Digitalisering i bygge- og anleggsbransjen

Digitalisering i byggebransjen

Byggefirmaer, selskaper, eiendomsutviklere, prosjektledere, ingeniører og prosjektutviklere drar stor nytte av bruken av egnet databehandling.

Byggefirmaer genererer viktige dokumenter på daglig basis: byggelogger, fotodokumentasjon, kvitteringer, fakturaer, tegninger, leveringsnotater, truser og mye mer.

Alle disse dokumentene må digitaliseres hvis de kommer i papirform, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og må være umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.

Den beste løsningen er å bruke gjennomtenkt dokumentbehandlingsprogramvare som PaperOffice DMS.

I byggebransjen er det ofte prosjektbaserte prosesser. I hvert av disse prosjektene er det en stor mengde forskjellig informasjon, inkludert filer og dokumenter, som kan administreres sentralt av en passende DMS som PaperOffice.

DMS solution for digitization in construction

PaperOffice DMS som en løsning for byggebransjen lar deg utføre et live søkeordsøk gjennom prosjekter, kundedata og dokumenter. Takket være integrasjonen av PaperOffice DMS i byggefirmaet, kan du score poeng over konkurransen med automatisering av prosessene dine gjennom digitale arbeidsflyter, eller automatisk arkivering av alle prosjektrelaterte dokumenter, regelstyring, tillegg av oppgaver.

Hvordan går jeg papirløs i byggebransjen?

PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som kontrakter, fakturaer, bestillinger, leveringsnotater ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.

Det blir veldig enkelt å ta opp, behandle, dele, søke etter og spore dokumentene dine med bruk av PaperOffice.

Takket være kontrollert tilgang, detaljerte oppgavelister, samt utstedelse av godkjenninger ved hjelp av arbeidsflyter og pålitelige e-postvarsler, kan ansatte effektivt fullføre de tilordnede oppgavene, og autoriserte personer kan enkelt godkjenne dem eller nekte løslatelse.

Med PaperOffice DMS-programvareløsningen går ikke flere dokumenter tapt. Og uansett hvor du er, kan du få tilgang til viktige dokumenter på få sekunder.

Selvfølgelig jobber du alltid med systemene våre i samsvar med loven og fullstendig revisjonssikker.

Prosessorientert dokumentbehandling

Den prosessorienterte dokumentbehandlingen sikrer at disse dokumentene holder seg oppdatert med liten innsats. PaperOffice støtter deg her med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.

På denne måten kan visse prosesskjeder opprettes, og eksisterende driftsprosesser kan defineres på elektroniske dokumenter og delvis utføres automatisk.

Dette representerer feilfri prosessoptimalisering, fordi oppgaven ikke bare kan tilordnes ansatte med bestemte brukerrettigheter og fullføringsperioder, krever digital utgivelse, men utløser også automatisk flere handlinger, for eksempel e-postvarsler eller dokumentstatusendringer .

På denne måten kan alle dokumentprosesser tilordnes.

I tillegg til en rekke andre fordeler, er PaperOffice DMS det ideelle verktøyet for å kontrollere de ulike byggefasene.

Hvert dokument, fra fakturaen til en pakke skruer fra maskinvarebutikken til de forskjellige byggeplanene, kan lagres i riktig kronologisk rekkefølge og kalles opp etter behov.

Versjonskontroll er viktig her. For eksempel den opprinnelige byggeplanen, den senere modifiserte byggeplanen, etc. PaperOffice DMS tillater også lagring av håndskrevne oppføringer og fotografier av konstruksjonsstatusen. Med PaperOffice DMS er det mulig med en fullstendig dokumentasjon av alle prosesser og hendelser under bygging. Fra den banebrytende seremonien til å overlevere nøklene. Og alt dette med minimal innsats.

Dokumentbehandlingsprogramvare som PaperOffice DMS passer best for disse oppgavene. Fordi det er en dokumentbehandlingsprogramvare som kan gjøre mye mer enn bare å administrere dokumenter.

PaperOffice skiller ikke mellom dokumenttypene, uansett om du trenger hjelp til å administrere kontrakter, påstander og e-postkorrespondanse: Takket være PaperOffice-dokumentstyringssystemet digitaliseres dine tidligere prosesser i selskapet, noe som gjør dem mer effektive og gjennomsiktige og gjort mye mer fleksible.

For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.

Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.

Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Digital prosessering er et viktig grunnlag for å sikre høy servicekvalitet på alle tjenester i fremtiden

"Stangloven" var en av de første lovene i byggebransjen, og utallige flere skulle følge til i dag. Rod lov var faktisk en 5 m lang stang, som i middelalderen ble brukt til å garantere smug og gater en minimumsbredde på rundt 5 m ved å la en mann gå gjennom gatene med denne stangen holdt over. Uansett hvor den ble for smal, måtte bygningen som stakk for langt ut i gaten rives. Det hadde mindre å gjøre med trafikken på den tiden og mer å gjøre med brannfaren. Dette var for å hindre at brennende hus på den ene siden av gaten spredte seg til den andre siden.

I dag består føderal og statlig bygningslov alene av rundt 1600 avsnitt. I tillegg er det standardene og spesifikasjonene til de profesjonelle foreninger for materialegenskapene, typen bruk, hvordan materialene skal installeres og til og med med handelsforskriftene, som har lov til å bygge og installere hva. Det er sannsynligvis bare noen få land på jorden som har et tilsvarende komplekst byggesystem.

For entreprenører, både sivile og strukturelle, betyr dette å konsultere de relevante spesifikasjonene for hver jobb, og det betyr å gjennomføre et mer eller mindre omfattende papirarbeid hver gang. Det er ikke uvanlig at utbyggere går et skritt videre og ber om endringer som ikke ble forutsett i den opprinnelige byggeplanen. Det er noen ganger et håndskrevet notat i planen for hva som må endres og hvordan. Dette kan føre til en kjedereaksjon som påvirker alle handler og til og med opprører materialplanlegging.

Hvordan holder jeg styr på papirkaos?

Selvfølgelig, takket være bruken av PaperOffice DMS.

Fordi PaperOffice arkiverer alle dokumenter generert i byggebransjen og all relevant informasjon i samsvar med loven og på en revisjonssikker måte.

PaperOffice DMS, i forbindelse med en NAS (Network Attached Storage), muliggjør bygging av et veldig sikkert intranett for intern kommunikasjon og dataoverføring. Dette skaper dobbel sikkerhet mot angrep utenfra. Først brannmuren i operativsystemet og deretter krypteringen av PaperOffice DMS. Samtidig settes en egen sky opp via NAS, uavhengig av tredjepartsleverandører.

Den omfattende arbeidsflytfunksjonen fra PaperOffice DMS gjør intern kommunikasjon mye enklere. Begrepet internt inkluderer også filialer eller utenlandske steder. Når det gjelder prosjektrelatert arbeid, vises for eksempel gjeldende status alltid og samtidig loggen.

Selvfølgelig er en teamrelatert og privat kalender også inkludert, der tidsfrister og tidsrelaterte hendelser legges inn.

Dokumentgjenkjenningen som er utstyrt med en kunstig intelligens, ordner automatisk alle dokumenter som skal lagres i riktig mappe, og oppretter både en nøkkelordindeks og en endringslogg. Den interne søkemotoren til PaperOffice DMS finner hvert dokument i brøkdeler av et sekund.

PaperOffice oppfyller de høyeste sikkerhetsstandardene , for eksempel autorisasjonsadministrasjon eller tildeling av tilgangsautorisasjoner. Brukeren definerer de enkelte arbeidstrinnene nøyaktig slik de ville kjørt, for eksempel "opptak", "kontroll", "utgivelse" og "bestilling" av fakturaer.

Ansvar kan ikke bare tilordnes enkeltpersoner, men også til brukergrupper som "Regnskap" eller "Produksjon", slik at en kollega kan gå inn umiddelbart hvis en ansatt er fraværende.

OCR-teknologien gjenkjenner ikke bare dokumentinnholdet, men også alle avgiftsrelevante datafelt som dokumentnummer, dato, netto, skatt og bruttobeløp. De importerte dataene er tilgjengelige for kontroll av evalueringer, betalingstransaksjoner og økonomisk regnskap. Dette sparer slitsomt inngangsarbeid og reduserer bokføringsfeil.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Viktige argumenter for å inkludere PaperOffice DMS i budsjettplanleggingen. Til slutt overbeviser PaperOffice DMS også av det faktum at bærekraft og miljøvern blir tatt i betraktning. Før eller senere vil den komplette konverteringen fra analoge dokumenter til digital form finne sted, og da vil den offentlige institusjonen, som da allerede vil bruke PaperOffice DMS, være godt forberedt.

Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsstedet, eksporteres til kunden, skattekonsulenten eller omvendt.

Selvfølgelig tillater PaperOffice DMS migrering og integrasjon av eksisterende digitale data fra eksisterende programvareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet og digitalisere dem ved hjelp av skannere, men også opptak fra mobiltelefoner, der tekster konverteres til skriving ved hjelp av OCR og kan endres i Office-programmer. Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.

