Buletinul PaperOffice Insider
Buletinul PaperOffice Insider
Dorim să devenim prieteni

Cele mai mari oferte de reducere posibile

Exclusivități insider

Upgradări bonus gratuite

Cele mai mari oferte de reducere posibile

Exclusivități insider

Upgradări bonus gratuite

Prietenie-încredere-cuvânt de onoare
Nu vom împărtăşi niciodată adresa dvs de email altora și fiecare email va conține un link de dezabonare cu un singur clic.

Certificare și stocare a documentelor conform standardelor GOBD

Prin certificarea și aprobarea conform celor două standarde de digitalizare de cea mai înaltă calitate la nivel mondial GOBD (fostul GDPDU) și DSGVO (EU-GDPR), cu PaperOffice aveți garanția că sunteți în siguranță.

Destaques

100% GOBD prin siguranță revizuită.

Prin securitatea în revizuirea documentației de procedură, este întotdeauna posibil să se verifice și să se controleze, protejată împotriva manipulării și pierderii, pentru a satisface cerințele de audit și revizie și pentru a-și menține valabilitatea pe termen lung.

100% GDPR compliant due to no cloud storage

Stocarea locală a datelor, fără stocare în cloud, facilitează documentarea proceselor, oferă mai mult control asupra accesului la informații și permite accesul mai ușor la versiunile mai vechi și partajarea în siguranță a documentațiilor și informațiilor în colaborarea cu alți membri ai echipei.

100% Control acces

Datorită controlului de acces al PaperOffice DMS, se asigură că doar cei autorizați să utilizeze sistemul de gestionare a documentelor au acces la datele pentru care au permisiuni de acces restrânse. De asemenea, se asigură că datele cu caracter personal nu pot fi citite, copiate, modificate sau șterse fără autorizație în timpul prelucrării, utilizării și stocării lor.

Arhivarea documentelor explicată din punct de vedere legal

Va ghidăm prin jungla legală, dezvăluim cunoștințe de marketing incomplete și vă explicăm de ce PaperOffice este baza perfectă a documentelor pentru toate cerințele legale.

Documentație a procedurii.

Asta aveți nevoie: Documentație a procedurii conform GoBD

Documentația standard pentru procedurile de scanare înlocuitoare, emisă de Camera Federală a Consultanților Fiscali (BStBK) în colaborare cu Asociația Consultanților Fiscali din Germania (DStV)

Obligativitatea de a prezenta dovezi

Ce spune documentația procedurilor?

Asigură-te că totul decurge conform planului la tine

Prin intermediul documentației privind procesele, companiile pot demonstra că contabilitatea lor susținută de IT, precum și stocarea datelor și documentelor, sunt conforme cu principiile de regularitate definite în cadrul GoBD.

Că puteți furniza orice document la cerere

Scopul este de a transforma documentele contabile și de arhivă din cadrul companiei într-o manieră adecvată, într-un interval de timp rezonabil, pentru ca un expert, de exemplu în cadrul unei inspecții, să le poată înțelege și verifica.

În acest scop, este detaliat descris cum sunt capturate, primite, digitalizate, procesate, emise și păstrate documentele și bonurile. Utilizatorul aplicărei IT, care este supus obligației de a plăti impozit, sau antreprenorul înșiși, sunt responsabili de elaborarea unei documentații privind procedurile.

Documentarea proceselor

Ce ar trebui să ia în considerare o documentație a procedurii?

Pentru fiecare sistem IT ar trebui să fie disponibilă o documentație a procedurilor clar structurată. Conținutul, structura și rezultatele procesului IT ar trebui să fie complet evidente și convingătoare.
Pentru a verifica traçabilitatea, este necesară o documentație exhaustivă și actuală a procedurilor, care să documenteze toate modificările de sistem și tehnologice în ceea ce privește conținutul și momentul fără lacune.

Documentația de procedură ar trebui să arate, de asemenea, modul în care documentele electronice sunt capturate, procesate, emise și stocate.
O descriere a procedurii de securizare a datelor, care este integrată în PaperOffice la aplicațiile de bază de date locale, este, de asemenea, o parte importantă a documentării procedurii.

O documentație a procedurilor descrie procesul organizațional și tehnic dorit. De la generarea informațiilor până la indexare, procesare, stocare și recuperarea lor în mod unic.

pe partea sigură

Soluția: PaperOffice conform cu GOBD pentru stocarea documentelor

PaperOffice corespunde cerințelor de certificare și de testare a tuturor cerințelor software conform GOBD prin respectarea tuturor standardelor solicitate.

