Digitalizarea în logistică și expediere

Digitalizarea în logistică și expediere

Lanțurile de aprovizionare globale din ce în ce mai în creștere prezintă logistica și expedierea mărfurilor cu noi provocări. Amplasarea și disponibilitatea independentă în timp a tuturor datelor și documentelor importante este de o importanță crucială în industria transporturilor și logisticii, care afectează nu numai timpul, ci și financiar.

Facturi, contracte, comenzi, note de livrare și multe altele - toate documentele trebuie să fie disponibile imediat la cerere, indiferent de locație. Prin urmare, companiile din aceste industrii sunt cele care beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unui software adecvat de gestionare a documentelor.

Un număr mare de documente sunt generate în fiecare zi în industria logistică. O mare parte a documentelor, cum ar fi notele de livrare și documentele de expediere, sunt încă create pe suport de hârtie - dar prelucrarea manuală a acestor documente este foarte consumatoare de timp, ceea ce, la rândul său, cauzează costuri inutile și, uneori, rulează incorect.

Pentru a face rapid accesibile informațiile conținute de acestea și pentru a le pregăti pentru procesele automatizate ulterioare, aceste documente pe suport de hârtie trebuie digitalizate, iar conținutul trebuie citit și pus la dispoziție.

Este deosebit de important pentru industria logistică ca termenele să fie respectate și să se ia măsuri legale pentru stocarea documentelor. Pentru a rezolva multe probleme administrative existente în industria logistică și de expediere, ar trebui implementat sistemul de management al documentelor PaperOffice.

PaperOffice archives all documents generated in logistics and forwarding and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

Cu ajutorul soluției de gestionare a documentelor, salvați și arhivați toate informațiile pe o platformă centrală într-o manieră rezistentă la audit.

Cât de fără hârtie în industria de expediere și logistică?

PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi contractele, facturile, comenzile, notele de livrare prin gestionarea digitală a acestora în PaperOffice în viitor.

Capturarea, procesarea, partajarea, căutarea și urmărirea documentelor devine foarte ușoară cu utilizarea PaperOffice.

Datorită accesului controlat, listelor de sarcini detaliate, precum și aprobărilor folosind fluxuri de lucru și notificări fiabile prin e-mail, angajații pot finaliza sarcinile atribuite în mod eficient, iar persoanele autorizate pot aproba sau refuza cu ușurință aprobarea.

Sistemul de management al documentelor ar trebui să acopere următoarele funcții importante în industria de expediere și logistică:

Înțelegerea relațiilor importante datorită folderelor digitale și folderelor de documente

La editarea manuală a documentelor, relațiile importante, cum ar fi notele și adnotările, pot fi pierdute rapid. Deci, este aproape imposibil să înțelegem legătura după aceea. Odată ce relațiile pot fi urmărite, se declanșează procese dublate, ceea ce necesită mult timp și este costisitor.

Datorită implementării PaperOffice în compania dumneavoastră de logistică, documentele, informațiile despre acestea și procesele sunt rezumate logic. Folderele digitale conțin proprietăți descriptive, au o structură sau o schiță internă prestabilită și oferă posibilitatea de a defini permisiunile pentru protecția datelor. Notele virtuale, adnotările și sarcinile asigură faptul că informațiile importante despre procese nu se mai pierd.

Depunerea automată

Scanarea manuală a documentelor este un proces deosebit de consumator de timp și predispus la erori. După ce companiile de expediere a mărfurilor au livrat un teanc de documente, începe adevărata muncă: care este cel mai simplu mod de a înregistra și atribui documente care sunt în formă de hârtie?

Datorită funcției integrate de scaner și recunoașterii codului QR, companiile de expediere și logistică pot plasa un întreg teanc de note de livrare și alte documente în scaner - PaperOffice recunoaște depunerea țintei fie pe baza contactului recunoscut, a șablonului de documente predate, fie prin stocarea informațiilor despre codurile QR.

Companies from all sectors benefit from digital document management

În acest fel, loturi întregi de documente pot fi automatizate într-o singură mișcare și procesate treptat cu un mod de învățare integrat sau într-un alt mod, după cum se dorește, fără aproape nici un fel de resurse umane.

