Automatizarea proceselor de afaceri în companiile de îngrijire a auzului
PaperOffice DMS pentru companiile de ajutor auditiv permite manipularea eficientă a oricărui tip de document, precum și procesarea rapidă a anchetelor și este condiția prealabilă pentru eficiență și succes în cadrul administrației.
Sfaturi de profesionist
Documentele scrise, contractele, proiectele, cercetările, opiniile experților și multe altele sunt înlocuite cu documente electronice datorită digitalizării și astfel optimizează la maximum toate procesele de lucru.Cu ajutorul soluției de gestionare a documentelor, salvați și arhivați toate informațiile pe o platformă centrală într-o manieră rezistentă la audit.
Digitalizare pentru companiile de îngrijire a auzului
Ca o companie din industria de îngrijire a auzului profesionale, aveți o mulțime de documente importante pentru a gestiona:
Facturi, documentație, corespondență, oferte, fișe de reparații, carduri de sănătate și multe altele. Prin urmare, profesioniștii din domeniul îngrijirii auzului sunt cei care beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unui software adecvat de gestionare a documentelor.
Acesta este modul în care profesioniștii din domeniul îngrijirii auzului acumulează zilnic documente importante. Toate acestea trebuie să fie corelate cu clientul, agenția sau producătorul dispozitivului potrivit.
Toate aceste documente trebuie să fie digitalizate dacă ajung pe suport de hârtie, necesită depunere structurată, atribuire de sarcini și fluxuri de lucru și trebuie să fie disponibile imediat la cerere.
În plus, fiecare document este clasificat în funcție de tipul său și poate fi atribuit persoanelor și producătorilor de dispozitive, pe care le puteți accesa chiar și din mers, indiferent de dispozitiv. Deci, aveți toate informațiile și documentele despre toate protezele auditive în mod clar într-un singur loc, și anume baza de date.
Este foarte important să se respecte termene importante și să se ia măsuri legale pentru stocarea documentelor. PaperOffice DMS vă oferă o structură clară în documentele dumneavoastră și vă ajută să faceți față inundațiilor de informații.
Cu ajutorul soluției de gestionare a documentelor, salvați și arhivați toate informațiile pe o platformă centrală într-o manieră rezistentă la audit.
PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi facturi, contracte, rapoarte de vânzări, sondaje, evaluări, contracte de leasing sau alte scrisori, gestionându-le digital în PaperOffice în viitor.
De asemenea, puteți beneficia de sarcini administrative digitale, ștampile digitale și note lipicioase și puteți urmări toate contractele de servicii, corespondența oficială care este pusă pe retrimitere sau atribuită angajaților prin atribuirea sarcinilor.
Securitatea reviziei este garantată în orice moment.
Toate informațiile disponibile imediat
Cu PaperOffice DMS, documentele pot fi digitalizate în multe companii de acustică auditivă și arhivate centralizat în așa fel încât să poată fi accesate de pe orice computer fără a fi nevoie să mergeți la arhivă sau să cercetați mai întâi care un coleg care procesează în prezent documente sau foldere.
PaperOffice DMS nu numai că digitalizează documentele analogice, software-ul de gestionare a documentelor salvează fiecare modificare a documentului în ordine cronologică. Originalul rămâne neafectat. Funcția fluxului de lucru poate fi utilizată, de exemplu, pentru a atribui anumite activități în timpul lucrului de proiect și fiecare angajat păstrează o imagine de ansamblu a stării curente.
În același timp, ideile sau sugestiile pot fi prezentate fără a fi nevoie să convoace reuniuni de fiecare dată. Documentele arhivate pot fi căutate după cuvinte cheie sau data sau numerele de referință, iar șabloanele automate pot fi create de AI în PaperOffice DMS.
Este un număr impresionant. Aproximativ 16 milioane de persoane numai în Germania suferă de pierderea auzului. Interesant este că pierderea auzului este distribuită destul de uniform în aproape toate grupele de vârstă de la 30 la peste 70 de ani, iar pierderea auzului este o problemă în creștere. În ultimii 20 de ani, numărul persoanelor cu hipoacuzie a crescut cu aproximativ 4%. Cu toate acestea, doar aproximativ jumătate dintre cei afectați folosesc un aparat auditiv.
