Automatizarea proceselor de afaceri în industria de catering și hotelieră
PaperOffice DMS pentru gastronomie permite un flux lin de informații între departamente datorită digitalizării și automatizării proceselor de afaceri.
Sfaturi de profesionist
Documentele scrise, contractele, proiectele, chitanțele, notele de livrare și multe altele sunt înlocuite cu documente electronice datorită digitalizării, optimizând astfel la maximum toate procesele de lucru.IA integrată permite ca procesele de afaceri să fie în mare parte automatizate, accelerând procesele și sporind succesul și satisfacția.
Digitalizarea în industria de catering și hotelieră
Ca industrie de catering și hotelieră, aveți o mulțime de documente importante de gestionat:
Chitanțe de divertisment, facturi, note de livrare, contracte și multe altele. Prin urmare, întreprinderile de catering și hoteliere sunt cele care beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unui software adecvat de gestionare a documentelor.
Fără un sistem adecvat de gestionare a documentelor, există o mulțime de efort manual.
Toate aceste documente trebuie să fie digitalizate dacă ajung pe suport de hârtie, necesită depunere structurată, atribuire de sarcini și fluxuri de lucru și trebuie să fie disponibile imediat la cerere.
PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp, duce la economii de costuri, cum ar fi eliminarea documentelor pe suport de hârtie, și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi chitanțe, contracte, note de livrare sau alte scrisori, prin gestionarea lor digital în PaperOffice în viitor .
Cea mai bună soluție este de a utiliza software-ul bine gândit de gestionare a documentelor, cum ar fi PaperOffice DMS.
De asemenea, puteți beneficia de sarcini administrative digitale și puteți urmări toate contractele de închiriere și servicii, corespondența oficială, care este pusă în retrimitere sau atribuită angajaților prin atribuirea sarcinilor.
Arhivarea digitală și bazată pe audit a documentelor și a chitanțelor conduce în cele din urmă la securitate juridică în conformitate cu dispozițiile Directivei privind obligația de plată a datelor.
Cât de fără hârtie în industria de catering și hotelieră?
PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp, duce la economii de costuri, cum ar fi eliminarea documentelor pe suport de hârtie, și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi chitanțe, contracte, note de livrare sau alte scrisori, prin gestionarea lor digital în PaperOffice în viitor .
Capturarea, procesarea, partajarea, căutarea și urmărirea documentelor devine foarte ușoară cu utilizarea PaperOffice.
Datorită accesului controlat, listelor de sarcini detaliate, precum și aprobărilor folosind fluxuri de lucru și notificări fiabile prin e-mail, angajații pot finaliza sarcinile atribuite în mod eficient, iar persoanele autorizate pot aproba sau refuza cu ușurință aprobarea.
Cu soluția software PaperOffice DMS, nu se mai pierd documente. Și indiferent unde vă aflați, puteți accesa documente importante în câteva secunde.
Desigur, lucrați întotdeauna cu sistemele noastre în conformitate cu legea și complet rezistent la audit.
Gestionarea documentelor orientate spre proces
Gestionarea documentelor orientate spre proces asigură faptul că aceste documente rămân actualizate cu puțin efort. PaperOffice vă sprijină aici cu o sarcină extinsă și un modul de flux de lucru.
În acest fel, pot fi create anumite lanțuri de procese, iar procesele operaționale existente pot fi definite pe documente electronice și executate parțial automat.
Aceasta reprezintă optimizarea proceselor fără erori, deoarece sarcina nu numai că poate fi atribuită angajaților cu drepturi de utilizator specifice și perioade de finalizare, necesită aprobare digitală, ci și declanșează automat acțiuni suplimentare, cum ar fi notificări prin e-mail sau modificări ale stării documentului.
În acest fel, toate procesele de documente pot fi mapate.
În plus față de o întreagă gamă de alte avantaje, PaperOffice DMS este instrumentul ideal pentru controlul diferitelor documente.
