QNAP Dokumenthåndtering DMS for NAS

Systemer for dokumenthåndtering, også kalt DMS, støtter organisasjonen din med elektronisk og strukturert organisering av forretningsdokumenter. Et DMS er derfor et viktig skritt mot et papirløst kontor. I kombinasjon med QNAP NAS utgjør de et ideelt par for å digitalisere analog lagring og øke effektiviteten i søke- og arkiveringsprosessen. PaperOffice dokumenthåndtering er det eneste DMS-systemet som er offisielt godkjent av QNAP for QNAP-enhetene dine. Hva er en NAS?QNAP NAS er forskjellige nettverkslagringsenheter (NAS-enheter) som selges av det taiwanske selskapet QNAP. Disse enhetene lar både bedrifter og privatpersoner effektivt beskytte, organisere og bruke dataene sine.En NAS er en filserver med sitt eget operativsystem som gir tilgang til lagringsplassen via nettverket.QNAP NAS gir den ideelle forutsetningen for alle bedrifter, spesielt SMB-er, for rask og enkel lagring av bedriftsdata.I følgende artikkel viser vi deg hvordan du får maksimal utnyttelse av QNAP NAS for bedriften din, og hvordan dokumenthåndtering enkelt kan fungere uten Docker.Hvorfor bruke NAS i stedet for skyen?Det er flere grunner til hvorfor du bør bruke en NAS-løsning i stedet for en skybasert løsning, og her er noen eksempler:1. Kontroll og sikkerhet: En NAS er fysisk kontrollert av bedriften, noe som betyr at du som bedrift har full kontroll over egne data og kan sørge for at dataene er trygge og beskyttet. I en skybasert miljø blir dataene dine imidlertid overført til en ekstern leverandør og er ikke underlagt de samme sikkerhetsstandardene som bedriften selv.2. Personvern: Bedrifter må overholde personvernforordningen (GDPR) fra EU når de lagrer personopplysninger. Derfor må bedrifter sørge for at lagringsteknologiene og -tjenestene de velger overholder personvernbestemmelsene. En NAS (Network Attached Storage) er et bedre valg enn en skybasert løsning når det gjelder å overholde GDPR-regler.Siden NAS-en er bedriftens eiendom, kan dataene behandles og beskyttes direkte av bedriften. En NAS gir også høy fleksibilitet, da dataene ikke trenger å lagres i et eksternt datasenter. I tillegg kan bedriften kryptere dataene på NAS-en, slik at de beskyttes mot uautorisert tilgang.3. Internettforbindelse: En NAS kan brukes uavhengig av en internettforbindelse, noe som gjør den ideell for bedrifter som opererer i landlige områder eller områder med ustabile internettforbindelser.4. Kostnader: Kostnadene er en viktig fordel en NAS har sammenlignet med skylagring. En NAS er billigere å anskaffe enn en skytjeneste, da du bare betaler en gang og eier den selv. I tillegg er de månedlige kostnadene for en NAS mye lavere enn for en skytjeneste, siden du ikke trenger å betale månedlige abonnementsavgifter. I tillegg er det ingen ekstra båndbreddeavgifter med en NAS, som kan påløpe med en skytjeneste.5. Fleksibilitet: En NAS gir bedrifter mer fleksibilitet når det gjelder maskinvare- og lagringskapasitetsvalg. Den gjør det også mulig å utvide lagringsplassen for å møte bedriftens voksende behov.En QNAP NAS i kombinasjon med PaperOffice DMS gir bedriften din en enkel og pålitelig løsning for dokumentstyring.PaperOffice DMS er brukervennlig programvare som lar bedrifter organisere, lagre, kategorisere og administrere dokumentene sine, slik at de kan få tilgang til dem problemfritt når som helst og hvor som helst.Gjennom kombinasjonen av en NAS og effektiv administrasjon av PaperOffice DMS kan du øke produktiviteten i bedriften din ved å sikre rask og pålitelig tilgang til dokumenter. Det gir også ekstra sikkerhet for dataene, siden de er lagret på NAS-en og ikke på lokale datamaskiner eller i ekstern skylagring.Hvor tidkrevende er installasjonen og oppsettet av databasen?Installering og oppsett av databasen på QNAP NAS er ikke komplisert i det hele tatt, og krever ingen IT-spesialist.Spesielt siden drift av Docker-containere er kjent for å være en ustabil og upålitelig metode for integrasjon, har PaperOffice valgt å tilby en pålitelig løsning for datalagring ved direkte og nativ bruk av MariaDB.I motsetning til Docker-installasjonen kan oppsettet gjøres på få minutter selv for nybegynnere ved hjelp av PaperOffice YouTube-videoer.Hvilke fordeler gir det å unngå Docker-containere?Å unngå Docker-containere når du bruker et dokumentstyringssystem (DMS) på en NAS (Network Attached Storage) har noen fordeler:1. Enklere vedlikehold og oppdatering: Uten Docker-containere trenger du ikke å sjekke kompatibiliteten mellom DMS og containere, noe som kan forenkle vedlikehold og oppdatering.2. Bedre ytelse: Et DMS som kjører direkte på NAS-en kan bruke NAS-ens ressurser fullt ut og dermed oppnå bedre ytelse sammenlignet med en container-løsning.3. Ingen ekstra ressursbelastning: Uten Docker-containere forårsaker ikke NAS-en ytterligere belastning på ressursene, noe som har en positiv effekt på den generelle ytelsen.

