Bulegoan paper-kontsumoa murrizteko eta digitalizatzeko jarraitu beharreko bost urrats zerrendatu ditugu:
-
Prozesuen estrategia eta azterketa
Ondo planifikatu bulegoan paperik gabe ezartzea. Har ezketan zure enpresako prozesuak aztertzeko behar besteko denbora. Zer egon behar du eskuragarri edo paperean gordeta? Zein dokumentu dira nahikoak formatu digitalean?
Dokumentuak eta informazioa hainbat iturritatik datoz, eta litekeena da hainbat iturritatik eta formatu ezberdinetatik datorren informazioarekin topo egitea. Horietako batzuk modu digitalean, artxiboetan edo datu-baseetan gordeta, eta beste batzuk dokumentu inprimatu moduan.
Paperik gabeko bulego-proiekturako denbora eta langileak planifikatzea
Laugarren edo 90 egun arrazoizko epea da paperik gabeko bulegorako trantsiziorako beharrezkoak diren ekintzak ezartzeko.
Trantsizio leuna ahalbidetzen duen aldia ere badu. Langileak egun batetik bestera aldaketak egitera behartzen dituzten konponbide azkarreko soluzioak iraupen laburrekoak izaten dira. Era horretan, eragiketak ez etetea ere posible da.
Funtsean, PaperOffice DMSrekin paperik gabe bulegora aldatzean, ez hainbat pertsonak osatutako proiektu-talde baten beharrik.
ETE askotan, beren benetako zereginetatik deduzitzea ez da posible, ezta desiragarria ere. Hala ere, zentzua duena da, gutxienez, zuzendaritza-agintaritza duen pertsona bat CDO, Zuzendari Digitala izatea. Estatu Batuetako laburduran interes handirik ez baduzu, paperik gabeko bulego-proiektuko kudeatzaile izendatu dezakezu.
-
Bulegorako trantsiziorako epeak paperik gabe zehaztea
Aurreikusitako 90 egunak denbora-tarte txikiagoagoetan zatitzeak trantsizioaren fase bakoitzean arreta jarri eta parte hartzen duten prozesuei buruz hausnartu ahal izatea du helburu. Gainera, aldaketaren arrakastak errazago dokumenta daitezke. Langileek hobeto ulertzen dituzte neurriak, eta ez dira abailduta sentitzen. Aldi berean, helburuak barne-barnean komunikatu behar dira, eta hori buru-aldaketarekin bat egiten du. Horren garrantzia hitzaurrean azaldu da.
Zentzua du 90 egunak 30 eguneko hiru ataletan banatzeak.
Lehenengo 30 egunak analogikoetatik digitalera bihurtuko diren prozesu guztiak aztertzeko erabiltzen dira.
Bigarren 30 egunetan PaperOfficeren DMSa eta eskatutako hardwarea sartuko dira, baina hasieran trebakuntza eta abian dauden prozesuetarako bakarrik, hori sortzen bada.
Azken 30 egunetan, analogikotik digitalerako trantsizioa egin dute, baina ez da langileen galderarik sortu. Operazio oker bat edo bestea ere posible da, baina hori edozein unetan zuzendu daiteke PaperOffice DMSren egitura hierarkikoari esker.
-
Eskuratze-ibilbideak detektatzea eta datuak biltegiratzea zehaztu
Lehen 30 egunetan, orain arte paper nagusiak izan dituen prozesuak aztertzen ari dira orain. Horretarako, enpresan kanpoko eta barneko komunikaziorako interfazeak ezagutu behar dira, eta bere bizi-zikloari jarraitu, hor egon daitekeena:
- Telefono deiak (adibidez, gero osatzen den eskaera-inprimakia)
- Posta elektronikoko trafikoa (adibidez, posta inprimatuko da hurrengo bilerarako)
- Letrak
- Bezero komertzialen bisita (adibidez: telefono deiak ikusi)
- Dokumentu osagarriak
- Barne-korrespondentzia
Hurrengoa da noiz eta non, formulario elektronikoen kasuan, paper inprimatzera igarotzea, bai eta paperak artxiborako edo paperontzirako bidea ere.
Dokumentuak digitalki diseinatzen ditu hemendik aurrera
Hemendik aurrera, ahal den neurrian, papera alde batera utz daiteke: bilerak, aktak, posta, fakturak eta oharrak zuzenean sor daitezke PaperOffice-n. Lanak eta lan-fluxuak ere digitalki inplementatzen dira.
Fakturak digitalizatu eta pixkanaka-pixkanaka kontabilitatea paperik gabe inplementatu
Fakturak paperik gabeko bulegoaren parte ere bada, baina ez bakarrik testuinguru honetan. Digitalizazioa eta prozesatze egokia arazo bat dira, eta ondo planifikatu eta inplementatu behar dira.
Fakturak digitalki mantentzen dituen edonork, eta kontabilitate digitala ere sinesten duenak, aurrezteko ahalmen handiagoa aitortzen du, eta kontabilitate orokorreko prozesua eraginkorragoa izan daiteke.
Datuak biltegiratzea
Bere artxibo fisikoak orain artxibo digitalak izango direla erabaki badu, berehalako galdera artxibo digital horiek non gordeko dituen da. Datu-base batean edo kanpoko NAS gailu batean gordeko al dituzu?