Bedrifter i byggebransjen må behandle dokumenter for alle forretningstransaksjoner. Den konstante videreutviklingen av forretningsmodeller skaper stadig nye utfordringer. Det de trenger er et godt dokumentstyringssystem.

PaperOffice DMS er riktig programvare fordi den kommer med alt du trenger, for eksempel:

• Lagring av dokumenter i alle digitale formater i henhold til prinsippene i GDPR/li>
• Funksjoner for sending og ny sending av sene dokumenter som krever handling
• En selvlærende datalagringsfunksjon med merking og intern søkemotor
• Automatisk tilordning av dokumenter som nylig er lagt til i riktig mappe
• Enkel databaseoppretting og databasetilkobling, inkludert maske som kan tilpasses individuelt
• Automatisert maloppretting for repeterende prosesser og operasjoner

Revisjonskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS oppfyller teknisk de juridiske kravene til GoBD, GDPdU og DSGVO

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

PaperOffice DMS muliggjør tilkobling av annen programvare, for eksempel en ERP, og selvfølgelig overføring av dokumenter fra Microsoft Office via passende grensesnitt. PaperOffice DMS akselererer kommunikasjon i handel og produksjon med leverandører og kunder.

Tidsfrister og avtaler overvåkes, og handlinger utløses automatisk avhengig av ønsket innstilling. Ordreprosesser kan automatiseres, og selv endringer som er planlagt for fremtiden, kan inngås på en slik måte at de trer i kraft til ønsket tid.

Takket være de omfattende funksjonene kan PaperOffice DMS definitivt klassifiseres i det høyere segmentet av innholdsstyring for bedrifter (ECM).

En ECM inkluderer den generelle administrasjonen av alt innhold i en organisasjon med et tilsvarende tilgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til å lagre alt innhold i digital form, endre innhold og format og gjøre det tilgjengelig.

PaperOffice DMS har alle funksjonene til en ECM, og dette i et utmerket forhold mellom pris og ytelse samt en intuitivt lærelig driftsform som gjør dyr ekstern eller intern opplæring unødvendig. Snarere er gratis videoopplæringer tilgjengelige for å bli vant til de forskjellige menyene. PaperOffice DMS kan dermed bli den organisatoriske linchpin i hvert selskap innen handel og produksjon, og dette nesten med lysets hastighet.

Bedrifter fra byggebransjen drar nytte av digital dokumenthåndtering

Med PaperOffice DMS er det imidlertid langt flere muligheter for byggefirmaer. For eksempel lagerstyring inkludert en permanent eller en nøkkeldatobeholdning. Grunnlaget for PaperOffice DMS er koblede brukerkontoer i nettverket. Datalagringen av disse brukerkontoene kombineres i den sentrale databasen. Dokumentene kan styres via en AI med forskjellige algoritmer, som kan brukes til å utløse automatiserte prosesser.

Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.

Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.

Med digitale stempler kan dokumenter suppleres med tilleggsinformasjon og til og med kontrollere detaljerte arbeidsflyter. I sin tur sikrer oppgaven og arbeidsflytfunksjonen at tidsfrister overholdes og fullføres.

PaperOffice DMS har smart menynavigasjon som er logisk strukturert og tillater intuitiv drift på mange områder. Videoopplæringer tilgjengelig gratis på Internett gir ekstra støtte, og selvfølgelig kan opplæringskurs også holdes direkte på kundens hovedkontor om ønskelig.

I tillegg til dokumentasjonen av byggefasene, er PaperOffice DMS like egnet for å støtte logistiske oppgaver for materialinnkjøp. Takket være mulighetene for å sette opp databaser i PaperOffice DMS, kan materialkjøp og materialforbruk overvåkes og tilordnes advarselsnivåer. Den interne ai-en kan brukes til å opprette maler som reagerer automatisk hvis det er flaskehalser eller mangel, for eksempel hvis det legges inn gjentatte ordrer, selv om det eksisterende antallet faktisk skal være tilstrekkelig. Arbeidsflytfunksjonen kan brukes til dette formålet, som de ansvarlige ansatte i firmaet kan sammenligne utførelsen av oppgavene sine med.

PaperOffice DMS kan akselerere et byggeprosjekt, forhindre gale beslutninger og redusere kostnadene. Kanskje selskapene som bygde BER og fortsatt bygger Stuttgart21 rett og slett manglet riktig programvare, PaperOffice DMS.