Digitalizarea în managementul proprietății și managementul proprietăților imobiliare

Digitalizarea în managementul proprietății și gestionarea proprietății

În cadrul managementului imobiliar și al administrării proprietății, există un număr mare de documente diferite care trebuie gestionate:

Contracte de închiriere, declarații de costuri auxiliare, dosare de construcție, evenimente, documente de afaceri, notificări și multe altele. Prin urmare, managerii de proprietate și companiile imobiliare sunt cei care beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unui software adecvat de gestionare a documentelor.

Documente importante sunt generate în fiecare zi de managerii imobiliari. Toate acestea trebuie să fie atribuite proprietății rezidențiale corecte, chiriașului, proprietarului, proprietății.

PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

Toate aceste documente trebuie să fie digitalizate dacă ajung pe suport de hârtie, necesită depunere structurată, atribuire de sarcini și fluxuri de lucru și trebuie să fie disponibile imediat la cerere.

În plus, fiecare document este clasificat în funcție de tipul său și poate fi atribuit persoanelor și obiectelor, pe care le puteți accesa chiar și în deplasare, indiferent de dispozitiv. Aveți toate informațiile și documentele despre toate clădirile, partenerii de afaceri, chiriașii etc. în mod clar într-un singur loc, și anume baza de date.

Este foarte important să se respecte termene importante și să se ia măsuri legale pentru stocarea documentelor.

Pentru a rezolva multe probleme administrative existente în gestionarea proprietății, ar trebui implementat sistemul de gestionare a documentelor PaperOffice.

PaperOffice DMS vă oferă o structură clară în documentele dumneavoastră și vă ajută să faceți față inundațiilor de informații.

PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi contractele sau scrisorile, gestionându-le digital în PaperOffice în viitor.

De asemenea, puteți beneficia de sarcini administrative digitale și puteți urmări toate contractele de închiriere și servicii, corespondența oficială, care este pusă în retrimitere sau atribuită angajaților prin atribuirea sarcinilor.

Automatizează-ți procesele de afaceri

Nicio altă țară din UE nu are mai mulți locuitori decât Germania și cu 234 de persoane pe kilometru pătrat are a treia cea mai mare densitate a populației din Europa, după Olanda și Belgia, cu excepția Monaco. Aproximativ 37 de milioane de clădiri sunt repartizate pe o suprafață de 357.588 de kilometri pătrați. Puțin mai mult de jumătate din proprietăți sunt folosite ca spațiu de locuit, toate celelalte proprietăți sunt utilizate comercial sau public. Se estimează că 8 milioane de proprietăți sunt gestionate de manageri de proprietăți sau manageri imobiliari.

În spatele numărului impresionant de 8 milioane de obiecte gestionate se află o cantitate considerabilă de lucrări de întreținere, care rezultă nu numai din activitățile necesare pentru menținerea în funcțiune a clădirii, ci și din prevederile, ordonanțele și legile care sunt noi aproape în fiecare an. Imobiliarele din Germania sunt parțial supuse legislației de stat și parțial legislației federale. Dar lista lucrurilor care fac parte din activitatea de zi cu zi a managementului imobiliar este surprinzător de extinsă, cum ar fi:

• Închiriere
• Contract de închiriere
• Declarația de debitare a serviciului
• Colectarea datoriilor
• Managementul depozitelor
• Gestionarea veniturilor din chirii
• Vindem / Cumpara
• Renovare
• Renovare
• Reparaţii
• Întreținerea instalației
• Mentenanță proprietate
• Serviciul de iarnă
• Încălzire / Electricitate / Apă / Deșeuri
• Drept fiscal
• Asigurare
• Carte funciară

În spatele fiecărui termen individual din această listă se află adesea un număr mare de procese foarte diferite. Desigur, există companii de administrare a proprietății care sunt limitate doar la o singură zonă, cum ar fi gestionarea exclusivă a proprietăților de închiriere sau cumpărarea și vânzarea sau gestionarea pură a proprietății deținute de o comunitate de proprietari. Dar indiferent de segment, sarcinile sunt atât de diverse încât fiecare manager de proprietate are nevoie de un management eficient al documentelor.

Acesta este PaperOffice DMS, un software de gestionare a documentelor care poate face mult mai mult decât să gestioneze documente.

Dar ce înseamnă eficient pentru managerii de proprietate?

Cel mai mare sector din cele 8 milioane de proprietăți aflate în administrare menționate mai sus sunt apartamentele închiriate, urmate de spațiile de birouri. Aceasta înseamnă că, în funcție de tip, există costuri fixe care trebuie plătite trimestrial, semestrial sau anual. Venitul, pe de altă parte, este de obicei lunar. În funcție de inventarul gestionat, acest lucru înseamnă menținerea a sute până la mii de conturi, toate având termene specifice și necesită administrare suplimentară atunci când apar modificări extraordinare. În plus, există o contabilitate adecvată a veniturilor și cheltuielilor.

Printre evenimentele extraordinare se numără, de exemplu, restanțele la chirie. Ideea aici este de a calcula dobânda suportată până la efectuarea plății, dar și de a respecta limitele și de a lua măsurile corespunzătoare.

• Administrația poate include, de asemenea, planuri care arată suprafețele parcelelor la scară și, dacă este necesar, sunt puse la dispoziția companiilor de construcții pentru renovări sau renovări.
• Dovada investirii adecvate a fondurilor de depozit necesită, de asemenea, o contabilitate și o prezentare corectă în orice moment.
• Introduceți modificări ale legii de închiriere sau de achiziție de terenuri în timp util și, astfel, să fie pregătite pentru momentul în care acestea intră în vigoare.

