Automatizarea proceselor de afaceri în comunități și municipalități
PaperOffice DMS pentru comunități și municipalități permite un flux lin de informații datorită digitalizării și automatizării proceselor de afaceri.
Sfaturi de profesionist
Documentele scrise, contractele, proiectele, facturile, notele de livrare și multe altele sunt înlocuite cu documente electronice datorită digitalizării, optimizând astfel la maximum toate procesele de lucru.IA integrată permite ca procesele de afaceri să fie în mare parte automatizate, accelerând procesele și sporind succesul și satisfacția.
Digitalizarea în comunități și municipii
Bisericile, parohiile și municipalitățile depind în mare măsură de utilizarea unei gestionări adecvate a datelor.
Iată cât de importante se acumulează zilnic documente în municipalități și asociații municipale:
Scrieri, facturi, proiecte, aplicații, cercetare, opinii ale experților și multe altele. Acestea nu numai că sosesc prin poștă, multe scrisori sosesc și prin e-mail.
Toate aceste documente trebuie să fie digitalizate dacă ajung pe suport de hârtie, necesită depunere structurată, atribuire de sarcini și fluxuri de lucru și trebuie să fie disponibile imediat la cerere.
Este foarte important ca termenele importante să fie respectate și să se ia măsuri legale pentru stocarea documentelor. PaperOffice DMS vă oferă o structură clară în documentele dumneavoastră și vă ajută să faceți față inundațiilor de informații.
Împreună cu sistemul digital de management al documentelor PaperOffice, procesele de lucru din cadrul bisericilor, parohiilor și municipalităților urmează să fie simplificate și să se economisească timp și costuri.
Cu un DMS comun, de exemplu, pot fi depuse e-mailuri scanate, pot fi salvate e-mailuri importante și documentele pot fi arhivate. În plus, diferiți utilizatori pot accesa și lucra la aceste documente.
Dacă documentele sunt disponibile în formă digitalizată, acestea nu trebuie întotdeauna să fie trimise prin e-mail împreună în vederea pregătirii sesiunilor presbiteriene și a altor întâlniri.
Cum să mergi fără hârtie?
PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp, duce la economii de costuri, cum ar fi eliminarea documentelor pe suport de hârtie, și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi chitanțe, contracte, note de livrare sau alte scrisori, prin gestionarea lor digital în PaperOffice în viitor .
Capturarea, procesarea, partajarea, căutarea și urmărirea documentelor devine foarte ușoară cu utilizarea PaperOffice.
Datorită accesului controlat, listelor de sarcini detaliate, precum și aprobărilor folosind fluxuri de lucru și notificări fiabile prin e-mail, angajații pot finaliza sarcinile atribuite în mod eficient, iar persoanele autorizate pot aproba sau refuza cu ușurință aprobarea.
Cu soluția software PaperOffice DMS, nu se mai pierd documente. Și indiferent unde vă aflați, puteți accesa documente importante în câteva secunde.
Desigur, lucrați întotdeauna cu sistemele noastre în conformitate cu legea și complet rezistent la audit.
Chitanțele, conturile și documentele similare nu mai trebuie trimise prin poștă între circumscripțiile bisericești și parohii. Poșta internă poate fi, de asemenea, trimisă digital în acest fel. Acest lucru economisește hârtie, costuri pentru stocarea suplimentară a datelor și excursii la arhive. Documentele pot fi furnizate cu cuvinte cheie (editor, subiect, stare, dată etc.) și apoi pot fi găsite mai ușor.
Gestionarea documentelor orientate spre proces
Gestionarea documentelor orientate spre proces asigură faptul că aceste documente rămân actualizate cu puțin efort. PaperOffice vă sprijină aici cu o sarcină extinsă și un modul de flux de lucru.
În acest fel, pot fi create anumite lanțuri de procese, iar procesele operaționale existente pot fi definite pe documente electronice și executate parțial automat.
Aceasta reprezintă optimizarea proceselor fără erori, deoarece sarcina nu numai că poate fi atribuită angajaților cu drepturi de utilizator specifice și perioade de finalizare, necesită eliberare digitală, ci și declanșează automat acțiuni suplimentare, cum ar fi notificările prin e-mail sau modificările stării documentului.
În acest fel, toate procesele de documente pot fi mapate.
PaperOffice nu face distincția între tipurile de documente, indiferent dacă aveți nevoie de ajutor în gestionarea contractelor, facturilor, brief-urilor și corespondenței prin e-mail: datorită sistemului de gestionare a documentelor PaperOffice, procesele anterioare din companii s-au digitalizat, făcându-le mai eficiente, mai transparente și semnificativ mai flexibile.
Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.
Astfel, contractele importante pot fi recunoscute și reziliate în timp util sau renegociate. Eliberarea documentelor cu semnătură digitală și notificare prin e-mail în loc de e-mail lent pe hârtie, e-mail nesigur contribuie la fidelizarea clienților.
