Digitalizarea în administrația și autoritățile publice

Digitalizarea în administrația și autoritățile publice

De la fiscul la KITA, administrația locală, autorități sau transport public până la departamentul de întreținere a drumurilor.

Instituțiile oficiale și publice conectează și, de asemenea, stabilizează structurile din municipalități, orașe, districte și, de asemenea, state federale, până la Republica Federală Germania ca o comunitate politică.

Documentele și datele sunt create în multe departamente diferite ale autorității. Iată cât de importante sunt generate documentele în fiecare zi:

Scrieri, contracte, proiecte, cercetări, opinii ale experților și multe altele. Acestea nu ajung doar prin poștă, multe documente ajung și prin e-mail.

Paperless work through digital processes

Toate aceste documente trebuie să fie digitalizate dacă ajung pe suport de hârtie, necesită depunere structurată, atribuire de sarcini și fluxuri de lucru și trebuie să fie disponibile imediat la cerere.

În plus, fiecare document este clasificat în funcție de tipul său și poate fi atribuit persoanelor și obiectelor, pe care le puteți accesa chiar și în deplasare, indiferent de dispozitiv. Deci, aveți toate informațiile și documentele despre toate informațiile în mod clar într-un singur loc, și anume baza de date.

Cu ajutorul soluției de gestionare a documentelor, salvați și arhivați toate informațiile pe o platformă centrală într-o manieră rezistentă la audit.

Pentru a rezolva multe probleme administrative existente în gestionarea proprietății, ar trebui implementat sistemul de gestionare a documentelor PaperOffice.

În acest fel, munca de zi cu zi poate fi simplificată, optimizată și îmbunătățită cu ajutorul digitalizării. PaperOffice DMS vă oferă o structură clară în documentele dumneavoastră și vă ajută să faceți față inundațiilor de informații.

PaperOffice elimină toate blocajele consumatoare de timp și creează o imagine de ansamblu clară a documentelor importante, cum ar fi contractele sau scrisorile, gestionându-le digital în PaperOffice în viitor.

De asemenea, puteți beneficia de sarcini administrative digitale și puteți urmări corespondența oficială care este pusă pe retrimitere sau atribuită angajaților prin atribuirea sarcinilor.

Toate informațiile disponibile imediat

Un software bun de gestionare a documentelor nu poate lua decizii politice, dar poate fi de mare ajutor în multe domenii ale administrației publice în diverse procese, deoarece marea majoritate a așa-numitelor dosare administrative nu au prioritate suverană.

În afară de asta, documentele digitale nu trebuie să înlocuiască originalele, dar fac munca mai ușoară.

Cu PaperOffice DMS, documentele pot fi digitalizate în multe autorități și instituții publice și arhivate centralizat în așa fel încât accesul să poată fi făcut de pe orice computer fără a fi nevoie să mergeți la arhivă sau să investigați mai întâi care / Colegul dumneavoastră procesează în prezent fișierul.

PaperOffice DMS nu numai că digitalizează documentele analogice, software-ul de gestionare a documentelor salvează fiecare modificare a documentului în ordine cronologică. Originalul rămâne neafectat. Funcția fluxului de lucru poate fi utilizată, de exemplu, pentru a atribui anumite activități în timpul lucrului de proiect și fiecare angajat păstrează o imagine de ansamblu a stării curente.

În același timp, ideile sau sugestiile pot fi prezentate fără a fi nevoie să convoace reuniuni de fiecare dată. Documentele arhivate pot fi căutate după cuvinte cheie sau data sau numerele de referință, iar șabloanele automate pot fi create de AI în PaperOffice DMS.

Utilizările posibile pentru PaperOffice DMS rezultă la diferite niveluri ale administrației publice și oficiale, de exemplu în:

• Şcoli
• Grădiniţe
• Biblioteci
• Universităţi
• Spitale
• Administrațiile municipale
• oficii fiscale
• Sanatorii

Desigur, datorită stocării sofisticate a datelor cu criptare pe 1024 de biți, precum și a formatării interne speciale și a firewall-ului, securitatea în conformitate cu GDPR este menținută. PaperOffice DMS impresionează, de asemenea, prin ușurința de învățare, capacitatea de a configura până la 800 de terminale conectate și un raport preț-performanță foarte bun.

Acesta este PaperOffice DMS, un software de gestionare a documentelor care poate face mult mai mult decât să gestioneze documente.

Pentru că indiferent de forma în care documentele ajung la companie, fie ca documente pe suport de hârtie, fișiere PDF, e-mail-uri sau fotografii, acestea sunt arhivate și stocate automat într-o bază de date securizată.

Astfel, contractele importante pot fi recunoscute și reziliate în timp util sau renegociate. Eliberarea documentelor cu semnătură digitală și notificare prin e-mail în loc de e-mail lent pe hârtie, e-mail nesigur contribuie la fidelizarea clienților.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Optimizarea proceselor de afaceri datorită PaperOffice DMS

Datorită IA integrată, se declanșează reguli automate. Acest AI sortează automat documentele în foldere precum "Factură" și "Contract", stochează cuvintele cheie corespunzătoare și declanșează fluxul de lucru digital stocat pentru tipul de document respectiv.

