Digitalizarea în industria construcțiilor și construcțiilor

Prelucrarea digitală este o bază esențială pentru asigurarea calității ridicate a serviciilor tuturor serviciilor în viitor

"Legea tijei" a fost una dintre primele legi din industria construcțiilor și alte nenumărate au fost de urmat până în prezent. Legea rodului era de fapt o tijă lungă de 5 m, care în Evul Mediu era folosită pentru a garanta aleilor și străzilor o lățime minimă de aproximativ 5 m, permițând unui om să se plimbe pe străzi cu această tijă ținută peste. Oriunde s-a îngustat prea mult, clădirea care a iesit prea departe în stradă a trebuit să fie demolată. Asta a avut mai puțin de a face cu traficul la momentul respectiv și mai mult de a face cu riscul de incendiu. Acest lucru a fost pentru a preveni arderea caselor de pe o parte a străzii de la răspândirea în cealaltă parte.

Astăzi, numai legea federală și de stat în domeniul construcțiilor cuprinde aproximativ 1.600 de paragrafe. În plus, există standardele și specificațiile asociațiilor profesionale pentru proprietățile materialelor, tipul de utilizare, modul în care materialele urmează să fie instalate și chiar cu reglementările comerciale, cine are voie să construiască și să instaleze ce. Există, probabil, doar câteva țări de pe pământ care au un sistem de construcție la fel de complex.

Pentru contractanți, atât civili, cât și structurali, acest lucru înseamnă consultarea specificațiilor relevante pentru fiecare loc de muncă și înseamnă efectuarea de documente mai mult sau mai puțin extinse de fiecare dată. Nu este neobișnuit ca constructorii să meargă cu un pas mai departe și să solicite modificări care nu au fost prevăzute în planul inițial de construcție. Există uneori o notă scrisă de mână în planul a ceea ce trebuie să fie schimbat și cum. Acest lucru poate duce la o reacție în lanț care afectează toate tranzacțiile și chiar deranjează planificarea materialelor.

Cum pot urmări haosul hârtiei?

Desigur, datorită utilizării PaperOffice DMS.

Deoarece PaperOffice arhivează toate documentele generate în industria construcțiilor și toate informațiile relevante în conformitate cu legea și într-o manieră rezistentă la audit.

PaperOffice DMS, în legătură cu un NAS (Network Attached Storage), permite construirea unui intranet foarte sigur pentru comunicarea internă și transmiterea datelor. Acest lucru creează o dublă securitate împotriva atacurilor din exterior. În primul rând firewall-ul sistemului de operare și în al doilea rând criptarea PaperOffice DMS. În același timp, un cloud separat este configurat prin NAS, independent de furnizorii terți.

Funcția extinsă de flux de lucru de la PaperOffice DMS face comunicarea internă mult mai ușoară. Termenul intern include, de asemenea, sucursale sau locații străine. În cazul lucrărilor legate de proiect, de exemplu, starea curentă este întotdeauna afișată și, în același timp, istoricul.

Desigur, este inclus și un calendar legat de echipă și privat, în care sunt introduse termene limită și evenimente legate de timp.

Recunoașterea documentelor echipată cu un AI aranjează automat toate documentele care urmează să fie salvate în folderul corect și creează atât un index de cuvinte cheie, cât și un istoric al modificărilor. Motorul de căutare intern al PaperOffice DMS găsește fiecare document în fracțiuni de secundă.

PaperOffice îndeplinește cele mai înalte standarde de securitate , cum ar fi gestionarea autorizațiilor sau acordarea autorizațiilor de acces. Utilizatorul definește pașii individuali de lucru exact așa cum ar rula, de exemplu "înregistrarea", "verificarea", "eliberarea" și "rezervarea" facturilor.

Responsabilitatea nu poate fi atribuită numai persoanelor individuale, ci și grupurilor de utilizatori, cum ar fi "Contabilitate" sau "Producție", astfel încât un coleg să poată interveni imediat dacă un angajat este absent.

Tehnologia OCR recunoaște nu numai conținutul documentului, ci și toate câmpurile de date relevante din punct de vedere fiscal, cum ar fi numărul documentului, data, valoarea netă, impozitul și suma brută. Datele importate sunt disponibile pentru controlul evaluărilor, operațiunilor de plată și contabilității financiare. Acest lucru economisește munca obositoare de intrare și reduce erorile de postare.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Argumente importante pentru includerea PaperOffice DMS în planificarea bugetară. În cele din urmă, PaperOffice DMS convinge, de asemenea, prin faptul că durabilitatea și protecția mediului sunt luate în considerare. Mai devreme sau mai târziu va avea loc conversia completă de la documente analogice la formular digital și apoi instituția publică, care va utiliza deja PaperOffice DMS, va fi bine pregătită.

Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către client, consultant fiscal sau invers.