Oricine folosește unul a intrat de obicei în contact cu o meserie care nu este bine cunoscută, profesionistul în îngrijirea auzului, care era încă un profesionist în îngrijirea auzului înainte de 2017. O meserie cu trei ani de formare și posibilitatea de formare suplimentară pentru a deveni un meșter maestru și finalizarea unei diplome în tehnologia auzului și audiologie. Acusticienii auditivi se ocupă de producția de aparate auditive și de protecție auditivă sub formă de așa-numitele otoplastice, dispozitive realizate individual pentru a măsura. Profilul postului unui acustician auditiv este comparabil cu cel al unui tehnician dentar.
Pentru profesioniștii din domeniul îngrijirii auzului, acest lucru înseamnă menținerea la zi a datelor pacienților sau clienților. În același timp, sunt date foarte sensibile, deoarece multe persoane cu deficiențe de auz văd acest lucru ca pe un defect pe care mediul lor personal nu ar trebui să îl experimenteze. De aceea, protecția datelor este importantă atunci când se stochează date. În cele mai multe cazuri, clienții pentru prima dată sunt mediați de profesioniștii din domeniul îngrijirii auzului de la medicii ORL care au diagnosticat pierderea auzului, motiv pentru care întreținerea datelor este, de asemenea, de mare importanță aici și o arhivă bine gândită accelerează în cele din urmă procesul de lucru.
Software-ul de gestionare a documentelor, cum ar fi PaperOffice DMS, este cel mai potrivit pentru aceste sarcini. Deoarece este un software de gestionare a documentelor care poate face mult mai mult decât să gestioneze documente.
PaperOffice nu face distincția între tipurile de documente, indiferent dacă aveți nevoie de ajutor în gestionarea contractelor, memoriilor și corespondenței prin e-mail: datorită sistemului de gestionare a documentelor PaperOffice, procesele anterioare din companie sunt digitalizate, făcându-le mai eficiente, mai transparente și semnificativ mai flexibile.
Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.
Astfel, contractele importante pot fi recunoscute și reziliate în timp util sau renegociate. Eliberarea documentelor cu semnătură digitală și notificare prin e-mail în loc de e-mail lent pe hârtie, e-mail nesigur contribuie la fidelizarea clienților.
PaperOffice arhivează toate documentele generate în compania dumneavoastră de îngrijire a auzului și toate informațiile relevante în conformitate cu legea și într-o manieră rezistentă la audit
În primul rând, Paperoffice DMS poate fi folosit pentru a converti o arhivă analogică, probabil sistemul tradițional de fișiere agățate, într-o arhivă digitală. Acesta este un pas important care nu numai că accelerează administrarea în companie, dar îmbunătățește și transmiterea datelor de la medicul ORL și invers. De exemplu, datele trimise prin e-mail pot fi citite direct și transferate automat în fișierul electronic al clientului.
În PaperOffice DMS, datele sensibile ale pacienților sunt criptate și protejate prin parolă, prin care se poate seta cine are voie să vadă cât de multe date în companie.
Apelarea folderului potrivit se face, de asemenea, foarte rapid în PaperOffice DMS, motorul de căutare intern înregistrând diverși parametri care sunt incluși în căutare. Dacă numărul clientului sau chiar numele nu mai este cunoscut sau există de mai multe ori, anumite cuvinte cheie pot limita căutarea la rezultatul corespunzător.
Datorită IA integrată, se declanșează reguli automate. Acest AI sortează automat documentele în foldere precum "Factură" și "Contract", stochează cuvintele cheie corespunzătoare și declanșează fluxul de lucru digital stocat pentru tipul de document respectiv.
PaperOffice îndeplinește cele mai înalte standarde de securitate , cum ar fi gestionarea autorizațiilor sau acordarea autorizațiilor de acces. Utilizatorul definește pașii individuali de lucru exact așa cum ar rula, de exemplu "înregistrarea", "verificarea", "eliberarea" și "rezervarea" facturilor.