Fiecare document, de la factura pentru un pachet de băuturi de la supermarket până la diferitele rezervări, execuții de servicii și anulări - totul poate fi salvat în ordinea cronologică corectă și apelat după cum este necesar.
Software-ul de gestionare a documentelor, cum ar fi PaperOffice DMS, este cel mai potrivit pentru aceste sarcini. Deoarece este un software de gestionare a documentelor care poate face mult mai mult decât să gestioneze documente.
PaperOffice nu face distincția între tipurile de documente, indiferent dacă aveți nevoie de ajutor în gestionarea contractelor, memoriilor și corespondenței prin e-mail: datorită sistemului de gestionare a documentelor PaperOffice, procesele anterioare din companie sunt digitalizate, făcându-le mai eficiente, mai transparente și semnificativ mai flexibile.
Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.
Astfel, contractele importante pot fi recunoscute și reziliate în timp util sau renegociate. Eliberarea documentelor cu semnătură digitală și notificare prin e-mail în loc de e-mail lent pe hârtie, e-mail nesigur contribuie la fidelizarea clienților.
Soluția: know-how dovedit
Nu are sens să folosiți imediat software-ul de management în practică? care nu numai că îndeplinește toate cerințele, dar este, de asemenea, ușor de învățat și ieftin?
PaperOffice DMS este soluția completă încercată și testată pentru munca digitală și, cu peste 20 de ani de experiență pe piață, unul dintre primii pionieri DMS.
Sărbătorirea petrecerilor, mâncatul bine fără a fi nevoie să te gătești, experimentarea a ceva extraordinar, întâlnirea cu prietenii, asta e în sângele oamenilor.
Nu degeaba asociația de restaurante DEHOGA a înregistrat un total de aproape 158.000 de companii din industria restaurantelor pentru anul 2020, fără a include cazarea peste noapte, cum ar fi hotelurile sau pensiunile. În Germania, de exemplu, există o companie din sectorul Gastro & Event pentru fiecare 518 locuitori.
Nici un alt comerț din Germania nu se poate lăuda cu o densitate atât de mare.
Chiar dacă industria de catering este foarte populară ca afacere, nu este deloc ușoară, mai ales că cadrul legal este asociat cu tot mai multe reglementări, cum ar fi obligația de a furniza o chitanță sau obligația de a utiliza o casă de marcat. De regulă, afacerile de familie "cultivate" o au puțin mai ușor, iar Germania are o tradiție îndelungată în acest sens.
În ceea ce privește conținutul, s-au întâmplat multe în ceea ce privește gastronomia și evenimentele din lumea globalizată de astăzi, de atunci până în secolul 21. Așa cum există o varietate de oferte gastronomice diferite, au loc evenimente de tot felul. În consecință, efortul organizatoric este enorm și necesită o administrare adecvată pentru a păstra o imagine de ansamblu.
Există o mare varietate de software de gastronomie care este utilizat în principal pentru a rezerva comenzi, pentru a crea chitanțe și pentru a calcula corect impozitele. Dar cum rămâne cu orice altceva? Nu este neobișnuit ca organizatorii de evenimente sau restauratorii să găsească un management al sertarelor cu un aspect destul de haotic.
Unul dintre motive este că hârtia joacă încă un rol major în gastronomie și managementul evenimentelor. Notele de livrare, facturile, contractele, ofertele și alte lucruri flutură literalmente în casă, pur și simplu pentru că în industria de catering contactul personal cu restauratorul este mai important pentru furnizori și reprezentanți decât în orice altă industrie. Notele de livrare și altele asemenea pot fi aduse cu tine imediat. Dar care este cel mai simplu mod de a crea ordine și de a păstra o imagine de ansamblu? PaperOffice DMS este răspunsul la această întrebare.
PaperOffice DMS creează avantaje clare în industria de catering
Datorită PaperOffice DMS, integrarea perfectă a software-ului DMS în infrastructura IT existentă a industriei hoteliere și de catering poate fi realizată fără probleme, ceea ce înseamnă, de asemenea, optimizarea proceselor de afaceri.
