Automatisering av forretningsprosesser for hagearbeid og landskapsarbeid
PaperOffice DMS for hagearbeid og landskapsarbeid muliggjør en jevn informasjonsflyt takket være digitalisering og automatisering av forretningsprosesser.
Pro tips
Skriftlige dokumenter, kontrakter, utkast, fakturaer, leveringsnotater og mye mer erstattes av elektroniske dokumenter takket være digitalisering, og optimaliserer dermed alle arbeidsprosesser maksimalt.Den integrerte kunstig intelligensen gjør det mulig å automatisere forretningsprosesser i stor grad, akselerere prosessene dine og øke suksessen og tilfredsheten.
Digitalisering i hage- og landskapsindustrien
Hagearbeids- og landskapsselskaper drar stor nytte av bruken av egnet datahåndtering, fordi de mottar papirdokumenter hver dag.
Slik samler hagearbeids- og landskapsbedrifter viktige dokumenter på daglig basis:
Skrifter, skisser, utkast, eksterne brev, forskning, ekspertuttalelser og mye mer. Disse kommer ikke bare i posten, mange brev kommer også via e-post.
Alle disse dokumentene må digitaliseres hvis de kommer i papirform, krever strukturert arkivering, oppgave- og arbeidsflyttilordning, og må være umiddelbart tilgjengelig på forespørsel.
Det er svært viktig at viktige frister er oppfylt og at det treffes rettslige tiltak for å lagre dokumenter. PaperOffice DMS gir deg en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.
PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som kontrakter eller brev ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden.
Dokumenthåndteringsløsninger er viktige i alle bransjer, for bedrifter i hage- og landskapsbransjen kan konsekvensene av en feil beslutning i dokumenthåndtering være dødelige. Feil resepter, feil testresultater eller utdaterte pakkeinnlegg kan føre til helserisiko. Feil spørring av data under en overvåking kan også føre til feil eller tap av sertifisering.
Så det er mange ting å vurdere i farmasøytisk industri for optimal kvalitetsstyring og informasjonssikkerhetsnivå.
I hage- og landskapsindustrien brukes mye papir hver dag. På den ene siden, siden prosessene er ganske komplekse, fører dette til store fjell av papir, store mengder data, men også til en lang søkeprosess.
Sammen med et produsentuavhengig konsulentselskap ble den årlige verdien av tilleggsdokumenter beregnet til opptil ti millioner euro (per 2020).
Med en gjennomsnittlig tidsinvestering på fem minutter for å opprettholde mappestrukturen og arkiveringen, ti søk per ansatt per uke og ti minutter for hvert søk, resulterte dette i forskningskostnader på opptil to millioner euro per år.
Hvorfor dokumentbehandlingsprogramvare er den perfekte løsningen?
Dokumentstyringssystemet PaperOffice gir organisering og databeskyttelse under én hette. Det innovative systemet gir strømlinjeformede søke- og henteverktøy som reduserer responstiden og sikrer at dokumenter aldri går tapt, noe som alltid er en tilfredshet for bedrifter.
PaperOffice skiller ikke mellom dokumenttypene, uansett om du trenger hjelp til å administrere kontrakter, påstander, fakturering og e-postkorrespondanse: Takket være PaperOffice-dokumentstyringssystemet konverteres dine tidligere prosesser til ditt selskap digitalisert, noe som gjør deg mer effektiv, gjennomsiktig og mye mer fleksibel.
For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.
Takket være den integrerte AI-en utløses automatiske regler. Denne ai-en sorterer automatisk dokumentene i mapper som "Faktura" og "Leveringsnotater", lagrer passende nøkkelord og utløser den digitale arbeidsflyten som er lagret for den respektive dokumenttypen.
Hvordan gå papirløs?
PaperOffice eliminerer alle tidkrevende flaskehalser, fører til kostnadsbesparelser, for eksempel eliminering av papirdokumenter, og oppretter en klar oversikt over viktige dokumenter, for eksempel kvitteringer, kontrakter, leveringsnotater eller andre brev, ved å administrere dem digitalt i PaperOffice i fremtiden .
