Paperezko dokumentuak digitalizatzearen 10 abantaila garrantzitsuenak

Mundu osoa "digitalagoa" bihurtu ahala, enpresa gehiago eta gehiago, batez ere enpresa txiki eta ertainak, "empujon" bat behar dute hasteko. Izan ere, asko izututa daude gaiari ekiteko edo tratatzeko ideia hutsarekin.

Digitization brings many advantages

Gaur egungo artikuluan, paperezko dokumentuak dokumentu digitaletara igarotzea bere amesgaiztoetan dirudiena baino askoz errazagoa dela erakutsiko dizugu. Jarrai gure aholkuak, mereziko du zure negoziorako.

Neurri batean, artxibo analogikoak gaur egun ere behar bat izaten jarraitzen du. Hala ere,% 99k ez dute berarekin lan egiteko beharrik.

Aitzitik, paper inprimatua anakronismo bat da, ohituraz edo teknikoki bakarrik mantentzen dena, dokumentu batzuk idatzi ziren moduan gorde behar direlako, hala nola eskriturak edo kontratuak. Baina horiek ere eskaneatu egin daitezke, konputagailuan duten edukiarekin lan egiteko.

Artxiborako benetako bidaia, apaletan edo artxibategietan bilatzea, dokumentua ezabatzea, berarekin lan egitea eta itzuli eta artxiboan antolatzea. Prozesu hau deskribatzea eta irakurtzeak denbora asko darama. Artxibo digitalera deitzeak, bestalde, klik gutxi batzuk behar ditu, besterik ez.

Etekinetan sartu baino lehen, erantzun diezaiogun honako galdera honi:

Paperezko dokumentuak digitalizatzearen 10 abantaila:

• Malgutasuna

  Lan malgua, non dagoen kontuan hartu gabe

• Eraginkortasuna

  Lan-fluxu guztien optimizazioa

• Bizkor

  Harrera eta bidalketa digitala

• Kostuen aurrezkia

  Kostuen murrizketa arlo guztietan

• Fidagarritasuna

  Epeen erabilera sinplifikatua

• Ondoan

  Barne- eta kanpo-komunikazio azkarragoa

• Inkonstituzgabea

  Bulegoko softwarean sartzea

• Googleren "similar" bilatu

  Edukia bilatu, hitz gakoak erabiliz

• Denbora aurreztea

  Lan-orduak aurreztea

• Betierekotasunerako

  Epe luzera artxibatzea PDF/ A formatuan

Ziurtatu akats hau saihestuko duzula

Enpresa handiek denbora luzez digitalizazioko funtzionarioak izendatu dituzten bitartean, dokumentu analogikoak lanaldi osoko bihurtzeaz arduratzen direnak, enpresa txiki eta ertainek ez dute giza baliabiderik, batez ere kalifikazio profesional egokiak behar direlako.
Hala ere, hau akats komuna da eta inbertsio txarretara eramaten du, fabrikatzaile askok ezjakintasun horretaz baliatzen baitira.

Behin-behineko ondorioa 1 / 3

Ez duzu TI-n espezialistarik edo liburuzain trebaturik behar!

Benetan behar duzun guztia

• software egokia
• FI-ko bazkidea
• Dagokion hardwarea

Batzuetan, hardwarea sarritan hor, lehen baino potentzial handiagoa du eta berehala erabil daiteke.

Eskupeko

Bestalde, artikulu berezi bat dago"fakturen prozesamendu digitalaren" gaiari buruz, digitalizazioaren abantailei edo faktura digitalen prozesamenduari buruzko informazioa ematen duena:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Zer esan nahi du xehetasunez dokumentuak digitalizatzeak?

Hitz gutxitan, dokumentu fisiko bat ordezteko prozesua da, paperaren zentzuan, formatu digital batekin.