Responsabilitatea nu poate fi atribuită numai persoanelor individuale, ci și grupurilor de utilizatori, cum ar fi "Contabilitate" sau "Producție", astfel încât un coleg să poată interveni imediat dacă un angajat este absent.
Tehnologia OCR recunoaște nu numai conținutul documentului, ci și toate câmpurile de date relevante din punct de vedere fiscal, cum ar fi numărul documentului, data, valoarea netă, impozitul și suma brută. Datele importate sunt disponibile pentru controlul evaluărilor, operațiunilor de plată și contabilității financiare. Acest lucru economisește munca obositoare de intrare și reduce erorile de postare.
Argumente importante pentru includerea PaperOffice DMS în planificarea bugetară. În cele din urmă, PaperOffice DMS convinge, de asemenea, prin faptul că durabilitatea și protecția mediului sunt luate în considerare. Mai devreme sau mai târziu va avea loc conversia completă de la documente analogice la formular digital și apoi instituția publică, care va utiliza deja PaperOffice DMS, va fi bine pregătită.
Desigur, PaperOffice DMS permite migrarea și integrarea datelor digitale existente din soluțiile software existente. În același timp, PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem și le poate digitaliza folosind scanere, dar și înregistrări de pe telefoanele mobile, prin care textele sunt convertite în scris folosind OCR și pot fi modificate în programele Office. Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.
Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către client, consultant fiscal sau invers.
Soluția: know-how dovedit
Nu are sens să folosiți imediat software-ul de management în practică? care nu numai că îndeplinește toate cerințele, dar este, de asemenea, ușor de învățat și ieftin?
PaperOffice DMS este soluția completă încercată și testată pentru munca digitală și, cu peste 20 de ani de experiență pe piață, unul dintre primii pionieri DMS.
Prelucrarea digitală este o bază esențială pentru asigurarea calității ridicate a serviciilor municipale în viitor
Faptul că acustica protezelor auditive nu este pe buzele tuturor și cu siguranță nu pe urechile tuturor se datorează faptului că există doar 6.600 de companii de acest tip în Germania. Adică puțin peste 1% din totalul afacerilor meșteșugărești din Germania.
Cu toate acestea, clientela lor include aproximativ 8 milioane de persoane, motiv pentru care dosarul mediu de client al unui profesionist în îngrijirea auzului include peste 1200 de persoane. O mulțime de date diferite trebuie să fie înregistrate pentru fiecare client, deoarece auzul este o chestiune foarte complexă, iar deteriorarea nu afectează numai urechea sau urechile. Oricine a avut vreodată un canal al urechii înfundat cu cerumen poate avea o idee aproximativă despre ce înseamnă să fii greu de auzit. Consecințele pot fi:
- Extenuare
- Cefalee
- Accentua
- Depresiune
- Amețeală
- Tulburări de somn
Pentru a remedia acest lucru, datele audiometrice sunt înregistrate de la pacient și pe baza acestui lucru este fabricat aparatul auditiv individual. Surditatea se poate schimba. Gradul de pierdere a auzului crește de obicei odată cu vârsta, ceea ce, la rândul său, face necesară adaptarea aparatului auditiv la noile condiții. Urechea în sine este, de asemenea, supusă unor modificări anatomice pe parcursul unei vieți datorită relaxării țesutului conjunctiv.
Companiile de acustică auditivă trebuie să prelucreze documente în toate tranzacțiile de afaceri. Dezvoltarea constantă în continuare a modelelor de afaceri creează în mod constant noi provocări. Ceea ce au nevoie este un bun sistem de management al documentelor.