Software-ul de gestionare a documentelor convertește documentele analogice în date digitale, chiar și cu o cameră de telefon mobil. Deoarece gestionarea încasărilor de ospitalitate și a notelor de livrare nu ar trebui subestimată în această industrie.
Datorită utilizării PaperOffice DMS și a conexiunii scanerului disponibile din fabrică, angajații pot digitaliza documentele analogice primite fără prea mult efort. Acest lucru asigură faptul că toate documentele importante pot fi găsite în orice moment.
În plus, documentele pe suport de hârtie pot fi înregistrate cu un smartphone sau o tabletă, iar acestea pot fi trimise direct la laptop cu sistemul de operare Windows, de exemplu datorită funcției integrate de e-mail "Dropmail". Aici, la rândul său, PaperOffice DMS permite importul imaginilor și le transformă în formate de text, desigur, formatul foto este reținut.
Software-ul OCR integrat în PaperOffice DMS face distincția între un logo și un text normal. Notele de livrare de la companiile partenere sau bonurile de ospitalitate pot fi găsite rapid în orice moment, de exemplu în timpul cercetării, folosind o căutare OCR, asigurând astfel cea mai mare transparență și securitate juridică posibilă.
Arhivarea poate fi, de asemenea, efectuată astfel încât toate documentele ulterioare de la un expeditor să fie recunoscute și atribuite automat.
În plus, PaperOffice DMS oferă restauratorilor și managerilor de evenimente alte instrumente practice, cum ar fi o funcție de flux de lucru, ideală pentru controlul la evenimente, crearea automată de șabloane, cum ar fi meniurile și evaluările statistice, cum ar fi frecvența clienților sau consumul de băuturi.< /p>
Argumente importante pentru includerea PaperOffice DMS în planificarea bugetară. În cele din urmă, PaperOffice DMS convinge, de asemenea, prin faptul că durabilitatea și protecția mediului sunt luate în considerare. Mai devreme sau mai târziu va avea loc conversia completă de la documente analogice la formular digital și apoi instituția publică, care va utiliza deja PaperOffice DMS, va fi bine pregătită.
Procesarea facturilor digitale este, de asemenea, avantajoasă pentru multe companii din industria de catering și hotelieră. Facturile primite pot fi automatizate datorită PaperOffice DMS și sunt transmise angajatului responsabil. Procesul de control și eliberare prin intermediul lansării digitale poate fi, de asemenea, gestionat prompt și eficient prin intermediul sistemului.
Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către client, consultant fiscal sau invers.
Arhivare conformă cu revizia și în condiții de siguranță: PaperOffice DMS îndeplinește din punct de vedere tehnic cerințele legale ale GoBD, GDPdU și DSGVO
PaperOffice DMS permite conectarea altor software-uri, cum ar fi un ERP, și, desigur, transferul de documente de la Microsoft Office prin interfețe adecvate. PaperOffice DMS accelerează comunicarea în comerț și producție cu furnizorii și clienții.
Termenele limită și programările sunt monitorizate, iar acțiunile sunt declanșate automat în funcție de setarea dorită. Procesele de comandă pot fi automatizate și chiar modificările planificate pentru viitor pot fi introduse în așa fel încât să intre în vigoare la momentul dorit.
Datorită funcțiilor sale extinse, PaperOffice DMS poate fi clasificat cu siguranță în segmentul superior al managementului conținutului întreprinderii (ECM).
Un ECM include gestionarea generală a întregului conținut dintr-o organizație cu o ierarhie de acces corespunzătoare. PaperOffice DMS este capabil să salveze orice conținut în formă digitală, să-și schimbe conținutul și formatul și să-l pună la dispoziție.
PaperOffice DMS are toate funcțiile unui ECM și acest lucru într-un raport excelent preț-performanță, precum și o formă intuitivă de operare care face inutilă instruirea externă sau internă costisitoare. Mai degrabă, tutoriale video gratuite sunt disponibile pentru a te obișnui cu diferite meniuri. PaperOffice DMS poate deveni astfel linchpin organizațional în fiecare companie în comerț și producție și acest lucru aproape la viteza luminii.
