Automatizarea proceselor de afaceri pentru furnizorii de servicii și distribuitorii de sisteme multifuncționale
PaperOffice DMS pentru furnizorii de servicii și comercianții cu amănuntul de sisteme multifuncționale permite un flux lin de informații datorită digitalizării și automatizării proceselor de afaceri.
Sfaturi de profesionist
Documentele scrise, contractele, proiectele, facturile, notele de livrare și multe altele sunt înlocuite cu documente electronice datorită digitalizării, optimizând astfel la maximum toate procesele de lucru.IA integrată permite ca procesele de afaceri să fie în mare parte automatizate, accelerând procesele și sporind succesul și satisfacția.
Digitalizarea la furnizorii de servicii și dealerii pentru copiatoare
Dealerii specializați pentru tehnologia de birou, soluțiile de imprimare și sistemele de birou beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unui management adecvat al datelor.
Tendința, precum și situația economică și situația concurențială se îndreaptă din ce în ce mai mult spre digitalizarea documentelor în loc să le păstreze exclusiv pe suport de hârtie.
Acesta este modul în care majoritatea dealerilor specializați pentru tehnologia de birou și soluțiile de imprimare generează zilnic documente importante:
Scrieri, contracte, note de livrare, ciorne, facturi ale furnizorilor și multe altele. Acestea nu numai că sosesc prin poștă, multe scrisori sosesc și prin e-mail.
Dar în niciun caz fiecare factură a furnizorului sau fiecare notă de livrare nu este disponibilă ca fișier de la început. În consecință, scanerele fiabile, de înaltă calitate și puternice și utilizarea soluției adecvate de gestionare a documentelor sunt esențiale pentru digitalizarea cu succes.
Este foarte important să se respecte termene importante și să se ia măsuri legale pentru stocarea documentelor. PaperOffice DMS vă oferă o structură clară în documentele dumneavoastră și vă ajută să faceți față inundațiilor de informații.
Industria tehnologiei de birou și a sistemelor de birou este cea care beneficiază de sistemul de management al documentelor PaperOffice sub forma unei soluții pentru domeniul digitalizării, dar și ca partener.
Pentru că ce mediu este mai bun decât un dispozitiv multifuncțional pentru a vă transforma documentele pe hârtie din analogic în digital?
Cu un DMS comun, de exemplu, pot fi depuse e-mailuri scanate, pot fi salvate e-mailuri importante și documentele pot fi arhivate. În plus, diferiți utilizatori pot accesa și lucra la aceste documente.
Cum să mergi fără hârtie?
PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp, duce la economii de costuri, cum ar fi eliminarea documentelor pe suport de hârtie, și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi chitanțe, contracte, note de livrare sau alte scrisori, prin gestionarea lor digital în PaperOffice în viitor .
Capturarea, procesarea, partajarea, căutarea și urmărirea documentelor devine foarte ușoară cu utilizarea PaperOffice.
Datorită accesului controlat, listelor de sarcini detaliate, precum și aprobărilor folosind fluxuri de lucru și notificări fiabile prin e-mail, angajații pot finaliza sarcinile atribuite în mod eficient, iar persoanele autorizate pot aproba sau refuza cu ușurință aprobarea.
Cu soluția software PaperOffice DMS, nu se mai pierd documente. Și indiferent unde vă aflați, puteți accesa documente importante în câteva secunde.
Desigur, lucrați întotdeauna cu sistemele noastre în conformitate cu legea și complet rezistent la audit.
Chitanțele, conturile și documentele similare nu mai trebuie trimise prin poștă între circumscripțiile bisericești și parohii. Poșta internă poate fi, de asemenea, trimisă digital în acest fel. Acest lucru economisește hârtie, costuri pentru stocarea suplimentară a datelor și excursii la arhive. Documentele pot fi furnizate cu cuvinte cheie (editor, subiect, stare, dată etc.) și apoi pot fi găsite mai ușor.
Gestionarea documentelor orientate spre proces
Gestionarea documentelor orientate spre proces asigură faptul că aceste documente rămân actualizate cu puțin efort. PaperOffice vă sprijină aici cu o sarcină extinsă și un modul de flux de lucru.
În acest fel, pot fi create anumite lanțuri de procese, iar procesele operaționale existente pot fi definite pe documente electronice și executate parțial automat.
Aceasta reprezintă optimizarea proceselor fără erori, deoarece sarcina nu numai că poate fi atribuită angajaților cu drepturi de utilizator specifice și perioade de finalizare, necesită aprobare digitală, ci și declanșează automat acțiuni suplimentare, cum ar fi notificări prin e-mail sau modificări ale stării documentului.
În acest fel, toate procesele de documente pot fi mapate.
PaperOffice nu face distincția între tipurile de documente, indiferent dacă aveți nevoie de ajutor în gestionarea contractelor, facturilor, brief-urilor și corespondenței prin e-mail: datorită sistemului de gestionare a documentelor PaperOffice, procesele anterioare din companii s-au digitalizat, făcându-le mai eficiente, mai transparente și semnificativ mai flexibile.
Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.
Astfel, contractele importante pot fi recunoscute și reziliate în timp util sau renegociate. Eliberarea documentelor cu semnătură digitală și notificare prin e-mail în loc de e-mail lent pe hârtie, e-mail nesigur contribuie la fidelizarea clienților.
Soluția: know-how dovedit
Nu are sens să folosiți imediat software-ul de management în practică? care nu numai că îndeplinește toate cerințele, dar este, de asemenea, ușor de învățat și ieftin?
PaperOffice DMS este soluția completă încercată și testată pentru munca digitală și, cu peste 20 de ani de experiență pe piață, unul dintre primii pionieri DMS.
Astăzi, în secolul 21, nu prea mai există mașini de copiat. Copiatorul a devenit un dispozitiv multifuncțional în companii, administrații și gospodării private. În plus față de funcția de copiator, dispozitivele sunt capabile să imprime și fax, să convertească conținutul digital direct în formă analogică prin interfața cu COMPUTERUL și, de asemenea, invers prin scanare.
Tocmai în această funcție copiatoarele vor avea cel mai mare potențial de utilizare acum, dar din ce în ce mai mult în viitorul apropiat. Scanarea și conversia informațiilor analogice în digitale.
Potrivit unui sondaj realizat de DIHK pe 3.500 de companii din 2020, gradul lor de digitalizare este, în medie, de aproximativ 50%. Toate companiile sunt conștiente de avantajele pe care digitalizarea le aduce cu ea. Companiile văd cele mai mari probleme în următoarele domenii:
- Complexitatea sistemelor și proceselor oferite
- Cost ridicat
- Riscuri de securitate
- Lipsa de timp
- Instruire extinsă
- Stocarea documentelor în toate formatele digitale în conformitate cu principiile GDPR
- Funcții pentru trimiterea și retrimiterea documentelor întârziate care necesită acțiune
- O funcție de stocare a datelor cu auto-învățare cu etichetare și motor de căutare intern
- Atribuirea automată a documentelor nou adăugate în folderul corect
- Crearea simplă a bazei de date și conexiunea la baza de date, inclusiv masca personalizabilă individual
- Crearea automată a șabloanelor pentru procese și operațiuni repetitive
Practic, toate companiile au cel puțin hardware-ul de bază, un copiator sau un dispozitiv multifuncțional cu scaner și unul sau mai multe PC-uri. Ceea ce este încă necesar este software-ul potrivit și poate fi găsit în PaperOffice DMS.
Cu PaperOffice DMS, navigarea în meniu este intuitivă și ușor de învățat. Meniurile de ajutor vă ghidează prin fiecare aplicație și, în același timp, sunt disponibile tutoriale video care explică anumite procese pas cu pas. Instruirea în afara locației pentru angajați nu este necesară, dar instruirea poate avea loc direct în companie, dacă se dorește.
PaperOffice DMS creează avantaje clare pentru dealerii și furnizorii de servicii de dispozitive multifuncționale
PaperOffice DMS este software-ul potrivit, deoarece include tot ceea ce dealerii specializați au nevoie pentru tehnologia de birou și soluțiile de imprimare, cum ar fi:
PaperOffice DMS are un raport preț-performanță foarte avantajos și acest lucru cu posibilitatea de a conecta până la 800 de terminale (stații de lucru de afișare).
Toate datele digitale sunt criptate în PaperOffice DMS cu 1024 biți și formatul este convertit. Acest lucru duce la obstacole atât de mari pentru hackeri și spioni, încât toți au eșuat cu PaperOffice DMS până acum. În același timp, un sistem ierarhic de gestionare a parolelor împiedică pe toată lumea să aibă acces la orice.
Argumente importante pentru includerea PaperOffice DMS în planificarea bugetară. În cele din urmă, PaperOffice DMS convinge, de asemenea, prin faptul că durabilitatea și protecția mediului sunt luate în considerare. Mai devreme sau mai târziu va avea loc conversia completă de la documente analogice la formular digital și apoi instituția publică, care va utiliza deja PaperOffice DMS, va fi bine pregătită.
Procesarea digitală a facturilor este, de asemenea, un avantaj pentru mulți furnizori de servicii și comercianți cu amănuntul ai sistemelor de copiere. Facturile primite pot fi automatizate datorită PaperOffice DMS și sunt transmise angajatului responsabil. Procesul de control și eliberare prin intermediul lansării digitale poate fi, de asemenea, gestionat prompt și eficient prin intermediul sistemului.
Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către consultantul fiscal sau invers.
Arhivare conformă cu revizia și în condiții de siguranță: PaperOffice DMS îndeplinește din punct de vedere tehnic cerințele legale ale GoBD, GDPdU și DSGVO
PaperOffice DMS permite conectarea altor software-uri, cum ar fi un ERP, și, desigur, transferul de documente de la Microsoft Office prin interfețe adecvate. PaperOffice DMS accelerează comunicarea.
