Patriarhia de la Lisabona

Provocarea

Patriarhia de Lisabona (latină: Patriarhatus Olisiponensis) este o arhiepiscopie mitropolitană de rit roman a Bisericii Catolice cu sediul în Lisabona, capitala Portugaliei. Catedrala arhiepiscopală este Catedrala Patriarhală Sf. Maria Maggiore din Lisabona.
Eparhia de Lisabona a fost ridicată la rangul de arhiepiscopie la 10 noiembrie 1394. 1716 a fost primită de papa Clemens al XI-lea. titlul de patriarhie.

PaperOffice DMS este folosit de Patriarhia Lisabona pentru a centraliza și organiza informații din mai multe surse și pentru a minimiza timpul și costul întreținerii unei arhive fizice. Accesul la informații este digital.

Poziția inițială

Transformarea digitală și termenul de "digitalizare" au fost pe buzele tuturor cel târziu de la pandemie și acum nu mai este o condiție opțională pentru multe companii, ci o necesitate.
Tema dezvoltării digitale în continuare este, de asemenea, ferm stabilită în comunități și biserici. Pentru că, chiar și într-o biserică precum Patriarhia de la Lisabona, sunt în așteptare sarcini administrative extinse, care au fost făcute anterior manual și într-un mod analog.

Probleme și activități existente

În trecut, întregul sistem al patriarhiei se baza pe hârtie. Dar, cu documentele existente și primite zilnic, sistemul manual și-a atins limitele.

Întregul potop de informații a devenit mai inconsecvent. Cea mai importantă sarcină a fost de a aduce unitățile analogice și digitale împreună. Documentele pe suport de hârtie trebuiau digitalizate și aduse împreună cu alte informații, cum ar fi e-mailurile asociate.

Digitization is omnipresent - also in the church

"Am vrut să centralizăm și să organizăm informații din mai multe surse pentru a minimiza timpul și costul întreținerii unei arhive fizice, dar cu acces digital."

își amintește dl Pedro Silva, angajat administrativ al Patriarhiei de la Lisabona.

De ce a ales Patriarhia de la Lisabona PaperOffice DMS

Datorită provocărilor existente, domnul Pedro Silva, angajat administrativ al Patriarhiei, căuta un sistem de management al documentelor (DMS) care să permită stocarea sigură și adaptabilă a datelor. O simplă integrare a tuturor stațiilor de lucru din biroul de administrare, inclusiv a celor care lucrează de la distanță, ar trebui rezolvată cu software necomplicat.

"Căutam o soluție de viitor care să poată implementa inițial toate cerințele noastre, dar în același timp să ofere scalabilitate ușoară și un raport cost-beneficiu bun și să poată fi actualizată la alte departamente în viitor."

În plus față de PaperOffice DMS, dl Pedro Silva a testat alte produse software de la alte case de sistem și a examinat inițial diverse oferte software în legătură cu gestionarea documentelor.

Dl Silva subliniază că un sistem adecvat a fost căutat pentru o lungă perioadă de timp. Cu toate acestea, niciunul dintre furnizorii de software testați anterior nu a fost suficient de scalabil sau de flexibil pentru munca pe care trebuia să o facă un sistem de management al documentelor.

"Cele mai multe dintre soluțiile nu oferă o modalitate ușoară de a crea o bază de date ca PaperOffice DMS nu, deoarece acestea utilizează doar un cloud oferă o soluție de server."

1. Stocarea și disponibilitatea datelor. Acces central și ușor la toate documentele relevante și posibilitatea ca mai multe părți să colaboreze la același document.

Un spațiu de stocare intern, central, care poate fi accesat de toți angajații. Datele nu trebuie stocate într-un cloud terț sau pe un computer cu un singur utilizator.

2.Valoare pentru bani. Software-ul ar trebui să aibă un raport bun preț-performanță.

A fost foarte important pentru Patriarhia de la Lisabona ca, după o investiție inițială, software-ul să poată fi ușor și ușor scalat la alte departamente și că acest lucru nu ar implica costuri ridicate.

