Producător de grătare
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Dl Stephan Reichel, Director General al K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Poziția de pornire
În calitate de producător de grătare, sistemele de grătar K60 au o mulțime de documente importante de gestionat:
Note de livrare, facturi, contracte, schițe sau planuri și multe altele.
Multe anchete vin prin e-mail și sunt tipărite, ceea ce înseamnă o cantitate enormă de hârtie de-a lungul anului. Comenzile sunt întotdeauna tipărite cu datele furnizorului și apoi stocate la raft împreună cu factura după livrare.
Acest proces complet înseamnă o cantitate extraordinară de hârtie și, desigur, o lipsă de spațiu.
Pentru a face căutarea mai ușoară și mai eficientă și pentru a minimiza potopul de hârtie, K60 Gitterrostsysteme a planificat să digitalizeze documentația și să încorporeze conținutul în baza de date internă a arhivei - compania căuta un sistem adecvat de gestionare a documentelor.
Prelucrarea manuală a devenit prea consumatoare de timp în timp, motiv pentru care s-a căutat arhivarea automată și extragerea informațiilor.
Cea mai mare provocare pentru companie a fost de a face informațiile ușor accesibile și, mai presus de toate, utilizabile pentru mai mulți angajați și grupuri de angajați și grupuri de oameni (angajați, parteneri de afaceri, clienți, cetățeni).
Obiectivul companiei a fost de a digitaliza documentele pe suport de hârtie existente, de a aduce optimizarea proceselor și controlul fluxului de lucru asupra tuturor documentelor de intrare și ieșire, de a automatiza o mare parte a proceselor din fundal și, astfel, de a optimiza procesul.
Probleme și activități existente
În trecut, informațiile erau stocate doar pe suport de hârtie, dar astăzi există o varietate de surse de informații și documente în multe organizații: e-mailurile, formularele, schițele sunt la fel de mult o parte din acest lucru ca facturile electronice și chitanțele pe suport de hârtie, scrisorile, notele de livrare, contractele etc.
Întregul potop de informații a devenit mai inconsecvent. Prin urmare, cea mai importantă sarcină este de a aduce unitățile analogice și digitale împreună. Documentele care există pe suport de hârtie trebuie digitalizate și aduse împreună cu alte informații, cum ar fi e-mailurile asociate.
Studiul de caz, care a fost realizat împreună cu sistemul de management al documentelor PaperOffice, a avut ca obiectiv minimizarea consumului de hârtie pentru a economisi costuri și spațiu de depozitare.
În plus, a fost foarte important să se găsească o soluție pentru a arhiva toate documentele unui proces de fabricație împreună, astfel încât să se poată face informații imediate despre documentele / comenzile legate de proiect.
La fel ca și arhivarea automată a documentelor și a e-mailurilor primite, care ar trebui să arhiveze documentele în folderele corespunzătoare în conformitate cu anumite criterii specificate și să declanșeze fluxuri de lucru suplimentare, cum ar fi atribuirea către funcționarul respectiv.
Un alt obiectiv a fost acela de a putea căuta rapid documente de la colegii din rețea.
"Am avut costuri de stocare evitabile prin stocarea documentelor în dosare. În plus, căutarea documentelor a fost consumatoare de timp",
reamintește dl Stephan Reichel, directorul general al K60 Gitterrostsysteme.
"Tocmai am mutat de lucru înainte și acum avem un început de cap."
De ce K60 Gitterrostsysteme a ales PaperOffice DMS
Dl Reichel, Managing Director al K60 Gitterrostsysteme, a examinat mai întâi diverse oferte de software în legătură cu gestionarea documentelor și, în cele din urmă, a decis să testeze mai întâi PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS oferă exact condițiile pe care domnul Reichel le căuta. Acestea includ:
1. Solutie pentru baza de date centrala interna pe care se bazeaza sistemul de management al documentelor. Datele nu trebuie salvate pe un computer cu un singur utilizator.Soluția: A fost creat un server dedicat MAX cu performanțe maxime pentru sistemele de grătar K60, pe care a fost construită baza de date. Acest lucru a permis accesul central și ușor la toate aceste documente relevante și capacitatea mai multor părți de a colabora la același document.
Un depozit central accesibil întregului personal administrativ.
I-a fost clar domnului Stephan Reichel încă de la început că nu există nicio cale de digitalizare a companiei sale:
"Multă vreme am fost conștientă că nu există nicio cale de digitalizare, dar am rezistat mult timp. Schimbările în procesele companiei sunt de obicei împinse din ce în ce mai departe în depărtare, cum ar fi mersul la dentist. După ce integrarea sistemului de management al documentelor a fost realizată, pot spune cu siguranță că ar fi trebuit să o fac mult mai devreme."
2. Gestionarea și automatizarea sarcinilor administrative. Software-ul trebuie să permită distribuirea sarcinilor în rețea și efectuarea prelucrării acestora de către funcționarul respectiv.