Det blir veldig enkelt å ta opp, behandle, dele, søke etter og spore dokumentene dine med bruk av PaperOffice.
Takket være kontrollert tilgang, detaljerte oppgavelister, samt godkjenninger ved hjelp av arbeidsflyter og pålitelige e-postvarsler, kan ansatte fullføre de tilordnede oppgavene effektivt, og autoriserte personer kan enkelt godkjenne eller nekte godkjenning.
Med PaperOffice DMS-programvareløsningen går ikke flere dokumenter tapt. Og uansett hvor du er, kan du få tilgang til viktige dokumenter på få sekunder.
Selvfølgelig jobber du alltid med dokumentstyringssystemet i samsvar med loven og helt revisjonssikker.
Kvitteringer, kontoutskrifter og lignende dokumenter trenger ikke lenger å sendes i posten. Intern post kan også sendes digitalt på denne måten. Dette sparer papir, kostnader for ekstra datalagring og turer til arkiver. Dokumenter kan leveres med nøkkelord (redaktør, emne, status, dato, etc.) og deretter bli funnet lettere.
Prosessorientert dokumentbehandling
Den prosessorienterte dokumentbehandlingen sikrer at disse dokumentene holder seg oppdatert med liten innsats. PaperOffice støtter deg her med en omfattende oppgave- og arbeidsflytmodul.
På denne måten kan visse prosesskjeder opprettes, og eksisterende driftsprosesser kan defineres på elektroniske dokumenter og delvis utføres automatisk.
Dette representerer feilfri prosessoptimalisering, fordi oppgaven ikke bare kan tilordnes ansatte med bestemte brukerrettigheter og fullføringsperioder, krever digital godkjenning, men utløser også automatisk ytterligere handlinger, for eksempel e-postvarsler eller dokumentstatusendringer.
På denne måten kan alle dokumentprosesser tilordnes.
For uansett hvilken form dokumentene kommer til selskapet, enten som papirdokumenter, PDF-filer, e-post eller bilder, blir de automatisk arkivert og lagret i en sikker database.
Viktige kontrakter kan dermed gjenkjennes og sies opp i god tid eller reforhandles. Dokumentutgivelse med digital signatur og e-postvarsling i stedet for langsom papirpost, usikker e-post bidrar til kundelojalitet.
Løsningen: bevist kunnskap
Er det ikke fornuftig å bruke administrasjonsprogramvare i praksis med en gang? som ikke bare oppfyller alle krav, men også er lett å lære og billig?
PaperOffice DMS er den velprøvde komplette løsningen for digitalt arbeid og, med over 20 års markedserfaring, en av de første DMS-pionerene.
Tidsgevinst for viktige ting, kostnadsbesparelser ved å eliminere papirarkivene dine, forbedre tjenesten din gjennom muligheten til å gi informasjon raskt og revisjonssikker og digital arkivering av dokumentvolumet ditt - dette er garantert av PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS er riktig programvare fordi den kommer med alt som hage- og landskapsindustrien trenger, for eksempel:
- Lagring av dokumenter i alle digitale formater i henhold til prinsippene i GDPR
- Funksjoner for sending og ny sending av sene dokumenter som krever handling
- En selvlærende datalagringsfunksjon med merking og intern søkemotor
- Automatisk tilordning av dokumenter som nylig er lagt til i riktig mappe
- Enkel databaseoppretting og databasetilkobling, inkludert maske som kan tilpasses individuelt
- Automatisert maloppretting for repeterende prosesser og operasjoner
Selvfølgelig tillater PaperOffice DMS migrering og integrasjon av eksisterende digitale data fra eksisterende programvareløsninger. Samtidig er PaperOffice DMS grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet og digitalisere dem ved hjelp av skannere, men også opptak fra mobiltelefoner, der tekster konverteres til skriving ved hjelp av OCR og kan endres i Office-programmer. Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.
Datasikkerhet er et ekstremt viktig problem, spesielt i hagearbeid og landskapsarbeid. Derfor fungerer PaperOffice DMS med en 1024bit krypteringskode, men ikke bare det.
