Digitalizarea în finanțe și bănci

Digitalizarea în finanțe și bănci

Odată cu afluxul actual de date digitale și pe suport de hârtie, trebuie să se asigure că documentele importante nu sunt pierdute și sunt disponibile la momentul potrivit, deoarece instituțiile financiare și băncile beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unei gestionări adecvate a datelor - primesc documente importante cu niveluri ridicate de clasificare și cerințe imediate de finalizare.

Instituțiile financiare și băncile beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unei gestionări adecvate a datelor care să îndeplinească toate cerințele.

Documente importante, cum ar fi pledoariile, contractele, conturile și scrisorile externe, nu vin doar prin poștă. Multe scrisori ale clienților sosesc, de asemenea, prin e-mail. În acest sens, trebuie menținută imaginea de ansamblu completă a responsabilităților, a termenelor limită, a costurilor și a sarcinilor și trebuie garantate standardele de siguranță.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Toate aceste documente trebuie să fie digitalizate dacă ajung pe suport de hârtie, necesită depunere structurată, atribuire de sarcini și fluxuri de lucru și trebuie să fie disponibile imediat la cerere.

Pentru ca toate procesele din finante necesita un flux perfect de informatii si executie structurata. Avantajele necesare pot fi obținute numai datorită digitalizării.

Deoarece o arhivă digitală de documente permite accesul imediat la toate documentele necesare și participarea la procesele de aprobare. Nu contează dacă sunteți la birou, lucrați de acasă sau într-o călătorie de afaceri.

Este foarte important să se respecte termene importante și să se ia măsuri legale pentru stocarea documentelor.

PaperOffice DMS vă oferă o structură clară în documentele dumneavoastră și vă ajută să faceți față inundațiilor de informații.

PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi contractele sau scrisorile, gestionându-le digital în PaperOffice în viitor.

Conversia documentelor în soluții

În industria financiară și în bănci, o mulțime de hârtie este utilizată în fiecare zi și se produc un număr foarte mare de documente. Pe de o parte, deoarece procesele sunt destul de complexe, acest lucru duce la munți mari de hârtie, cantități uriașe de date, dar și la un proces lung de căutare. În plus, documentele trebuie salvate, indexate, clasificate și, dacă este necesar, partajate cu colegii.

Sistemul de management al documentelor PaperOffice aduce organizarea și protecția datelor sub o singură capotă. Sistemul inovator oferă instrumente simplificate de căutare și recuperare care reduc timpul de răspuns și asigură că documentele nu sunt pierdute niciodată, de care instituțiile financiare sunt întotdeauna mulțumite.

Acesta este PaperOffice DMS, un software de gestionare a documentelor care poate face mult mai mult decât să gestioneze documente.

Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.

Astfel, contractele importante pot fi recunoscute și reziliate în timp util sau renegociate. Eliberarea documentelor cu semnătură digitală și notificare prin e-mail în loc de e-mail lent pe hârtie, e-mail nesigur contribuie la fidelizarea clienților.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Controlul accesului și mai multă transparență

Datorită IA integrată, se declanșează reguli automate. Acest AI sortează automat documentele în foldere precum "Factură" și "Extrase bancare", stochează cuvintele cheie corespunzătoare și declanșează fluxul de lucru digital stocat pentru tipul de document respectiv.

Pentru instituțiile financiare și bănci, acest lucru înseamnă menținerea unui fișier foarte extins pentru clienți sau clienți, care trebuie să aibă și câteva caracteristici speciale. De exemplu, principiile RGPD trebuie respectate și, desigur, instituțiile financiare sunt supuse unei obligații necondiționate de confidențialitate, care nu se referă numai la declarații orale, ci și la stocarea în siguranță a documentelor protejate împotriva persoanelor neautorizate. Există, de asemenea, obligația de a respecta termenele legale și convenite prin contract.

În unele cazuri, nerespectarea acestor termene poate avea consecințe penale, dar mai ales doar consecințe civile. Protejarea secretelor comerciale ale clienților lor este, de asemenea, de o importanță primordială pentru instituțiile financiare.

