Automatizarea proceselor de afaceri pentru industria de grădinărit și amenajare a teritoriului
PaperOffice DMS pentru grădinărit și amenajare a teritoriului permite un flux lin de informații datorită digitalizării și automatizării proceselor de afaceri.
Sfaturi de profesionist
Documentele scrise, contractele, proiectele, facturile, notele de livrare și multe altele sunt înlocuite cu documente electronice datorită digitalizării, optimizând astfel la maximum toate procesele de lucru.IA integrată permite ca procesele de afaceri să fie în mare parte automatizate, accelerând procesele și sporind succesul și satisfacția.
Digitalizarea în industria de grădinărit și amenajare a teritoriului
Companiile de grădinărit și amenajare a teritoriului beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unui management adecvat al datelor, deoarece primesc documente pe suport de hârtie în fiecare zi.
Acesta este modul în care companiile de grădinărit și amenajare a teritoriului acumulează zilnic documente importante:
Scrieri, schițe, schițe, scrisori externe, cercetări, opinii ale experților și multe altele. Acestea nu numai că sosesc prin poștă, multe scrisori sosesc și prin e-mail.
Toate aceste documente trebuie să fie digitalizate dacă ajung pe suport de hârtie, necesită depunere structurată, atribuire de sarcini și fluxuri de lucru și trebuie să fie disponibile imediat la cerere.
Este foarte important ca termenele importante să fie respectate și să se ia măsuri legale pentru stocarea documentelor. PaperOffice DMS vă oferă o structură clară în documentele dumneavoastră și vă ajută să faceți față inundațiilor de informații.
PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi contractele sau scrisorile, gestionându-le digital în PaperOffice în viitor.
Soluțiile de management al documentelor sunt importante în fiecare industrie, pentru companiile din industria de grădinărit și amenajare a teritoriului, consecințele unei decizii greșite în gestionarea documentelor pot fi fatale. Prescripțiile incorecte, rezultatele incorecte ale testelor sau inserțiile de pachete învechite pot duce la riscuri pentru sănătate. Interogarea incorectă a datelor în timpul unui audit poate duce, de asemenea, la eșecul sau pierderea certificării.
Deci, există multe lucruri de luat în considerare în industria farmaceutică pentru un nivel optim de management al calității și de securitate a informațiilor.
În industria de grădinărit și amenajare a teritoriului, o mulțime de hârtie este folosit în fiecare zi. Pe de o parte, deoarece procesele sunt destul de complexe, acest lucru duce la munți mari de hârtie, cantități uriașe de date, dar și la un proces lung de căutare.
Împreună cu o companie de consultanță independentă de producător, valoarea anuală a documentelor suplimentare a fost calculată la până la zece milioane de euro (începând cu 2020).
Cu o investiție medie de timp de cinci minute pentru menținerea structurii și depunerii dosarelor, zece căutări pe angajat pe săptămână și zece minute pentru fiecare căutare, acest lucru a dus la costuri de cercetare de până la două milioane de euro pe an.
De ce software-ul de gestionare a documentelor este soluția perfectă?
Sistemul de management al documentelor PaperOffice aduce organizarea și protecția datelor sub o singură capotă. Sistemul inovator oferă instrumente simplificate de căutare și recuperare care reduc timpul de răspuns și asigură că documentele nu sunt niciodată pierdute, ceea ce reprezintă întotdeauna o satisfacție pentru întreprinderi.
PaperOffice nu face distincția între tipurile de documente, indiferent dacă aveți nevoie de ajutor în gestionarea contractelor, memoriilor, facturării și corespondenței prin e-mail: datorită sistemului de gestionare a documentelor PaperOffice, procesele anterioare sunt convertite în compania dvs.
Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.
Datorită IA integrată, se declanșează reguli automate. Acest AI sortează automat documentele în foldere precum "Factură" și "Note de livrare", stochează cuvintele cheie corespunzătoare și declanșează fluxul de lucru digital stocat pentru tipul de document respectiv.
