Companie de construcții
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Situatie de plecare

IDC Construccion este o companie de construcții cu sediul în Las Palmas, specializată în construcția de pardoseli sportive pentru școli, săli de sport și parcuri de joacă. Compania este cunoscută pentru pardoselile sale durabile și de înaltă calitate pentru școli, săli de sport, parcuri de joacă etc., care satisfac nevoile utilizatorilor.

Așa cum au avut și alte mari companii de construcții, IDC Construccion S.L. a întâmpinat, de asemenea, numeroase probleme în gestionarea și organizarea documentelor importante în activitatea zilnică.
Pentru a depăși aceste provocări, compania a căutat un sistem de gestionare a documentelor pentru a-și optimiza managementul documentelor.

A fost important ca noul sistem de gestionare a documentelor (DMS) să poată aduna toate aceste documente într-un singur loc și să permită accesul ușor de la orice locație.
IDC Construccion a căutat un DMS care să se adapteze la fluxurile lor de lucru existente și să îndeplinească cerințele lor.

Provocările includ:

• Înregistrarea, organizarea, clasificarea și arhivarea tuturor documentelor companiei
• Acces rapid și fiabil la documentele de la orice locație
• Sistem unitar pentru gestionarea documentelor pe hârtie și a fișierelor electronice
• Integrare facilă în fluxurile de lucru existente ale companiei
• Control și securitatea informațiilor confidențiale

Ceilalți producători care au fost luați în considerare?

IDC Construccion a testat diferite opțiuni DMS. Cu toate acestea, niciunul dintre celelalte sisteme nu a putut să se adapteze la modul lor de lucru existent. În cele din urmă, au descoperit PaperOffice DMS și au constatat că se potrivește perfect cu cerințele lor. Au fost impresionați de faptul că a fost ușor de integrat în sistemele existente fără a fi nevoie să-și schimbe modul de lucru.

De ce a ales IDC Construccion S.L. PaperOffice DMS

Domnul Agustín García Afonso de la IDC Construccion S.L., a examinat mai întâi diferite oferte software privind gestionarea documentelor și a decis să testeze mai întâi PaperOffice DMS.

O provocare pentru compania de construcții IDC Construccion a fost să găsească un sistem de gestiune a documentelor care să susțină modul lor de lucru și să-și optimizeze gestionarea documentelor.

După ce au încercat mai multe sisteme de gestionare a documentelor, s-a constatat că aceste sisteme ar fi forțat compania să-și adapteze modul de lucru la sistem, în loc să se întâmple invers.

Acest lucru a fost un dezavantaj pentru companie, deoarece deja aveau un sistem de gestionare a documentelor personalizat, dar care nu era actualizat. Din cauza acestor provocări, compania a decis să caute un sistem care să îndeplinească cerințele lor și să poată sprijini în același timp sistemul existent.

După o examinare atentă a diferitelor sisteme de gestionare a documentelor, IDC Construccion a ales PaperOffice DMS.

Sistemul a fost selectat deoarece i-a permis companiei să-și schimbe doar într-o măsură minimă modul de lucru existent, în timp ce îndeplinea cerințele lor. Acest lucru a fost un factor important în decizia de a alege PaperOffice DMS, deoarece compania a putut să-și păstreze controlul complet asupra documentelor lor fără a-și afecta modul de lucru.

Datorită accesului controlat, listelor detaliate de sarcini și acordării permisiunilor prin fluxuri de lucru și notificărilor fiabile prin e-mail, angajații pot să-și îndeplinească eficient sarcinile atribuite, iar persoanele autorizate le pot aproba cu ușurință sau respinge.

"Pentru companiile care nu au încă un sistem de gestiune a documentelor, PaperOffice DMS este soluția ideală, oferind tot ceea ce se poate dori. Chiar și pentru companiile care au deja un sistem de gestiune a documentelor, dar trebuie să schimbe dintr-un motiv oarecare, PaperOffice DMS este o opțiune excelentă datorită interfeței sale prietenoase și funcțiilor sale."

Disponibilitatea datelor și documentelor, mai ușoară și mai rapidă, schimbă radical și durabil procesele companiei. Cunoștințele de gestionare sunt organizate acum transparent și disponibile la momentul potrivit.

Aceste puncte au fost îmbunătățite de PaperOffice DMS în comparație cu altele

• Adaptabilitatea interfeței utilizatorului: IDC Construccion a fost impresionată de ușurința în utilizare a PaperOffice DMS. Sistemul de gestionare a documentelor a putut fi adaptat la fluxurile de lucru existente ale IDC Construccion și le-a permis să își organizeze și să își căute documentele în mod rapid și simplu.
• Căutare îmbunătățită de documente: Cu PaperOffice DMS, angajații IDC Construccion pot găsi documente în mod rapid și simplu, economisind timp și resurse.
• Controlul versiunilor documentelor: PaperOffice DMS permite IDC Construccion să controleze versiunile documentelor și să se asigure că acestea sunt mereu actualizate.

"După introducerea PaperOffice, chiar și sloganul nostru "Spune-ne cum dorești să calci și noi îți vom așeza podeaua" a fost modificat într-un slogan de gestionare a documentelor care sună astfel: "Spune-mi cum dorești să îți administrezi documentația și PaperOffice va face asta pentru tine"."

Rezultat final

Prin implementarea PaperOffice DMS, IDC Construccion a reușit să își îmbunătățească gestionarea documentelor. Compania a fost impresionată de adaptabilitatea interfeței utilizatorului, de căutarea îmbunătățită a documentelor și de controlul versiunilor acestora. Implementarea noului sistem a decurs fără probleme, iar compania recomandă PaperOffice DMS oricui caută o soluție de gestionare a documentelor. În total, experiența IDC Construccion cu PaperOffice DMS a fost extrem de satisfăcătoare și a depășit așteptările lor.