Cele mai mari oferte de reducere posibile
Exclusivități insider
Upgradări bonus gratuite
Cele mai mari oferte de reducere posibile
Exclusivități insider
Upgradări bonus gratuite
Prietenie-încredere-cuvânt de onoare
Nu vom împărtăşi niciodată adresa dvs de email altora și fiecare email va conține un link de dezabonare cu un singur clic.
Industrie
Tehnologie dentara / laborator dentar / industria dentara
Regiune
Leipzig, Germania
Departamente
Birou, Contabilitate
Industrie
Tehnologie dentara / laborator dentar / industria dentara
Regiune
Leipzig, Germania
Departamente
Birou, Contabilitate
Lars R. Ludewig, proprietar și director general al ViaCreative Zahntechnik GmbH
Sfaturi de profesionist
Industrie
Tehnologie dentara / laborator dentar / industria dentara
Regiune
Leipzig, Germania
Departamente
Birou, Contabilitate
Laboratorul dentar ViaCreative este o a doua generație a domnului Lars-R. Companie condusă de Ludewig în Leipzig. În laborator, produsele de înlocuire a dinților sunt fabricate în principal în numele medicilor stomatologi.
Gama de servicii a companiei este foarte extinsă și se caracterizează prin utilizarea unor procese și tehnici moderne. De exemplu, o producție CAD-CAM, producția de proteze dentare sau suprastructuri pe implanturi suferinzi care suferă de alergii.
PaperOffice DMS este utilizat la ViaCreative din Leipzig în principal pentru stocarea datelor, căutări de documente și pregătirea documentelor pentru transmiterea către biroul fiscal.
În laborator, mai mulți tehnicieni dentari lucrează la posturi de lucru echipate diferit, cu sarcini diferite. Un segment de bază comun aici este înregistrarea exactă a tuturor lucrărilor întreprinse, precum și a proceselor și materialelor utilizate.
Deoarece lucrarea este comandată aproape exclusiv de stomatologi pentru pacienți, documentația completă este la fel de importantă ca și stocarea sigură a datelor uneori sensibile.
Înainte de decizia de a utiliza PaperOffice DMS, datele generate în timpul lucrului zilnic au fost înregistrate în cea mai mare parte manual într-un fișier analogic, care a fost păstrat într-un fișier agățat la birou în timpul proceselor în curs de desfășurare și într-o cameră de arhivă separată atunci când lucrările au fost finalizate. Pentru crearea și trimiterea documentelor fiscale, datele au fost transferate din fișierele analogice în formularul electronic DATEV de către un angajat.
Timpul necesar pentru această formă de muncă administrativă este foarte mare, pe de o parte, și foarte predispus la erori, pe de altă parte. În același timp, securitatea datelor impusă de lege este acordată numai într-o măsură limitată.
Scopul companiei a fost de a digitaliza documentele existente pe suport de hârtie, de a aduce optimizarea proceselor și controlul fluxului de lucru asupra tuturor documentelor de intrare și ieșire, de a automatiza o mare parte a proceselor din fundal și, astfel, de a optimiza procesul.
Dl Lars-R. Datorită provocărilor existente, Ludewig a căutat un sistem de management al documentelor care să permită stocarea sigură și adaptabilă a datelor, precum și integrarea ușoară a tuturor locurilor de muncă din casă cu software-ul necomplicat.
În același timp, software-ul ar trebui să fie caracterizat printr-un raport bun cost-beneficiu. În plus față de PaperOffice DMS, dl Ludewig a testat alte patru produse software de la alte case de sistem și a examinat inițial diferite oferte software în legătură cu gestionarea documentelor.
Faptul că PaperOffice a fost folosit în cele din urmă ca document de management la Via Creative a fost decis din următoarele motive:
1. Stocarea și disponibilitatea datelor. Acces central și ușor la toate documentele relevante și posibilitatea ca mai multe părți să colaboreze la același document.
Un spațiu de stocare intern, central, care poate fi accesat de toți angajații. Datele nu trebuie stocate într-un cloud terț sau pe un computer cu un singur utilizator.
Un spațiu de stocare central care poate fi accesat de toți angajații cu drepturi de utilizator adecvate.
Dl Lars-R. Ludewig și-a dat seama de timpuriu că nu există nicio cale de digitalizare în practica sa.
2.Valoare pentru bani. Software-ul ar trebui să aibă un raport bun preț-performanță.
În acest fel, ViaCreative a reușit să evite un angajament excesiv de capital și are încă un buget corespunzător pentru achizițiile de materiale și tehnologii necesare, care sunt foarte scumpe, în special în tehnologia dentară.
3. Ușor de manevrat. Software-ul ar trebui să necesite cât mai puțină pregătire posibil și, în același timp, să fie pregătit pentru viitor.
