GoBD betetzen duten lege-araudiak eta digitalizazio-arauak betetzea
GoBD laburdurak esan nahi du "Liburuak, erregistroak eta dokumentuak formatu elektronikoan kudeatzeko eta biltegiratzeko eta datuak eskuratzeko printzipioak" direla.
Bereziki, SQL datu-base zentral batean zuzenean auditoretza-proban enkriptatutako dokumentuak biltegiratzearen ondorioz , PaperOfficek baldintza guztiak betetzen ditu dokumentuen estandarretarako eta lege-jarraibideetarako edo Alemaniako GOBD estandar altuenerako.
Bertsionatutako terminoa ez da atzerriko hitza dokumentuak kudeatzeko sistema baten barruan (DMS). GoBDrekin bateragarria den bertsioen kontrola eta auditoretzen probako bertsioen kontrola izango dituen dokumentuak kudeatzeko sistema bat erabiltzeko beharra inoiz baino argiagoa da.
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time
Bertsioen kontrola dela eta, aldaketa guztiak arakatzen dira
Bertsioen kontrol hitza oso erraz azal daiteke: oro har, dokumentuetan edo artxiboetan aldaketak erregistratzeko erabiltzen den funtzionaltasuna da. Dokumentuaren aldaketa dokumentuaren bertsio berri bat bezala detektatu eta gorde daiteke.
Aldaezintasuna bermatzea
Dokumentu-aldaketa bakoitzak dokumentuaren bertsio" berriago" bat jartzen du dagokion artxibo batean. Erregistroaren arabera, aldaketak gardenak eta arakatzen dira une oro.
Puntu honetan, ondorengo ikusleak badaki noiz eta zergatik egin zen aldaketa dokumentuan. Horrek dokumentuaren bizi-ziklo osoaren ikuspegi orokorra ematen dio. Bertsioen kontrola modu automatikoan edo eskuz egin daiteke.
Berrikuspenaren segurtasuna bermatzeko, dokumentu eta artxiboetan egindako aldaketa baten xehetasun guztiak argi eta garbi arakatu behar dira. Bermatu behar da baimendutako langileek bakarrik egin ahal izango dutela aldaketa hori. Baina garrantzitsua da urte batzuk geroago zer eta noiz aldatu zuten jakitea.
Digitalizaziorako estrategia egokia:
"Paso a paso" eta "Last in<>First out"
Dokumentu analogikoen digitalizazioak abantailak dituela argi eta garbi frogatuta.
Digitalizazioaren aldaerarik garestiena horretan espezializatuko den enpresa bat enkargatzea da. Egoeraren arabera, artxiboko artxiboak eta karpetak enpresara bidaltzen dira pleita gisa, eta bertan digitalizatu eta berriro bidaltzen dira. Aldez aurretik, digitalizatu beharreko datuen formatua zehaztu zen. Baina enpresaren datu garrantzitsuak ematea? Artxibo digitalaz arduratzen diren enpresa guztiek konfidentzialtasun mailarik altuena ziurtatzen duten arren, ez bermerik.
Eskatuta, enpresek danbor eskanerrak dituen kamioi bat ere ekar dezakete, eta zuzenean digitalizatu, enpresaren instalazioetako aparkalekuan. Hala ere, horrek izugarri handitzen du faktura. Etxetik kanpoko zerbitzu garestia, artxiboaren tamainaren arabera zenbait egun behar izaten duena, banan-banan ordaindu behar da.
Zorionez, enpresa guztientzat, artxiboak artxiboak izan behar diren arren, informazio analogikoak edo digitalak ez du zertan aldi berean eskuragarri egon behar. Horri esker, enpresek artxiboak pausoz pauso digitalizatu ahal izango dituzte, azkeneko <> logistika-printzipioaren arabera. Digitalizatu, lehenik eta behin, oraintsu jasotako dokumentu analogikoak.
Arrazoia sinplea da
Gaur egungo dokumentuak, oro har, eguneroko lan-fluxuan urrun dauden denbora-dokumentuak baino askoz gehiago behar izaten dira. Beraz, lehenik eta behin, dokumentu egoki horiek digitalizatu behar ditu, eta horrek lan-prozesua bizkortu egiten du, erabilgarritasun hobeari esker. Kasurik onenean, oreka bat digitalizazioak dakarren ahaleginaren artean (artxiboa ezabatzea, eskaneatzea, digitalki gordetzea, dokumentu analogikoa berreskuratzea) eta orain eskuragarri dagoen prozesuaren azelerazioa, artxibora joateko beharrik ez dagoelako eta prozesu guztiak konputagailuan egin ditzakeelako.
Ikuspegi horren beste ondorio positibo bat da atxikipen-aldiak modu ezin hobean erabil daitezkeela artxibo analogikoen stocka murrizteko, eta ez artxiboak digitalizatzeko, baldin eta atxikitze-aldiak sei hilabete geroago amaitzen badira.
Funtsezkoa da hardwarea edo konexio erraza ematea eta digitalizazioaren irismena zehaztea barne- eta!
Enpresa bateko administrazio-langileen kopurua edo batzuetan zalantzan jartzen diren VDU lanpostuen kopurua asko aldatzen dira, eta, beraz, ezinezkoa da esatea zenbat langile enkargatu behar diren digitalizazioarekin enpresaren tamainari dagokionez.
Gutxienez, langile bakoitzak eskaner funtzioa duen gailu batera sarbidea izan behar du, ahal dela dokumentu-eskaner bat, hainbat iturri eskaneatzeko aukera emango duena, baita formatu desberdinak ere.