Cum să mergi fără hârtie?
PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp, duce la economii de costuri, cum ar fi eliminarea documentelor pe suport de hârtie, și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi chitanțe, contracte, note de livrare sau alte scrisori, prin gestionarea lor digital în PaperOffice în viitor .
Capturarea, procesarea, partajarea, căutarea și urmărirea documentelor devine foarte ușoară cu utilizarea PaperOffice.
Datorită accesului controlat, listelor de sarcini detaliate, precum și aprobărilor folosind fluxuri de lucru și notificări fiabile prin e-mail, angajații pot finaliza sarcinile atribuite în mod eficient, iar persoanele autorizate pot aproba sau refuza cu ușurință aprobarea.
Cu soluția software PaperOffice DMS, nu se mai pierd documente. Și indiferent unde vă aflați, puteți accesa documente importante în câteva secunde.
Desigur, lucrați întotdeauna cu sistemul de management al documentelor în conformitate cu legea și complet rezistent la audit.
Chitanțele, declarațiile și documentele similare nu mai trebuie trimise prin poștă. Poșta internă poate fi, de asemenea, trimisă digital în acest fel. Acest lucru economisește hârtie, costuri pentru stocarea suplimentară a datelor și excursii la arhive. Documentele pot fi furnizate cu cuvinte cheie (editor, subiect, stare, dată etc.) și apoi pot fi găsite mai ușor.
Gestionarea documentelor orientate spre proces
Gestionarea documentelor orientate spre proces asigură faptul că aceste documente rămân actualizate cu puțin efort. PaperOffice vă sprijină aici cu o sarcină extinsă și un modul de flux de lucru.
În acest fel, pot fi create anumite lanțuri de procese, iar procesele operaționale existente pot fi definite pe documente electronice și executate parțial automat.
Aceasta reprezintă optimizarea proceselor fără erori, deoarece sarcina nu numai că poate fi atribuită angajaților cu drepturi de utilizator specifice și perioade de finalizare, necesită aprobare digitală, ci și declanșează automat acțiuni suplimentare, cum ar fi notificări prin e-mail sau modificări ale stării documentului.
În acest fel, toate procesele de documente pot fi mapate.
Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.
Astfel, contractele importante pot fi recunoscute și reziliate în timp util sau renegociate. Eliberarea documentelor cu semnătură digitală și notificare prin e-mail în loc de e-mail lent pe hârtie, e-mail nesigur contribuie la fidelizarea clienților.
Soluția: know-how dovedit
Nu are sens să folosiți imediat software-ul de management în practică? care nu numai că îndeplinește toate cerințele, dar este, de asemenea, ușor de învățat și ieftin?
PaperOffice DMS este soluția completă încercată și testată pentru munca digitală și, cu peste 20 de ani de experiență pe piață, unul dintre primii pionieri DMS.
Câștig de timp pentru lucruri importante, economii de costuri prin eliminarea arhivelor de hârtie, îmbunătățirea serviciului prin capacitatea de a furniza informații rapid și arhivarea digitală și de audit a volumului documentului - acest lucru este garantat de PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS este software-ul potrivit, deoarece vine cu tot ceea ce are nevoie industria de grădinărit și amenajare a teritoriului, cum ar fi:
- Stocarea documentelor în toate formatele digitale în conformitate cu principiile GDPR
- Funcții pentru trimiterea și retrimiterea documentelor întârziate care necesită acțiune
- O funcție de stocare a datelor cu auto-învățare cu etichetare și motor de căutare intern
- Atribuirea automată a documentelor nou adăugate în folderul corect
- Crearea simplă a bazei de date și conexiunea la baza de date, inclusiv masca personalizabilă individual
- Crearea automată a șabloanelor pentru procese și operațiuni repetitive
Desigur, PaperOffice DMS permite migrarea și integrarea datelor digitale existente din soluțiile software existente. În același timp, PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem și le poate digitaliza folosind scanere, dar și înregistrări de pe telefoanele mobile, prin care textele sunt convertite în scris folosind OCR și pot fi modificate în programele Office. Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.
