Soluții digitale specializate pentru avocați și firme de avocatură
Automatizarea proceselor de afaceri și optimizarea proceselor sunt premisele pentru eficiență și succes. Nevoia de ea nu mai este un lux opțional, ci o necesitate pentru a rămâne competitivă pe termen lung.
Sfaturi de profesionist
Documentele importante pe suport de hârtie existente, cum ar fi memoriile, documentele clienților, proiectele, scrisorile instanțelor externe, cercetarea, opiniile experților sunt înlocuite cu documente electronice datorită digitalizării și, astfel, optimizează la maximum toate procesele de lucru.PaperOffice nu numai că permite gestionarea documentelor, dar face posibilă și accesul instantaneu la fișiere client actualizate și exacte.
Digitalizare pentru firme de avocatură, avocați și consultanți în management
Având în vedere afluxul de date digitale și pe suport de hârtie de astăzi, este important să ne asigurăm că documentele importante nu sunt pierdute și sunt disponibile la momentul potrivit.
Avocații, departamentele juridice, firmele de avocatură și consultanții în management, precum și notarii beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unei gestionări adecvate a datelor.
Documente importante se acumulează zilnic în firmele de avocatură: pledoarii, documente ale clienților, proiecte, scrisori de judecată externe, cercetări, opinii ale experților și multe altele. Acestea nu ajung doar prin poștă, multe scrisori ale clienților sosesc și prin e-mail.
Toate aceste documente trebuie să fie digitalizate dacă ajung pe suport de hârtie, necesită depunere structurată, atribuire de sarcini și fluxuri de lucru și trebuie să fie disponibile imediat la cerere.
Pentru ca procesele extrem de tehnice din industria auto necesita un flux perfect de informatii si executie structurata. Avantajele necesare pot fi obținute numai datorită digitalizării.
Este foarte important să se respecte termene importante și să se ia măsuri legale pentru stocarea documentelor.
PaperOffice DMS vă oferă o structură clară în documentele dumneavoastră și vă ajută să faceți față inundațiilor de informații.
PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi contractele sau scrisorile, gestionându-le digital în PaperOffice în viitor.
Lucrați eficient datorită digitalizării
A avea dreptate și a fi îndreptat nu sunt întotdeauna una și aceeași. Situația este similară cu deciziile antreprenoriale cu privire la ce cale să urmeze pentru un viitor de succes. Industriile care se ocupă cu a-și ajuta clienții să-și obțină drepturile sau să găsească calea potrivită pentru companie sunt avocații și consultanții în management.
Avocații ca membri ai dreptului public au un statut special, dar și o responsabilitate specială. În consultanța în management, de exemplu, există adesea și avocați, pe lângă ingineri și economiști de afaceri. Într-o structură socială și economică foarte complexă precum cea din Germania, practic fiecare pas este însoțit de posibile consecințe juridice. Probabil cea mai importantă bază pentru aceste structuri este, în mod ideal, documentarea completă a tuturor proceselor.
Asta e exact ceea ce PaperOffice DMS este, un software de gestionare a documentelor care poate face mult mai mult decât doar gestiona documente.
PaperOffice nu face distincția între tipurile de documente, indiferent dacă aveți nevoie de ajutor în gestionarea contractelor clienților, brief-uri, declarații de taxe, judecăți și corespondență prin e-mail: mulțumesc Cu sistemul de gestionare a documentelor PaperOffice, procesele anterioare din firma sau compania de avocatură sunt digitalizate, făcându-le mai eficiente, mai transparente și semnificativ mai flexibile. PaperOffice îndeplinește cele mai înalte standarde de securitate , cum ar fi gestionarea autorizațiilor sau acordarea drepturilor de acces.
Nu există nici o cale în jurul automatizare pentru avocați și consultanți de management
Pentru avocati si consultanta in management, acest lucru inseamna mentinerea unui dosar foarte extins pentru clienti sau clienti, care trebuie sa aiba si cateva caracteristici speciale. De exemplu, principiile GDPR trebuie respectate și, desigur, avocații sunt obligați să respecte obligația absolută de confidențialitate, care se aplică nu numai declarațiilor orale, ci și stocării în siguranță a documentelor protejate împotriva persoanelor neautorizate. Există, de asemenea, obligația de a respecta termenele legale și convenite prin contract.
În unele cazuri, nerespectarea acestor termene poate avea consecințe penale, dar mai ales doar consecințe civile. Pentru consultanții în management, protejarea secretelor comerciale ale clienților lor este, de asemenea, de o importanță capitală.
PaperOffice îndeplinește cele mai înalte standarde de securitate , cum ar fi gestionarea autorizațiilor, diferite niveluri de acces și atribuirea autorizațiilor de acces. Utilizatorul definește pașii individuali de lucru în exact același mod în care sunt efectuați în companie, de exemplu "înregistrarea", "verificarea", "eliberarea" și "rezervarea" facturilor.
Responsabilitatea poate fi atribuită nu numai persoanelor fizice, ci și grupurilor de utilizatori, cum ar fi "Contabilitate" sau "Avocați de închiriere", astfel încât un coleg să poată interveni imediat dacă un angajat este absent.
Tehnologia OCR recunoaște nu numai conținutul documentului, ci și toate câmpurile de date relevante din punct de vedere fiscal, cum ar fi numărul documentului, data, valoarea netă, impozitul și suma brută. Datele importate sunt disponibile pentru controlul evaluărilor, operațiunilor de plată și contabilității financiare. Acest lucru economisește munca obositoare de intrare și reduce erorile de postare.
Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către client sau invers. Acestea pot fi, de asemenea, furnizate cu parole.
Soluția: know-how dovedit
Nu are sens să folosiți imediat software-ul de management în practică? care nu numai că îndeplinește toate cerințele, dar este, de asemenea, ușor de învățat și ieftin?
PaperOffice DMS este soluția completă încercată și testată pentru munca digitală și, cu peste 20 de ani de experiență pe piață, unul dintre primii pionieri DMS.
Fluxuri de lucru perfecte pentru avocați și consultanți în management
În Germania există în prezent aproximativ 150.000 de reglementări individuale din legile și reglementările federale și de stat. Fiecare domeniu al vieții sociale și economice este reglementat. Pentru a stăpâni jungla paragrafelor, avocații se specializează în anumite domenii, la fel ca consultanții în management, și totuși nu există niciun avocat sau consultant în management care să cunoască toate cerințele legale ale domeniului său special. Mai ales că noile legi sau judecăți schimbă în mod constant situația actuală în orice moment. Are nevoie de software-ul potrivit, capabil să învețe, rapid și sigur.
PaperOffice DMS este software-ul potrivit, deoarece vine cu tot ceea ce au nevoie avocații și consultanții în management, de exemplu:
- Stocarea documentelor în toate formatele digitale în conformitate cu principiile GDPR
- Funcții pentru trimiterea și retrimiterea documentelor întârziate care necesită acțiune
- O funcție de stocare a datelor cu auto-învățare cu etichetare și motor de căutare intern
- Atribuirea automată a documentelor nou adăugate în folderul corect
- Crearea simplă a bazei de date și conexiunea la baza de date, inclusiv masca personalizabilă individual
- Crearea automată a șabloanelor pentru procese și operațiuni repetitive
Transformarea digitală cu PaperOffice DMS revoluționează sectorul juridic
Funcția de flux de lucru PaperOffice simplifică comunicarea dintre secretariat și avocați. Gestionarea documentelor orientate spre proces asigură faptul că aceste documente rămân actualizate cu puțin efort.
PaperOffice acceptă acest lucru cu o sarcină extinsă și modul de flux de lucru.
În acest fel, pot fi create anumite lanțuri de procese, iar procesele operaționale existente pot fi definite pe documente electronice și executate parțial automat.
Aceasta reprezintă optimizarea proceselor fără erori, deoarece sarcina nu poate fi atribuită numai angajaților cu drepturi de utilizator specifice și perioade de finalizare, necesită eliberare digitală, ci și să declanșeze automat acțiuni suplimentare, cum ar fi notificări prin e-mail sau modificări ale stării documentului. Ceea ce este o necesitate absolută în sectorul juridic.
Digitalizarea cu PaperOffice aduce avantaje imense
Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.
Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.
Desigur, PaperOffice DMS permite migrarea și integrarea datelor digitale existente din soluțiile software existente.
În același timp, PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem și le poate digitaliza folosind scanere, dar și înregistrări de pe telefoanele mobile, prin care textele sunt convertite în scris folosind OCR și pot fi modificate în programele Office.
Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.
PaperOffice DMS nu este doar extins în funcțiile sale, ci și ușor de învățat, ghidat de tutoriale video, dar și de sfaturi și instruire individuale, dacă se dorește. Toate acestea la un raport preț-performanță foarte bun.
FAQs
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Digitalizare pentru firme de avocatură, avocați și consultanți în management":
Cum pot accesa angajații PaperOffice?
Datorită arhitecturii descentralizate și moderne a programelor, PaperOffice poate fi utilizat pe aproape orice dispozitiv - de la PC-uri clasice la smartphone-uri / tablete la televizoare.
Ce se întâmplă cu datele dacă PaperOffice nu există?
Nu se va întâmpla, dar pentru a vă liniști: Puteți exporta datele ORICÂND, deoarece PaperOffice se bazează pe o structură de baze de date deschisă, vă puteți accesa datele în orice moment.
Subiect protecția datelor: Unde sunt stocate toate documentele?
PaperOffice va stoca toate documentele in-house cu criptare la nivel înalt, făcându-l imun la furtul de date, de exemplu, și depășind toate cerințele GDPR și GOBD.
Evitați greșelile: NU salvați niciodată datele într-un cloud terț!
PaperOffice poate fi adaptat exact la specificații?
Da, PaperOffice poate fi adaptat 100% la utilizarea preconizată pentru a asigura integrarea fără probleme în procesele și sistemele existente. Chiar și interfața programului poate fi complet proiectată și adaptată în mod liber.
Concluzie
PaperOffice DMS sprijină avocații și consultanții de management și oferă interfețe adecvate pentru alte software-uri, conexiuni API și poate fi extins în orice moment în funcție de dorințele dvs. Software-ul este ușor de învățat și poate fi ușor integrat în practica de zi cu zi, fără a provoca absențe în scopuri de formare.
PaperOffice DMS recomandă utilizarea unui NAS (stocare de date acceptată de rețea) cu o funcție de backup, astfel încât datele importante să nu fie nici pierdute, nici spionate în cloud-uri terțe.
În cele din urmă, PaperOffice DMS impresionează printr-un raport preț-performanță foarte bun și un know-how imens prin peste 20 de ani de experiență practică.