Dezvoltare de produse, procese și suport Ingineri fluture S.L.

Experiențe PaperOffice / Referință / Raport de practică

Sector
Industrie și comerț

Regiune
Córdoba, Andaluzia, Spania

Departamente
Departamentul de Cercetare-Dezvoltare
Contabilitate

Schimbare digitală în dezvoltarea de produse - gestionarea cu succes a documentelor

Dl Antonio Jesús Sánchez, Managing Director și Inginer de Produs și Proces la Butterfly Engineers S.L.

Poziția de pornire

O companie care este dedicată exclusiv dezvoltării de produse, ingineriei proceselor și este implicată în toate fazele de fabricație - de la prima idee până la produsul final - este inundată cu fișiere și documentație, cum ar fi fișe tehnice, date despre clienți, calcule și planuri în fiecare zi.< /p>

Informațiile despre proiecte, care ocupă din ce în ce mai mult spațiu de depozitare de-a lungul anilor și nu mai sunt ușor de găsit, în special în birourile administrative, devin treptat fatale.

Obiectivul companiei a fost de a digitaliza documentele pe suport de hârtie existente, de a aduce optimizarea proceselor și controlul fluxului de lucru asupra tuturor documentelor de intrare și ieșire, de a automatiza o mare parte a proceselor din fundal și, astfel, de a optimiza procesul.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Probleme și activități existente

În trecut, informațiile erau stocate doar pe suport de hârtie, cum ar fi proiectarea și planificarea sau specificațiile dezvoltării unui produs sau a unui produs, dar astăzi există o varietate de surse de informații și documente în multe organizații: e-mailurile, formularele, schițele sunt la fel de mult o parte din ele ca facturile electronice și chitanțele pe hârtie, poșta poștală, note de livrare, contracte etc.

Din fericire, datorită evoluțiilor IT în curs de desfășurare, acest tip de muncă este acum condus digital. Mulți pași de proces devin acum parte a unei practici 100% digitale și automatizate, după cum confirmă Industry 4.0.

Cu toate acestea, hârtia este adesea indispensabilă atunci când vine vorba de desene sau idei cu mâna liberă, precum și de administrare, facturi sau informații despre clienți.

Pe lângă proiectare și fabricație, specialiștii Butterfly Engineers trebuie să creeze, de asemenea, documentație, cum ar fi manuale de asamblare, instrucțiuni de siguranță și documentație tehnică pentru a studia fezabilitatea proiectelor.

Agilitatea și viteza în manipularea dosarelor sunt fundamentale în companiile moderne și cu atât mai mult atunci când urmărirea proiectelor, analiza costurilor acestora sau diferitele studii care le fac profitabile depind de această documentație.

Prin urmare, obiectivul Butterfly Engineers a fost de a se adapta la industrie și de a putea acționa digital ca o companie industrială 4.0.

"Am avut costuri de stocare evitabile prin stocarea documentelor în dosare. În plus, căutarea documentelor a fost consumatoare de timp",

își amintește dl Antonio Jesús Sánchez, director general și inginer de proces la Butterfly Engineers.

De ce inginerii Butterfly au ales PaperOffice DMS

Compania Butterfly Engineers este dedicată dezvoltării de produse, ingineriei proceselor și ingineriei de asistență, se ocupă de o cantitate mare de documentație care trebuie digitalizată, dar cele mai importante puncte pentru implementarea unui DMS precum PaperOffice sunt securitatea și viteza indexării și a procesului de căutare.

Doar că au încredere deplină că este posibil un birou digital fără hârtie.

"Lucrăm cu foarte multe informații tehnice în fiecare zi. Stocarea tuturor informațiilor în format hârtie este greoaie și costisitoare pentru noi. Căutarea viitoare a acesteia este, de asemenea, foarte obositoare.
PaperOffice ne permite să-l accesăm cu ușurință de oriunde, să găsim cu ușurință fișiere sau documente specifice și, mai presus de toate, să le asigurăm securitatea."

Inginerii Butterfly sunt, de asemenea, conștienți de faptul că metoda de criptare PaperOffice permite protejarea celor mai sensibile documente împotriva posibilelor scurgeri, spionaj sau accidente. Mai ales atunci când o companie cu aceste caracteristici trece prin standarde și brevete, protejând elemente care sunt esențiale pentru o companie.

Sketches and plans of a product development

Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Mai mult decât atât, detaliile operaționale ale software-ului devin și mai atractive atunci când aveți o echipă de asistență de cea mai înaltă calitate, respectând toate cele mai stricte directive legale europene (GDPR, RGPD și GoBD), iar criptarea fișierelor este absolut invulnerabilă. De asemenea, este demn de remarcat faptul că datele pot fi exportate în orice moment de către persoane autorizate, iar baza de date este accesibilă personalului IT și administratorilor companiei în orice moment.