Desigur, PaperOffice DMS permite migrarea și integrarea datelor digitale existente din soluțiile software existente. În același timp, PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem și le poate digitaliza folosind scanere, dar și înregistrări de pe telefoanele mobile, prin care textele sunt convertite în scris folosind OCR și pot fi modificate în programele Office. Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.

Companiile din industria construcțiilor trebuie să proceseze documente pentru toate tranzacțiile de afaceri. Dezvoltarea constantă în continuare a modelelor de afaceri creează în mod constant noi provocări. Ceea ce au nevoie este un bun sistem de management al documentelor.

PaperOffice DMS este software-ul potrivit, deoarece vine cu tot ce ai nevoie, de exemplu:

• Stocarea documentelor în toate formatele digitale în conformitate cu principiile GDPR/li>
• Funcții pentru trimiterea și retrimiterea documentelor întârziate care necesită acțiune
• O funcție de stocare a datelor cu auto-învățare cu etichetare și motor de căutare intern
• Atribuirea automată a documentelor nou adăugate în folderul corect
• Crearea simplă a bazei de date și conexiunea la baza de date, inclusiv masca personalizabilă individual
• Crearea automată a șabloanelor pentru procese și operațiuni repetitive

Arhivare conformă cu revizia și în condiții de siguranță: PaperOffice DMS îndeplinește din punct de vedere tehnic cerințele legale ale GoBD, GDPdU și DSGVO

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

PaperOffice DMS permite conectarea altor software-uri, cum ar fi un ERP, și, desigur, transferul de documente de la Microsoft Office prin interfețe adecvate. PaperOffice DMS accelerează comunicarea în comerț și producție cu furnizorii și clienții.

Termenele limită și programările sunt monitorizate, iar acțiunile sunt declanșate automat în funcție de setarea dorită. Procesele de comandă pot fi automatizate și chiar modificările planificate pentru viitor pot fi introduse în așa fel încât să intre în vigoare la momentul dorit.

Datorită funcțiilor sale extinse, PaperOffice DMS poate fi clasificat cu siguranță în segmentul superior al managementului conținutului întreprinderii (ECM).

Un ECM include gestionarea generală a întregului conținut dintr-o organizație cu o ierarhie de acces corespunzătoare. PaperOffice DMS este capabil să salveze orice conținut în formă digitală, să-și schimbe conținutul și formatul și să-l pună la dispoziție.

PaperOffice DMS are toate funcțiile unui ECM și acest lucru într-un raport excelent preț-performanță, precum și o formă intuitivă de operare care face inutilă instruirea externă sau internă costisitoare. Mai degrabă, tutoriale video gratuite sunt disponibile pentru a te obișnui cu diferite meniuri. PaperOffice DMS poate deveni astfel linchpin organizațional în fiecare companie în comerț și producție și acest lucru aproape la viteza luminii.

Companiile din industria construcțiilor beneficiază de managementul documentelor digitale

Cu PaperOffice DMS, cu toate acestea, există mult mai multe posibilități pentru companiile de construcții. De exemplu, gestionarea inventarului, inclusiv un inventar permanent sau o dată cheie. Baza pentru PaperOffice DMS sunt conturile de utilizator conectate în rețea. Stocarea datelor acestor conturi de utilizator este combinată în baza de date centrală. Documentele pot fi controlate printr-un AI cu algoritmi diferiți, care pot fi utilizați pentru a declanșa procese automatizate.

Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.

Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.

Cu ștampile digitale, documentele pot fi completate cu informații suplimentare și chiar pot controla fluxurile de lucru detaliate. La rândul său, funcția de activitate și flux de lucru asigură respectarea și finalizarea termenelor limită.

PaperOffice DMS are navigare inteligentă în meniu, care este structurată logic și permite operarea intuitivă în multe domenii. Tutorialele video disponibile gratuit pe Internet oferă suport suplimentar și, desigur, cursurile de formare pot fi, de asemenea, organizate direct la sediul companiei clientului, dacă se dorește.

În plus față de documentația fazelor de construcție, PaperOffice DMS este la fel de potrivit pentru sprijinirea sarcinilor logistice pentru achizițiile de materiale. Datorită posibilităților de creare a bazelor de date în PaperOffice DMS, achiziționarea de materiale și consumul de materiale pot fi monitorizate și atribuite niveluri de avertizare. IA internă poate fi utilizată pentru a crea șabloane care reacționează automat dacă există blocaje sau penurii, de exemplu dacă sunt plasate comenzi repetate, deși cantitatea existentă ar trebui să fie de fapt suficientă. Funcția fluxului de lucru poate fi utilizată în acest scop, cu care angajații responsabili ai companiei pot compara executarea sarcinilor lor.

PaperOffice DMS poate accelera un proiect de construcție, poate preveni decizii greșite și poate reduce costurile. Poate că companiile care au construit BER și încă construiesc Stuttgart21 pur și simplu nu aveau software-ul potrivit, PaperOffice DMS.