Companiile din industria de catering și hotelieră beneficiază de managementul documentelor digitale
Cu PaperOffice DMS, cu toate acestea, există mult mai multe posibilități pentru restauratori. De exemplu, gestionarea inventarului, inclusiv un inventar permanent sau o dată cheie. Baza pentru PaperOffice DMS sunt conturile de utilizator conectate în rețea. Stocarea datelor acestor conturi de utilizator este combinată în baza de date centrală. Documentele pot fi controlate printr-un AI cu algoritmi diferiți, care pot fi utilizați pentru a declanșa procese automatizate.
Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.
Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.
Cu ștampile digitale, documentele pot fi completate cu informații suplimentare și chiar pot controla fluxurile de lucru detaliate. La rândul său, funcția de activitate și flux de lucru asigură respectarea și finalizarea termenelor limită.
PaperOffice DMS are navigare inteligentă în meniu, care este structurată logic și permite operarea intuitivă în multe domenii. Tutorialele video disponibile gratuit pe Internet oferă suport suplimentar și, desigur, cursurile de formare pot fi, de asemenea, organizate direct la sediul companiei clientului, dacă se dorește.
Pe lângă documentarea diferitelor tipuri de faze, PaperOffice DMS este la fel de potrivit pentru sprijinirea sarcinilor logistice pentru achizițiile de materiale. Datorită posibilităților de creare a bazelor de date în PaperOffice DMS, achiziționarea de materiale și consumul de materiale pot fi monitorizate și atribuite niveluri de avertizare. IA internă poate fi utilizată pentru a crea șabloane care reacționează automat dacă există blocaje sau penurii, de exemplu dacă sunt plasate comenzi repetate, deși cantitatea existentă ar trebui să fie de fapt suficientă. Funcția fluxului de lucru poate fi utilizată în acest scop, cu care angajații responsabili ai companiei pot compara executarea sarcinilor lor.
PaperOffice DMS în industria de catering și hotel, astfel încât contactul cu oaspetele să nu fie neglijat din cauza tuturor documentelor.
FAQs
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Digitalizarea în gastronomie și industria hotelieră":
Cum pot accesa angajații PaperOffice?
Datorită arhitecturii descentralizate și moderne a programelor, PaperOffice poate fi utilizat pe aproape orice dispozitiv - de la PC-uri clasice la smartphone-uri / tablete la televizoare.
Ce se întâmplă cu datele dacă PaperOffice nu există?
Nu se va întâmpla, dar pentru a vă liniști: Puteți exporta datele ORICÂND, deoarece PaperOffice se bazează pe o structură de baze de date deschisă, vă puteți accesa datele în orice moment.
Subiect protecția datelor: Unde sunt stocate toate documentele?
PaperOffice va stoca toate documentele in-house cu criptare la nivel înalt, făcându-l imun la furtul de date, de exemplu, și depășind toate cerințele GDPR și GOBD.
Evitați greșelile: NU salvați niciodată datele într-un cloud terț!
PaperOffice poate fi adaptat exact la specificații?
Da, PaperOffice poate fi adaptat 100% la utilizarea preconizată pentru a asigura integrarea fără probleme în procesele și sistemele existente. Chiar și interfața programului poate fi complet proiectată și adaptată în mod liber.
Concluzie
PaperOffice DMS sprijină industria de catering și hotelieră și oferă interfețe adecvate pentru alte software-uri, conexiuni API și poate fi extins în orice moment în funcție de dorințele dvs. Software-ul este ușor de învățat și poate fi ușor integrat în practica de zi cu zi, fără a provoca absențe în scopuri de formare.
PaperOffice DMS recomandă utilizarea unui NAS (stocare de date acceptată de rețea) cu o funcție de backup, astfel încât datele importante să nu fie nici pierdute, nici spionate în cloud-uri terțe.
În cele din urmă, PaperOffice DMS impresionează printr-un raport preț-performanță foarte bun și un know-how imens prin peste 20 de ani de experiență practică.