Automatizarea proceselor de afaceri în industrie și comerț
PaperOffice DMS pentru producție și comerț permite un flux lin de informații între producție și administrare datorită digitalizării și automatizării proceselor de afaceri.
Sfaturi de profesionist
Documentele scrise, contractele, proiectele, cercetările, notele de livrare și multe altele sunt înlocuite cu documente electronice datorită digitalizării și astfel optimizează la maximum toate procesele de lucru.Cu ajutorul soluției de gestionare a documentelor, salvați și arhivați toate informațiile pe o platformă centrală într-o manieră rezistentă la audit.
Digitalizarea în industrie și comerț
Ca o companie în producție sau producție, precum și de tranzacționare, aveți o mulțime de documente importante pentru a gestiona:
Facturi, contracte, comenzi, note de livrare și multe altele. Prin urmare, companiile din această industrie sunt cele care beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unui software adecvat de gestionare a documentelor.
Acesta este modul în care documentele importante sunt generate în fiecare zi în industrie și comerț. Toate acestea trebuie atribuite departamentului corect, clientului, obiectului, livrării.
Toate aceste documente trebuie digitalizate dacă ajung pe suport de hârtie, necesită depunere structurată, atribuire de sarcini și flux de lucru și trebuie să fie disponibile imediat la cerere.
În plus, fiecare document este clasificat în funcție de tipul său și poate fi atribuit persoanelor și obiectelor, pe care le puteți accesa chiar și în deplasare, indiferent de dispozitiv.
Deci, aveți toate informațiile și documentele despre toate producțiile, obiectele, clienții etc. în mod clar într-un singur loc, și anume baza de date.
Este foarte important să se respecte termene importante și să se ia măsuri legale pentru stocarea documentelor. Pentru a rezolva multe probleme administrative existente în producție și comerț, ar trebui implementat sistemul de gestionare a documentelor PaperOffice.
Cu ajutorul soluției de gestionare a documentelor, salvați și arhivați toate informațiile pe o platformă centrală într-o manieră rezistentă la audit.
PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi contractele, facturile, comenzile, notele de livrare prin gestionarea digitală a acestora în PaperOffice în viitor.
Capturarea, procesarea, partajarea, căutarea și urmărirea documentelor devine foarte ușoară cu utilizarea PaperOffice.
Datorită accesului controlat, listelor de sarcini detaliate, precum și aprobărilor folosind fluxuri de lucru și notificări fiabile prin e-mail, angajații pot finaliza sarcinile atribuite în mod eficient, iar persoanele autorizate pot aproba sau refuza cu ușurință aprobarea.
Digitalizarea este soluția completă și end-all-ul din industrie
Cu PaperOffice DMS, documentele pot fi digitalizate în industrie și comerț și arhivate centralizat în așa fel încât accesul să se poată face de pe orice computer fără a fi nevoie să mergeți la arhivă sau să cercetați mai întâi care / r coleg care procesează în prezent documentele sau folderele.
PaperOffice DMS nu numai că digitalizează documentele analogice, software-ul de gestionare a documentelor salvează fiecare modificare a documentului în ordine cronologică. Originalul rămâne neafectat. Funcția fluxului de lucru poate fi utilizată, de exemplu, pentru a atribui anumite activități în timpul lucrului de proiect și fiecare angajat păstrează o imagine de ansamblu a stării curente.
În același timp, ideile sau sugestiile pot fi prezentate fără a fi nevoie să convoace reuniuni de fiecare dată. Documentele arhivate pot fi căutate după cuvinte cheie sau data sau numerele de referință, iar șabloanele automate pot fi create de AI în PaperOffice DMS.
Funcția extinsă de flux de lucru a PaperOffice DMS face comunicarea internă mult mai ușoară. Termenul intern include, de asemenea, sucursale sau locații străine. În cazul lucrărilor legate de proiect, de exemplu, starea curentă este întotdeauna afișată și, în același timp, istoricul. Desigur, este inclus și un calendar legat de echipă și privat, în care sunt introduse termene limită și evenimente legate de timp.
De fapt, majoritatea operațiunilor, proceselor și acțiunilor de comunicare din industrie și comerț ar putea avea loc cu viteza luminii, corespunzătoare erei digitale a secolului 21.
Dacă nu au existat întotdeauna stații intermediare în care hârtia tipărită încetinește ritmul de acțiune până la ritmul de mers pe jos. Acest lucru are costuri, ca să nu mai vorbim de impactul asupra mediului și a durabilității. Folosind un software adecvat de gestionare a documentelor, cum ar fi PaperOffice DMS, numeroase procese în companii industriale și comerciale nu numai că pot fi accelerate, ci și mai sigure, de exemplu în ceea ce privește spionajul industrial sau încercările de șantaj folosind ransomware.
Software-ul de gestionare a documentelor, cum ar fi PaperOffice DMS, este cel mai potrivit pentru aceste sarcini. Deoarece este un software de gestionare a documentelor care poate face mult mai mult decât să gestioneze documente.