Treceți la automatizare prin PaperOffice: obiective și program

Pentru Inginerii Butterfly, era clar că, mai devreme sau mai târziu, vor trebui să treacă la digitalizare pentru a crea un avantaj competitiv.

Ca o companie care este mai conectată la dezvoltarea tehnologică decât alte industrii, Inginerii Butterfly au avut încredere într-un impact pozitiv al introducerii DMS și al implementării cu succes într-un birou fără hârtie.

"Un sistem de management al documentelor ne permite să gestionăm eficient informațiile companiei rapid și ușor. În acest sens, PaperOffice este un sistem foarte extins și destul de ușor de înțeles. Este ușor de utilizat și accesibil pentru întreprinderile mici și mijlocii ca a noastră."

Datorită introducerii digitalizării PaperOffice, compania a reușit să:

Minimizarea utilizării hârtiei
Economisiți costuri și spațiu de stocare
Automatizarea activităților administrative
Efectuați optimizarea proceselor datorită monitorizării folderelor
Asigurați livrarea în siguranță a documentelor

Dar, datorită digitalizării PaperOffice, Inginerii Butterfly au reușit, de asemenea:

Economisiți timp și resurse
Asigurarea controlului și verificării proceselor administrative
Activați accesul ușor la documente și fișiere
Disponibilitatea documentelor pentru fiecare angajat autorizat
Permiteți arhivarea sigură și pe termen lung a documentelor, a datelor sensibile, a brevetelor, a manualelor industriale sau a evoluțiilor

"Securitatea datelor, digitalizarea documentelor și integrarea ușoară a PaperOffice într-un mediu industrial au oferit companiei ceea ce avea nevoie pentru a indexa fișierele și căutarea documentelor."

Disponibilitatea mai ușoară și mai rapidă a datelor și documentelor schimbă procesele companiei în mod fundamental și permanent. Cunoștințele administrative sunt acum organizate transparent și disponibile la momentul potrivit.

Rezultatul final

PaperOffice a găsit o modalitate de a pune capăt uneia dintre problemele majore cu care se confruntă în prezent companiile:

Administrarea documentelor (managementul documentelor) și digitalizarea proceselor.

Inconvenientul volumului de date a fost limitat pentru a elimina obstacolele administrative, pentru a se asigura că numai angajații autorizați pot accesa PaperOffice și pentru a evita modificarea documentelor sau chiar scurgerea de informații tehnice.

Compania intenționează, de asemenea, să extindă în continuare această cooperare de succes, deoarece PaperOffice îndeplinește perfect opțiunile disponibile pentru aceasta.

Datorită integrității PaperOffice DMS, fișele tehnice, planurile, datele, facturile și schițele sunt găsite rapid - acest lucru permite companiei Butterfly Engineers să localizeze datele proiectului în câteva secunde și să-și ajute clienții cu o mare precizie.

FAQs

Pentru a finaliza, vom răspunde la câteva întrebări frecvente despre subiectul. "Dezvoltare de produse, procese și suport Ingineri fluture S.L.":

Ce sfaturi le-ați da viitorilor utilizatori PaperOffice?

Niciodată nu este prea devreme sau prea târziu să ne ocupăm de subiectul digitalizării.

Cel mai important lucru este să vă faceți o idee despre software, dar și despre compania în sine. A fost important să nu ne simțim obligați să achiziționăm software-ul sau să ne înscriem pentru orice pachete de servicii și asistență.

Chiar înainte de a achiziționa PaperOffice DMS, am vorbit cu toate departamentele companiei și nu ne-am simțit niciodată tratați prost. Dimpotrivă: PaperOffice are o echipă frumoasă, amabilă și competentă.

Pentru noi, ca instituție publică, procesul devine din ce în ce mai complicat și implică multă birocrație. Prin urmare, încrederea în sistem și în software-ul a fost foarte importantă. Desigur, a fost, de asemenea, foarte important ca software-ul a fost ușor de înțeles.

Cui i-ai recomanda PaperOffice?

Vom recomanda PaperOffice tuturor celorlalte companii care ar dori să digitalizeze și să automatizeze.

Ce vă place în mod special despre PaperOffice?

Suntem foarte mulțumiți de tot.

Concluzie

PaperOffice este un sistem ușor, dar puternic de gestionare a documentelor.

Funcțiile care par lipsite de sens la început, cum ar fi citirea automată a conținutului documentului, se dovedesc a fi cele mai importante funcții pe care nu doriți să le mai pierdeți pe o perioadă mai lungă de timp.

"Mă bucur că am ales PaperOffice pentru că până la urmă am primit un sistem optim. O putem administra noi înșine și suntem pe cale să devenim un birou digital."