Pertsona gehienek prozesura ohituta egon behar dute, gutxienez modu aztarnarioan. Dokumentu bat eskaneatzen edo argazkitzen da, eta horretarako eskanerrak erabiltzen dira. Hala ere, dagokion interfazearen araberakoa da. Dokumentu bat ere digitalizatu daiteke telefono zelular baten kamera erabiliz.

Enpresa askorentzat, papera eta karpeta formatu elektronikoetara aldatzea da digitalizazio-prozesuko neurri garrantzitsuenetako bat eta esanguratsuenetako bat.

Nola eskaneatu dokumentuak paperean

Eskaneatzeko dokumentuak ScanConnect eskaner integratuaren moduluaren bidez gehitzen dira, eta, besteak beste, eskaner, erabilera anitzeko gailu, aplikazio mugikorr eta kopiatzaile handietatik dokumentuak harrapatzeko aukera ematen du, hala nola Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox eta beste batzuk.

Dauden dokumentuetarako bertsio automatikoen kontrola hartzen da kontuan, eta eskaneatzeko metodoa, orri bereizgailuei esker, bateragarria da dokumentu-pileten eskaneo masiboekin eta gero banakako dokumentuetan azpibanaketarekin.

Dokumentu asko eskaneatzen baditu, PaperOffice bereziki baliagarria da, orri bereizleak ezagutu eta dokumentuak bereizten dituelako horiek artxibatzeko. Bere enpresak formatu konplexuko dokumentuekin erregularki lan egiten badu, bereziki erabilgarria da PaperOfficek IA bat erabiltzen duela bere dokumentuen edukia ezagutzeko, hala nola: guztira, dokumentu motak, datak, harremanetarako xehetasunak, etab.

OCR edo nola bila daitezke dokumentuak paperean?

Orain, dokumentu baten testua irakurgarria izateaz gain, testu zati bat erraz bilatu ahal izateko moduan ere eskuragarri egon behar da.

Erabat automatikoki eta eskuzko ahaleginik gabe artxibatzea.

Dokumentuak PaperOffice-n sartu bezain laster, PIAk beste era batera atxikitzen ari den guztiaz arduratzen da.

Horrek esan nahi du PIAk bere bilaketa-motorra ematen diola informazio guztiarentzat, Google bezalako bilaketa-motor klasikoetan oinarritutako testua bilatu eta aurki dezakeela, baina dena bisualki egin dezake, hau da, dokumentu bat bisualki alderatu eta ezagutu.

PaperOfficek automatikoki aitortuko ditu une honetatik aurrera PIAk erakutsitako dokumentu guztiak, eta horrek, aldi berean, arau automatikoak eta artxiboko maskarak aktiba ditzake.

Dokumentuen biltegiratzea eta azterketa automatizatu al daiteke?

Dokumentuak eta ordainagiriak automatikoki gordetzeko, dokumentua PaperOffice-n irakasten da lehenik. PaperOfficeko artxiboko maskarak indexazioaz eta artxiboaren kokapenaz arduratzen dira.

Erakutsitako dokumentu-txantiloi bat onartu bezain laster, automatikoki biltegiratzeko maskara bat aktibatzen da, gako automatizatuaren eta biltegiratzeko kokapenaren erantzule dena.

Data from the document is recognized and read out

Biltegiratzeko maskarak automatikoki aktiba daitezke, erakutsitako dokumentuen txantiloien bidez, baizik eta PIA elkarrizketa-koadroan eskuz aukera daitezke.

PIA erabat autonomo bihurtzen da, erabiltzailearen inolako interakziorik gabe eta dokumentu kopuru mugagabe baterako, zehaztutako biltegiratze-maskaren arabera:

• Automatikoki irakurri
• Etiketa osoa
• Bilaketak egin ahal izatea
• Lan-zereginak eta-fluxuak gehitu eta gainbegiratzea
• Aurkibidea
• Helmugako karpeta-egitura berriak sortzea
• Helmugako karpetan gorde
• Miniaturak sortu
• Bete ezazu derrigorrezko eremuak
• Kontaktuetarako esteka eta kontaktuak bilatzeko optimizazioa

GoBD betetzen duten lege-araudiak eta digitalizazio-arauak betetzea

Dokumentuak dokumentu bidez biltegiratzeko orduan, alderdi garrantzitsuenetako bat lege-arauak edo GoBDren baldintzak betetzea da.