Securitatea datelor este o problemă extrem de importantă, în special în industria de grădinărit și amenajare a teritoriului. De aceea, PaperOffice DMS funcționează cu un cod de criptare pe 1024 de biți, dar nu numai asta.
Toate datele sunt convertite în propriul format care este independent de sistemul de operare. Ca urmare, hackerii și extortioniștii trebuie mai întâi să spargă firewall-ul sistemului de operare, apoi criptarea și în cele din urmă formatul străin, ceea ce nu sa întâmplat până acum. PaperOffice DMS are un sistem foarte eficient de gestionare a parolelor, astfel încât, în cele din urmă, ființa umană, care trebuie considerată ca fiind cel mai mare punct slab al fiecărui computer, nu poate provoca daune.
Toate datele digitale sunt criptate în PaperOffice DMS cu 1024 biți și formatul este convertit. Acest lucru duce la obstacole atât de mari pentru hackeri și spioni, încât toți au eșuat cu PaperOffice DMS până acum. În același timp, un sistem ierarhic de gestionare a parolelor împiedică pe toată lumea să aibă acces la orice.
Argumente importante pentru includerea PaperOffice DMS în planificarea bugetară. În cele din urmă, PaperOffice DMS convinge, de asemenea, prin faptul că durabilitatea și protecția mediului sunt luate în considerare. Mai devreme sau mai târziu va avea loc conversia completă de la documente analogice la formular digital și apoi instituția publică, care va utiliza deja PaperOffice DMS, va fi bine pregătită.
Procesarea digitală a facturilor este, de asemenea, un avantaj pentru multe companii din industria de grădinărit și amenajare a teritoriului. Facturile primite pot fi automatizate datorită PaperOffice DMS și sunt transmise angajatului responsabil. Procesul de control și eliberare prin intermediul lansării digitale poate fi, de asemenea, gestionat prompt și eficient prin intermediul sistemului.
Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către consultantul fiscal sau invers.
Arhivare conformă cu revizia și în condiții de siguranță: PaperOffice DMS îndeplinește din punct de vedere tehnic cerințele legale ale GoBD, GDPdU și DSGVO
PaperOffice DMS permite conectarea altor software-uri, cum ar fi un ERP, și, desigur, transferul de documente de la Microsoft Office prin interfețe adecvate. PaperOffice DMS accelerează comunicarea.
Termenele limită și programările sunt monitorizate, iar acțiunile sunt declanșate automat în funcție de setarea dorită. Procesele de comandă pot fi automatizate și chiar modificările planificate pentru viitor pot fi introduse în așa fel încât să intre în vigoare la momentul dorit.
Datorită funcțiilor sale extinse, PaperOffice DMS poate fi clasificat cu siguranță în segmentul superior al managementului conținutului întreprinderii (ECM).
Un ECM include gestionarea generală a întregului conținut dintr-o organizație cu o ierarhie de acces corespunzătoare. PaperOffice DMS este capabil să salveze orice conținut în formă digitală, să-și schimbe conținutul și formatul și să-l pună la dispoziție.
PaperOffice DMS are toate funcțiile unui ECM și acest lucru într-un raport excelent preț-performanță, precum și o formă intuitivă de operare care face inutilă instruirea externă sau internă costisitoare. Mai degrabă, tutoriale video gratuite sunt disponibile pentru a te obișnui cu diferite meniuri. PaperOffice DMS poate deveni hub-ul organizațional în fiecare companie și acest lucru aproape la viteza luminii.
Companiile din industria de grădinărit și amenajare a teritoriului beneficiază de gestionarea documentelor digitale
38% din toate companiile chestionate pur și simplu nu au timp să-și digitalizeze procesele. Vă recomandăm o procedură care începe cu procesul de bază, scanarea documentelor analogice în același timp cu procesarea acestora. În acest fel, grupul de persoane care lucrează cu copiatorul în fiecare zi ar putea fi, de asemenea, instruit, pe cât posibil, să scaneze arhiva puțin câte puțin.