PaperOffice nu face distincția între tipurile de documente, indiferent dacă aveți nevoie de ajutor în gestionarea contractelor, memoriilor și corespondenței prin e-mail: datorită sistemului de gestionare a documentelor PaperOffice, procesele anterioare din companie sunt digitalizate, făcându-le mai eficiente, mai transparente și semnificativ mai flexibile.
Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.
Astfel, contractele importante pot fi recunoscute și reziliate în timp util sau renegociate. Eliberarea documentelor cu semnătură digitală și notificare prin e-mail în loc de e-mail lent pe hârtie, e-mail nesigur contribuie la fidelizarea clienților.
PaperOffice arhivează toate documentele generate în industrie și comerț și toate informațiile relevante în conformitate cu legea și într-o manieră rezistentă la audit
PaperOffice DMS, în legătură cu un NAS (Network Attached Storage), permite construirea unui intranet foarte sigur pentru comunicarea internă și transmiterea datelor. Acest lucru creează o dublă securitate împotriva atacurilor din exterior. În primul rând firewall-ul sistemului de operare și în al doilea rând criptarea PaperOffice DMS. În același timp, un cloud separat este configurat prin NAS, independent de furnizorii terți.
Funcția extinsă de flux de lucru a PaperOffice DMS face comunicarea internă mult mai ușoară. Termenul intern include, de asemenea, sucursale sau locații străine. În cazul lucrărilor legate de proiect, de exemplu, starea curentă este întotdeauna afișată și, în același timp, istoricul.
Desigur, este inclus și un calendar legat de echipă și privat, în care sunt introduse termene limită și evenimente legate de timp.
Recunoașterea documentelor echipată cu un AI aranjează automat toate documentele care urmează să fie salvate în folderul corect și creează atât un index de cuvinte cheie, cât și un istoric al modificărilor. Motorul de căutare intern al PaperOffice DMS găsește fiecare document în fracțiuni de secundă.
Soluția: know-how dovedit
Nu are sens să folosiți imediat software-ul de management în practică? care nu numai că îndeplinește toate cerințele, dar este, de asemenea, ușor de învățat și ieftin?
PaperOffice DMS este soluția completă încercată și testată pentru munca digitală și, cu peste 20 de ani de experiență pe piață, unul dintre primii pionieri DMS.
Prelucrarea digitală este o bază esențială pentru asigurarea calității ridicate a serviciilor municipale în viitor
PaperOffice îndeplinește cele mai înalte standarde de securitate , cum ar fi gestionarea autorizațiilor sau acordarea autorizațiilor de acces. Utilizatorul definește pașii individuali de lucru exact așa cum ar rula, de exemplu "înregistrarea", "verificarea", "eliberarea" și "rezervarea" facturilor.
Responsabilitatea nu poate fi atribuită numai persoanelor individuale, ci și grupurilor de utilizatori, cum ar fi "Contabilitate" sau "Producție", astfel încât un coleg să poată interveni imediat dacă un angajat este absent.
Tehnologia OCR recunoaște nu numai conținutul documentului, ci și toate câmpurile de date relevante din punct de vedere fiscal, cum ar fi numărul documentului, data, valoarea netă, impozitul și suma brută. Datele importate sunt disponibile pentru controlul evaluărilor, operațiunilor de plată și contabilității financiare. Acest lucru economisește munca obositoare de intrare și reduce erorile de postare.
Argumente importante pentru includerea PaperOffice DMS în planificarea bugetară. În cele din urmă, PaperOffice DMS convinge, de asemenea, prin faptul că durabilitatea și protecția mediului sunt luate în considerare. Mai devreme sau mai târziu va avea loc conversia completă de la documente analogice la formular digital și apoi instituția publică, care va utiliza deja PaperOffice DMS, va fi bine pregătită.
Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către client, consultant fiscal sau invers.
Desigur, PaperOffice DMS permite migrarea și integrarea datelor digitale existente din soluțiile software existente. În același timp, PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem și le poate digitaliza folosind scanere, dar și înregistrări de pe telefoanele mobile, prin care textele sunt convertite în scris folosind OCR și pot fi modificate în programele Office. Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.
Companiile din industrie și comerț trebuie să proceseze documente pentru toate tranzacțiile de afaceri. Dezvoltarea constantă în continuare a modelelor de afaceri creează în mod constant noi provocări. Ceea ce au nevoie este un bun sistem de management al documentelor.
PaperOffice DMS este software-ul potrivit, deoarece vine cu tot ceea ce industria prelucrătoare are nevoie, de exemplu:
- Stocarea documentelor în toate formatele digitale în conformitate cu principiile GDPR/li>
- Funcții pentru trimiterea și retrimiterea documentelor întârziate care necesită acțiune
- O funcție de stocare a datelor cu auto-învățare cu etichetare și motor de căutare intern
- Atribuirea automată a documentelor nou adăugate în folderul corect
- Crearea simplă a bazei de date și conexiunea la baza de date, inclusiv masca personalizabilă individual
- Crearea automată a șabloanelor pentru procese și operațiuni repetitive
Arhivare conformă cu revizia și în condiții de siguranță: PaperOffice DMS îndeplinește din punct de vedere tehnic cerințele legale ale GoBD, GDPdU și DSGVO
PaperOffice DMS permite conectarea altor software-uri, cum ar fi un ERP, și, desigur, transferul de documente de la Microsoft Office prin interfețe adecvate. PaperOffice DMS accelerează comunicarea în comerț și producție cu furnizorii și clienții.
