Comunitate
Managementul proprietatii
El Guijo
Dl Alejandro Campos, specialist IT și manager de proiect la managementul proprietății El Guijo
Poziția de pornire
Ca o comunitate în managementul imobiliar, El Guijo are o mulțime de documente importante de gestionat: contracte de închiriere, facturi de utilități, fișiere de construcție, înregistrări de turnee, documente de afaceri, notificări și multe altele.
Din păcate, managementul proprietății nu a beneficiat până în prezent în mod semnificativ de utilizarea unui software adecvat de gestionare a documentelor, deoarece până în prezent nu s-a găsit o soluție adecvată, deși managerii de proprietăți sunt cei care beneficiază în mod semnificativ de utilizarea unui software adecvat de gestionare a documentelor.
Pentru a rezolva multe probleme administrative existente în managementul proprietății, s-a decis implementarea unui sistem de management al documentelor.
Scopul El Guijo a fost de a digitaliza documentele existente pe suport de hârtie, de a aduce optimizarea proceselor și controlul fluxului de lucru asupra tuturor documentelor de intrare și ieșire, de a automatiza o mare parte a proceselor din fundal și, astfel, de a optimiza procesul de gestionare a proprietății.
Problemă existentă
Administratorul proprietății a trebuit să colecteze zilnic documente importante. Toate acestea trebuiau să fie atribuite dreptului de proprietate rezidențială, proprietar, chiriaș, proprietar. Dar munca de zi cu zi în comunitate a fost caracterizată și de ineficiențe:
"Am avut costuri de depozitare evitabile prin depunerea documentelor în dosare. În plus, căutarea documentelor a fost consumatoare de timp și a implicat adesea o vizită la arhivă",
își amintește dl Alejandro Campos, specialistul IT al comunității El Guijo.
Astfel, media generală a vecinilor depășește uneori 2500 de locuitori, cu vârfuri mai frecvente în perioadele de vară și de vacanță. Ca urmare, șase angajați în calitate de consultanți și un manager permanent în birou, precum și personalul de grădinărit și administrativ externalizat nu au putut face față supraîncărcării informaționale.
Înainte de implementarea unui sistem de management al documentelor, întregul sistem era pe suport de hârtie. Documentele depuse de proprietari, jurnalele și dovezile lucrărilor de întreținere, plângerile au fost predate administrației și apoi stocate în masă în dosare.
În cursul digitalizării, managerii de proprietăți precum El Guijo se văd în fiecare zi cu nenumărate solicitări de închiriere, reclamații și alte preocupări acum, de asemenea, prin e-mail confruntat. Cu toate acestea, acest potop de e-mail-uri cu greu pot fi tratate manual.
Consecințele au fost timpii de procesare pe termen lung și ineficiențele în procesarea, recuperarea și transmiterea documentației necesare. În consecință, comunitatea a plecat în căutarea managementului documentelor digitale.
"Tocmai am mutat de lucru înainte și acum avem un început de cap."
Alejandro Campos, specialist IT, independent pentru comunitatea El Guijo a căutat o soluție la acest lucru și la toate problemele de gestionare a proprietății. De asemenea, s-a avut în vedere digitalizarea tuturor sarcinilor administrative ale municipalității, care anterior erau în mare parte similare.
De ce municipalitatea El Guijo a ales PaperOffice DMS
Cele mai importante criterii de selecție au fost fiabilitatea, disponibilitatea și securitatea, deoarece documentele gestionate implicau conținut confidențial, cum ar fi documentele personale, precum și facturile, care trebuiau protejate împotriva accesului neautorizat prin autorizații de acces și niveluri de eliberare .
Diverși furnizori de cloud sau soluții open source nu au fost luați în considerare din cauza reglementărilor privind protecția datelor din municipiu, deoarece securitatea datelor cu caracter personal GDPR și securitatea investițiilor pe termen lung nu au putut fi garantate.
Deoarece PaperOffice DMS nu este o aplicație cloud și stochează toate datele într-o bază de date centrală, care este acum pe un server dedicat, în cele din urmă sa decis să testeze scenariul necesar cu un test.
"Deja la prima întâlnire cu PaperOffice observați cei 20 de ani de experiență PaperOffice în domeniul gestionării documentelor."
PaperOffice depășește toate standardele de documente și orientările legale, în special datorită stocării foarte criptate a documentelor direct pe serverul dedicat și nu într-un cloud.
Necesitatea de a utiliza un sistem de gestionare a documentelor care are controlul versiunii conforme și versiuni rezistente la audit este mai clară ca niciodată.
Un motiv enorm pentru decizie a fost accesibilitatea și competența sprijinului, deoarece în trecut s-au făcut experiențe foarte proaste cu alți furnizori.
În special, pentru a asigura fiabilitatea și pentru a simula probleme reale, asistența PaperOffice a fost contactată de mai multe ori pentru a evalua dacă termenele au fost respectate și care a fost calitatea asistenței. Aici PaperOffice este înaintea oricărui alt producător.
Treceți la automatizare prin PaperOffice. Obiective și sincronizare
Cu soluția inovatoare de gestionare a documentelor de la PaperOffice, municipalitatea El Guijo a decis să automatizeze majoritatea sarcinilor și documentației zilnice.