GoBD laburdurak esan nahi du "Liburuak, erregistroak eta dokumentuak formatu elektronikoan kudeatzeko eta biltegiratzeko eta datuak eskuratzeko printzipioak" direla.

Bereziki, SQL datu-base zentral batean zuzenean auditoretza-proban enkriptatutako dokumentuak biltegiratzearen ondorioz , PaperOfficek baldintza guztiak betetzen ditu dokumentuen estandarretarako eta lege-jarraibideetarako edo Alemaniako GOBD estandar altuenerako.

Bertsionatutako terminoa ez da atzerriko hitza dokumentuak kudeatzeko sistema baten barruan (DMS). GoBDrekin bateragarria den bertsioen kontrola eta auditoretzen probako bertsioen kontrola izango dituen dokumentuak kudeatzeko sistema bat erabiltzeko beharra inoiz baino argiagoa da.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Bertsioen kontrola dela eta, aldaketa guztiak arakatzen dira

Bertsioen kontrol hitza oso erraz azal daiteke: oro har, dokumentuetan edo artxiboetan aldaketak erregistratzeko erabiltzen den funtzionaltasuna da. Dokumentuaren aldaketa dokumentuaren bertsio berri bat bezala detektatu eta gorde daiteke.

Aldaezintasuna bermatzea

Dokumentu-aldaketa bakoitzak dokumentuaren bertsio" berriago" bat jartzen du dagokion artxibo batean. Erregistroaren arabera, aldaketak gardenak eta arakatzen dira une oro. Puntu honetan, ondorengo ikusleak badaki noiz eta zergatik egin zen aldaketa dokumentuan. Horrek dokumentuaren bizi-ziklo osoaren ikuspegi orokorra ematen dio. Bertsioen kontrola modu automatikoan edo eskuz egin daiteke.

Berrikuspenaren segurtasuna bermatzeko, dokumentu eta artxiboetan egindako aldaketa baten xehetasun guztiak argi eta garbi arakatu behar dira. Bermatu behar da baimendutako langileek bakarrik egin ahal izango dutela aldaketa hori. Baina garrantzitsua da urte batzuk geroago zer eta noiz aldatu zuten jakitea.

Digitalizaziorako estrategia egokia:
"Paso a paso" eta "Last in<>First out"

Dokumentu analogikoen digitalizazioak abantailak dituela argi eta garbi frogatuta.

Baina, nola murriztu daitezke desabantailak epe laburrera?

Digitalizazioaren aldaerarik garestiena horretan espezializatuko den enpresa bat enkargatzea da. Egoeraren arabera, artxiboko artxiboak eta karpetak enpresara bidaltzen dira pleita gisa, eta bertan digitalizatu eta berriro bidaltzen dira. Aldez aurretik, digitalizatu beharreko datuen formatua zehaztu zen. Baina enpresaren datu garrantzitsuak ematea? Artxibo digitalaz arduratzen diren enpresa guztiek konfidentzialtasun mailarik altuena ziurtatzen duten arren, ez bermerik.

Eskatuta, enpresek danbor eskanerrak dituen kamioi bat ere ekar dezakete, eta zuzenean digitalizatu, enpresaren instalazioetako aparkalekuan. Hala ere, horrek izugarri handitzen du faktura. Etxetik kanpoko zerbitzu garestia, artxiboaren tamainaren arabera zenbait egun behar izaten duena, banan-banan ordaindu behar da.