Directiva1/6

PRINCIPIUL TRANSPARENȚEI ȘI VERIFICABILITĂȚII (CAPITOLUL 3.1 GOBD)

Potrivit cerințelor GoBD, persoana fizică sau juridică este obligată să asigure sistemul informatic împotriva pierderilor (de exemplu, a lipsei de accesibilitate) și să-l protejeze împotriva introducerilor neautorizate și modificărilor.

Directiva2/6

PRINCIPIILE ADEVĂRULUI, CLARITĂȚII ȘI ÎNREGISTRĂRILOR CONTINUE CU SUBIECTELE INDIVIDUALE (CAPITOLUL GOBD 3.2)

Componentele serverului DMS sunt în general supuse acelorași cerințe de securitate ca și alte componente IT. Subiectele relevante sunt monitorizarea și securitatea datelor.

Directiva3/6

COMPLETITATE (GOBD- CAPITOLUL 3.2.1)

Fiecare document care trebuie păstrat trebuie înregistrat în mod fundamental individual, împreună cu toate componentele sale (completitudine și lipsuri).

Directiva4/6

CORECTITUDINE (CAPITOLUL GOBD 3.2.2)

Principiul exactității impune ca sistemul DMS să asigure documentelor și datelor care urmează să fie arhivate un nivel adecvat de conformitate cu originalul (din punct de vedere vizual sau de conținut).

Directiva5/6

ORDINE (CAPITOLUL GOBD 3.2.4)

Principiile contabilității adecvate sunt considerate a fi îndeplinite în mod consecvent atunci când se poate asigura conformitatea cu criteriile de legalitate pe întreaga perioadă de păstrare a documentelor, folosind un SMD.

Directiva6/6

IMUTABILITATE (CAPITOLUL 3.2.5 al GOBD)

GoBD solicită ca procedura de prelucrare a datelor utilizată să fie proiectată astfel încât toate informațiile care au intrat în procesul de prelucrare să nu mai poată fi suprimate sau modificate fără a fi marcate sau șterse, schimbate sau falsificate (capitolul 3.1 GoBD; pag. 58-60).

Întrebări frecvente
Cine ajută în documentarea procesului?

Cine are încredere absolută în propriile procese, probabil că poate să se descurce fără un consultant fiscal. Cu toate acestea, recomandăm să obțineți ajutorul unui consultant fiscal înainte sau cel puțin atunci când creați documentația proceselor. Din experiența noastră, este întotdeauna util și recomandat să discutați deschis cu organismul de auditare, deoarece, în ciuda tuturor regulamentelor și normelor, auditorul decide în cele din urmă.

Cine aprobă documentația de proces?

Atenție la cunoștințele limitate în domeniul marketingului: Autoritățile financiare nu acceptă certificatele de orice fel emise de orice entitate! În caz de nevoie, singurul lucru care contează este prezentarea documentației procedurale conformă cu GoBD și dacă totul se potrivește cu adevărat este decis de organul de control, de exemplu, de auditorii fiscali sau de administrația financiară.

De ce nu este suficient doar PaperOffice?

Pe scurt și la obiect: dacă aveți de exemplu o factură arhivată în PaperOffice în mod legal și conform reglementărilor, este posibil ca factura să fi fost manipulată sau modificată ÎNAINTE de scanare. Deși salvați într-un mod conform reglementărilor, procesul general nu este conform reglementărilor și, prin urmare, nu respectă GoBD.

Pot să arunc documentele originale?

Documente cu relevanță legală, cum ar fi contracte, trebuie păstrate în format original. Pentru a fi clar: Fiscul acceptă documente electronice, însă în caz de litigiu, instanța solicită doar documente originale. Motivul este că doar pe originale se poate verifica autenticitatea semnăturii. Recomandăm să nu aruncați niciodată documentele originale.

De ce pot să șterg documente PaperOffice?

De asemenea, există documentarea procesului și pentru acest lucru. Deoarece eliminarea completă nu este tehnic posibilă atâta timp cât datele sunt stocate la dvs. În cele din urmă, puteți șterge înregistrarea direct din baza de date. Sau scoateți hard disk-ul. Sau aruncați serverul. Sau distrugeți clădirea.

Cum găsesc recomandări tehnice pentru un sistem de management al documentelor?

Bitkom a dezvoltat o listă de verificare a GOBD privind sistemele de management al documentelor conform celei mai recente versiuni a GOBD din 28.11.2019, pe care o puteți găsi aici.

change me
Premieră

Software de gestionare a contractelor optimizează procesul dvs. de contractare: Iată ce trebuie să luați în considerare!

PaperOffice Academy

În 15 minute de la începerea procesului de înregistrare

Introducere rapidă în PaperOffice 2022

change me
Lansare nouă

Atacul cu ransomware: Cum vă protejați întreprinderea.

Cum IDC Construccion revoluționează managementul documentelor în industria construcțiilor cu PaperOffice DMS

Case Study Image