Automatizarea proceselor de afaceri pentru industria de reciclare și gestionare a deșeurilor
PaperOffice DMS pentru industria de reciclare și eliminare a deșeurilor permite un flux lin de informații datorită digitalizării și automatizării proceselor de afaceri.
Sfaturi de profesionist
Documentele scrise, contractele, proiectele, facturile, notele de livrare și multe altele sunt înlocuite cu documente electronice datorită digitalizării, optimizând astfel la maximum toate procesele de lucru.IA integrată permite ca procesele de afaceri să fie în mare parte automatizate, accelerând procesele și sporind succesul și satisfacția.
Digitalizarea în industria reciclării și eliminării deșeurilor
Companiile din industria reciclării și eliminării deșeurilor beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unei gestionări adecvate a datelor.
Fiecare companie din această industrie este unică și, prin urmare, cerințele pentru sistemul adecvat de management al documentelor (DMS) sunt foarte diferite.Tendința, precum și situația economică și situația concurențială se îndreaptă din ce în ce mai mult spre digitalizarea documentelor în loc să le păstreze exclusiv pe suport de hârtie.
Acesta este modul în care documentele importante sunt generate în fiecare zi în companiile din industria de reciclare și eliminare a deșeurilor. Industriile sunt, de asemenea, cunoscute pentru un volum mare de documente. În special, fișele de cântărire, fișele de predare și fișele însoțitoare, dar și fișele de livrare și facturile reprezintă o mare parte din acest volum de documente.
Desigur, acest lucru implică un efort manual ridicat de la arhivarea documentelor pe suport de hârtie până la căutarea documentelor necesare, sortarea tuturor seturilor de documente de intrare și ieșire și arhivarea extinsă a chitanțelor.
Dar în niciun caz fiecare factură a furnizorului sau fiecare notă de livrare nu este disponibilă ca fișier de la început. În consecință, scanerele fiabile, de înaltă calitate și puternice și utilizarea soluției adecvate de gestionare a documentelor sunt esențiale pentru digitalizarea cu succes.
Deoarece toate documentele trebuie să fie digitalizate dacă ajung pe suport de hârtie, acestea necesită depunere structurată, atribuirea sarcinilor și a fluxului de lucru și trebuie să fie disponibile imediat la cerere.
Este foarte important ca termenele importante să fie respectate și să se ia măsuri legale pentru stocarea documentelor. PaperOffice DMS vă oferă o structură clară în documentele dumneavoastră și vă ajută să faceți față inundațiilor de informații.
PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi facturile sau scrisorile de trăsură, gestionându-le digital în PaperOffice în viitor.
Cu un DMS comun, de exemplu, pot fi depuse e-mailuri scanate, pot fi salvate e-mailuri importante și documentele pot fi arhivate. În plus, diferiți utilizatori pot accesa și lucra la aceste documente.
Cum să mergi fără hârtie?
PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp, duce la economii de costuri, cum ar fi eliminarea documentelor pe suport de hârtie, și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi chitanțe, contracte, note de livrare sau alte scrisori, prin gestionarea lor digital în PaperOffice în viitor .
Capturarea, procesarea, partajarea, căutarea și urmărirea documentelor devine foarte ușoară cu utilizarea PaperOffice.
Datorită accesului controlat, listelor de sarcini detaliate, precum și aprobărilor folosind fluxuri de lucru și notificări fiabile prin e-mail, angajații pot finaliza sarcinile atribuite în mod eficient, iar persoanele autorizate pot aproba sau refuza cu ușurință aprobarea.
Cu soluția software PaperOffice DMS, nu se mai pierd documente. Și indiferent unde vă aflați, puteți accesa documente importante în câteva secunde.
Desigur, lucrați întotdeauna cu sistemele noastre în conformitate cu legea și complet rezistent la audit.
Chitanțele, conturile și documentele similare nu mai trebuie trimise prin poștă între circumscripțiile bisericești și parohii. Poșta internă poate fi, de asemenea, trimisă digital în acest fel. Acest lucru economisește hârtie, costuri pentru stocarea suplimentară a datelor și excursii la arhive. Documentele pot fi furnizate cu cuvinte cheie (editor, subiect, stare, dată etc.) și apoi pot fi găsite mai ușor.
Gestionarea documentelor orientate spre proces
Gestionarea documentelor orientate spre proces asigură faptul că aceste documente rămân actualizate cu puțin efort. PaperOffice vă sprijină aici cu o sarcină extinsă și un modul de flux de lucru.
În acest fel, pot fi create anumite lanțuri de procese, iar procesele operaționale existente pot fi definite pe documente electronice și executate parțial automat.