Termenele limită și programările sunt monitorizate, iar acțiunile sunt declanșate automat în funcție de setarea dorită. Procesele de comandă pot fi automatizate și chiar modificările planificate pentru viitor pot fi introduse în așa fel încât să intre în vigoare la momentul dorit.
Datorită funcțiilor sale extinse, PaperOffice DMS poate fi clasificat cu siguranță în segmentul superior al managementului conținutului întreprinderii (ECM).
Un ECM include gestionarea generală a întregului conținut dintr-o organizație cu o ierarhie de acces corespunzătoare. PaperOffice DMS este capabil să salveze orice conținut în formă digitală, să-și schimbe conținutul și formatul și să-l pună la dispoziție.
PaperOffice DMS are toate funcțiile unui ECM și acest lucru într-un raport excelent preț-performanță, precum și o formă intuitivă de operare care face inutilă instruirea externă sau internă costisitoare. Mai degrabă, tutoriale video gratuite sunt disponibile pentru a te obișnui cu diferite meniuri. PaperOffice DMS poate deveni astfel linchpin organizațional în fiecare companie în comerț și producție și acest lucru aproape la viteza luminii.
Furnizorii de servicii și comercianții cu amănuntul de sisteme multifuncționale beneficiază de gestionarea documentelor digitale
38% din toate companiile chestionate pur și simplu nu au timp să-și digitalizeze procesele. Vă recomandăm o procedură care începe cu procesul de bază, scanarea documentelor analogice în același timp cu procesarea acestora. În acest fel, grupul de persoane care lucrează cu copiatorul în fiecare zi ar putea fi, de asemenea, instruit, pe cât posibil, să scaneze arhiva puțin câte puțin.
Datorită recunoașterii automate a documentelor cu caracteristici consecvente, PaperOffice DMS poate atribui întotdeauna toate documentele scanate locației corecte de stocare din memoria digitală. Este logic să începeți scanarea arhivei cu cele mai recente intrări pentru a reduce și mai mult dimensiunea arhivei analogice pe măsură ce perioadele de păstrare expiră. În plus, avem multe ghiduri despre cum să realizăm un birou fără hârtie datorită scanerului.
PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem prin intermediul scanerului și le poate digitaliza, prin care textele sunt convertite în fonturi folosind OCR, care pot fi modificate în programele Office. Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.
Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.
Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.
Cu ștampile digitale, documentele pot fi completate cu informații suplimentare și chiar pot controla fluxurile de lucru detaliate. La rândul său, funcția de activitate și flux de lucru asigură respectarea și finalizarea termenelor limită.
Deci, tot ce ai nevoie este un copiator și PaperOffice DMS pentru a accelera digitalizarea operațională sau chiar pentru a începe. O cale care merită cu siguranță.
FAQs
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Digitalizarea la furnizorii de servicii și dealeri pentru dispozitive multifuncționale":
Cum pot accesa angajații PaperOffice?
Datorită arhitecturii descentralizate și moderne a programelor, PaperOffice poate fi utilizat pe aproape orice dispozitiv - de la PC-uri clasice la smartphone-uri / tablete la televizoare.
Ce se întâmplă cu datele dacă PaperOffice nu există?
Nu se va întâmpla, dar pentru a vă liniști: Puteți exporta datele ORICÂND, deoarece PaperOffice se bazează pe o structură de baze de date deschisă, vă puteți accesa datele în orice moment.
Subiect protecția datelor: Unde sunt stocate toate documentele?
PaperOffice va stoca toate documentele in-house cu criptare la nivel înalt, făcându-l imun la furtul de date, de exemplu, și depășind toate cerințele GDPR și GOBD.
Evitați greșelile: NU salvați niciodată datele într-un cloud terț!
PaperOffice poate fi adaptat exact la specificații?
Da, PaperOffice poate fi adaptat 100% la utilizarea preconizată pentru a asigura integrarea fără probleme în procesele și sistemele existente. Chiar și interfața programului poate fi complet proiectată și adaptată în mod liber.
Concluzie
PaperOffice DMS sprijină furnizorii de servicii și dealerii pentru copiatoare și oferă interfețe adecvate pentru alte software-uri, conexiuni API și pot fi extinse în orice moment în funcție de dorințele dvs. Software-ul este ușor de învățat și poate fi ușor integrat în practica de zi cu zi, fără a provoca absențe în scopuri de formare.
PaperOffice DMS recomandă utilizarea unui NAS (stocare de date acceptată de rețea) cu o funcție de backup, astfel încât datele importante să nu fie nici pierdute, nici spionate în cloud-uri terțe.
În cele din urmă, PaperOffice DMS impresionează printr-un raport preț-performanță foarte bun și un know-how imens prin peste 20 de ani de experiență practică.