Alle data konverteres til et eget format som er uavhengig av operativsystemet. Som et resultat må hackere og utpressere først knekke operativsystemets brannmur, deretter krypteringen og til slutt det utenlandske formatet, som ikke har skjedd så langt. PaperOffice DMS har et veldig effektivt passordstyringssystem slik at mennesket, som til slutt skal betraktes som det største svake punktet på hver datamaskin, ikke kan forårsake skade.
Alle digitale data krypteres i PaperOffice DMS med 1024 biter og formatet konverteres. Dette resulterer i så store hindringer for hackere og spioner at de alle har mislyktes med PaperOffice DMS så langt. Samtidig forhindrer et hierarkisk passordstyringssystem alle fra å ha tilgang til alt.
Viktige argumenter for å inkludere PaperOffice DMS i budsjettplanleggingen. Til slutt overbeviser PaperOffice DMS også av det faktum at bærekraft og miljøvern blir tatt i betraktning. Før eller senere vil den komplette konverteringen fra analoge dokumenter til digital form finne sted, og da vil den offentlige institusjonen, som da allerede vil bruke PaperOffice DMS, være godt forberedt.
Digital fakturabehandling er også en fordel for mange bedrifter i hage- og landskapsbransjen. Innkommende fakturaer kan automatiseres takket være PaperOffice DMS og videresendes til den ansvarlige ansatte. Kontroll- og utgivelsesprosessen via digital utgivelse kan også håndteres raskt og effektivt via systemet.
Med bare ett museklikk kan dataene, inkludert arkiveringsplasseringen, eksporteres til skatterådgiveren eller omvendt.
Revisjonskompatibel og sikker arkivering: PaperOffice DMS oppfyller teknisk de juridiske kravene til GoBD, GDPdU og DSGVO
PaperOffice DMS muliggjør tilkobling av annen programvare, for eksempel en ERP, og selvfølgelig overføring av dokumenter fra Microsoft Office via passende grensesnitt. PaperOffice DMS øker hastigheten på kommunikasjonen.
Tidsfrister og avtaler overvåkes, og handlinger utløses automatisk avhengig av ønsket innstilling. Ordreprosesser kan automatiseres, og selv endringer som er planlagt for fremtiden, kan inngås på en slik måte at de trer i kraft til ønsket tid.
Takket være de omfattende funksjonene kan PaperOffice DMS definitivt klassifiseres i det høyere segmentet av innholdsstyring for bedrifter (ECM).
En ECM inkluderer den generelle administrasjonen av alt innhold i en organisasjon med et tilsvarende tilgangshierarki. PaperOffice DMS er i stand til å lagre alt innhold i digital form, endre innhold og format og gjøre det tilgjengelig.
PaperOffice DMS har alle funksjonene til en ECM, og dette i et utmerket forhold mellom pris og ytelse samt en intuitivt lærelig driftsform som gjør dyr ekstern eller intern opplæring unødvendig. Snarere er gratis videoopplæringer tilgjengelige for å bli vant til de forskjellige menyene. PaperOffice DMS kan bli det organisatoriske knutepunktet i alle selskaper, og dette nesten med lysets hastighet.
Bedrifter fra hage- og landskapsbransjen drar nytte av digital dokumenthåndtering
38% av alle undersøkte selskaper har rett og slett ikke tid til å digitalisere prosessene sine. Vi anbefaler en prosedyre som starter med den grunnleggende prosessen, skanning av analoge dokumenter samtidig som de behandles. På denne måten kan gruppen mennesker som jobber med kopimaskinen hver dag også instrueres, så langt som mulig, til å skanne arkivet litt etter litt.
Takket være den automatiske gjenkjennelse av dokumenter med konsistente egenskaper, kan PaperOffice DMS alltid tilordne alle skannede dokumenter til riktig lagringssted i det digitale minnet. Det er fornuftig å begynne å skanne arkivet med de nyeste oppføringene for å ytterligere redusere størrelsen på det analoge arkivet etter hvert som oppbevaringsperiodene utløper. I tillegg har vi mange guider om hvordan du oppnår et papirløst kontor takket være skanneren.