Așa că s-a decis scanarea documentelor care existau deja pe suport de hârtie și arhivarea lor digitală în PaperOffice. După ce acestea sunt disponibile în formă digitală, procesele administrative ulterioare din cadrul rețelei comunitare pot fi, de asemenea, rezolvate digital.
Optimizarea procesului a fost începută. De acum înainte, documentele vor fi concepute digital, evitând pe cât posibil hârtia. Întâlniri, procese-verbale, e-mailuri primite, facturi de ieșire și note create direct în PaperOffice. Activitățile și fluxurile de lucru sunt implementate digital.
Cu sistemul de management al documentelor, toate dovezile importante pot fi transmise cu ușurință - și, desigur, conforme cu GDPR. O așteptare lungă și drumul spre oficiul poștal au fost eliminate.
Conversia a mers foarte bine de la prima prezentare a software-ului de către PaperOffice la funcționarea în curs de desfășurare:
"Chiar și după demonstrația produsului, am fost absolut încântați de PaperOffice. Am văzut imediat valoarea adăugată și aproape trei săptămâni mai târziu, la o ședință a proprietarilor, rezoluția privind utilizarea PaperOffice în comunitate a fost votată 100%.
Beneficii prin digitalizare cu PaperOffice
Între timp, toate contractele de închiriere digitalizate, corespondența, jurnalele, planurile, documentele de asigurare etc. sunt stocate în PaperOffice. Aceasta este o mare valoare adăugată pentru proprietarii și chiriașii noștri, spune dl Campos din administrația El Guijo. Acesta este unul dintre motivele pentru care domnul Campos este sigur:
"Viitorul industriei de gestionare a proprietății constă pur și simplu în digitalizare."
Datorită introducerii digitalizării PaperOffice DMS, comunitatea El Guijo a reușit deja să:
- Economisiți timp și resurse
- Simplificați accesul la documente
- Asigurarea disponibilității documentelor pentru fiecare angajat autorizat
Disponibilitatea acum mai ușoară și mai rapidă a datelor și documentelor schimbă procesele comunității în mod fundamental și durabil. Cunoștințele administrative sunt acum organizate transparent și disponibile la momentul potrivit.
"Securitatea datelor, fluxurile de lucru automatizate, digitalizarea documentelor și ușurința integrării PaperOffice DMS într-un mediu administrativ au livrat ceea ce această comunitate avea nevoie pentru a accelera procesele de hârtie și a câștiga spațiu în dependențele lor."
Fiecare cu specificațiile și particularitățile sale, care, în general, includ controlul și verificarea operațiunilor administrative, eliminarea hârtiei, indexarea tuturor tipurilor de documente legate de comenzile interne, automatizarea și metodologia, securitatea (GoBD, GDPR și protecția datelor), optimizarea și monitorizarea proceselor, facilitând trimiterea fișierelor către utilizatori (proprietari în acest caz) și, desigur, economisind spațiu în birourile administrative.
Acest contract de colaborare a fost făcut datorită cantității mari de înregistrări și înregistrări deținute de comunitate și pentru a se asigura că se stabilește o metodă de organizare a întregii documentații pentru toți locuitorii și administratorii comunității.
Rezultatul final
PaperOffice a creat o soluție la problemele actuale ale comunității prin eliminarea volumului de date, raționalizarea obstacolelor administrative și asigurarea faptului că numai angajații autorizați au acces la PaperOffice pentru a preveni modificarea documentelor sau chiar deturnarea potențială a fondurilor.
Datorită integrării sistemului de gestionare a documentelor PaperOffice, comunitatea poate găsi acum documentele și informațiile lor extinse în doar câteva secunde și poate finaliza alte sarcini și fluxuri de lucru.
În plus, administrația poate reacționa mai rapid și într-un mod mai orientat la întrebările, scrisorile și feedback-ul de la rezidenți: Acest lucru face munca de zi cu zi mult mai ușoară.
Despre comunitatea El Guijo
El Guijo este o urbanizare / comunitate situată în nord-vestul municipiului Galapagar lângă drumul M-510, la doar 40 de minute de mers cu mașina de centrul Madridului prin A-6.
Un loc privilegiat în Sierra de Guadarrama, situat într-o legătură de populație lângă Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial și Galapagar în sine, precum și în apropierea rezervorului Valmayor și a graniței cu Comunitatea Autonomă Castilla y León.
Construcția urbanizării a început în anii 1970 și a fost fondată în 1977 prin statut ca o comunitate de cartier. Are o suprafață de aproape 140.000 de metri pătrați, cu un total de 1.104 parcele între cabane, apartamente, clădiri comunitare (mai multe terenuri de sport, trei piscine, club social și birouri administrative) și trei parcuri pentru copii: aproximativ jumătate din țară sunt zone amenajate cu o mare diversitate naturală.
Media generală depășește 2.500 de unități, cu vârfuri mai frecvente în perioadele de vară și de vacanță. În plus, urbanizarea are șase îngrijitori, unul administrativ și trei angajați de întreținere (angajați permanent), precum și personal de grădinărit și administrativ externalizat.