Datorită recunoașterii automate a documentelor cu caracteristici consecvente, PaperOffice DMS poate atribui întotdeauna toate documentele scanate locației corecte de stocare din memoria digitală. Este logic să începeți scanarea arhivei cu cele mai recente intrări pentru a reduce și mai mult dimensiunea arhivei analogice pe măsură ce perioadele de păstrare expiră. În plus, avem multe ghiduri despre cum să realizăm un birou fără hârtie datorită scanerului.
PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem prin intermediul scanerului și le poate digitaliza, prin care textele sunt convertite în fonturi folosind OCR, care pot fi modificate în programele Office. Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.
Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.
Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.
Cu ștampile digitale, documentele pot fi completate cu informații suplimentare și chiar pot controla fluxurile de lucru detaliate. La rândul său, funcția de activitate și flux de lucru asigură respectarea și finalizarea termenelor limită.
Mecanismele de evaluare disponibile, controlate de IA integrată în PaperOffice DMS, permit evaluări și anchete statistice ale fluxurilor de materiale care apar în companie.
PaperOffice DMS, cu numeroasele sale instrumente de management, este software-ul ideal pentru industria de grădinărit și amenajare a teritoriului, care permite atât accesul sigur, cât și fulgerător la toate datele necesare pentru cea mai bună consiliere posibilă a clienților. În același timp, PaperOffice DMS poate fi utilizat pentru a gestiona toate problemele care apar altfel în operațiunile de afaceri.
Pentru a nu exista doar varietate în gestionarea documentelor și protecția datelor, PaperOffice DMS recomandă utilizarea unei rețele interne de stocare (NAS) cu funcție de backup, ceea ce reduce probabilitatea unei pierderi totale la minimum și, în același timp, reprezintă un cloud intern care, spre deosebire de cloud-urile de la furnizorii externi, protejează cu adevărat împotriva accesului nedorit al organismelor guvernamentale sau neguvernamentale.
FAQs
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Digitalizare pentru industria de grădinărit și amenajare a teritoriului":
Cum pot accesa angajații PaperOffice?
Datorită arhitecturii descentralizate și moderne a programelor, PaperOffice poate fi utilizat pe aproape orice dispozitiv - de la PC-uri clasice la smartphone-uri / tablete la televizoare.
Ce se întâmplă cu datele dacă PaperOffice nu există?
Nu se va întâmpla, dar pentru a vă liniști: Puteți exporta datele ORICÂND, deoarece PaperOffice se bazează pe o structură de baze de date deschisă, vă puteți accesa datele în orice moment.
Subiect protecția datelor: Unde sunt stocate toate documentele?
PaperOffice va stoca toate documentele in-house cu criptare la nivel înalt, făcându-l imun la furtul de date, de exemplu, și depășind toate cerințele GDPR și GOBD.
Evitați greșelile: NU salvați niciodată datele într-un cloud terț!
PaperOffice poate fi adaptat exact la specificații?
Da, PaperOffice poate fi adaptat 100% la utilizarea preconizată pentru a asigura integrarea fără probleme în procesele și sistemele existente. Chiar și interfața programului poate fi complet proiectată și adaptată în mod liber.
Concluzie
PaperOffice DMS sprijină digitalizarea în industria de grădinărit și amenajare a teritoriului și oferă interfețe adecvate pentru alte software-uri, conexiuni API și pot fi extinse în orice moment în funcție de dorințele dvs. Software-ul este ușor de învățat și poate fi ușor integrat în practica de zi cu zi, fără a provoca absențe în scopuri de formare.
PaperOffice DMS recomandă utilizarea unui NAS (stocare de date acceptată de rețea) cu o funcție de backup, astfel încât datele importante să nu fie nici pierdute, nici spionate în cloud-uri terțe.
În cele din urmă, PaperOffice DMS impresionează printr-un raport preț-performanță foarte bun și un know-how imens prin peste 20 de ani de experiență practică.