Numărul de licențe de utilizator achiziționate poate fi crescut în orice moment. În acest fel, patriarhia poate evita angajamentul excesiv de capital.

3. Ușor de manevrat. Software-ul ar trebui să fie auto-explicativ și necesită cât mai puțină pregătire posibil, dar în același timp să fie pregătit pentru viitor.

În acest fel, consultanții externi pot fi evitați. Desigur, PaperOffice DMS oferă, de asemenea, instruire individuală pentru module, dacă se dorește. Cu toate acestea, pe baza experiențelor Patriarhiei de la Lisabona, PaperOffice este în mare parte auto-explicativă.

Nu există "consultanți" externi și scumpi la fața locului și nimeni nu trebuie să călătorească nicăieri pentru formare. Toată lumea poate defini intervalul de timp pentru învățarea navigării meniului în sine, după cum este necesar și în ceea ce privește viitorul, PaperOffice DMS este bine poziționat datorită structurii sale modulare.

"Am ales PaperOffice DMS pentru că am testat personal software-ul și am fost impresionați de ușurința de utilizare Integrarea în mediul Windows și de o interfață de utilizator curată cu care să lucrăm cu inspirații."

4. Recuperarea și economiile de timp. S-a căutat o modalitate mai simplă de a digitaliza documentele analogice și de a le găsi cu ușurință atunci când este necesar.

Datorită funcției AI integrate, fiecare document poate fi predat, tot conținutul dorit poate fi extras într-o manieră direcționată și stocat cu cuvinte cheie într-o manieră complet automatizată.

PaperOffice DMS oferă exact ceea ce căuta patriarhia.

Cum a fost integrat PaperOffice DMS?

În vremuri de pandemie, patriarhia a decis să arhiveze documentele și e-mailurile de zi cu zi în PaperOffice DMS.

Datorită unui scaner puternic și a conexiunii scanerului în PaperOffice, conversia documentelor analogice ar putea începe. Toate documentele au fost citite și digitalizate treptat prin intermediul interfeței scanerului PaperOffice OCR. Un index de cuvinte cheie este creat pentru fiecare document în timp ce acesta este citit în, care poate fi folosit pentru a găsi într-un flash folosind motorul de căutare PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Folderele existente în fișierele agățate au fost preluate 1:1 și pur și simplu convertite în "foldere digitale".

Toate e-mailurile existente au fost salvate direct în PaperOffice DMS, ar putea fi legate de documentele existente și nu vor trebui să fie tipărite pe hârtie în viitor. Și toate e-mailurile primite sunt arhivate automat pe PaperOffice prin monitorizarea folderelor prin configurarea gestionării regulilor

Care sunt următorii pași?

Următorul pas pe care Patriarhia de la Lisabona îl intenționează este digitalizarea arhivei fizice existente înainte de anul 2021 și extinderea utilizării PaperOffice DMS în alte zone/departamente ale Patriarhiei.

În plus, Patriarhia ar dori să automatizeze în mare măsură arhivarea documentelor datorită utilizării KI PIA.

"Suntem încântați după ce am lucrat cu PaperOffice DMS timp de un an și jumătate, chiar dacă ne-am limitat doar la un singur departament și nu am explorat pe deplin această capodoperă fantastică."

Rezumatul experienței generale

PaperOffice DMS a îndeplinit toate criteriile necesare și astăzi cartografiază fluxul complet de documente digitale în patriarhie.

Pentru moment, toate documentele au fost înregistrate cu scanere de înaltă performanță și stocate digital în arhiva electronică PaperOffice. În același timp, e-mailurile primite și existente sunt transferate direct la PaperOffice DMS și legate de documente arhivate.

Personalul administrației Patriarhiei poate accesa apoi documentele și e-mailurile prin interfața cu utilizatorul PaperOffice și prin introducerea diferiților termeni de căutare - este disponibilă și o căutare text complet.

Datorită utilizării consecvente a DMS, patriarhia a reușit să reducă semnificativ timpul de procesare necesar facturilor și altor tipuri de documente.