Gestionarea documentelor orientate spre proces

Gestionarea documentelor orientate spre proces asigură faptul că aceste documente rămân actualizate cu puțin efort. PaperOffice vă sprijină aici cu o sarcină extinsă și un modul de flux de lucru.

În acest fel, pot fi create anumite lanțuri de procese, iar procesele operaționale existente pot fi definite pe documente electronice și executate parțial automat.

Aceasta reprezintă optimizarea proceselor fără erori, deoarece sarcina nu numai că poate fi atribuită angajaților cu drepturi de utilizator specifice și perioade de finalizare, necesită aprobare digitală, ci și declanșează automat acțiuni suplimentare, cum ar fi notificări prin e-mail sau modificări ale stării documentului.

În acest fel, toate procesele de documente pot fi mapate.

Software-ul de gestionare a documentelor, cum ar fi PaperOffice DMS, este cel mai potrivit pentru aceste sarcini. Deoarece este un software de gestionare a documentelor care poate face mult mai mult decât să gestioneze documente.

Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.

Astfel, contractele importante pot fi recunoscute și reziliate în timp util sau renegociate. Eliberarea documentelor cu semnătură digitală și notificare prin e-mail în loc de e-mail lent pe hârtie, e-mail nesigur contribuie la fidelizarea clienților.

Prelucrarea digitală este o bază esențială pentru asigurarea calității ridicate a serviciilor municipale în viitor

PaperOffice îndeplinește cele mai înalte standarde de securitate , cum ar fi gestionarea autorizațiilor sau acordarea autorizațiilor de acces. Utilizatorul definește pașii individuali de lucru exact așa cum ar rula, de exemplu "înregistrarea", "verificarea", "eliberarea" și "rezervarea" facturilor.

Responsabilitatea nu poate fi atribuită numai persoanelor individuale, ci și grupurilor de utilizatori, cum ar fi "Contabilitate" sau "Producție", astfel încât un coleg să poată interveni imediat dacă un angajat este absent.

Tehnologia OCR recunoaște nu numai conținutul documentului, ci și toate câmpurile de date relevante din punct de vedere fiscal, cum ar fi numărul documentului, data, valoarea netă, impozitul și suma brută. Datele importate sunt disponibile pentru controlul evaluărilor, operațiunilor de plată și contabilității financiare. Acest lucru economisește munca obositoare de intrare și reduce erorile de postare.

PaperOffice arhivează toate documentele generate în logistică și expediere și toate informațiile relevante în conformitate cu legea și într-o manieră rezistentă la audit

PaperOffice DMS, în legătură cu un NAS (Network Attached Storage), permite construirea unui intranet foarte sigur pentru comunicarea internă și transmiterea datelor. Acest lucru creează o dublă securitate împotriva atacurilor din exterior. În primul rând firewall-ul sistemului de operare și în al doilea rând criptarea PaperOffice DMS. În același timp, un cloud separat este configurat prin NAS, independent de furnizorii terți.

Funcția extinsă de flux de lucru a PaperOffice DMS face comunicarea internă mult mai ușoară. Termenul intern include, de asemenea, sucursale sau locații străine. În cazul lucrărilor legate de proiect, de exemplu, starea curentă este întotdeauna afișată și, în același timp, istoricul.

Desigur, este inclus și un calendar legat de echipă și privat, în care sunt introduse termene limită și evenimente legate de timp.

Recunoașterea documentelor echipată cu un AI aranjează automat toate documentele care urmează să fie salvate în folderul corect și creează atât un index de cuvinte cheie, cât și un istoric al modificărilor. Motorul de căutare intern al PaperOffice DMS găsește fiecare document în fracțiuni de secundă.

Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Argumente importante pentru includerea PaperOffice DMS în planificarea bugetară. În cele din urmă, PaperOffice DMS convinge, de asemenea, prin faptul că durabilitatea și protecția mediului sunt luate în considerare. Mai devreme sau mai târziu va avea loc conversia completă de la documente analogice la formular digital și apoi instituția publică, care va utiliza deja PaperOffice DMS, va fi bine pregătită.

Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către client, consultant fiscal sau invers.