Acestea sunt doar patru exemple de ceea ce poate face un sistem bun de management al documentelor, cum ar fi PaperOffice DMS.

Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.

Astfel, contractele importante pot fi recunoscute și reziliate în timp util sau renegociate. Eliberarea documentelor cu semnătură digitală și notificare prin e-mail în loc de e-mail lent pe hârtie, e-mail nesigur contribuie la fidelizarea clienților.

Paperless work through digital processes

Cadrul de bază pentru transformarea digitală în managementul proprietății și imobiliare

Datorită IA integrată, se declanșează reguli automate. Acest AI sortează automat documentele în foldere precum "Factură" și "Note de livrare", stochează cuvintele cheie corespunzătoare și declanșează fluxul de lucru digital stocat pentru tipul de document respectiv.

PaperOffice îndeplinește cele mai înalte standarde de securitate , cum ar fi gestionarea autorizațiilor sau acordarea autorizațiilor de acces. Utilizatorul definește pașii individuali de lucru exact așa cum ar rula, de exemplu "înregistrarea", "verificarea", "eliberarea" și "rezervarea" facturilor.

Responsabilitatea nu poate fi atribuită numai persoanelor individuale, ci și grupurilor de utilizatori, cum ar fi "Contabilitate" sau "Producție", astfel încât un coleg să poată interveni imediat dacă un angajat este absent.

Tehnologia OCR recunoaște nu numai conținutul documentului, ci și toate câmpurile de date relevante din punct de vedere fiscal, cum ar fi numărul documentului, data, valoarea netă, impozitul și suma brută. Datele importate sunt disponibile pentru controlul evaluărilor, operațiunilor de plată și contabilității financiare. Acest lucru economisește munca obositoare de intrare și reduce erorile de postare.

Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către client, consultant fiscal sau invers.

Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.

Soluții de flux de lucru și integritate AI - soluția ALL-IN-ONE cu PaperOffice DMS

Companiile din domeniul managementului proprietății și managerii imobiliari trebuie să proceseze documente în toate tranzacțiile de afaceri. Dezvoltarea constantă în continuare a modelelor de afaceri creează în mod constant noi provocări. Ceea ce au nevoie este un bun sistem de management al documentelor.

PaperOffice DMS este software-ul potrivit, deoarece are tot ceea ce au nevoie industria de mobilier și de producție, cum ar fi:

• Stocarea documentelor în toate formatele digitale în conformitate cu principiile GDPR/li>
• Funcții pentru trimiterea și retrimiterea documentelor întârziate care necesită acțiune
• O funcție de stocare a datelor cu auto-învățare cu etichetare și motor de căutare intern
• Atribuirea automată a documentelor nou adăugate în folderul corect
• Crearea simplă a bazei de date și conexiunea la baza de date, inclusiv masca personalizabilă individual
• Crearea automată a șabloanelor pentru procese și operațiuni repetitive

Arhivare conformă cu revizia și în condiții de siguranță: PaperOffice DMS îndeplinește din punct de vedere tehnic cerințele legale ale GoBD, GDPdU și DSGVO

Access to the necessary information at any time

Funcția de flux de lucru PaperOffice simplifică comunicarea. Gestionarea documentelor orientate spre proces asigură faptul că aceste documente rămân actualizate cu puțin efort. PaperOffice DMS vă permite să luați în considerare cu ușurință perioadele de păstrare și ștergere aplicabile. Fluxurile de lucru digitale sunt integrate în procesele de afaceri, ceea ce asigură conformitatea cu pașii esențiali ai procesului și, prin urmare, conformitatea.

PaperOffice acceptă acest lucru cu o sarcină extinsă și modul de flux de lucru.

În acest fel, pot fi create anumite lanțuri de procese, iar procesele operaționale existente pot fi definite pe documente electronice și executate parțial automat.

Aceasta reprezintă optimizarea proceselor fără erori, deoarece sarcina nu poate fi atribuită numai angajaților cu drepturi de utilizator specifice și perioade de finalizare, necesită eliberare digitală, ci și să declanșeze automat acțiuni suplimentare, cum ar fi notificări prin e-mail sau modificări ale stării documentului.

În acest fel, metadatele relevante pot fi stocate și după procesul de arhivare a documentelor. În plus față de tipul de document, poate fi specificată perioada de arhivare și informațiile asociate despre clienți.

Industria mobilei și meseriile de producție beneficiază de gestionarea documentelor digitale

Sistemul de management al documentelor permite crearea separată de baze de date pentru fiecare zonă în parte și poate crea legături în același timp. Documentele analogice, cum ar fi facturile trimise de meșteșugari, sunt scanate cu PaperOffice DMS și salvate atât ca fotografie, cât și ca text convertit folosind software-ul OCR. Toate datele existente, de exemplu pe o entitate găzduită, pot fi afișate în mod clar și fără echivoc, motiv pentru care nu trebuie să se efectueze fișiere de-a lungul pentru întâlniri în afara casei. Gestionarea bazei de date controlate de IA creează șabloane din date principale sau liste utilizabile statistic, după cum este necesar.

În același timp, protecția necesară a datelor este menținută prin gestionarea ierarhică a parolelor și criptarea pe 1024 de biți.

Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.

Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.

Cu ștampile digitale, documentele pot fi completate cu informații suplimentare și chiar pot controla fluxurile de lucru detaliate. La rândul său, funcția de activitate și flux de lucru asigură respectarea și finalizarea termenelor limită.

Raportul excelent preț-performanță al PaperOffice DMS, precum și implementarea simplă în sistemele de operare Microsoft existente și capacitatea intuitivă de învățare fac din software un ajutor indispensabil în fiecare casă sau management imobiliar într-un timp scurt, indiferent cât de mare este inventarul care trebuie gestionat.