PaperOffice îndeplinește cele mai înalte standarde de securitate , cum ar fi gestionarea autorizațiilor sau acordarea autorizațiilor de acces. Utilizatorul definește pașii individuali de lucru exact așa cum ar rula, de exemplu "înregistrarea", "verificarea", "eliberarea" și "rezervarea" facturilor.

Responsabilitatea nu poate fi atribuită numai persoanelor individuale, ci și grupurilor de utilizatori, cum ar fi "Contabilitate" sau "departament IT", astfel încât un coleg să poată interveni imediat dacă un angajat este absent.

Tehnologia OCR recunoaște nu numai conținutul documentului, ci și toate câmpurile de date relevante din punct de vedere fiscal, cum ar fi numărul documentului, data, valoarea netă, impozitul și suma brută. Datele importate sunt disponibile pentru controlul evaluărilor, operațiunilor de plată și contabilității financiare. Acest lucru economisește munca obositoare de intrare și reduce erorile de postare.

Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către client sau invers.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Fluxuri de lucru financiare perfecte

Instituțiile financiare, precum și furnizorii de servicii și băncile trebuie să proceseze documente pentru toate tranzacțiile comerciale. Dezvoltarea constantă în continuare a modelelor de afaceri creează în mod constant noi provocări. Ceea ce au nevoie este un bun sistem de management al documentelor.

PaperOffice DMS este software-ul potrivit, deoarece vine cu tot ceea ce au nevoie instituțiile financiare și băncile, cum ar fi:

• Stocarea documentelor în toate formatele digitale în conformitate cu principiile GDPR/li>
• Funcții pentru trimiterea și retrimiterea documentelor întârziate care necesită acțiune
• O funcție de stocare a datelor cu auto-învățare cu etichetare și motor de căutare intern
• Atribuirea automată a documentelor nou adăugate în folderul corect
• Crearea simplă a bazei de date și conexiunea la baza de date, inclusiv masca personalizabilă individual
• Crearea automată a șabloanelor pentru procese și operațiuni repetitive

Integrarea fluxurilor de lucru digitale în procesele de afaceri

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Funcția de flux de lucru PaperOffice simplifică comunicarea. Gestionarea documentelor orientate spre proces asigură faptul că aceste documente rămân actualizate cu puțin efort. PaperOffice DMS vă permite să luați în considerare cu ușurință perioadele de păstrare și ștergere aplicabile. Fluxurile de lucru digitale sunt integrate în procesele de afaceri, ceea ce asigură conformitatea cu pașii esențiali ai procesului și, prin urmare, conformitatea.

PaperOffice acceptă acest lucru cu o sarcină extinsă și modul de flux de lucru.

În acest fel, pot fi create anumite lanțuri de procese, iar procesele operaționale existente pot fi definite pe documente electronice și executate parțial automat.

Aceasta reprezintă optimizarea proceselor fără erori, deoarece sarcina nu poate fi atribuită numai angajaților cu drepturi de utilizator specifice și perioade de finalizare, necesită eliberare digitală, ci și să declanșeze automat acțiuni suplimentare, cum ar fi notificări prin e-mail sau modificări ale stării documentului. Ceea ce este o necesitate absolută în sectorul financiar.

În acest fel, metadatele relevante pot fi stocate și după procesul de arhivare a documentelor. În plus față de tipul de document, poate fi specificată perioada de arhivare și informațiile asociate despre clienți.

Furnizorii de servicii financiare beneficiază de gestionarea documentelor digitale

Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.

Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.

Desigur, PaperOffice DMS permite migrarea și integrarea datelor digitale existente din soluțiile software existente.

În același timp, PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem și le poate digitaliza folosind scanere, dar și înregistrări de pe telefoanele mobile, prin care textele sunt convertite în scris folosind OCR și pot fi modificate în programele Office.

Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.

PaperOffice DMS nu este doar extins în funcțiile sale, ci și ușor de învățat, ghidat de tutoriale video, dar și de sfaturi și instruire individuale, dacă se dorește. Toate acestea la un raport preț-performanță foarte bun.