Cele mai mari oferte de reducere posibile
Exclusivități insider
Upgradări bonus gratuite
Cele mai mari oferte de reducere posibile
Exclusivități insider
Upgradări bonus gratuite
Prietenie-încredere-cuvânt de onoare
Nu vom împărtăşi niciodată adresa dvs de email altora și fiecare email va conține un link de dezabonare cu un singur clic.
Sector
Industrie și comerț
Regiune
Langenberg, Renania de Nord-Westfalia, Germania
Departamente
Vânzări
Contabilitate
Sector
Industrie și comerț
Regiune
Langenberg, Renania de Nord-Westfalia, Germania
Departamente
Vânzări
Contabilitate
Dl Stephan Reichel, Director General al K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Sfaturi de profesionist
Sector
Industrie și comerț
Regiune
Langenberg, Renania de Nord-Westfalia, Germania
Departamente
Vânzări
Contabilitate
În calitate de producător de grătare, sistemele de grătar K60 au o mulțime de documente importante de gestionat:
Note de livrare, facturi, contracte, schițe sau planuri și multe altele.
Multe anchete vin prin e-mail și sunt tipărite, ceea ce înseamnă o cantitate enormă de hârtie de-a lungul anului. Comenzile sunt întotdeauna tipărite cu datele furnizorului și apoi stocate la raft împreună cu factura după livrare.
Acest proces complet înseamnă o cantitate extraordinară de hârtie și, desigur, o lipsă de spațiu.
Pentru a face căutarea mai ușoară și mai eficientă și pentru a minimiza potopul de hârtie, K60 Gitterrostsysteme a planificat să digitalizeze documentația și să încorporeze conținutul în baza de date internă a arhivei - compania căuta un sistem adecvat de gestionare a documentelor.
Prelucrarea manuală a devenit prea consumatoare de timp în timp, motiv pentru care s-a căutat arhivarea automată și extragerea informațiilor.
Cea mai mare provocare pentru companie a fost de a face informațiile ușor accesibile și, mai presus de toate, utilizabile pentru mai mulți angajați și grupuri de angajați și grupuri de oameni (angajați, parteneri de afaceri, clienți, cetățeni).
Obiectivul companiei a fost de a digitaliza documentele pe suport de hârtie existente, de a aduce optimizarea proceselor și controlul fluxului de lucru asupra tuturor documentelor de intrare și ieșire, de a automatiza o mare parte a proceselor din fundal și, astfel, de a optimiza procesul.
În trecut, informațiile erau stocate doar pe suport de hârtie, dar astăzi există o varietate de surse de informații și documente în multe organizații: e-mailurile, formularele, schițele sunt la fel de mult o parte din acest lucru ca facturile electronice și chitanțele pe suport de hârtie, scrisorile, notele de livrare, contractele etc.
Întregul potop de informații a devenit mai inconsecvent. Prin urmare, cea mai importantă sarcină este de a aduce unitățile analogice și digitale împreună. Documentele care există pe suport de hârtie trebuie digitalizate și aduse împreună cu alte informații, cum ar fi e-mailurile asociate.
Studiul de caz, care a fost realizat împreună cu sistemul de management al documentelor PaperOffice, a avut ca obiectiv minimizarea consumului de hârtie pentru a economisi costuri și spațiu de depozitare.
În plus, a fost foarte important să se găsească o soluție pentru a arhiva toate documentele unui proces de fabricație împreună, astfel încât să se poată face informații imediate despre documentele / comenzile legate de proiect.
La fel ca și arhivarea automată a documentelor și a e-mailurilor primite, care ar trebui să arhiveze documentele în folderele corespunzătoare în conformitate cu anumite criterii specificate și să declanșeze fluxuri de lucru suplimentare, cum ar fi atribuirea către funcționarul respectiv.
Un alt obiectiv a fost acela de a putea căuta rapid documente de la colegii din rețea.
reamintește dl Stephan Reichel, directorul general al K60 Gitterrostsysteme.
Dl Reichel, Managing Director al K60 Gitterrostsysteme, a examinat mai întâi diverse oferte de software în legătură cu gestionarea documentelor și, în cele din urmă, a decis să testeze mai întâi PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS oferă exact condițiile pe care domnul Reichel le căuta. Acestea includ:
1. Solutie pentru baza de date centrala interna pe care se bazeaza sistemul de management al documentelor. Datele nu trebuie salvate pe un computer cu un singur utilizator.Un depozit central accesibil întregului personal administrativ.
I-a fost clar domnului Stephan Reichel încă de la început că nu există nicio cale de digitalizare a companiei sale:
2. Gestionarea și automatizarea sarcinilor administrative. Software-ul trebuie să permită distribuirea sarcinilor în rețea și efectuarea prelucrării acestora de către funcționarul respectiv.
Autorizarea digitală a utilizatorului și confirmarea parolei incluse.