Soluția: PaperOffice DMS are o funcție cuprinzătoare de flux de lucru care permite trimiterea de memento-uri, mesaje și informații către și de la orice computer conectat la un grup de angajați determinat anterior .
Autorizarea digitală a utilizatorului și confirmarea parolei incluse.
În același timp, toți angajații în cauză sunt informați cu privire la starea de prelucrare. Stocarea versiunilor face posibilă urmărirea etapelor de procesare care au fost efectuate când și de către cine.
"Deja la prima întâlnire cu PaperOffice observați cei 20 de ani de experiență PaperOffice în domeniul gestionării documentelor."
3. Recuperarea și economiile de timp. S-a căutat o modalitate mai simplă de a digitaliza documentele analogice și de a le face ușor de găsit atunci când este necesar.
Soluția: Este segmentul de bază al PaperOffice DMS, digitalizarea documentelor analogice. Tot ce ai nevoie este un scaner cu o interfață la computer și PaperOffice DMS. Documentele nu sunt doar scanate. Dacă este necesar, acestea sunt convertite în text editabil de către software-ul OCR integrat și salvate automat corect.
4. Fuzionarea documentelor/comenzilor legate de proiect. Software-ul ar trebui să fie capabil să salveze documentele legate de proces împreună sau să permită linkuri între ele.
Toate documentele pentru tranzacția de afaceri, cum ar fi un proces de achiziție sau o instalare cu nota de livrare corespunzătoare, factura, schițele, planurile și orice reclamații cu privire la defecte, ar trebui să fie gestionate la nivel central.
Soluția: PaperOffice are foldere digitale în care toate documentele unui proces de producție pot fi stocate într-un folder digital. Structura folderului, formată dintr-un folder principal și subfoldere, asigură o imagine de ansamblu optimă.
În acest fel, notele de livrare, facturile și tot ceea ce aparține procesului de afaceri sunt salvate într-un folder sau subfolder. Autorizațiile de acces pot fi atribuite pentru fiecare dosar, fie pentru grupuri de angajați, fie pentru angajați individuali.
În plus, hyperlinkurile către folder pot fi create și trimise angajaților.
În acest fel, angajații autorizați și partenerii de cooperare îl pot accesa de oriunde, în orice moment. Datorită controlului versiunii, inițiatorul și timpul fiecărei modificări individuale a documentului pot fi urmărite în mod transparent: interogările sunt clarificate rapid și erorile inutile sunt evitate.
"Subiectul digitalizării devine din ce în ce mai vizibil în industria grătarelor. Acest lucru se aplică, de exemplu, listelor noastre de piese sau planurilor, desenelor și configuratorilor noștri. După introducerea PaperOffice DMS, efortul manual ar putea fi redus. Acum suntem pionieri ca producător de grătare digitale."
PaperOffice are, de asemenea, o reprezentare virtuală a documentelor în alte foldere. În acest fel, documentul (documentele) poate fi afișat(e) practic în foldere diferite, fără ca documentul original să fie duplicat. Această funcție este foarte utilă dacă, de exemplu, un document ar trebui să apară în diferite proiecte, dar nu doriți să duplicați documentul.
Posibilitatea de a accesa informații din perspective diferite asigură un nivel mai ridicat de claritate pentru toți participanții la proiect și îmbunătățește capacitatea angajaților de a furniza informații.
PaperOffice DMS a îndeplinit toate criteriile necesare.
Beneficii prin digitalizare cu PaperOffice
Datorită digitalizării PaperOffice, K60 Grating Systems a fost deja în măsură să:
- Economisiți timp și resurse
- Acces facil la documente
- Disponibilitatea documentelor pentru fiecare angajat autorizat
- Furnizați o depunere clară
Disponibilitatea mai ușoară și mai rapidă a datelor și documentelor schimbă procesele companiei în mod fundamental și permanent. Cunoștințele administrative sunt acum organizate transparent și disponibile la momentul potrivit.
În acest sens, baza pentru digitalizarea tuturor proceselor bazate pe documente este pusă cu PaperOffice DMS.
În plus față de procesul de arhivare generală:
- Arhivare rezistentă la revizie
- Optimizarea proceselor organizaționale
- O mai bună organizare a documentației
- Căutare mai rapidă a documentelor
- Comunicare simplificată și rezolvarea sarcinilor
Garantat.
Rezultatul final
PaperOffice DMS hărți astăzi întregul flux de lucru digital.
Pentru moment, toate documentele de livrare și factură sunt înregistrate cu scanere puternice, PaperOffice recunoaște automat datele de contact și stochează documentele în consecință în arhiva electronică.
Angajații pot accesa apoi documentele printr-o interfață simplă cu utilizatorul și introducând diverși termeni de căutare - este disponibilă și o căutare text complet.
Datorită utilizării consecvente a DMS, producătorul de grătar a reușit să reducă semnificativ timpul de procesare necesar pentru o factură și, în același timp, numărul de creanțe restante a scăzut semnificativ.