În acest fel, consultanții externi pot fi evitați. Desigur, PaperOffice DMS oferă, de asemenea, instruire individuală pentru module, dacă se dorește. Conform experiențelor angajaților ViaCreative, cu toate acestea, PaperOffice este în mare măsură auto-explicativ.
Nu există "consultanți" externi și scumpi la fața locului și nimeni nu trebuie să călătorească nicăieri pentru formare. Toată lumea poate defini intervalul de timp pentru învățarea navigării meniului în sine, după cum este necesar și în ceea ce privește viitorul, PaperOffice DMS este bine poziționat datorită structurii sale modulare.
4. Recuperarea și economiile de timp. S-a căutat o modalitate mai simplă de a digitaliza documentele analogice și de a le găsi cu ușurință atunci când este necesar.
Datorită funcției AI integrate, fiecare document poate fi predat, tot conținutul dorit poate fi extras într-o manieră direcționată și stocat cu cuvinte cheie într-o manieră complet automatizată.
Datorită expresiilor regulate (REGEX), conținutul documentului poate fi citit și stocat automat ca informații despre document.
Dl Lars-R. Ludewig explică:
Dl Lars-R. Ludewig subliniază:
Dl Ludewig a fost, de asemenea, entuziasmat de angajamentul echipei PaperOffice DMS în punerea în aplicare a ajustărilor la cerințele pentru administrarea ViaCreative.
El și echipa sa au fost la fel de mulțumiți de interfața grafică a PaperOffice DMS. Acest lucru dovedește că dezvoltarea PaperOffice ia în considerare percepția normală a oamenilor, care dă prioritate imaginilor și culorilor, fără a părea jucăuș. Acest lucru se aplică în egală măsură tutorialelor și videoclipurilor create de PaperOffice pentru anumite segmente ale software-ului de gestionare a documentelor.
În cursul trecerii, arhiva analogică ViaCreative a fost și este treptat scanată și citită direct prin intermediul software-ului OCR integrat în PaperOffice DMS. Datorită utilizării expresiilor regulate, care sunt generate de angajații PaperOffice, toate documentele analogice primite pot fi citite cu ușurință și într-o manieră specifică clientului.
Dl Lars-R. La începutul introducerii, Ludewig recomandă:
PaperOffice DMS a îndeplinit toate criteriile necesare și astăzi mapează fluxul complet de documente digitale în practică.
Pentru moment, toate documentele de factură sunt înregistrate cu scanere de înaltă performanță, Paper-Office recunoaște automat datele de contact și stochează documentele în consecință în arhiva electronică.
Angajații pot accesa apoi documentele printr-o interfață simplă cu utilizatorul și introducând diverși termeni de căutare - este disponibilă și o căutare text complet.
Datorită utilizării consecvente a DMS, ViaCreative a reușit să reducă semnificativ timpul de procesare necesar pentru facturi, iar numărul de conturi restante a scăzut semnificativ în același timp.
Domnul Denis K. de la "Contabilitate și contabilitate" subliniază:
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Tehnologie dentară / Laborator dentar ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Ce sfaturi le-ați da viitorilor utilizatori PaperOffice?
Niciodată nu este prea devreme sau prea târziu să ne ocupăm de subiectul digitalizării.
Cel mai important lucru este să vă faceți o idee despre software, dar și despre compania în sine. A fost important să nu ne simțim obligați să achiziționăm software-ul sau să ne înscriem pentru orice pachete de servicii și asistență.
Chiar înainte de a achiziționa PaperOffice DMS, am vorbit cu toate departamentele companiei și nu ne-am simțit niciodată tratați prost. Dimpotrivă: PaperOffice are o echipă frumoasă, amabilă și competentă.
Pentru noi, ca companie industrială, procesele devin din ce în ce mai complicate și implică multă birocrație. Prin urmare, încrederea în sistem și în software-ul a fost foarte importantă. Desigur, a fost, de asemenea, foarte important ca software-ul a fost ușor de înțeles.
Cui i-ai recomanda PaperOffice?
Vom recomanda PaperOffice tuturor celorlalte companii care ar dori să digitalizeze și să automatizeze. Oricine isi doreste usor, nu are nevoie de o solutie completa cu contabilitate automata, casa de marcat etc., care nu mai vrea capsatoare si cautari constante.
Ce vă place în mod special despre PaperOffice?
Suntem foarte mulțumiți de tot.
PaperOffice este un sistem ușor, dar puternic de gestionare a documentelor.
Funcțiile care par lipsite de sens la început, cum ar fi citirea automată a conținutului documentului, se dovedesc a fi cele mai importante funcții pe care nu mai doriți să le pierdeți.
"Obținerea de rezultate cronologice super rapid pentru situațiile financiare anuale și stocuri pentru a determina cel mai mic preț de achiziție pentru fiecare element în parte. Ceea ce obișnuia să dureze zile se poate face acum în ore!"
Lars R. Ludewig
proprietar și director general al ViaCreative Zahntechnik GmbH
