetan mobilizatzeko. Langileentzat, fakturen digitalizazioa ez da etsaia. Alderantziz, aliatua. Hori dela eta, euren lana interesgarriagoa da eta enpresaren finantza-kudeaketarako balio erantsia sortzen dute.

Digitalizazioaren ondoren, papera suntsi al daiteke?

Lehenik eta behin, oso garrantzitsua da kontuan izatea dokumentuak digitalki artxibatzeko faktoreak ikusi behar direla. Bosniako eta Herzegovinako Gobernuaren arabera, paperezko dokumentuak suntsi daitezke. Jatorrizkoan gorde behar ez badira, atzerriko zerga- edo zerga-arauen arabera.

Horrek barne hartzen du, adibidez, balantzeak irekitzea eta lege-dokumentuak eraikitzea. Gobernuak dio, halaber, paperezko dokumentuak ondorengo auzipetzetik kendu behar direla. Gainera, litekeena da artxiboa eskaneatzeko prozesuaren ondoren ez aldatzea.

GoBDrekin bateragarriak diren bertsioen kontrolaren araberako berrikuspenen proba

PaperOfficeren bertsioari esker ematen dela edozein unetan. Dokumentuak eskuragarria eta ebaluagarria izan behar du atxikipen-aldian.

Beraz, PaperOfficek eskatutako estandar guztiak betetzen ditu, GOBDren arabera software-baldintza guztien ziurtagiriaren eta proben bidez.

Atxikipen-aldia

Atxikipen-aldiaren arazoa behin eta berriz sortzen da gure bezeroekin. Izan ere, ez argi nola eta zer gorde behar den jatorrizko faktura. Lehenik eta behin, bere agintaritza fiskal arduradunarekin jarri behar da harremanetan, hau da, auditore arduradunarekin.

Zein dokumentu onartzen dira?

Lege-garrantzia duten dokumentuak, hala nola kontratuak, jatorrizkoan gorde behar dira oraindik.

Alera joateko:

Zerga-bulegoak ordainagiri elektronikoak onartzen ditu. Epaimahaia, eztabaida originala baino ez bada.

Horrek zerikusia du sinadura batek jatorrizko dokumentuetan duen benetakotasuna egiaztatzearekin. Ez dugu inoiz gomendatzen originala botatzea.

Ondorioz, hainbat alderdi hartu behar ditu kontuan sartzen diren fakturak arrakastaz prozesatzeko.

Laburbilduko dugu:

Prozesuaren papera erabat desehoratzeko, sartzen diren faktura guztien digitalizazio jarraitua ezarri behar du. Hobekuntzak prozesuaren automatizaziotik datoz, ahal den bezain laster.

Dokumentu digital horrek abantaila-sorta bat du enpresarentzat. Neurrira egindako softwareak enpresan produktibitate handiagoa bermatzen du.

Beraz, fakturen digitalizazioa urrats garrantzitsua da bere negozioa paperik gabeko bulego bihurtzeko. Aurreztu denbora eta eskulana. Lanaren emaitzen kalitatea handitzen du.

Aprobetxa ezazu paperik gabeko bulego baten abantaila guztiak.

Ziurtatu akats hau saihestuko duzula

Enpresa handiek denbora luzez digitalizazioko funtzionarioak izendatu dituzten bitartean, dokumentu analogikoak lanaldi osoko bihurtzeaz arduratzen direnak, enpresa txiki eta ertainek ez dute giza baliabiderik, batez ere kalifikazio profesional egokiak behar direlako.
Hala ere, hau akats komuna da eta inbertsio txarretara eramaten du, fabrikatzaile askok ezjakintasun horretaz baliatzen baitira.