Paperik gabeko bulego batera aldatzean, ez du alderdi garrantzitsuenetako batean ihes egin behar. Datuen tokiko biltegiratzea eta NAS gailuen erabilera.
Edo ez duzu zure enpresan datuak biltegiratzea edo datu-basea izan nahi? Hala ere, suteak, lapurretak eta abar saihesteko, hodeian konponbide bat erabiltzea eztabaidatik kanpo zuretzat, legezko arrazoiak direla eta. Orduan, jakina, zure zerbitzari batean datu-basea erabiltzea oso irtenbide ona da.
Hautapena handia da.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
PaperOffice DMS gehi hardware-ren sarrera
Softwarea enpresaren konputagailuetan instalatu ondoren, hierarkia-mailak esleitu dira eta NAS zerbitzariak sarean konfiguratu eta konektatu dira, softwarea entrenatzen da.
Ez kanpoko aholkularien beharrik (oro har, caro-ren sinonimoa). PaperOfficeko langileak, jakina, eskuragarri daude, beharrezkoa bada. Mundu osoan PaperOffice DMSrekin lan egiten duten milioi bat enpresa baino gehiagok oso ondo eraman dituzte orain arte tutorial eta bideo zehatzekin edo PaperOffice DMSri buruzko galderei buruzko telefono bidezko aholkularitzarekin.
Prozesu gehienak berez azaltzen dira eta oso ondo diseinatutako laguntza-menu batekin batera laguntzen dute. Gainera, ez duzu seta izan behar 30 egunetara joateko. Analogikotik digitalera aldaketan parte hartzen duten guztiek funtzionatuko duela uste badute, prozesua nahi den bezala laburtu daiteke.
Karpeta-egitura
Karpeta-egitura esanguratsu bat garrantzitsua da aldaketaren ondoren erraz aurki dadin. Karpeta digitalen egitura erraz antolatzen du, dagoen karpeta "errealen" egituraren arabera.
Konfiantza izan automatizazioan
IAren aitorpen adimendunari esker, dokumentuaren datu garrantzitsuak ezagutu, atera eta dokumentuaren funtsezko hitzak sortzeko erabil ditzakezu. Horrek denbora eta, beraz, dirua aurrezten ditu.
-
Bulegorako trantsizioa paperik gabe osatzea
Azken 30 egunetan (edo gutxiago) hasi eta langileek hezkuntza eta trebakuntza fasea amaitzen dute. Posta elektronikoak ez dira inprimatzen, gorde egiten dira.
Lan-fluxuak eta zigiluak erabili
Dokumentuak eta posta elektronikoak eskura daitezke, editatu eta beste langile batzuen eskura jar daitezke edozein unetan, PaperOffice DMSko lan-fluxuaren funtzioaren bidez. Sartzen diren entregak edo gutunak kargatzeko dokumentuak eskaner bat edo telefono zelular baten kamera bat erabiliz digitalizatzen dira, eta testu-dokumentu bihurtzen dira PaperOfficeren OCR softwarea erabiliz.
Zigilu funtzioari esker, hainbat lan-fluxu aktibatzea eta beste ekintza batzuk gauzatzea ahalbidetzen da. Aldagai dinamikoak zigiluei erants dakieke, eta posta elektronikoz egindako jakinarazpenak ere automatikoki bidaltzen dira horiek erabiltzean.
Ez ahaztu segurtasun kopia bat egitea
Segurtasun-kopia duen biltegi zentral bat baino ez. Galdera ez da inoiz berriro sortzen bere ordenagailuan gordetako dokumentu berezi bat zein langile duen eta nola iritsi, bera edo bera oporretan dagoelako eta ez dagoelako eskuragarri.
Datuak zifratzeko metodo bat, Estatu Batuetako armadak ere erabiltzen duena. Ransomwaredun hacker joko ospetsu eta irabazizkoak errebotea du PaperOffice-n.
Mantendu etengabe: Hasiera beti da zaila, urteetan zehar entseatu diren prozesuak berriak direlako oraingoz. Ez zaitez berriro ugazaba zaharrean erori.
Mantendu etengabe eta esperitu bulegoa paperik gabe.
5 urratseko behin betiko gida
Eskupeko
5 urratseko behin betiko gida sortu dugu papera erabiltzeari uzteko eta bere negozioa digitalizatzeko, 5 urratsetik behin eta zenbat denbora daraman zehaztuz:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Behin-behineko ondorioa 2 / 3
Software egokiarekin, paperik gabeko bulego batek esan nahi du ez dagoela lan gehigarririk!
Benetan behar den guztia software pixka bat da- Fakturak e-mail pertsonalizatuen bidez jasotzea erabat automatizatzea, fakturak digitalki eskuragarri badaude
- Paperezko fakturen kasuan, eskanerraren osotasunari esker, automatikoki atzi daitezke loteen bidezko eskanearen bidez.
- Indexatu eta irakurri dokumentu eskaneatuak
- eta garrantzitsuena: Dokumentu digitalak eta eskaneatuak automatikoki gorde ditzake, edukiaren arabera!
Eta saihestu akats komun hau
Nolanahi ere, ziurtatu softwarea aukeratzea DMS batena dela, grabazio automatikoa (adibidez, direktorioen monitorea) eta USTED MISMO dokumentuak irakasteko, kontrolik gabeko kostuen tranpa batean ez sartzeko eta fabrikatzailearen menpe ez jartzeko.