PaperOffice DMS este software-ul potrivit, deoarece vine cu tot ceea ce industria de îngrijire a auzului are nevoie, cum ar fi:
- Stocarea documentelor în toate formatele digitale în conformitate cu principiile GDPR/li>
- Funcții pentru trimiterea și retrimiterea documentelor întârziate care necesită acțiune
- O funcție de stocare a datelor cu auto-învățare cu etichetare și motor de căutare intern
- Atribuirea automată a documentelor nou adăugate în folderul corect
- Crearea simplă a bazei de date și conexiunea la baza de date, inclusiv masca personalizabilă individual
- Crearea automată a șabloanelor pentru procese și operațiuni repetitive
Arhivare conformă cu revizia și în condiții de siguranță: PaperOffice DMS îndeplinește din punct de vedere tehnic cerințele legale ale GoBD, GDPdU și DSGVO
Funcțiile extinse ale fluxului de lucru paperoffice sunt foarte interesante pentru companiile de ajutor auditiv. Conținutul întâlnirilor de proiect este înregistrat și poate fi completat de participanți în orice moment, toate pe ecran și din locații diferite. Arhivarea bazată pe audit este garantată în orice moment, precum și optimizarea proceselor organizaționale.
PaperOffice acceptă acest lucru cu o sarcină extinsă și modul de flux de lucru.
Companiile de acustică auditivă beneficiază de managementul documentelor digitale
Sistemul de management al documentelor permite crearea separată de baze de date pentru fiecare zonă în parte și poate crea legături în același timp. Documentele analogice, cum ar fi facturile trimise, sunt scanate cu PaperOffice DMS și salvate atât ca fotografie, cât și ca text convertit folosind software-ul OCR. Toate datele existente pot fi afișate în mod clar și neechivoc, motiv pentru care nu trebuie efectuate fișiere pentru întâlniri în afara casei. Gestionarea bazei de date controlate de IA creează șabloane din date principale sau liste utilizabile statistic, după cum este necesar.
În același timp, protecția necesară a datelor este menținută prin gestionarea ierarhică a parolelor și criptarea pe 1024 de biți.
Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.
Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.
Cu ștampile digitale, documentele pot fi completate cu informații suplimentare și chiar pot controla fluxurile de lucru detaliate. La rândul său, funcția de activitate și flux de lucru asigură respectarea și finalizarea termenelor limită.
PaperOffice DMS nu este doar extins în funcțiile sale, ci și ușor de învățat, ghidat de tutoriale video, dar și de sfaturi și instruire individuale, dacă se dorește. Toate acestea la un raport preț-performanță foarte bun.
FAQs
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Digitalizarea companiilor de aparate auditive":
Cum pot accesa angajații PaperOffice?
Datorită arhitecturii descentralizate și moderne a programelor, PaperOffice poate fi utilizat pe aproape orice dispozitiv - de la PC-uri clasice la smartphone-uri / tablete la televizoare.
Ce se întâmplă cu datele dacă PaperOffice nu există?
Nu se va întâmpla, dar pentru a vă liniști: Puteți exporta datele ORICÂND, deoarece PaperOffice se bazează pe o structură de baze de date deschisă, vă puteți accesa datele în orice moment.
Subiect protecția datelor: Unde sunt stocate toate documentele?
PaperOffice va stoca toate documentele in-house cu criptare la nivel înalt, făcându-l imun la furtul de date, de exemplu, și depășind toate cerințele GDPR și GOBD.
Evitați greșelile: NU salvați niciodată datele într-un cloud terț!
PaperOffice poate fi adaptat exact la specificații?
Da, PaperOffice poate fi adaptat 100% la utilizarea preconizată pentru a asigura integrarea fără probleme în procesele și sistemele existente. Chiar și interfața programului poate fi complet proiectată și adaptată în mod liber.
Concluzie
PaperOffice DMS sprijină companiile de ajutor auditiv și oferă interfețe adecvate pentru alte software-uri, conexiuni API și pot fi extinse în orice moment în funcție de dorințele dvs. Software-ul este ușor de învățat și poate fi ușor integrat în practica de zi cu zi, fără a provoca absențe în scopuri de formare.
PaperOffice DMS recomandă utilizarea unui NAS (stocare de date acceptată de rețea) cu o funcție de backup, astfel încât datele importante să nu fie nici pierdute, nici spionate în cloud-uri terțe.
În cele din urmă, PaperOffice DMS impresionează printr-un raport preț-performanță foarte bun și un know-how imens prin peste 20 de ani de experiență practică.