Desigur, PaperOffice DMS permite migrarea și integrarea datelor digitale existente din soluțiile software existente. În același timp, PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem și le poate digitaliza folosind scanere, dar și înregistrări de pe telefoanele mobile, prin care textele sunt convertite în scris folosind OCR și pot fi modificate în programele Office. Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.

Companiile de logistică și expediere a mărfurilor trebuie să proceseze documente pentru toate tranzacțiile de afaceri. Dezvoltarea constantă în continuare a modelelor de afaceri creează în mod constant noi provocări. Ceea ce au nevoie este un bun sistem de management al documentelor.

PaperOffice DMS este software-ul potrivit, deoarece vine cu tot ce ai nevoie, de exemplu:

• Stocarea documentelor în toate formatele digitale în conformitate cu principiile GDPR/li>
• Funcții pentru trimiterea și retrimiterea documentelor întârziate care necesită acțiune
• O funcție de stocare a datelor cu auto-învățare cu etichetare și motor de căutare intern
• Atribuirea automată a documentelor nou adăugate în folderul corect
• Crearea simplă a bazei de date și conexiunea la baza de date, inclusiv masca personalizabilă individual
• Crearea automată a șabloanelor pentru procese și operațiuni repetitive

Arhivare conformă cu revizia și în condiții de siguranță: PaperOffice DMS îndeplinește din punct de vedere tehnic cerințele legale ale GoBD, GDPdU și DSGVO

Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

PaperOffice DMS permite conectarea altor software-uri, cum ar fi un ERP, și, desigur, transferul de documente de la Microsoft Office prin interfețe adecvate. PaperOffice DMS accelerează comunicarea în comerț și producție cu furnizorii și clienții.

Termenele limită și programările sunt monitorizate, iar acțiunile sunt declanșate automat în funcție de setarea dorită. Procesele de comandă pot fi automatizate și chiar modificările planificate pentru viitor pot fi introduse în așa fel încât să intre în vigoare la momentul dorit.

Datorită funcțiilor sale extinse, PaperOffice DMS poate fi clasificat cu siguranță în segmentul superior al managementului conținutului întreprinderii (ECM).

Un ECM include gestionarea generală a întregului conținut dintr-o organizație cu o ierarhie de acces corespunzătoare. PaperOffice DMS este capabil să salveze orice conținut în formă digitală, să-și schimbe conținutul și formatul și să-l pună la dispoziție.

PaperOffice DMS are toate funcțiile unui ECM și acest lucru într-un raport excelent preț-performanță, precum și o formă intuitivă de operare care face inutilă instruirea externă sau internă costisitoare. Mai degrabă, tutoriale video gratuite sunt disponibile pentru a te obișnui cu diferite meniuri. PaperOffice DMS poate deveni astfel linchpin organizațional în fiecare companie în comerț și producție și acest lucru aproape la viteza luminii.

Companiile de logistică și expediere beneficiază de managementul documentelor digitale

Cu PaperOffice DMS, cu toate acestea, există mult mai multe posibilități pentru companiile de logistică, precum și pentru companiile cu logistică sau depozitare afiliate. De exemplu, gestionarea inventarului, inclusiv un inventar permanent sau o dată cheie. Baza pentru PaperOffice DMS sunt conturile de utilizator conectate în rețea. Stocarea datelor acestor conturi de utilizator este combinată în baza de date centrală. Documentele pot fi controlate printr-un AI cu algoritmi diferiți, care pot fi utilizați pentru a declanșa procese automatizate.

Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.

Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.

Cu ștampile digitale, documentele pot fi completate cu informații suplimentare și chiar pot controla fluxurile de lucru detaliate. La rândul său, funcția de activitate și flux de lucru asigură respectarea și finalizarea termenelor limită.

Experimentați cum puteți conecta fluxul de informații între producție și administrare prin digitalizarea și automatizarea documentelor și a proceselor de afaceri.

PaperOffice DMS poate deveni sursa pentru diverse date care joacă un rol special în transportul de marfă. De exemplu, specificațiile pentru transportul aerian de marfă sau maritim. În cele din urmă, interfețele integrate corespunzător permit conectarea la alte soluții software logistice, condiționat și la "ATLAS", sistemul automat de tarifare și vămuire locală.