În același timp, toți angajații în cauză sunt informați cu privire la starea de prelucrare. Stocarea versiunilor face posibilă urmărirea etapelor de procesare care au fost efectuate când și de către cine.
3. Recuperarea și economiile de timp. S-a căutat o modalitate mai simplă de a digitaliza documentele analogice și de a le face ușor de găsit atunci când este necesar.
4. Fuzionarea documentelor/comenzilor legate de proiect. Software-ul ar trebui să fie capabil să salveze documentele legate de proces împreună sau să permită linkuri între ele.
Toate documentele pentru tranzacția de afaceri, cum ar fi un proces de achiziție sau o instalare cu nota de livrare corespunzătoare, factura, schițele, planurile și orice reclamații cu privire la defecte, ar trebui să fie gestionate la nivel central.
În acest fel, notele de livrare, facturile și tot ceea ce aparține procesului de afaceri sunt salvate într-un folder sau subfolder. Autorizațiile de acces pot fi atribuite pentru fiecare dosar, fie pentru grupuri de angajați, fie pentru angajați individuali.
În plus, hyperlinkurile către folder pot fi create și trimise angajaților.
În acest fel, angajații autorizați și partenerii de cooperare îl pot accesa de oriunde, în orice moment. Datorită controlului versiunii, inițiatorul și timpul fiecărei modificări individuale a documentului pot fi urmărite în mod transparent: interogările sunt clarificate rapid și erorile inutile sunt evitate.
PaperOffice are, de asemenea, o reprezentare virtuală a documentelor în alte foldere. În acest fel, documentul (documentele) poate fi afișat(e) practic în foldere diferite, fără ca documentul original să fie duplicat. Această funcție este foarte utilă dacă, de exemplu, un document ar trebui să apară în diferite proiecte, dar nu doriți să duplicați documentul.
Posibilitatea de a accesa informații din perspective diferite asigură un nivel mai ridicat de claritate pentru toți participanții la proiect și îmbunătățește capacitatea angajaților de a furniza informații.
PaperOffice DMS a îndeplinit toate criteriile necesare.
Datorită digitalizării PaperOffice, K60 Grating Systems a fost deja în măsură să:
Disponibilitatea mai ușoară și mai rapidă a datelor și documentelor schimbă procesele companiei în mod fundamental și permanent. Cunoștințele administrative sunt acum organizate transparent și disponibile la momentul potrivit.
În acest sens, baza pentru digitalizarea tuturor proceselor bazate pe documente este pusă cu PaperOffice DMS.
În plus față de procesul de arhivare generală:
Garantat.
PaperOffice DMS hărți astăzi întregul flux de lucru digital.
Pentru moment, toate documentele de livrare și factură sunt înregistrate cu scanere puternice, PaperOffice recunoaște automat datele de contact și stochează documentele în consecință în arhiva electronică.
Angajații pot accesa apoi documentele printr-o interfață simplă cu utilizatorul și introducând diverși termeni de căutare - este disponibilă și o căutare text complet.
Datorită utilizării consecvente a DMS, producătorul de grătar a reușit să reducă semnificativ timpul de procesare necesar pentru o factură și, în același timp, numărul de creanțe restante a scăzut semnificativ.
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Producător de grătare
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Ce sfaturi le-ați da viitorilor utilizatori PaperOffice?
Niciodată nu este prea devreme sau prea târziu să ne ocupăm de subiectul digitalizării.
Cel mai important lucru este să vă faceți o idee despre software, dar și despre compania în sine. A fost important să nu ne simțim obligați să achiziționăm software-ul sau să ne înscriem pentru orice pachete de servicii și asistență.
Chiar înainte de a achiziționa PaperOffice DMS, am vorbit cu toate departamentele companiei și nu ne-am simțit niciodată tratați prost. Dimpotrivă: PaperOffice are o echipă frumoasă, amabilă și competentă.
Pentru noi, ca instituție publică, procesul devine din ce în ce mai complicat și implică multă birocrație. Prin urmare, încrederea în sistem și în software-ul a fost foarte importantă. Desigur, a fost, de asemenea, foarte important ca software-ul a fost ușor de înțeles.
Cui i-ai recomanda PaperOffice?
Vom recomanda PaperOffice tuturor celorlalte companii care ar dori să digitalizeze și să automatizeze.
Ce vă place în mod special despre PaperOffice?
Suntem foarte mulțumiți de tot.
PaperOffice este un sistem ușor, dar puternic de gestionare a documentelor.
Funcțiile care par lipsite de sens la început, cum ar fi citirea automată a conținutului documentului, se dovedesc a fi cele mai importante funcții pe care nu doriți să le mai pierdeți pe o perioadă mai lungă de timp.
"Obținerea de rezultate cronologice super rapid pentru situațiile financiare anuale și stocuri pentru a determina cel mai mic preț de achiziție pentru fiecare element în parte. Ceea ce obișnuia să dureze zile se poate face acum în ore!"
Lars R. Ludewig
proprietar și director general al ViaCreative Zahntechnik GmbH