Aceasta reprezintă optimizarea proceselor fără erori, deoarece sarcina nu numai că poate fi atribuită angajaților cu drepturi de utilizator specifice și perioade de finalizare, necesită aprobare digitală, ci și declanșează automat acțiuni suplimentare, cum ar fi notificări prin e-mail sau modificări ale stării documentului.
În acest fel, toate procesele de documente pot fi mapate.
PaperOffice nu face distincția între tipurile de documente, indiferent dacă aveți nevoie de ajutor în gestionarea contractelor, facturilor, memoriilor și corespondenței prin e-mail: datorită sistemului de gestionare a documentelor PaperOffice, procesele anterioare sunt transformate în industria de reciclare și eliminare a deșeurilor sunt digitalizate, făcându-le mai eficiente, mai transparente și semnificativ mai flexibile.
Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.
Astfel, contractele importante pot fi recunoscute și reziliate în timp util sau renegociate. Eliberarea documentelor cu semnătură digitală și notificare prin e-mail în loc de e-mail lent pe hârtie, e-mail nesigur contribuie la fidelizarea clienților.
Soluția: know-how dovedit
Nu are sens să folosiți imediat software-ul de management în practică? care nu numai că îndeplinește toate cerințele, dar este, de asemenea, ușor de învățat și ieftin?
PaperOffice DMS este soluția completă încercată și testată pentru munca digitală și, cu peste 20 de ani de experiență pe piață, unul dintre primii pionieri DMS.
Câștig de timp pentru lucruri importante, economii de costuri prin eliminarea arhivelor de hârtie, îmbunătățirea serviciului prin capacitatea de a furniza informații rapid și arhivarea digitală și de audit a volumului documentului - acest lucru este garantat de PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS este software-ul potrivit, deoarece vine cu tot ceea ce companiile de reciclare și eliminare au nevoie, cum ar fi:
- Stocarea documentelor în toate formatele digitale în conformitate cu principiile GDPR
- Funcții pentru trimiterea și retrimiterea documentelor întârziate care necesită acțiune
- O funcție de stocare a datelor cu auto-învățare cu etichetare și motor de căutare intern
- Atribuirea automată a documentelor nou adăugate în folderul corect
- Crearea simplă a bazei de date și conexiunea la baza de date, inclusiv masca personalizabilă individual
- Crearea automată a șabloanelor pentru procese și operațiuni repetitive
Desigur, PaperOffice DMS permite migrarea și integrarea datelor digitale existente din soluțiile software existente. În același timp, PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem și le poate digitaliza folosind scanere, dar și înregistrări de pe telefoanele mobile, prin care textele sunt convertite în scris folosind OCR și pot fi modificate în programele Office. Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.
PaperOffice DMS creează avantaje clare pentru companiile de reciclare și eliminare
PaperOffice DMS are un raport preț-performanță foarte avantajos și acest lucru cu posibilitatea de a conecta până la 800 de terminale (stații de lucru de afișare).
Toate datele digitale sunt criptate în PaperOffice DMS cu 1024 biți și formatul este convertit. Acest lucru duce la obstacole atât de mari pentru hackeri și spioni, încât toți au eșuat cu PaperOffice DMS până acum. În același timp, un sistem ierarhic de gestionare a parolelor împiedică pe toată lumea să aibă acces la orice.
Argumente importante pentru includerea PaperOffice DMS în planificarea bugetară. În cele din urmă, PaperOffice DMS convinge, de asemenea, prin faptul că durabilitatea și protecția mediului sunt luate în considerare. Mai devreme sau mai târziu va avea loc conversia completă de la documente analogice la formular digital și apoi instituția publică, care va utiliza deja PaperOffice DMS, va fi bine pregătită.
Procesarea facturilor digitale este, de asemenea, avantajoasă pentru multe companii din industria de reciclare și eliminare a deșeurilor. Facturile primite pot fi automatizate datorită PaperOffice DMS și sunt transmise angajatului responsabil. Procesul de control și eliberare prin intermediul lansării digitale poate fi, de asemenea, gestionat prompt și eficient prin intermediul sistemului.
Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către consultantul fiscal sau invers.
Arhivare conformă cu revizia și în condiții de siguranță: PaperOffice DMS îndeplinește din punct de vedere tehnic cerințele legale ale GoBD, GDPdU și DSGVO
PaperOffice DMS permite conectarea altor software-uri, cum ar fi un ERP, și, desigur, transferul de documente de la Microsoft Office prin interfețe adecvate. PaperOffice DMS accelerează comunicarea.
Termenele limită și programările sunt monitorizate, iar acțiunile sunt declanșate automat în funcție de setarea dorită. Procesele de comandă pot fi automatizate și chiar modificările planificate pentru viitor pot fi introduse în așa fel încât să intre în vigoare la momentul dorit.
