De ce municipalitatea El Guijo a ales PaperOffice DMS
Cele mai importante criterii de selecție au fost fiabilitatea, disponibilitatea și securitatea, deoarece documentele gestionate implicau conținut confidențial, cum ar fi documentele personale, precum și facturile, care trebuiau protejate împotriva accesului neautorizat prin autorizații de acces și niveluri de eliberare .
Deoarece PaperOffice DMS nu este o aplicație cloud și stochează toate datele într-o bază de date centrală, care este acum pe un server dedicat, în cele din urmă sa decis să testeze scenariul necesar cu un test.
"Deja la prima întâlnire cu PaperOffice observați cei 20 de ani de experiență PaperOffice în domeniul gestionării documentelor."
PaperOffice depășește toate standardele de documente și orientările legale, în special datorită stocării foarte criptate a documentelor direct pe serverul dedicat și nu într-un cloud.
Necesitatea de a utiliza un sistem de gestionare a documentelor care are controlul versiunii conforme și versiuni rezistente la audit este mai clară ca niciodată.
În special, pentru a asigura fiabilitatea și pentru a simula probleme reale, asistența PaperOffice a fost contactată de mai multe ori pentru a evalua dacă termenele au fost respectate și care a fost calitatea asistenței. Aici PaperOffice este înaintea oricărui alt producător.
Treceți la automatizare prin PaperOffice. Obiective și sincronizare
Cu soluția inovatoare de gestionare a documentelor de la PaperOffice, municipalitatea El Guijo a decis să automatizeze majoritatea sarcinilor și documentației zilnice.
Așa că s-a decis scanarea documentelor care existau deja pe suport de hârtie și arhivarea lor digitală în PaperOffice. După ce acestea sunt disponibile în formă digitală, procesele administrative ulterioare din cadrul rețelei comunitare pot fi, de asemenea, rezolvate digital.
Optimizarea procesului a fost începută. De acum înainte, documentele vor fi concepute digital, evitând pe cât posibil hârtia. Întâlniri, procese-verbale, e-mailuri primite, facturi de ieșire și note create direct în PaperOffice. Activitățile și fluxurile de lucru sunt implementate digital.
Cu sistemul de management al documentelor, toate dovezile importante pot fi transmise cu ușurință - și, desigur, conforme cu GDPR. O așteptare lungă și drumul spre oficiul poștal au fost eliminate.
Conversia a mers foarte bine de la prima prezentare a software-ului de către PaperOffice la funcționarea în curs de desfășurare:
Beneficii prin digitalizare cu PaperOffice
Între timp, toate contractele de închiriere digitalizate, corespondența, jurnalele, planurile, documentele de asigurare etc. sunt stocate în PaperOffice. Aceasta este o mare valoare adăugată pentru proprietarii și chiriașii noștri, spune dl Campos din administrația El Guijo. Acesta este unul dintre motivele pentru care domnul Campos este sigur:
"Viitorul industriei de gestionare a proprietății constă pur și simplu în digitalizare."
Datorită introducerii digitalizării PaperOffice DMS, comunitatea El Guijo a reușit deja să:
- Economisiți timp și resurse
- Simplificați accesul la documente
- Asigurarea disponibilității documentelor pentru fiecare angajat autorizat
"Securitatea datelor, fluxurile de lucru automatizate, digitalizarea documentelor și ușurința integrării PaperOffice DMS într-un mediu administrativ au livrat ceea ce această comunitate avea nevoie pentru a accelera procesele de hârtie și a câștiga spațiu în dependențele lor."
Fiecare cu specificațiile și particularitățile sale, care, în general, includ controlul și verificarea operațiunilor administrative, eliminarea hârtiei, indexarea tuturor tipurilor de documente legate de comenzile interne, automatizarea și metodologia, securitatea (GoBD, GDPR și protecția datelor), optimizarea și monitorizarea proceselor, facilitând trimiterea fișierelor către utilizatori (proprietari în acest caz) și, desigur, economisind spațiu în birourile administrative.
Acest contract de colaborare a fost făcut datorită cantității mari de înregistrări și înregistrări deținute de comunitate și pentru a se asigura că se stabilește o metodă de organizare a întregii documentații pentru toți locuitorii și administratorii comunității.