ASUSTOR 文件管理 DMS 用于 NAS

文件管理系统，文件管理，也称为DMS，支持您的组织进行电子和结构化的业务文件管理。因此，DMS是迈向无纸化办公室的重要一步。

与您的ASUSTOR NAS结合，您将形成理想组合，以数字化存档并提高搜索和存档流程的效率。

PaperOffice文件管理系统是唯一全球ASUSTOR正式认证的DMS系统，适用于您的ASUSTOR设备。

什么是NAS？

台湾公司ASUSTOR销售各种网络存储设备（NAS设备），统称为“ASUSTOR NAS”。这些设备允许企业和私人用户有效保护、个性化组织和使用他们的数据。

因此，NAS是一种具有自身操作系统的文件服务器，它通过网络提供存储空间。

ASUSTOR NAS为所有企业，尤其是中小企业，提供了快速且简便的企业数据存储条件。

在接下来的文章中，我们将展示如何最大限度地利用您的ASUSTOR NAS，为您的企业取得最佳效果，以及如何轻松实现无Docker的文件管理。

为什么用NAS而不是云？

有多个理由说明为什么您应该使用NAS（网络附加存储）解决方案，而不是基于云的解决方案，这里列出了一些示例：

• 1. 控制和安全： NAS在企业的物理控制之下，这意味着作为企业，您对自己的数据拥有完全的控制权，并且可以确保这些数据是安全和受保护的。
  然而在云环境中，您的数据将交由外部供应商处理，不受企业自身的安全标准限制。


• 2. 数据保护： 企业在存储个人数据时必须遵守欧盟的《通用数据保护条例》（GDPR）。因此，企业在选择存储技术和服务时，必须确保它们符合数据保护规定。
  在遵守GDPR规定方面，NAS（网络附加存储）比云解决方案更适合。
  因为它属于企业所有，数据可以由企业直接控制进行进一步处理和保护。NAS还提供了高度的灵活性，因为数据不必存储在外部数据中心。此外，企业还可以对NAS上的数据进行加密，以防止未经授权的访问。
• 3. 网络连接： 无论是否有网络连接，NAS都可以使用，这使其非常适合在农村地区或网络连接不稳定的地区工作的企业。


• 4. 成本： 成本是NAS相比云存储的一个重要优势。与云服务相比，购买NAS的费用较低，因为您只需支付一次费用，它完全属于您。
  此外，与云服务相比，NAS的月费用要低得多。因为使用NAS时不需要支付每月的订阅费。而且，NAS没有额外的带宽费用，而使用云服务可能会产生这些费用。


• 5. 灵活性： NAS为企业在硬件和存储容量的选择上提供了更大的灵活性。它还允许扩展存储空间，以满足企业不断增长的需求。

将ASUSTOR NAS与PaperOffice DMS结合使用，为您的企业提供了一个简单可靠的文件管理解决方案。

PaperOffice DMS是一个用户友好的软件，使企业能够组织、存储、分类和管理文件，以便随时随地轻松访问。

通过将NAS与PaperOffice DMS的有效管理相结合，您可以确保快速可靠地检索文档，从而提高企业的生产力。此外，它还为数据提供了额外的保护，因为这些数据存储在NAS上，而不是本地计算机或外部云。

数据库安装和设置有多复杂？

在您的ASUSTOR NAS上的数据库安装和设置一点也不复杂，而且不需要IT专业人员。

通过PaperOffice YouTube视频教程，即使是新手也可以在几分钟内完成设置。

您的数据如何进入ASUSTOR NAS？

有多种方法可以将数据传输到运行在ASUSTOR NAS（网络附加存储）上的PaperOffice文档管理系统（DMS）。以下是一些示例：

扫描文件

过程很简单：如果数据尚未以数字形式存在，则必须首先扫描或拍摄纸质文件。

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

使用您的扫描仪或其他数字化设备，文档不仅会被转换为图片，其内容也可以被电子“读取”。PaperOffice DMS中集成的扫描功能会连接到您的扫描仪，从而将数字介质传输到文档管理软件中。

关于如何最好地集成您的扫描仪以数字化文件，我们在另一篇文章中已作了说明。

数字文件存放

以数字形式存在的数据，如电子邮件或数字文件，可以通过拖放方式轻松拖到PaperOffice界面中。如果您想在没有人工努力的情况下存档多个文件，PaperOffice中集成的文件夹监控功能是非常合适的。这可实现后台的无缝档案存放。

现有数据

PaperOffice的文档管理系统还使用户能够轻松地将原本存储在笔记本电脑或台式电脑硬盘上的现有数字数据迁移到共享存储ASUSTOR NAS中。

这样，所有现有数据只需一次点击即可导入文档管理系统。

ASUSTOR NAS 与 PaperOffice DMS 的附加值和好处

将 ASUSTOR NAS（网络附加存储）与文档管理系统（DMS）PaperOffice 结合使用提供了许多好处，其中一些包括：

• 1. 集中数据管理：DMS 可以将所有文档和文件存储和组织在一个中心位置，这使协作和访问数据更加容易，因为每个员工都可以访问所需的文件，而不必将其复制到 USB 闪存盘上。
  这节省了时间，并防止因手动传输而导致的错误。


• 2. 增强安全性：NAS 提供额外的安全功能，如加密和冗余，以保护数据免于丢失或未经授权的访问。此外，通过各种备份选项实现高度数据安全性。
  可以创建自动备份，以便在发生故障或意外删除重要文件时恢复它们。还可以对数据进行加密，以确保敏感数据免于未经授权的访问。


• 3. 提高访问速度： NAS 可以更快地访问和编辑数据，从而提高生产力。


• 4. 简便的维护和更新：DMS 和 NAS 是独立的，可以独立维护和更新，简化了维护工作。


• 5. 增强灵活性：ASUSTOR NAS 和 PaperOffice DMS 的结合提供了多种配置和定制选项，以满足企业需求。


• 6. 简单扩展的存储空间：由于企业经常会增长并需要更多存储空间，ASUSTOR NAS 可以轻松扩展以满足不断增长的需求。与其他存储解决方案（如外部硬盘或云解决方案）相比，这更具成本效益且更易于实施。


• 7. 支持移动访问和远程工作：通过使用 ASUSTOR NAS 和 PaperOffice DMS，可以从任何地方访问和编辑数据，扩展远程工作和移动协作的可能性。


• 8. 提高效率：使用 PaperOffice DMS 和 ASUSTOR NAS 可以更快地查找、组织数据和自动化流程，从而提高效率。


• 9. 广泛的用户管理：其中包括创建和管理多个用户帐户的功能。
  这使公司能够为不同的员工或部门设置不同的访问权限。例如，财务部门的员工可以访问财务文件，而市场部门的员工只能访问市场文件。

DMS 使公司能够集中存储和管理其文档和文件。它方便了搜索和协作，因为员工可以从任何地方访问所需的文件。它还提供了自动化文档工作流的可能性，从而节省时间和资源。

将文档管理系统（DMS）与 ASUSTOR NAS（网络附加存储）结合使用，为公司提供了一个功能强大且可靠的文档管理和存储解决方案，以及访问其文档和文件的能力。