PaperOffice îndeplinește cele mai înalte standarde de securitate , cum ar fi gestionarea autorizațiilor sau acordarea autorizațiilor de acces. Utilizatorul definește pașii individuali de lucru exact așa cum ar rula, de exemplu "înregistrarea", "verificarea", "eliberarea" și "rezervarea" facturilor.

Responsabilitatea nu poate fi atribuită numai persoanelor individuale, ci și grupurilor de utilizatori, cum ar fi "Contabilitate" sau "Producție", astfel încât un coleg să poată interveni imediat dacă un angajat este absent.

Tehnologia OCR recunoaște nu numai conținutul documentului, ci și toate câmpurile de date legate de taxe, cum ar fi numărul documentului, data, netul, impozitul și suma brută. Datele importate sunt disponibile pentru controlul evaluărilor, operațiunilor de plată și contabilității financiare. Acest lucru economisește munca obositoare de intrare și reduce erorile de postare.

Argumente importante pentru includerea PaperOffice DMS în planificarea bugetară. În cele din urmă, PaperOffice DMS convinge, de asemenea, prin faptul că durabilitatea și protecția mediului sunt luate în considerare. Mai devreme sau mai târziu va avea loc conversia completă de la documente analogice la formular digital și apoi instituția publică, care va utiliza deja PaperOffice DMS, va fi bine pregătită.

Cu un singur clic de mouse, datele, inclusiv locația de arhivare, pot fi exportate către client, consultant fiscal sau invers.

Desigur, PaperOffice DMS permite migrarea și integrarea datelor digitale existente din soluțiile software existente. În același timp, PaperOffice DMS este interfața dintre analogic și digital. Folosind funcția sa de scanare, software-ul poate citi documente analogice, planuri și fotografii în sistem și le poate digitaliza folosind scanere, dar și înregistrări de pe telefoanele mobile, prin care textele sunt convertite în scris folosind OCR și pot fi modificate în programele Office. Marcajele temporale și versiunile asigură faptul că documentul digital corespunde originalului analogic.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Prelucrarea digitală este o bază esențială pentru asigurarea calității ridicate a serviciilor municipale în viitor

Instituțiile și autoritățile publice trebuie să prelucreze documente pentru toate tranzacțiile comerciale. Dezvoltarea constantă în continuare a modelelor de afaceri creează în mod constant noi provocări. Ceea ce au nevoie este un bun sistem de management al documentelor.

PaperOffice DMS este software-ul potrivit, deoarece vine cu tot ceea ce autoritățile și instituțiile publice au nevoie, cum ar fi:

• Stocarea documentelor în toate formatele digitale în conformitate cu principiile GDPR/li>
• Funcții pentru trimiterea și retrimiterea documentelor întârziate care necesită acțiune
• O funcție de stocare a datelor cu auto-învățare cu etichetare și motor de căutare intern
• Atribuirea automată a documentelor nou adăugate în folderul corect
• Crearea simplă a bazei de date și conexiunea la baza de date, inclusiv masca personalizabilă individual
• Crearea automată a șabloanelor pentru procese și operațiuni repetitive

Arhivare conformă cu revizia și în condiții de siguranță: PaperOffice DMS îndeplinește din punct de vedere tehnic cerințele legale ale GoBD, GDPdU și DSGVO

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

Funcțiile extinse ale fluxului de lucru ale PaperOffice sunt foarte interesante pentru autorități și administrațiile publice. Conținutul întâlnirilor de proiect este înregistrat și poate fi completat de participanți în orice moment, toate pe ecran și din locații diferite. Arhivarea bazată pe audit este garantată în orice moment, precum și optimizarea proceselor organizaționale.

PaperOffice acceptă acest lucru cu o sarcină extinsă și modul de flux de lucru.

Instituțiile și autoritățile publice beneficiază de gestionarea documentelor digitale

Sistemul de management al documentelor permite crearea separată de baze de date pentru fiecare zonă în parte și poate crea legături în același timp. Documentele analogice, cum ar fi facturile trimise de meșteșugari, sunt scanate cu PaperOffice DMS și salvate atât ca fotografie, cât și ca text convertit folosind software-ul OCR. Toate datele existente, de exemplu pe o entitate găzduită, pot fi afișate în mod clar și fără echivoc, motiv pentru care nu trebuie să se efectueze fișiere de-a lungul pentru întâlniri în afara casei. Gestionarea bazei de date controlate de IA creează șabloane din date principale sau liste utilizabile statistic, după cum este necesar.

În același timp, protecția necesară a datelor este menținută prin gestionarea ierarhică a parolelor și criptarea pe 1024 de biți.

Optimizați-vă timpul de lucru cu până la 7,5% în comparație cu munca pe suport de hârtie datorită utilizării PaperOffice DMS.

Economisiți timp pentru găsirea, rutarea și partajarea documentelor.

Cu ștampile digitale, documentele pot fi completate cu informații suplimentare și chiar pot controla fluxurile de lucru detaliate. La rândul său, funcția de activitate și flux de lucru asigură respectarea și finalizarea termenelor limită.

PaperOffice DMS nu este doar extins în funcțiile sale, ci și ușor de învățat, ghidat de tutoriale video, dar și de sfaturi și instruire individuale, dacă se dorește. Toate acestea la un raport preț-performanță foarte bun.