Zorionez, enpresa guztientzat, artxiboak artxiboak izan behar diren arren, informazio analogikoak edo digitalak ez du zertan aldi berean eskuragarri egon behar. Horri esker, enpresek artxiboak pausoz pauso digitalizatu ahal izango dituzte, azkeneko <> logistika-printzipioaren arabera. Digitalizatu, lehenik eta behin, oraintsu jasotako dokumentu analogikoak.

Arrazoia sinplea da

Gaur egungo dokumentuak, oro har, eguneroko lan-fluxuan urrun dauden denbora-dokumentuak baino askoz gehiago behar izaten dira. Beraz, lehenik eta behin, dokumentu egoki horiek digitalizatu behar ditu, eta horrek lan-prozesua bizkortu egiten du, erabilgarritasun hobeari esker. Kasurik onenean, oreka bat digitalizazioak dakarren ahaleginaren artean (artxiboa ezabatzea, eskaneatzea, digitalki gordetzea, dokumentu analogikoa berreskuratzea) eta orain eskuragarri dagoen prozesuaren azelerazioa, artxibora joateko beharrik ez dagoelako eta prozesu guztiak konputagailuan egin ditzakeelako.

Ikuspegi horren beste ondorio positibo bat da atxikipen-aldiak modu ezin hobean erabil daitezkeela artxibo analogikoen stocka murrizteko, eta ez artxiboak digitalizatzeko, baldin eta atxikitze-aldiak sei hilabete geroago amaitzen badira.

Funtsezkoa da hardwarea edo konexio erraza ematea eta digitalizazioaren irismena zehaztea barne- eta!

Enpresa bateko administrazio-langileen kopurua edo batzuetan zalantzan jartzen diren VDU lanpostuen kopurua asko aldatzen dira, eta, beraz, ezinezkoa da esatea zenbat langile enkargatu behar diren digitalizazioarekin enpresaren tamainari dagokionez.

Gutxienez, langile bakoitzak eskaner funtzioa duen gailu batera sarbidea izan behar du, ahal dela dokumentu-eskaner bat, hainbat iturri eskaneatzeko aukera emango duena, baita formatu desberdinak ere.

Digitalizazio bakoitzaren irismena digitalizazioan parte hartzen duten pertsonen kopurua bezain konplikatua da, sistema honekin digitalizazioa ia intzidentalki delako. Hori, adibidez, XYZ enpresarekin lotutako prozesu bat prozesatzen duen moduan ezar daiteke. Aldi berean, XYZ enpresan artxibatutako artxibo analogiko guztia digitalizatzeko desenkadenantea izan liteke hori.

Hala ere, epe luzerako merkataritza-harreman bat, adibidez, artxibo kopuru handi samar batean ager daiteke. Beste aldaera bat merkataritza-harremanaren zenbait segmentu bakarrik digitalizatzea litzateke, hain zuzen ere, prozesatze ohikoenaren mende daudenak. Adibidez, fakturazioa edo albaranak. Software egokiarekin, prozesuekin batera doan digitalizazioa inolako arazorik gabe inplementa daiteke.

5 urratseko behin betiko gida

Eskupeko

Papera erabiltzeari uzteko eta negozioa digitalizatzeko 5 urratseko behin betiko gida sortu dugu, 5 urratsero eta zenbat denbora daraman zehaztuz:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

DMS softwarea zuk zeuk edo kode irekikoa dela uste duzu?

Zer software komeni zait?

Enpresa askoren softwarearen konposizioak enpresaren historiaren antza du, eta egitura hori poliki-poliki hazi da. Hain da konplexua, non langile luze gutxi batzuek bakarrik ulertzen baitute.

Irtenbiderik onena prozesu guztiak egiten dituen softwarea da, eskaneatzetik hasi eta hornikuntza eta artxibaturaino, eta, aldi berean, beste software bat konektatzeko interfazeak eskaintzen ditu. Menu autoeskomenaren bidez nabidatzen duen softwarea da, eta, azken batean, enpresa baten dokumentu digitalei etxe bat eskaintzen die, datuak maneiatzeko eta prozesatzeko baldintza guztiak betetzen dituelarik, bai eta segurtasuna ere.