Termenele limită și programările sunt monitorizate, iar acțiunile sunt declanșate automat în funcție de setarea dorită. Procesele de comandă pot fi automatizate și chiar modificările planificate pentru viitor pot fi introduse în așa fel încât să intre în vigoare la momentul dorit.
Datorită funcțiilor sale extinse, PaperOffice DMS poate fi clasificat cu siguranță în segmentul superior al managementului conținutului întreprinderii (ECM).
Un ECM include gestionarea generală a întregului conținut dintr-o organizație cu o ierarhie de acces corespunzătoare. PaperOffice DMS este capabil să salveze orice conținut în formă digitală, să-și schimbe conținutul și formatul și să-l pună la dispoziție.
PaperOffice DMS are toate funcțiile unui ECM și acest lucru într-un raport excelent preț-performanță, precum și o formă intuitivă de operare care face inutilă instruirea externă sau internă costisitoare. Mai degrabă, tutoriale video gratuite sunt disponibile pentru a te obișnui cu diferite meniuri. PaperOffice DMS poate deveni astfel linchpin organizațional în fiecare companie în comerț și producție și acest lucru aproape la viteza luminii.
Companiile din industria prelucrătoare și din comerț beneficiază de gestionarea documentelor digitale
Sistemul de management al documentelor permite crearea separată de baze de date pentru fiecare zonă în parte și poate crea legături în același timp. Documentele analogice, cum ar fi facturile trimise, sunt scanate cu PaperOffice DMS și salvate atât ca fotografie, cât și ca text convertit folosind software-ul OCR. Toate datele existente pot fi afișate în mod clar și neechivoc, motiv pentru care nu trebuie efectuate fișiere pentru întâlniri în afara casei. Gestionarea bazei de date controlate de IA creează șabloane din date principale sau liste utilizabile statistic, după cum este necesar.
În același timp, protecția necesară a datelor este menținută prin gestionarea ierarhică a parolelor și criptarea pe 1024 de biți.
Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.
Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.
Cu ștampile digitale, documentele pot fi completate cu informații suplimentare și chiar pot controla fluxurile de lucru detaliate. La rândul său, funcția de activitate și flux de lucru asigură respectarea și finalizarea termenelor limită.
Experimentați cum puteți conecta fluxul de informații între producție și administrare prin digitalizarea și automatizarea documentelor și a proceselor de afaceri.
Cu PaperOffice vă accelerați procesele de producție, precum și toate fluxurile de lucru inter-departamentale. În vremuri de legi din ce în ce mai stricte privind răspunderea pentru produse, puteți crește, de asemenea, securitatea juridică a companiei dvs., cu soluția pentru gestionarea documentelor și automatizarea fluxului de lucru.
FAQs
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Digitalizarea în industrie și comerț":
Cum pot accesa angajații PaperOffice?
Datorită arhitecturii descentralizate și moderne a programelor, PaperOffice poate fi utilizat pe aproape orice dispozitiv - de la PC-uri clasice la smartphone-uri / tablete la televizoare.
Ce se întâmplă cu datele dacă PaperOffice nu există?
Nu se va întâmpla, dar pentru a vă liniști: Puteți exporta datele ORICÂND, deoarece PaperOffice se bazează pe o structură de baze de date deschisă, vă puteți accesa datele în orice moment.
Subiect protecția datelor: Unde sunt stocate toate documentele?
PaperOffice va stoca toate documentele in-house cu criptare la nivel înalt, făcându-l imun la furtul de date, de exemplu, și depășind toate cerințele GDPR și GOBD.
Evitați greșelile: NU salvați niciodată datele într-un cloud terț!
PaperOffice poate fi adaptat exact la specificații?
Da, PaperOffice poate fi adaptat 100% la utilizarea preconizată pentru a asigura integrarea fără probleme în procesele și sistemele existente. Chiar și interfața programului poate fi complet proiectată și adaptată în mod liber.
Concluzie
PaperOffice DMS sprijină industria și comerțul și oferă interfețe adecvate pentru alte software-uri, conexiuni API și poate fi extins în orice moment în funcție de dorințele dvs. Software-ul este ușor de învățat și poate fi ușor integrat în practica de zi cu zi, fără a provoca absențe în scopuri de formare.
PaperOffice DMS recomandă utilizarea unui NAS (stocare de date acceptată de rețea) cu o funcție de backup, astfel încât datele importante să nu fie nici pierdute, nici spionate în cloud-uri terțe.
În cele din urmă, PaperOffice DMS impresionează printr-un raport preț-performanță foarte bun și un know-how imens prin peste 20 de ani de experiență practică.