Digitalizazio beharra alderdi garrantzitsua da orain guztiontzat.
Gure gidan, orain, enpresen inguruan digitalizazioa nola gauzatu behar den eta horrek zuretzat zenbat abantaila dakartzan azalduko duzu.
Baina gure bezeroen artean datozen ia 3 galderatik ia fakturak prozesatzeko inplementazio digitalarekin lotzen dira. Beraz, gai honi hurbilagotik begiratu genion.
Automated processing of invoices brings advantages for companies and increases efficiency
Gaur egungo artikuluan, faktura digitalen prozesamenduari buruzko informazioan sakontzen dugu pixka bat gehiago. Fakturak digitalizatzearen abantailak. Dena nola inplementa dezakeen erakutsiko diogu, eta inplementazio arrakastatsu baten eragina deskribatuko dugu.
Benetako inplementaziora igaro baino lehen, galderari erantzuten diogu:
Zergatik da beharrezkoa enpresetan fakturak eta dokumentuak digitalizatzea?
Gero eta enpresa gehiagok egiten duten galdera da hau: "Egia esan, nire kontabilitatea digitalizatu behar dut"? Erantzuna bai, egin behar duzu. Besteak beste, legegileak hala eskatzen duelako. Gero eta gehiago dira prozesuaren dokumentazioa bete behar duten enpresak.
Zer behar dute lege-arauek?
Lege-arauek frogarako garrantzitsuak diren dokumentu guztiak jaso, prozesatu eta artxibatzearekin lotutako betekizunak bete behar dituzte.
Gure oraingo artikuluan adibide praktiko pare bat erakusten dugu. Nola konpon dezakezu digitalizazioa PaperOffice DMSri esker. Baina lehenik eta behin, fakturen prozesatze digitalaren abantaila orokorretara iritsi ginen.
Zein dira digitalizazioaren abantailak?
Etxeko bulegoaren eta hedabide digitalen gaur egungo munduan, oraindik ohikoa da apaletan eta mahaietan pilatutako paperezko txartelak ikustea.
Papera erabiltzeko arrazoi nagusiak dira langileei zaila egiten zaiela digitalizazioa onartzea edo horrekin hastea. Aldaketarekin eta digitalizazioarekin borrokatzeko erronketan datza.
Paperless work through digital processes
Dokumentuaren kopia fisikoa, digitalizazioa gorabehera
Pertsona askori gustatzen zaie lan egiten duten dokumentuen kopia fisiko bat mantentzea. Baina urteetan entseatu den paperaren erabilera-prozesuak ere paper garrantzitsua jokatzen du hemen.
Paperik gabeko konbertsioaren gaiari buruz artikulu zehatz bat idatzi dugu. Hemen esplizituki jorratzen dugu kontabilitate digitalaren gaia.
Faktura eskuz sartzeak denbora asko ez ezik, ezkutuko kostu handiak ere esan nahi du. Ondo egiteak denbora eta diru asko aurreztu dezake.
Funtsezko etekinek honako hauek barne hartzen dituzte:
-
Edozein faktura aurki dezakezu segundotan / denbora aurreztu
Izan ere, zure dokumentuen digitalizazioari esker, PaperOffice-n gordetako faktura guztiak aurkituko dituzu segundo gutxiren buruan. Ez du karpeta lodiei nekez begiratu behar. Zure enpresaren faktura guztiak digitalizatzean, klik gutxi batzuk baino ez dituzu behar sisteman aurkitzeko.
Horrek ere bigarren puntura garamatza:
-
Lana optimizatuta / papera aurrezten duzu
Dagoeneko ez du karpeta fisikoetarako lekurik behar. Hemendik aurrera, PaperOffice-n bere fakturak artxiba ditzake. Paperaren kontsumoa murrizteak bulego garbi eta ordenatuetara eramaten du.
- Sinplifikatu kontabilitate-prozesuak / Adibidez, lan-fluxuekin
Fakturak digitalki kudeatzean, denbora eta esfortzua aurrezten ditu. Baita sorrera, entrega eta tramitazio kostuak ere. Ez egin kopiarik lan aurreratuetarako, lan-fluxuetarako eta birbidalketarako. Guztiak digitalki funtzionatzen du eta gardena eta ulergarria da.
Zure fakturen digitalizazioari esker, ez dituzu deskontu epe baliotsuak galduko.
-
Pultsadorearekin sartzeko baimena ezartzea
Banakako dokumentu eta karpetak eskuratzeko eskubide indibidualek segurtasun argia bermatzen dute. Norbanako edo sail osoei sarbidea eman diezaiekezu. Kontabilitatea bezala.
-
Kontaktuak automatikoki detektatzea
PaperOfficek modu adimendunean onartzen ditu dokumentuaren edukian helbideen datuak. Jarraian, dokumentua bere kontaktuekin lotzen du. Horrek, besteak beste, dokumentu guztiak klik gutxi batzuekin kontaktu espezifiko bat ikusteko aukera ematen du.
- Hitz gako automatizatuak
PaperOfficek IAren ezagutza adimendunarekin eta hitz gakoen sorkuntzarekin laguntzen dio. Horrela, dokumentuaren daturik garrantzitsuenak bilatzen dira fakturan.
