Gestionarea conținutului întreprinderii (ECM) – Definiție, avantaje și structură cu PaperOffice

Care este scopul managementului conținutului pentru întreprinderi?

Scopul ECM este de a furniza funcționalități pentru a îmbunătăți eficiența în cadrul întreprinderii, a reduce costurile și a crea interfețe între diferite soluții de sistem. În plus, ECM cuprinde următoarele obiective secundare:

• Evitarea redundanței documentelor
• Acces unitar la documente
• Furnizarea de informații (independent de sursă și utilizare)
• Eliminarea riscurilor de conformitate în gestionarea informațiilor

Referințe clienți: La PaperOffice, suntem mândri de mulțimea de clienți satisfăcuți din diverse industrii. Puteți vizualiza toate referințele noastre de clienți și studiile de caz pe website-ul nostru.

Integrare și compatibilitate: PaperOffice funcționează perfect cu bazele de date NAS, ceea ce îl face un partener exclusiv DMS pentru QNAP NAS. Această integrare perfectă permite gestionarea și stocarea fără probleme a datelor în combinație cu sistemele QNAP.

Caracteristici de securitate: Securitatea datelor dumneavoastră este prioritatea noastră principală. PaperOffice oferă caracteristici de securitate de top, inclusiv criptare de primă clasă, măsuri de protecție a datelor și altele. Standardele noastre de securitate sunt incomparabile și asigură protecția cea mai bună posibilă a informațiilor companiei dumneavoastră.

Care sunt avantajele managementului conținutului pentru întreprinderi?

Teoria este clară, dar cum afectează concret un sistem ECM compania? Furnizorii de ECM permit următoarele avantaje pentru întreprinderi prin conceptul ECM:

Digitalizarea devine motorul de creștere: Soluțiile analogice și digitale nestructurate au un lucru în comun: necesită timp. În cele din urmă, nu contează dacă un document a fost clasat greșit sau fișierul Word a fost plasat în dosarul greșit al clientului.

În schimb, un sistem de management al conținutului pentru întreprinderi oferă o reducere semnificativă a timpilor de execuție. Informațiile pot fi găsite mai rapid, pașii de lucru enervanți sunt automatizați ușor și timpul de așteptare este folosit pentru a finaliza sarcini. În consecință, câștigați timp pe care îl puteți folosi ca timp productiv – și faza dumneavoastră de creștere începe.

Nicio informație nu este pierdută în aglomerarea de hârtii: Multe timpi de execuție apar din cauza silozurilor de date. Departamentele au propriile lor sisteme de stocare și lucrează cu propriile lor soluții insulare. Este greu să păstrați o imagine de ansamblu, să aflați stadiul actual al unui document sau chiar să găsiți informația căutată.

Exact aici intervine un program ECM și conectează aceste soluții insulare printr-un punct de acces central cu un sistem de stocare unitar și automatizat. Printr-o căutare inteligentă, puteți găsi fiecare document în câteva secunde.

Colaborarea este noul mod de lucru în echipă: Aproape toate documentele sunt capturate, verificate sau procesate de cel puțin două persoane, de aceea munca în echipă este necesară în fiecare companie. Acest lucru include deja furnizarea și pregătirea transparentă a informațiilor relevante pentru alți angajați.

Cu toate acestea, lucrurile devin cu adevărat confuze atunci când sunt implicate persoane externe, cum ar fi parteneri, contabili, avocați sau chiar clienți. Printr-un sistem ECM, colaborarea devine din nou ordonată – chiar și dincolo de organizație.

Rămâi competitiv: 2020 a fost anul care a obligat indiscutabil companiile germane să acționeze. Slăbiciunile cauzate de lipsa sau deficiența digitalizării au fost clar evidentiate și au fost identificate noi oportunități. Acest lucru a încurajat multe companii să investească în tehnologii digitale și să se dezvolte. Munca la distanță și biroul de acasă sunt deja parte integrantă a multor companii. Totuși, cerințele depășesc simpla muncă de acasă.

În anul 2024, managementul conținutului pentru întreprinderi (ECM) va deveni forța motrică pentru proceduri eficiente și colaborare fără întreruperi, datorită integrării KI, și PaperOffice se află în fruntea acestei transformări digitale.

Aflați cum ECM poate avansa compania dumneavoastră și cum PaperOffice vă poate ajuta să profitați din plin de beneficii.

Ce include un sistem ECM cu PaperOffice?

ECM include cinci componente principale, care sunt perfect implementate cu PaperOffice:

Managementul documentelor cu PaperOffice: PaperOffice permite capturarea, gestionarea, stocarea, arhivarea și distrugerea documentelor într-un mod simplu și eficient. Sistemul de gestionare a documentelor digitale de la PaperOffice este condiția necesară pentru un birou fără hârtie.

Managementul proceselor de afaceri (BPM) cu PaperOffice: PaperOffice sprijină BPM, permițând proiectarea, controlul și optimizarea proceselor de afaceri. Cu PaperOffice, puteți crea fluxuri de lucru fără întreruperi și flexibile.

Managementul arhivelor cu PaperOffice: PaperOffice oferă o gestionare conformă cu revizuirea a documentelor de afaceri, care îndeplinește cerințele legale . Documentele dumneavoastră sunt întotdeauna arhivate în siguranță și clar cu PaperOffice.

Colaborare cu PaperOffice: PaperOffice promovează colaborarea digitală în compania dumneavoastră. Echipele pot lucra simultan la documente și își pot gestiona proiectele transparent. Funcția de chat integrată de la PaperOffice permite o comunicare simplă între membrii echipei.

Automatizare AI cu PaperOffice

Viitorul managementului conținutului în întreprindere este marcat de automatizarea AI, iar PaperOffice este în prima linie a acestei evoluții. Cu PaperOffice, datorită tehnologiilor AI avansate, puteți automatiza sarcinile repetitive, găsi informațiile mai rapid și lua decizii mai inteligente.

AI-ul de la PaperOffice permite clasificarea și etichetarea automată a documentelor, recunoașterea conținutului text în diferite limbi și multe altele. Datorită acestei automatizări AI, optimizați fluxurile de lucru și creșteți semnificativ eficiența în compania dumneavoastră.

Este managementul conținutului în întreprindere cu PaperOffice încă relevant?

Da, cu siguranță! În lumea afacerilor în continuă schimbare, managementul conținutului în întreprindere cu PaperOffice este mai important decât oricând.

Cu PaperOffice, puteți optimiza procesele, crește eficiența și răspunde cerințelor transformării digitale. Cu PaperOffice, sunteți pregătit pentru viitor și puteți profita de oportunitățile digitalizării.