Tehnologie dentară / Laborator dentar ViaCreative
Zahntechnik GmbH

Poziția de pornire

Laboratorul dentar ViaCreative este o a doua generație a domnului Lars-R. Companie condusă de Ludewig în Leipzig. În laborator, produsele de înlocuire a dinților sunt fabricate în principal în numele medicilor stomatologi.

Gama de servicii a companiei este foarte extinsă și se caracterizează prin utilizarea unor procese și tehnici moderne. De exemplu, o producție CAD-CAM, producția de proteze dentare sau suprastructuri pe implanturi suferinzi care suferă de alergii.

PaperOffice DMS este utilizat la ViaCreative din Leipzig în principal pentru stocarea datelor, căutări de documente și pregătirea documentelor pentru transmiterea către biroul fiscal.

Digitization brings many advantages

Probleme și activități existente

În laborator, mai mulți tehnicieni dentari lucrează la posturi de lucru echipate diferit, cu sarcini diferite. Un segment de bază comun aici este înregistrarea exactă a tuturor lucrărilor întreprinse, precum și a proceselor și materialelor utilizate.

Deoarece lucrarea este comandată aproape exclusiv de stomatologi pentru pacienți, documentația completă este la fel de importantă ca și stocarea sigură a datelor uneori sensibile.

Înainte de decizia de a utiliza PaperOffice DMS, datele generate în timpul lucrului zilnic au fost înregistrate în cea mai mare parte manual într-un fișier analogic, care a fost păstrat într-un fișier agățat la birou în timpul proceselor în curs de desfășurare și într-o cameră de arhivă separată atunci când lucrările au fost finalizate. Pentru crearea și trimiterea documentelor fiscale, datele au fost transferate din fișierele analogice în formularul electronic DATEV de către un angajat.

Timpul necesar pentru această formă de muncă administrativă este foarte mare, pe de o parte, și foarte predispus la erori, pe de altă parte. În același timp, securitatea datelor impusă de lege este acordată numai într-o măsură limitată.

Scopul companiei a fost de a digitaliza documentele existente pe suport de hârtie, de a aduce optimizarea proceselor și controlul fluxului de lucru asupra tuturor documentelor de intrare și ieșire, de a automatiza o mare parte a proceselor din fundal și, astfel, de a optimiza procesul.

De ce ViaCreative a ales PaperOffice DMS

Dl Lars-R. Datorită provocărilor existente, Ludewig a căutat un sistem de management al documentelor care să permită stocarea sigură și adaptabilă a datelor, precum și integrarea ușoară a tuturor locurilor de muncă din casă cu software-ul necomplicat.

În același timp, software-ul ar trebui să fie caracterizat printr-un raport bun cost-beneficiu. În plus față de PaperOffice DMS, dl Ludewig a testat alte patru produse software de la alte case de sistem și a examinat inițial diferite oferte software în legătură cu gestionarea documentelor.

Faptul că PaperOffice a fost folosit în cele din urmă ca document de management la Via Creative a fost decis din următoarele motive:

1. Stocarea și disponibilitatea datelor. Acces central și ușor la toate documentele relevante și posibilitatea ca mai multe părți să colaboreze la același document.

Un spațiu de stocare intern, central, care poate fi accesat de toți angajații. Datele nu trebuie stocate într-un cloud terț sau pe un computer cu un singur utilizator.

Un spațiu de stocare central care poate fi accesat de toți angajații cu drepturi de utilizator adecvate.

Dl Lars-R. Ludewig și-a dat seama de timpuriu că nu există nicio cale de digitalizare în practica sa.

"Având de a căuta manual prin intermediul și de a găsi dosare, facturi, note de livrare, statusuri contract și alte documente importante, care este foarte consumatoare de timp, este foarte precis funcția de căutare în PaperOffice în cele din urmă un lucru din trecut ..."

2.Valoare pentru bani. Software-ul ar trebui să aibă un raport bun preț-performanță.

În acest fel, ViaCreative a reușit să evite un angajament excesiv de capital și are încă un buget corespunzător pentru achizițiile de materiale și tehnologii necesare, care sunt foarte scumpe, în special în tehnologia dentară.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Ușor de manevrat. Software-ul ar trebui să necesite cât mai puțină pregătire posibil și, în același timp, să fie pregătit pentru viitor.

În acest fel, consultanții externi pot fi evitați. Desigur, PaperOffice DMS oferă, de asemenea, instruire individuală pentru module, dacă se dorește. Conform experiențelor angajaților ViaCreative, cu toate acestea, PaperOffice este în mare măsură auto-explicativ.

Nu există "consultanți" externi și scumpi la fața locului și nimeni nu trebuie să călătorească nicăieri pentru formare. Toată lumea poate defini intervalul de timp pentru învățarea navigării meniului în sine, după cum este necesar și în ceea ce privește viitorul, PaperOffice DMS este bine poziționat datorită structurii sale modulare.

"PaperOffice nu numai că ne-a impresionat cu grafica sa, printre altele, pentru că are tutoriale video foarte bune pentru subiecte individuale. În acest fel am reușit să ne antrenăm independent și atunci când a fost nevoie."