Hvordan får du dataene dine på QNAP NAS?

Det er flere måter å overføre data til PaperOffice dokumenthåndteringssystem (DMS), som kjører på en QNAP NAS (Network Attached Storage). Her er noen eksempler:

Skann dokumenter

Prosessen er enkel: hvis dataene ikke allerede er digitale, må dokumenter i papirform skannes eller fotograferes først.

Med skanneren din eller annet digitaliseringsutstyr blir ikke bare dokumentet omdannet til et bilde, men innholdet kan også leses elektronisk. Skannefunksjonen integrert i PaperOffice DMS kobler til skanneren din og overfører det digitale mediet til dokumentstyringsprogramvaren.

Vi har allerede skrevet en annen artikkel om hvordan du best integrerer skanneren din for å digitalisere dokumentene.

Digital dokumentlagring

Data i digital form, som e-poster eller digitale filer, kan enkelt dra og slippes inn i PaperOffice-grensesnittet. Hvis du ønsker å arkivere flere dokumenter uten manuelle tiltak, kan du bruke den integrerte overvåkingsfunksjonen for mapper i PaperOffice. Dette muliggjør sømløs arkivering i bakgrunnen.

Eksisterende data

PaperOffice dokumenthåndteringssystem gjør det også enkelt for brukere å flytte eksisterende data som allerede er digitalt tilgjengelig på harddisker på bærbare datamaskiner eller stasjonære datamaskiner til en felles datalagring, QNAP NAS.

På denne måten kan all eksisterende data importeres til dokumenthåndteringssystemet med bare ett museklikk.

Merverdi og fordeler med QNAP NAS sammen med PaperOffice DMS

Bruk av QNAP NAS (Network Attached Storage) i kombinasjon med dokumentbehandlingssystemet (DMS) PaperOffice gir en rekke fordeler, noen av dem er:

• 1. Sentralisert datastyring: DMS gjør det mulig å lagre og organisere alle dokumenter og filer på ett sentralt sted, noe som forenkler samarbeidet og tilgangen til dataene, da hver medarbeider kan få tilgang til de nødvendige filene uten å måtte kopiere dem til en USB-stasjon.Dette sparer tid og forhindrer feil som kan oppstå ved manuell overføring.


• 2. Økt sikkerhet: NAS'en tilbyr ekstra sikkerhetsfunksjoner som kryptering og redundans for å beskytte dataene mot tap eller uautorisert tilgang. Den gir også høy datasikkerhet gjennom ulike sikkerhetskopieringsalternativer.Det kan opprettes automatiske sikkerhetskopier for å kunne gjenopprette viktige filer i tilfelle feil eller utilsiktet sletting. Det er også mulig å kryptere dataene for å sikre at sensitiv informasjon er beskyttet mot uautorisert tilgang.


• 3. Økt tilgangshastighet: NAS'en gjør det mulig å få raskere tilgang til og redigere data, noe som øker produktiviteten.


• 4. Enkel vedlikehold og oppdatering: DMS og NAS er uavhengige av hverandre og kan vedlikeholdes og oppdateres separat, noe som forenkler vedlikeholdet.


• 5. Økt fleksibilitet: Kombinasjonen av QNAP NAS og PaperOffice DMS tilbyr ulike konfigurasjons- og tilpasningsmuligheter for å møte bedriftens behov.


• 6. Enkel utvidbarhet av lagringsplassen: En annen fordel er den enkle utvidbarheten av lagringsplassen. Siden bedrifter ofte vokser og trenger mer lagringsplass, kan en QNAP NAS enkelt utvides for å møte de økende kravene. Dette er mer kostnadseffektivt og enklere å gjennomføre sammenlignet med andre lagringsløsninger som eksterne harddisker eller skybaserte løsninger.


• 7. Støtte for mobil tilgang og ekstern arbeid: Ved å bruke QNAP NAS og PaperOffice DMS kan man få tilgang til og redigere data fra hvor som helst, noe som utvider mulighetene for eksternt arbeid og mobilt samarbeid.


• 8. Økt effektivitet: Bruken av PaperOffice DMS og QNAP NAS gjør det mulig å finne, organisere og automatisere data raskere, noe som øker effektiviteten.


• 9. En annen fordel med kombinasjonen av QNAP NAS og dokumentbehandlingssystemet er omfattende brukeradministrasjon, inkludert muligheten til å opprette og administrere flere brukerkontoer. Dette gjør det mulig for bedrifter å angi forskjellige tilgangsrettigheter for forskjellige ansatte eller avdelinger. For eksempel kan en ansatt i økonomiavdelingen få tilgang til finansdokumenter, mens en ansatt i markedsføringen bare har tilgang til markedsføringsdokumenter.

Et DMS gjør det mulig for bedrifter å lagre og administrere dokumenter og filer sentralt. Det forenkler søk og samarbeid, da medarbeidere kan få tilgang til nødvendige filer fra hvor som helst. Det gir også mulighet for å automatisere dokumentarbeidsflyter for å spare tid og ressurser.< /b>

Dokumentbehandling (DMS) i kombinasjon med en QNAP NAS (Network Attached Storage) gir bedrifter en kraftig og pålitelig løsning for dokumentbehandling og lagring i bedrifter samt tilgang til dokumenter og filer.