Companie minieră
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), o companie de minerale de frunte cu sediul central în Papua Noua Guinee, se află în prima linie a extracției de resurse.

Prin prezența sa extinsă și un angajament puternic pentru excelență, KMHL s-a stabilit ca un actor major în industria minieră. Cu o viziune clară, inovații strategice și o gestionare durabilă a operațiunilor, KMHL este un pionier în crearea de valori pentru părțile interesate și regiune.

Poziția de start și provocările

Ca multe companii din industria minieră, KMHL s-a confruntat cu provocări în administrarea și organizarea documentelor și dosarelor importante în operațiunile zilnice.

Complexitatea ridicată și volumul mare al documentației, de la proceduri de autorizare la protocoale de operare și reglementări de mediu, au făcut ca o gestionare eficientă a documentelor să fie esențială.

În acest context, KMHL căuta un sistem de gestionare a documentelor care nu numai că să centralizeze documentele, dar să și faciliteze colaborarea între diferitele departamente și locații, să asigure în același timp securitatea și protecția datelor și să sprijine respectarea obligațiilor legale.

De ce KMHL a ales PaperOffice DMS

După o examinare minuțioasă a diferitelor sisteme de gestionare a documentelor, KMHL a ales PaperOffice DMS. Sistemul a fost ales deoarece a permis companiei să facă modificări minime în fluxurile sale de lucru existente, respectând în același timp cerințele sale.

„Ne-am decis pentru PaperOffice DMS deoarece investiția este în concordanță cu obiectivele companiei noastre, și anume creșterea eficienței, îmbunătățirea securității documentelor și utilizarea transformării digitale. În plus, costurile sunt extrem de atractive în comparație cu alți furnizori,”

își amintește Loi Joseph, manager IT la Kumul Minerals Holdings Limited.

Analiza financiară efectuată de echipa IT a arătat că PaperOffice DMS este rentabil și îndeplinește nevoile KMHL.

Au fost analizate trei sisteme potențiale de gestionare a documentelor, pentru care au fost solicitate oferte de la companiile respective: PaperOffice, Docuware și M-Files.

Implementare

Pentru început, 80 de stații de lucru au fost echipate cu sistemul de gestionare a documentelor, iar ca bază de date a fost ales Synology NAS.

Această grupă inițială a fost punctul de plecare pentru implementarea sistemului, pe măsură ce alte stații de lucru au fost integrate treptat.

La două luni după atribuirea comenzii, migrarea datelor existente a fost finalizată, iar o lună mai târziu a fost lansată cu succes producția, soluția de arhivare fiind acceptată de Kumul.

Implementarea a decurs fără probleme, iar angajații au fost instruiți cu succes.

Prin instruiri personalizate, ateliere interactive și exemple practice, toți angajații au reușit să învețe și să utilizeze optim toate funcțiile sistemului. În plus, au fost furnizate materiale de instruire pentru a servi angajaților ca referință după finalizarea instruirilor.

Acest lucru a permis o tranziție fără probleme către utilizarea noului sistem și a asigurat o integrare rapidă în fluxurile de lucru zilnice.

Rezultatul final

Implementarea PaperOffice DMS a permis KMHL să-și îmbunătățească gestionarea documentelor.

Compania a fost impresionată de adaptabilitatea interfeței cu utilizatorul, de căutarea îmbunătățită a documentelor și de controlul versiunilor documentelor.

Introducerea noului sistem a decurs fără probleme, iar KMHL a recomandat PaperOffice DMS oricui căuta o soluție pentru gestionarea documentelor.

În general, experiența KMHL cu PaperOffice DMS a fost extrem de satisfăcătoare și a depășit așteptările lor.