PaperOffice DMS er grensesnittet mellom analog og digital. Ved hjelp av skannefunksjonen kan programvaren lese analoge dokumenter, planer og bilder inn i systemet via skanneren din og digitalisere dem, der tekster konverteres til skrifter ved hjelp av OCR, som kan endres i Office-programmer. Tidsstempler og versjonskontroll sikrer at det digitale dokumentet tilsvarer den analoge originalen.
Optimaliser arbeidstiden din med opptil 7,5 % sammenlignet med papirbasert arbeid takket være bruken av PaperOffice DMS.
Spar tid på å finne, distribuere og dele dokumenter.
Med digitale stempler kan dokumenter suppleres med tilleggsinformasjon og til og med kontrollere detaljerte arbeidsflyter. I sin tur sikrer oppgaven og arbeidsflytfunksjonen at tidsfrister overholdes og fullføres.
De tilgjengelige evalueringsmekanismene, kontrollert av AI integrert i PaperOffice DMS, tillater evalueringer og statistiske undersøkelser av materialstrømmene som forekommer i selskapet.
PaperOffice DMS, med sine mange administrasjonsverktøy, er den ideelle programvaren for hagearbeid og landskapsarbeid, noe som gir både sikker og lynrask tilgang til alle data som kreves for best mulig kunderådgivning. Samtidig kan PaperOffice DMS brukes til å håndtere alle forhold som ellers oppstår i forretningsdriften.
For at det ikke bare er variasjon i dokumenthåndtering og databeskyttelse, anbefaler PaperOffice DMS bruk av en intern nettverkslagring (NAS) med sikkerhetskopieringsfunksjon, noe som reduserer sannsynligheten for et totalt tap til et minimum og samtidig representerer en intern sky som i motsetning til skyer fra eksterne leverandører virkelig beskytter mot uønsket tilgang fra statlige eller ikke-statlige organer.
FAQs
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "Digitalisering for hagearbeid og landskapsarbeid":
Hvordan kan ansatte få tilgang til PaperOffice?
På grunn av den desentraliserte og moderne programarkitekturen kan PaperOffice brukes på nesten alle enheter - fra klassiske PCer til smarttelefoner / nettbrett til TV-apparater.
Hva skjer med dataene hvis PaperOffice ikke finnes?
Vil ikke skje, men for å berolige deg: Du kan eksportere dataene dine NÅR SOM HELST, fordi PaperOffice er basert på en åpen databasestruktur, kan du få tilgang til dataene dine når som helst.
Personvern for emner: Hvor lagres alle dokumenter?
PaperOffice vil lagre alle dokumenter internt med kryptering på høyt nivå, noe som gjør det immun mot datatyveri, for eksempel, og overskrider alle GDPR- og GOBD-krav.
Unngå feil: Lagre ALDRI dataene i en tredjepartssky!
Kan PaperOffice tilpasses nøyaktig til spesifikasjoner?
Ja, PaperOffice kan tilpasses 100% til den tiltenkte bruken for å sikre sømløs integrasjon i eksisterende prosesser og systemer. Selv programgrensesnittet kan være fullt designet og fritt tilpasset.
Konklusjon
PaperOffice DMS støtter digitalisering i hagearbeids- og landskapsarbeidsindustrien og tilbyr passende grensesnitt til annen programvare, API-tilkoblinger og kan utvides når som helst i henhold til dine ønsker. Programvaren er enkel å lære og kan enkelt integreres i daglig praksis uten å forårsake fravær til opplæringsformål.
PaperOffice DMS anbefaler at du bruker en NAS (nettverksstøttet datalagring) med en sikkerhetskopieringsfunksjon, slik at viktige data verken går tapt eller spioneres på i tredjepartsskyer.
Til syvende og sist imponerer PaperOffice DMS med et veldig godt forhold mellom pris og ytelse og enorm kunnskap gjennom over 20 års praktisk erfaring.