Soluția: know-how dovedit
Nu are sens să folosiți imediat software-ul de management în practică? care nu numai că îndeplinește toate cerințele, dar este, de asemenea, ușor de învățat și ieftin?
PaperOffice DMS este soluția completă încercată și testată pentru munca digitală și, cu peste 20 de ani de experiență pe piață, unul dintre primii pionieri DMS.
Nu este vorba doar de structuri religioase sau sociale atunci când vorbim despre biserici și comunități. În multe domenii, ele sunt "viața socială" însăși. Aceasta include persoanele, adesea în muncă voluntară, care au grijă de alte persoane în circumstanțe dificile, de exemplu. Există, de asemenea, diverse sarcini, care sunt împărțite în îndatoriri pastorale, pe de o parte, și activități administrative, pe de altă parte.
Există o mare tradiție bisericească în Germania, la fel cum grija pentru comunitate asigură coeziunea locuitorilor satelor, dar și în orașe. Mai ales astăzi, în vremuri de izolare și anonimat din ce în ce mai mari, există puncte de contact pentru o mare varietate de preocupări în biserici și comunități. Desigur, latura foarte practică a unei biserici nu trebuie uitată.
Oficiul registrului, registrul populației, biroul de pașapoarte, școlile, grădinițele, transportul public, pompierii, zonele de dezvoltare, biroul de construcții rutiere, evacuarea apelor uzate și furnizarea de apă dulce și, uneori, și furnizarea de energie electrică.
Acestea sunt sarcinile obligatorii. Dar există, de asemenea, freestyle în fiecare comunitate. Acestea sunt, de exemplu, terenuri de sport, locuri de joacă pentru copii, muzee, cluburi pentru persoanele în vârstă și centre de tineret. Bisericile realizează botezuri, însoțesc oamenii în ultima lor călătorie și sunt, de asemenea, locația pentru marea nuntă în alb, care se bucură din nou de o mare popularitate. Acest lucru nu este de departe totul.
În multe dintre comunitățile politice și bisericești, software-ul de gestionare a documentelor, cum ar fi PaperOffice DMS, poate oferi un sprijin valoros în îndeplinirea sarcinilor. Acest lucru se referă la structurile supraordonate, precum și la cluburile, autoritățile și companiile implicate.
În primul rând, PaperOffice DMS este soluția practică pentru aducerea arhivelor analogice, fie a asociației locale a pompierilor, fie a arhivei bisericești cu botezuri, nunți și înmormântări, în era digitală. PaperOffice DMS este structurat în așa fel încât să fie respectate toate liniile directoare ale RGPD, Regulamentul general privind protecția datelor.
PaperOffice DMS creează beneficii clare pentru comunități, biserici și municipalități
Datorită tehnologiei sale excelente de baze de date și funcționării ușor de învățat, PaperOffice DMS poate fi utilizat ori de câte ori date precum documente sau fotografii nu sunt doar pe cale să fie salvate, ci și să fie aranjate cronologic, de exemplu, și să fie utilizate cu diverse filtre pentru a crea formulare sau statistici în mod automat.
Responsabil pentru acest lucru este inteligența artificială (AI) integrată în PaperOffice DMS cu numele pia destul de. Creează o mare varietate de șabloane din baza de date existentă și le umple cu date principale definite anterior. Acestea pot fi carduri de membru, scrisori de felicitare cu privire la o zi de naștere piatră de hotar, sau măști de date pentru inventarele în curs de desfășurare sau data cheie la utilități municipale.
Software-ul OCR integrat în PaperOffice DMS face distincția între un logo și un text normal. Facturile sau chitanțele pot fi găsite rapid în orice moment, de exemplu atunci când se cercetează, folosind o căutare OCR, asigurând astfel cea mai mare transparență și securitate juridică posibilă.
Arhivarea poate fi, de asemenea, efectuată astfel încât toate documentele ulterioare de la un expeditor să fie recunoscute și atribuite automat.
Argumente importante pentru includerea PaperOffice DMS în planificarea bugetară. În cele din urmă, PaperOffice DMS convinge, de asemenea, prin faptul că durabilitatea și protecția mediului sunt luate în considerare. Mai devreme sau mai târziu va avea loc conversia completă de la documente analogice la formular digital și apoi instituția publică, care va utiliza deja PaperOffice DMS, va fi bine pregătită.
Procesarea facturilor digitale este, de asemenea, avantajoasă pentru multe comunități și municipalități. Facturile primite pot fi automatizate datorită PaperOffice DMS și sunt transmise angajatului responsabil. Procesul de control și eliberare prin intermediul lansării digitale poate fi, de asemenea, gestionat prompt și eficient prin intermediul sistemului.
Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către consultantul fiscal sau invers.
Arhivare conformă cu revizia și în condiții de siguranță: PaperOffice DMS îndeplinește din punct de vedere tehnic cerințele legale ale GoBD, GDPdU și DSGVO
PaperOffice DMS permite conectarea altor software-uri, cum ar fi un ERP, și, desigur, transferul de documente de la Microsoft Office prin interfețe adecvate. PaperOffice DMS accelerează comunicarea.
Termenele limită și programările sunt monitorizate, iar acțiunile sunt declanșate automat în funcție de setarea dorită. Procesele de comandă pot fi automatizate și chiar modificările planificate pentru viitor pot fi introduse în așa fel încât să intre în vigoare la momentul dorit.
Datorită funcțiilor sale extinse, PaperOffice DMS poate fi clasificat cu siguranță în segmentul superior al managementului conținutului întreprinderii (ECM).
Un ECM include gestionarea generală a întregului conținut dintr-o organizație cu o ierarhie de acces corespunzătoare. PaperOffice DMS este capabil să salveze orice conținut în formă digitală, să-și schimbe conținutul și formatul și să-l pună la dispoziție.
PaperOffice DMS are toate funcțiile unui ECM și acest lucru într-un raport excelent preț-performanță, precum și o formă intuitivă de operare care face inutilă instruirea externă sau internă costisitoare. Mai degrabă, tutoriale video gratuite sunt disponibile pentru a te obișnui cu diferite meniuri. PaperOffice DMS poate deveni astfel linchpin organizațional în fiecare companie în comerț și producție și acest lucru aproape la viteza luminii.
Bisericile, comunitățile și municipalitățile beneficiază de gestionarea documentelor digitale
Cu PaperOffice DMS, cu toate acestea, există mult mai multe posibilități pentru comunități. De exemplu, gestionarea inventarului, inclusiv un inventar permanent sau o dată cheie. Baza pentru PaperOffice DMS sunt conturile de utilizator conectate în rețea. Stocarea datelor acestor conturi de utilizator este combinată în baza de date centrală. Documentele pot fi controlate printr-un AI cu algoritmi diferiți, care pot fi utilizați pentru a declanșa procese automatizate.
Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.
Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.
Cu ștampile digitale, documentele pot fi completate cu informații suplimentare și chiar pot controla fluxurile de lucru detaliate. La rândul său, funcția de activitate și flux de lucru asigură respectarea și finalizarea termenelor limită.
PaperOffice DMS este la fel de adaptabil ca există sarcini în parohii și biserici. Proiectele pot fi procesate în comun din diferite locații, utilizând funcția fluxului de lucru. Documentele în curs de procesare nu sunt blocate pentru alții, ci sunt salvate în versiunea respectivă cu o ștampilă de timp.
În cele din urmă, ultima versiune salvată, inclusiv toate modificările, este întotdeauna disponibilă.
FAQs
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Digitalizarea în comunități, biserici și municipii":
Cum pot accesa angajații PaperOffice?
Datorită arhitecturii descentralizate și moderne a programelor, PaperOffice poate fi utilizat pe aproape orice dispozitiv - de la PC-uri clasice la smartphone-uri / tablete la televizoare.
Ce se întâmplă cu datele dacă PaperOffice nu există?
Nu se va întâmpla, dar pentru a vă liniști: Puteți exporta datele ORICÂND, deoarece PaperOffice se bazează pe o structură de baze de date deschisă, vă puteți accesa datele în orice moment.
Subiect protecția datelor: Unde sunt stocate toate documentele?
PaperOffice va stoca toate documentele in-house cu criptare la nivel înalt, făcându-l imun la furtul de date, de exemplu, și depășind toate cerințele GDPR și GOBD.
Evitați greșelile: NU salvați niciodată datele într-un cloud terț!
PaperOffice poate fi adaptat exact la specificații?
Da, PaperOffice poate fi adaptat 100% la utilizarea preconizată pentru a asigura integrarea fără probleme în procesele și sistemele existente. Chiar și interfața programului poate fi complet proiectată și adaptată în mod liber.
Concluzie
PaperOffice DMS sprijină comunitățile, bisericile și municipalitățile și oferă interfețe adecvate pentru alte software-uri, conexiuni API și pot fi extinse în orice moment în funcție de dorințele dvs. Software-ul este ușor de învățat și poate fi ușor integrat în practica de zi cu zi, fără a provoca absențe în scopuri de formare.
PaperOffice DMS recomandă utilizarea unui NAS (stocare de date acceptată de rețea) cu o funcție de backup, astfel încât datele importante să nu fie nici pierdute, nici spionate în cloud-uri terțe.
În cele din urmă, PaperOffice DMS impresionează printr-un raport preț-performanță foarte bun și un know-how imens prin peste 20 de ani de experiență practică.