4. Recuperarea și economiile de timp. S-a căutat o modalitate mai simplă de a digitaliza documentele analogice și de a le găsi cu ușurință atunci când este necesar.

Datorită funcției AI integrate, fiecare document poate fi predat, tot conținutul dorit poate fi extras într-o manieră direcționată și stocat cu cuvinte cheie într-o manieră complet automatizată.

Datorită expresiilor regulate (REGEX), conținutul documentului poate fi citit și stocat automat ca informații despre document.

"Pentru a obține rezultate cronologice super rapide pentru situațiile financiare anuale și stocuri pentru a determina cel mai mic preț de achiziție pentru fiecare element în parte. Ceea ce obișnuia să dureze zile se poate face acum în ore!"

Lista de top a principalelor probleme rezolvate de PaperOffice DMS

• Căutarea și navigarea constantă a anumitor documente
• Nu mai există capsatoare și stive de hârtie
• Gata cu arhiva fizică
• Reducerea costurilor cu forța de muncă și depozitarea
• Nu se mai mută la lianți noi și arhive în fiecare ianuarie
• Backup triplu redundant de date

Dl Lars-R. Ludewig explică:

"Oricine se implică în întregul subiect al DMS va fi recompensat din plin cu o mulțime de economii de timp. Entuziasmul, aplecarea în spate și cunoașterea tuturor a tuturor este sigur și ușor.
Programatorii de top implementează solicitările strălucit și uneori la viteză record și le implementează prin actualizări. Recomanzi automat și entuziast..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Lista de top de caracteristici principale care fac PaperOffice DMS mai bine decât toate celelalte

• Adaptare rapidă la cerințele individuale ale clienților prin actualizări
• Contact direct cu dezvoltatorii
• Integritate NAS ușoară pentru stocarea datelor pe propriul server la fața locului. Este la latitudinea utilizatorului să decidă cu privire la domeniul de aplicare al punerii în aplicare
• Căutați cuvinte cheie, anumite părți, cuvinte etc. pentru a obține rapid date relevante prezentate

Dl Lars-R. Ludewig subliniază:

"În multe dosare, fără un sistem ERP, pentru contabilitate complexă sau pentru stocuri cu determinări de preț ale anumitor articole sau numere de comandă pentru o anumită perioadă de timp, cu determinarea valorii totale, nu doriți să faceți niciodată fără PaperOffice din nou."

Cum a fost integrat PaperOffice DMS?

Dl Ludewig a fost, de asemenea, entuziasmat de angajamentul echipei PaperOffice DMS în punerea în aplicare a ajustărilor la cerințele pentru administrarea ViaCreative.

El și echipa sa au fost la fel de mulțumiți de interfața grafică a PaperOffice DMS. Acest lucru dovedește că dezvoltarea PaperOffice ia în considerare percepția normală a oamenilor, care dă prioritate imaginilor și culorilor, fără a părea jucăuș. Acest lucru se aplică în egală măsură tutorialelor și videoclipurilor create de PaperOffice pentru anumite segmente ale software-ului de gestionare a documentelor.

"Având de a căuta manual prin intermediul și de a găsi dosare, facturi, note de livrare, statusuri contract și alte documente importante, care este foarte consumatoare de timp, este foarte precis funcția de căutare în PaperOffice este în cele din urmă un lucru de domeniul trecutului ..."

În cursul trecerii, arhiva analogică ViaCreative a fost și este treptat scanată și citită direct prin intermediul software-ului OCR integrat în PaperOffice DMS. Datorită utilizării expresiilor regulate, care sunt generate de angajații PaperOffice, toate documentele analogice primite pot fi citite cu ușurință și într-o manieră specifică clientului.

Dl Lars-R. La începutul introducerii, Ludewig recomandă:

"Abordare lentă, experiment în primul rând, nici o tranziție greu la termenul limită, afla ce structura de dosar se potriveste cu noi. Stabilirea structurii de bază, prima depunere, elaborarea categoriilor în funcție de ceea ce este depus și marcat, toate în pace pentru a ajunge împreună în echipă."

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Rezumatul experienței generale

PaperOffice DMS a îndeplinit toate criteriile necesare și astăzi mapează fluxul complet de documente digitale în practică.

Pentru moment, toate documentele de factură sunt înregistrate cu scanere de înaltă performanță, Paper-Office recunoaște automat datele de contact și stochează documentele în consecință în arhiva electronică.

Angajații pot accesa apoi documentele printr-o interfață simplă cu utilizatorul și introducând diverși termeni de căutare - este disponibilă și o căutare text complet.

Datorită utilizării consecvente a DMS, ViaCreative a reușit să reducă semnificativ timpul de procesare necesar pentru facturi, iar numărul de conturi restante a scăzut semnificativ în același timp.

Domnul Denis K. de la "Contabilitate și contabilitate" subliniază:

"Sortarea, căutările detaliate, compilarea pachetelor de date pentru cooperarea cu consultantul fiscal nu mai sunt comparabile cu cele din trecut, lucru manual foarte complex cu tone de hârtie și dosare. Totul este combinat rapid într-un singur loc, în orice moment."