Companie de construcții
IDC Construccion S.L. Las Palmas

PaperOffice Experiențe / Referințe / Raport de practică

Industrie
Companie de construcții

Regiune
Las Palmas, Insulele Canare, Spania

Departamente
Toate: conducere
Vânzări
Contabilitate
Șantier
Cumpărături
Vânzare

Cum IDC Construccion revoluționează managementul documentelor în industria construcțiilor cu PaperOffice DMS

Situatie de plecare

IDC Construccion este o companie de construcții cu sediul în Las Palmas, specializată în construcția de pardoseli sportive pentru școli, săli de sport și parcuri de joacă. Compania este cunoscută pentru pardoselile sale durabile și de înaltă calitate pentru școli, săli de sport, parcuri de joacă etc., care satisfac nevoile utilizatorilor.

Așa cum au avut și alte mari companii de construcții, IDC Construccion S.L. a întâmpinat, de asemenea, numeroase probleme în gestionarea și organizarea documentelor importante în activitatea zilnică.
Pentru a depăși aceste provocări, compania a căutat un sistem de gestionare a documentelor pentru a-și optimiza managementul documentelor.

A fost important ca noul sistem de gestionare a documentelor (DMS) să poată aduna toate aceste documente într-un singur loc și să permită accesul ușor de la orice locație.
IDC Construccion a căutat un DMS care să se adapteze la fluxurile lor de lucru existente și să îndeplinească cerințele lor.

Dokumentenmanagement Systeme umfassen viele wichtige Funktionen, die Ihrem Unternehmen Erfolg und Effizienz bringen können.

Provocările includ:

Înregistrarea, organizarea, clasificarea și arhivarea tuturor documentelor companiei
Acces rapid și fiabil la documentele de la orice locație
Sistem unitar pentru gestionarea documentelor pe hârtie și a fișierelor electronice
Integrare facilă în fluxurile de lucru existente ale companiei
Control și securitatea informațiilor confidențiale

Ceilalți producători care au fost luați în considerare?

IDC Construccion a testat diferite opțiuni DMS. Cu toate acestea, niciunul dintre celelalte sisteme nu a putut să se adapteze la modul lor de lucru existent. În cele din urmă, au descoperit PaperOffice DMS și au constatat că se potrivește perfect cu cerințele lor. Au fost impresionați de faptul că a fost ușor de integrat în sistemele existente fără a fi nevoie să-și schimbe modul de lucru.

Sofortiger Zugriff und perfekte Workflow Lösungen sind der Schlüssel zum Erfolg

De ce a ales IDC Construccion S.L. PaperOffice DMS

Domnul Agustín García Afonso de la IDC Construccion S.L., a examinat mai întâi diferite oferte software privind gestionarea documentelor și a decis să testeze mai întâi PaperOffice DMS.

O provocare pentru compania de construcții IDC Construccion a fost să găsească un sistem de gestiune a documentelor care să susțină modul lor de lucru și să-și optimizeze gestionarea documentelor.

După ce au încercat mai multe sisteme de gestionare a documentelor, s-a constatat că aceste sisteme ar fi forțat compania să-și adapteze modul de lucru la sistem, în loc să se întâmple invers.

Acest lucru a fost un dezavantaj pentru companie, deoarece deja aveau un sistem de gestionare a documentelor personalizat, dar care nu era actualizat. Din cauza acestor provocări, compania a decis să caute un sistem care să îndeplinească cerințele lor și să poată sprijini în același timp sistemul existent.

După o examinare atentă a diferitelor sisteme de gestionare a documentelor, IDC Construccion a ales PaperOffice DMS.

Sistemul a fost selectat deoarece i-a permis companiei să-și schimbe doar într-o măsură minimă modul de lucru existent, în timp ce îndeplinea cerințele lor. Acest lucru a fost un factor important în decizia de a alege PaperOffice DMS, deoarece compania a putut să-și păstreze controlul complet asupra documentelor lor fără a-și afecta modul de lucru.

Datorită accesului controlat, listelor detaliate de sarcini și acordării permisiunilor prin fluxuri de lucru și notificărilor fiabile prin e-mail, angajații pot să-și îndeplinească eficient sarcinile atribuite, iar persoanele autorizate le pot aproba cu ușurință sau respinge.