KI PIAk modu adimendunean irakurtzen ditu dokumentuaren datuak. Ondoren, dokumentua artxibatu, hitz gako osoekin. Probarekin edo automatikoki bigarren mailan egin behar bada.
-
Inkrustazio funtzioa / esportazioa zerga-aholkularientzat
Fakturak erraz eman ditzakezu. Kontuak eta hitz gakoak esleituta. Bilaketa aurreratuari esker, esportaziorako behar duzun guztia duzu. Joan den hilabeteko faktura guztiak bezala, adibidez.
Karpeta-egitura, PDF artxiboa, Excel artxiboa informazio guztiarekin. Ondorioz, zure kontagailuak edo kontagailuak erraz inporta dezake dokumentazioa.
-
Edizio azkarreko aukerak
Kontabilitatea azkar inplementa daiteke etorkizunean. Dokumentu guztiak berehala aurkitzeaz gain, zuzenean editatu / zuzenean sailkatu ere egin ditzake, adibidez. Legezko baldintza guztiak auditoretza-frogak artxibatzeari esker betetzen dira. Egiaztatzea eta onartzea, beraz, umeen jolasa da.
Fakturen digitalizazioa saihestezina da hainbat arrazoirengatik. Enpresa asko ere ziur daude fakturen digitalizazioa etorkizuna dela. Hori ere onartu egin behar da gaur eta orain.
Hala ere, urrats hori proiektu luze batekin lotzearen beldur dira asko. Eta hori zaila, garestia, arriskutsua eta ezegonkorra izango da. Berri ona da, azken finean, PaperOfficeri esker, hau ez dela kasua!
Zer hartu behar da kontuan fakturak digitalizatu aurretik?
Lehenik eta behin, garrantzitsua da digitalizazioa eta sartzen diren fakturen eskaneatzea ez nahastea edo murriztea. Gero, lan-fluxuaren prozesuan sartu ahal izateko, balidaziorako, ordainketarako eta artxiborako, errazago eta azkarrago. Digitalizazioa askoz gehiago da.
OCR testu-aitorpenaren abantailak: OCR testua aitortzeari esker, gauza asko automatiza daitezke. Adibidez, adimen artifizialarekin (IA). Horrela, ikaskuntza-funtzioak gero eta indartsuagoak eta fidagarriagoak dira detektatzeko algoritmoak.
Fakturan agertzen diren artikuluak dokumentutik berehala identifikatu eta atera daitezke. Dokumentua artxibatu egiten da eta kontabilitate-sistemaren edo ERPren esku jar daiteke.
Adibidez, digitalizazioarekin, finantza-zerbitzuen hornitzaileak denbora errealean fidagarria den informazioa jasotzen du faktura jasotzen denean.
Artikulu honetako benetako galderara iristen ari gara:
Nola inplementatzen dut fakturak prozesatzea?
PaperOfficerekin fakturak kudeatzen baditu, sartzen diren fakturen prozesamendua erabat elektronikoa da. Dagoeneko digitalki jasoko du faktura, hau da, posta elektronikoz edo eskaneatuz. Horrek ez du inolako alderik egiten.
DropMailekin sartzen diren fakturak digitalizatzen ditu, ¿nola?
Formatu digitalean sartzen diren fakturak jasotzen badituzu, PaperOffice-n integratutako DropMail modulua gomendatuko dizugu. Horri esker, PaperOffice-n DropMail-en helbide elektroniko pertsonal bat sortu ahal izango duzu. Fakturak bakarrik bidaltzen dizkie.
DropMail-eko helbidera posta elektronikoko datu erantsi gisa bidaltzen diren faktura guztiak automatikoki artxibatzen dira PaperOffice-n. Aurkezpen-arau definigarriekin eta lanik gabe.
Eskupeko
"DropMail - Archivar dokumentuak automatikoki posta elektronikoz, mugimenduan zaudenean" gaiari buruz, YouTuben bideo bat ere badago, prozesu hau modu sinple eta ulergarrian azaltzen duena:
PaperOfficek faktura onartu eta datu garrantzitsuak irakurtzen ditu. Ondoren, softwareak dagokion karpetan artxibatzen du faktura. IA adimendunari esker, aukeran beste onarpen-prozesu batzuk, zereginak eta lan-fluxuak hasten dira.
Prozesuan parte hartuko duten langile guztiei jakinarazi diete. Fakturen lan-fluxua automatikoki gauzatzen da.
Faktura digitalak pausoz pauso prozesatzea:
Digital invoice processing with DropMail shown step by step
Fakturaren ordainagiria
"meine_rechnungen@paperoffice.com" formatuan nahi duen helbidea sinesten du, biltegiratzeko maskara bat edo PIA aktibatzea, eta ¡eso es todo!
Fakturen prozesatze digitala
PaperOfficek faktura automatikoki harrapatu eta prozesatzen hasi da
Zehaztutako aurkezpen-arauak betearazten dira. Auditoretza-probaren bidez artxibatutakoa automatikoki bigarren mailan egiten da, planaren arabera.
Faktura egiaztatu, onartu eta lan-fluxuak egin ditzakezu.
Aurrera
Fakturak zerga-aholkulariari edo informazio garrantzitsua duten hirugarrenen sistemetara esportatzea.