Digitalizazio bakoitzaren irismena digitalizazioan parte hartzen duten pertsonen kopurua bezain konplikatua da, sistema honekin digitalizazioa ia intzidentalki delako. Hori, adibidez, XYZ enpresarekin lotutako prozesu bat prozesatzen duen moduan ezar daiteke. Aldi berean, XYZ enpresan artxibatutako artxibo analogiko guztia digitalizatzeko desenkadenantea izan liteke hori.
Hala ere, epe luzerako merkataritza-harreman bat, adibidez, artxibo kopuru handi samar batean ager daiteke. Beste aldaera bat merkataritza-harremanaren zenbait segmentu bakarrik digitalizatzea litzateke, hain zuzen ere, prozesatze ohikoenaren mende daudenak. Adibidez, fakturazioa edo albaranak. Software egokiarekin, prozesuekin batera doan digitalizazioa inolako arazorik gabe inplementa daiteke.
5 urratseko behin betiko gida
Eskupeko
Papera erabiltzeari uzteko eta negozioa digitalizatzeko 5 urratseko behin betiko gida sortu dugu, 5 urratsero eta zenbat denbora daraman zehaztuz:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
DMS softwarea zuk zeuk edo kode irekikoa dela uste duzu?
Zer software komeni zait?
Enpresa askoren softwarearen konposizioak enpresaren historiaren antza du, eta egitura hori poliki-poliki hazi da. Hain da konplexua, non langile luze gutxi batzuek bakarrik ulertzen baitute.
Irtenbiderik onena prozesu guztiak egiten dituen softwarea da, eskaneatzetik hasi eta hornikuntza eta artxibaturaino, eta, aldi berean, beste software bat konektatzeko interfazeak eskaintzen ditu. Menu autoeskomenaren bidez nabidatzen duen softwarea da, eta, azken batean, enpresa baten dokumentu digitalei etxe bat eskaintzen die, datuak maneiatzeko eta prozesatzeko baldintza guztiak betetzen dituelarik, bai eta segurtasuna ere.
Horrek apur bat patetiko samarra dirudi?
Hala da, baina pathos sinple eta funtzionala hobe da TI-ren jerga teknikozko uholde bat baino, eta horrek langileak igoarazten ditu.
PaperOffice ezin hobea da dokumentuak digitalizatzeko.
Dokumentu-kudeaketaegokirakosoftwareak arazo analogiko-digitala konpontzen du
DMSk dokumentuak kudeatzeko softwarea esan nahi du, eta dokumentuak administratzera bideratuta, bereziki dokumentu digitalak, analogikotik digitalera bihurtzea barne. PaperOffice DMS software hori da. Bere funtzio-sorta diseinu intuitiboko menuetan naboratzea bezain nabarmena da, eta entrenamendu txikiagoa baino ez du behar. Ez du aholkulari garestirik behar. PaperOffice DMSn ondo azaldutako bideoko tutorialek ere egin dezakete hori, eta askoz ere merkeagoa, doan.
Escaneo, OCR, hitz gako automatikoekin artxibatua, IAk kontrolatutako dokumentuen bat-egitea, bilaketa integratuko motorra, lan-fluxuaren funtzioa, 1024Mbit-ekin zifratua, MS Office-n zuzeneko integrazioa, ransomware-aren aurkako babesa, plantillak automatizatuta sortzea, zigilu-funtzioa, zereginen eta oharren kudeaketa.
Hauek dira PaperOffice DMSren funtzio garrantzitsuenetako batzuk, eta, esan dudan bezala, ez zuk ez zure enplegatuek ez dute TI titulurik osatu behar.
Zein da dokumentu eskaneatuak gordetzeko lekurik onena?
Gure bezeroei gomendatzen diegu NAS gailu batean( Synology edo QNAP) edo zerbitzari batean dagoen datu-base batean digitalizatutako datuak artxibatzea. Bere kanpoko PaperOffice zerbitzariarekin (eskainia), datu-babes perfektua duen hodei baten abantaila guztiak lortzen ditu, eta hilero dirua eta lan asko aurrezten ditu.
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort
PaperOffice zerbitzari batekin, alde bakarra duen hodeiaren soluzio baten abantaila guztiak ditu:
Zure datu-baseko zerbitzaria bera da, eta inor ez da bertara sartzen, zu izan ezik.
Ez al duzu zerbitzari bat erabili nahi? Ez arazorik.
Zergatik da egokia NAS dokumentuen artxibatzeko
NAS bat, sarera konektatutako biltegiratze bat, alemanez sare-konexioa duen biltegiratze-gailu bat, eta PaperOffice DMSrentzat bateragarria den softwarea eta barne-hodeia prest daude. Estatuaren eta ez estatuaren jakin-minetik salbu, eta segurtasun-kopiaren funtzioari esker, baita disko gogorraren blokeo batetik salbu ere.
Behin-behineko ondorioa 3/ 3
1. Jar zaitez harremanetan GOBD (eta GDPR) betetzen duen ezagutza eta softwarea dituen fabrikatzaile batekin!
2. Ez DMS software egokirik. DMS bakoitzak bere justifikazioa du eta, azken finean, produktua helburura egokitu behar da.
3. Bere zerbitzaria izanda ere, PaperOfficeren zerbitzaria, Berlingo
Strato AG edo NAS-en datu-zentroan: gorde bere NEVER dokumentua hirugarrenen hodeian biltegiratzen, eta a) ez c) herrialde seguru batean, ezin du klik bakar batekin esportatu.
Eskupeko
Aholkuak jarraituz gero eta barne-dokumentuak modu seguruan biltegiratzeko NAS bat erabiliko badu, PaperOffice ez da horretarako bakarrik egokia, baizik eta QNAP munduko NAS fabrikatzaile handienarentzat DMS ofizial bakarra da, QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.