Datorită funcțiilor sale extinse, PaperOffice DMS poate fi clasificat cu siguranță în segmentul superior al managementului conținutului întreprinderii (ECM).
Un ECM include gestionarea generală a întregului conținut dintr-o organizație cu o ierarhie de acces corespunzătoare. PaperOffice DMS este capabil să salveze orice conținut în formă digitală, să-și schimbe conținutul și formatul și să-l pună la dispoziție.
PaperOffice DMS are toate funcțiile unui ECM și acest lucru într-un raport excelent preț-performanță, precum și o formă intuitivă de operare care face inutilă instruirea externă sau internă costisitoare. Mai degrabă, tutoriale video gratuite sunt disponibile pentru a te obișnui cu diferite meniuri. PaperOffice DMS poate deveni hub-ul organizațional în fiecare companie și acest lucru aproape la viteza luminii.
Companiile din industria reciclării și eliminării deșeurilor beneficiază de gestionarea documentelor digitale
38% din toate companiile chestionate pur și simplu nu au timp să-și digitalizeze procesele. Vă recomandăm o procedură care începe cu procesul de bază, scanarea documentelor analogice în același timp cu procesarea acestora. În acest fel, grupul de persoane care lucrează cu copiatorul în fiecare zi ar putea fi, de asemenea, instruit, pe cât posibil, să scaneze arhiva puțin câte puțin.
Datorită recunoașterii automate a documentelor cu caracteristici consecvente, PaperOffice DMS poate atribui întotdeauna toate documentele scanate locației corecte de stocare din memoria digitală. Este logic să începeți scanarea arhivei cu cele mai recente intrări pentru a reduce și mai mult dimensiunea arhivei analogice pe măsură ce perioadele de păstrare expiră. În plus, avem multe ghiduri despre cum să realizăm un birou fără hârtie datorită scanerului.
PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem prin intermediul scanerului și le poate digitaliza, prin care textele sunt convertite în fonturi folosind OCR, care pot fi modificate în programele Office. Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.
Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.
Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.
Cu ștampile digitale, documentele pot fi completate cu informații suplimentare și chiar pot controla fluxurile de lucru detaliate. La rândul său, funcția de activitate și flux de lucru asigură respectarea și finalizarea termenelor limită.
Mecanismele de evaluare disponibile, controlate de IA integrată în PaperOffice DMS, permit evaluări și anchete statistice ale fluxurilor de materiale care apar în companie.
Acest lucru este util în identificarea domeniilor specifice de interes în reciclare, care pot fi controlate în domeniul de aplicare, după cum este necesar. PaperOffice DSM accelerează ciclul materialelor reciclabile în cadrul companiei.
PaperOffice DMS ajută la digitalizarea durabilă a tuturor proceselor de afaceri.FAQs
Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Digitalizarea în industria reciclării și eliminării deșeurilor":
Cum pot accesa angajații PaperOffice?
Datorită arhitecturii descentralizate și moderne a programelor, PaperOffice poate fi utilizat pe aproape orice dispozitiv - de la PC-uri clasice la smartphone-uri / tablete la televizoare.
Ce se întâmplă cu datele dacă PaperOffice nu există?
Nu se va întâmpla, dar pentru a vă liniști: Puteți exporta datele ORICÂND, deoarece PaperOffice se bazează pe o structură de baze de date deschisă, vă puteți accesa datele în orice moment.
Subiect protecția datelor: Unde sunt stocate toate documentele?
PaperOffice va stoca toate documentele in-house cu criptare la nivel înalt, făcându-l imun la furtul de date, de exemplu, și depășind toate cerințele GDPR și GOBD.
Evitați greșelile: NU salvați niciodată datele într-un cloud terț!
PaperOffice poate fi adaptat exact la specificații?
Da, PaperOffice poate fi adaptat 100% la utilizarea preconizată pentru a asigura integrarea fără probleme în procesele și sistemele existente. Chiar și interfața programului poate fi complet proiectată și adaptată în mod liber.
Concluzie
PaperOffice DMS sprijină companiile din industria de reciclare și eliminare a deșeurilor și oferă interfețe adecvate cu alte software-uri, conexiuni API și pot fi extinse în orice moment în funcție de dorințele dvs. Software-ul este ușor de învățat și poate fi ușor integrat în practica de zi cu zi, fără a provoca absențe în scopuri de formare.
PaperOffice DMS recomandă utilizarea unui NAS (stocare de date acceptată de rețea) cu o funcție de backup, astfel încât datele importante să nu fie nici pierdute, nici spionate în cloud-uri terțe.
În cele din urmă, PaperOffice DMS impresionează printr-un raport preț-performanță foarte bun și un know-how imens prin peste 20 de ani de experiență practică.