Horrek apur bat patetiko samarra dirudi?

Hala da, baina pathos sinple eta funtzionala hobe da TI-ren jerga teknikozko uholde bat baino, eta horrek langileak igoarazten ditu.

PaperOffice ezin hobea da dokumentuak digitalizatzeko.

Dokumentu-kudeaketaegokirakosoftwareak arazo analogiko-digitala konpontzen du

DMSk dokumentuak kudeatzeko softwarea esan nahi du, eta dokumentuak administratzera bideratuta, bereziki dokumentu digitalak, analogikotik digitalera bihurtzea barne. PaperOffice DMS software hori da. Bere funtzio-sorta diseinu intuitiboko menuetan naboratzea bezain nabarmena da, eta entrenamendu txikiagoa baino ez du behar. Ez du aholkulari garestirik behar. PaperOffice DMSn ondo azaldutako bideoko tutorialek ere egin dezakete hori, eta askoz ere merkeagoa, doan.

Escaneo, OCR, hitz gako automatikoekin artxibatua, IAk kontrolatutako dokumentuen bat-egitea, bilaketa integratuko motorra, lan-fluxuaren funtzioa, 1024Mbit-ekin zifratua, MS Office-n zuzeneko integrazioa, ransomware-aren aurkako babesa, plantillak automatizatuta sortzea, zigilu-funtzioa, zereginen eta oharren kudeaketa.

Hauek dira PaperOffice DMSren funtzio garrantzitsuenetako batzuk, eta, esan dudan bezala, ez zuk ez zure enplegatuek ez dute TI titulurik osatu behar.

Zein da dokumentu eskaneatuak gordetzeko lekurik onena?

Gure bezeroei gomendatzen diegu NAS gailu batean( Synology edo QNAP) edo zerbitzari batean dagoen datu-base batean digitalizatutako datuak artxibatzea. Bere kanpoko PaperOffice zerbitzariarekin (eskainia), datu-babes perfektua duen hodei baten abantaila guztiak lortzen ditu, eta hilero dirua eta lan asko aurrezten ditu.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

PaperOffice zerbitzari batekin, alde bakarra duen hodeiaren soluzio baten abantaila guztiak ditu: Zure datu-baseko zerbitzaria bera da, eta inor ez da bertara sartzen, zu izan ezik.

Ez al duzu zerbitzari bat erabili nahi? Ez arazorik.

Zergatik da egokia NAS dokumentuen artxibatzeko

NAS bat, sarera konektatutako biltegiratze bat, alemanez sare-konexioa duen biltegiratze-gailu bat, eta PaperOffice DMSrentzat bateragarria den softwarea eta barne-hodeia prest daude. Estatuaren eta ez estatuaren jakin-minetik salbu, eta segurtasun-kopiaren funtzioari esker, baita disko gogorraren blokeo batetik salbu ere.

Behin-behineko ondorioa 3/ 3

1. Jar zaitez harremanetan GOBD (eta GDPR) betetzen duen ezagutza eta softwarea dituen fabrikatzaile batekin!

2. Ez DMS software egokirik. DMS bakoitzak bere justifikazioa du eta, azken finean, produktua helburura egokitu behar da.

3. Bere zerbitzaria izanda ere, PaperOfficeren zerbitzaria, Berlingo Strato AG edo NAS-en datu-zentroan: gorde bere NEVER dokumentua hirugarrenen hodeian biltegiratzen, eta a) ez c) herrialde seguru batean, ezin du klik bakar batekin esportatu.

Eskupeko

Aholkuak jarraituz gero eta barne-dokumentuak modu seguruan biltegiratzeko NAS bat erabiliko badu, PaperOffice ez da horretarako bakarrik egokia, baizik eta QNAP munduko NAS fabrikatzaile handienarentzat DMS ofizial bakarra da, QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.