Digitalisierung mit PaperOffice bringt immense Vorteile

"Pentru companiile care nu au încă un sistem de gestiune a documentelor, PaperOffice DMS este soluția ideală, oferind tot ceea ce se poate dori. Chiar și pentru companiile care au deja un sistem de gestiune a documentelor, dar trebuie să schimbe dintr-un motiv oarecare, PaperOffice DMS este o opțiune excelentă datorită interfeței sale prietenoase și funcțiilor sale."

Disponibilitatea datelor și documentelor, mai ușoară și mai rapidă, schimbă radical și durabil procesele companiei. Cunoștințele de gestionare sunt organizate acum transparent și disponibile la momentul potrivit.

Aceste puncte au fost îmbunătățite de PaperOffice DMS în comparație cu altele

Adaptabilitatea interfeței utilizatorului: IDC Construccion a fost impresionată de ușurința în utilizare a PaperOffice DMS. Sistemul de gestionare a documentelor a putut fi adaptat la fluxurile de lucru existente ale IDC Construccion și le-a permis să își organizeze și să își căute documentele în mod rapid și simplu.
Căutare îmbunătățită de documente: Cu PaperOffice DMS, angajații IDC Construccion pot găsi documente în mod rapid și simplu, economisind timp și resurse.
Controlul versiunilor documentelor: PaperOffice DMS permite IDC Construccion să controleze versiunile documentelor și să se asigure că acestea sunt mereu actualizate.

"După introducerea PaperOffice, chiar și sloganul nostru "Spune-ne cum dorești să calci și noi îți vom așeza podeaua" a fost modificat într-un slogan de gestionare a documentelor care sună astfel: "Spune-mi cum dorești să îți administrezi documentația și PaperOffice va face asta pentru tine"."

Rezultat final

Prin implementarea PaperOffice DMS, IDC Construccion a reușit să își îmbunătățească gestionarea documentelor. Compania a fost impresionată de adaptabilitatea interfeței utilizatorului, de căutarea îmbunătățită a documentelor și de controlul versiunilor acestora. Implementarea noului sistem a decurs fără probleme, iar compania recomandă PaperOffice DMS oricui caută o soluție de gestionare a documentelor. În total, experiența IDC Construccion cu PaperOffice DMS a fost extrem de satisfăcătoare și a depășit așteptările lor.

FAQs

Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Companie de construcții
IDC Construccion S.L. Las Palmas":

Ce sfaturi le-ai da viitorilor utilizatori PaperOffice?

Dacă compania dvs. nu are încă un sistem de gestionare a documentelor, PaperOffice DMS este soluția ideală, deoarece oferă toate funcțiile de care aveți nevoie. Chiar dacă aveți deja un sistem de gestionare a documentelor, dar trebuie să faceți o schimbare dintr-un motiv sau altul, PaperOffice DMS este o opțiune excelentă datorită interfeței sale prietenoase și funcțiilor sale.

Cui i-ai recomanda PaperOffice?

Tuturor companiilor de orice tip și dimensiune, în special celor care doresc să administreze documentele în mod eficient.

Ce apreciați în mod deosebit la PaperOffice?

Suntem foarte mulțumiți de tot.

Concluzie

IDC Construccion a putut îmbunătăți gestionarea documentelor prin implementarea sistemului PaperOffice DMS. Compania a fost impresionată de flexibilitatea interfeței utilizatorului, căutarea îmbunătățită a documentelor și controlul versiunilor documentelor. Implementarea noului sistem s-a desfășurat fără probleme, iar compania recomandă PaperOffice DMS oricui caută o soluție de gestionare a documentelor. În ansamblu, experiența lui IDC Construccion cu PaperOffice DMS a fost extrem de satisfăcătoare și a depășit așteptările.

PaperOffice rezolvă orice problemă: garantat.

Studiu de caz

Optimizarea fluxurilor de lucru datorită PaperOffice DMS

"Deja la prima întâlnire cu PaperOffice observați cei 20 de ani de experiență PaperOffice în domeniul gestionării documentelor."

Alexander Staruk
director financiar la Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.

Companie de construcțiiIDC Construccion S.L. Las Palmas